¿Qué es la toma de decisiones y cómo usar elementos visuales para mejorar el proceso?

By Jennifer Gaskin, Jan 24, 2022

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Cada organización es más o menos la suma de todas sus decisiones. Algunas son pequeñas (qué plataforma es la que deberíamos usar para la facturación) y otras son más grandes (que cantidad de personas deberíamos contratar). Pero cuando se trata de tomar la decisión sobre cuál es el mejor camino a seguir, es recomendable que las empresas puedan crear un proceso o modelo para la toma de decisiones. Además de aplicar un modelo racional para la toma de decisiones, las organizaciones pueden usar elementos visuales como gráficos o infografías que ayudan a visualizar dichas decisiones para asegurarse de estar en el camino correcto.  Conoce más sobre la toma de decisiones, los modelos efectivos, los pasos involucrados y cómo los elementos visuales personalizados que puedes crear con Venngage para Negocios pueden ayudar a tu negocio a dar el siguiente paso.

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¿Qué es la toma de decisiones?

Aunque la toma de decisiones es una parte de la vida diaria, tomar decisiones coherentes puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso de una empresa o negocio. Por eso las organizaciones necesitan usar un sistema de toma de decisiones que sea racional y que esté bien pensado para investigar los problemas y oportunidades y así decidir cómo proceder.

¿Qué es un proceso de toma de decisiones?

Probablemente una empresa u organización involucre a varias personas en la toma de decisiones cruciales, como: definir los precios o cuál estrategia emplear para resolver los problemas en la cadena de suministro. Por eso es importante usar un proceso de toma de decisiones estándar o un grupo de pasos que puedan seguirse para cada problema nuevo.

Aquí tienes un ejemplo de un diagrama de flujo del escalamiento de un programa, usado para apoyar a los empleados de la mesa de ayuda con los tickets de los clientes. Puedes observar que a lo largo del proceso, cada decisión es tomada basada en la información/datos obtenidos de forma racional. Es importante asegurarse de que cada empleado de la mesa de ayuda siga este proceso para garantizar al cliente una experiencia consistente:

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Tener un procedimiento definido para tomar las decisiones con información puede ayudar a que todos estén tranquilos y confiados de que no hicieron tan solo una llamada por hacerla. Un proceso estandarizado para la toma de decisiones de negocios puede ayudar en la carga de entrenar e incorporar nuevos empleados, ya que solo deberás capacitarlos en el proceso de llegar a una decisión final en lugar de hacer la llamada por ellos.

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¿Cuáles son los pasos involucrados en la toma de decisiones?

Existen muchos modelos para la toma de decisiones, y elegir el correcto dependerá de tu organización. Esto no significa que tengas que utilizar algún método preestablecido para la toma de decisiones. 

Pero, por lo general, un proceso de toma de decisiones debería incluir al menos los siguientes pasos:

  • Identificar un problema
  • Recolectar información acerca del problema
  • Considerar las opciones de cambios
  • Tomar acción
  • Analizar los resultados y (si es necesario) comenzar el proceso nuevamente

Sin importar qué pasos siga tu organización para la toma de decisiones, es clave seguir cada paso a la vez. Así, en retrospectiva, serás capaz de decidir si hiciste las cosas correctamente o examinar dónde salieron mal a lo largo del proceso, lo que te ayudará a tener nuevas perspectivas para resolver los problemas.

Esto también es una buena forma de examinar las diferentes alternativas y partes afectadas durante la toma de decisiones, y garantizar que muchas voces sean escuchadas y no solo una.

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¿Cuáles son los tipos de toma de decisiones?

Solemos tomar un número de decisiones incalculable todos los días, cada una con diversos grados de seriedad y dificultad. El cómo abordemos la toma de esas decisiones consistirá principalmente en las preguntas que nos hagamos y las consecuencias que resulten de ellas.

La toma de decisiones de negocios es parecida en el hecho de que existen diferentes tipos de toma de decisiones que varían en términos de complejidad e impacto. 

En las organizaciones, existen tres tipos generales de toma de decisiones:

  • Estratégico
  • Táctico
  • Operacional

Colocándolos en el contexto de un equipo deportivo: El dueño define la estrategia (nosotros queremos ganar un campeonato), el entrenador define las tácticas (la formación y las jugadas que nos van a dar la mejor oportunidad) y los jugadores van a ser los responsables de las operaciones (llevar a cabo las jugadas para ganar el juego).

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Herramientas visuales para la toma de decisiones

Existen muchas formas de integrar los elementos visuales en la toma de decisiones, incluyendo la elaboración de diagramas y gráficos hechos específicamente para hablar sobre el proceso de toma de decisiones de negocios. Sin embargo existen otros tipos de elementos visuales que pueden ayudar en varios puntos del proceso.

Árboles de decisiones

Los árboles de decisiones son llamados de esta manera porque son semejantes a un árbol al revés: la raíz/objetivo está en la parte de arriba, con opciones o cursos de acción que se ramifican desde allí y con resultados/hojas que se conectan a cada ruta.

En algunos casos, los árboles de decisiones incluyen datos que están relacionados con los resultados u opciones y que ayudan a que el equipo tome una decisión basándose en la información, diferentes escenarios y alternativas; equilibrando los diversos factores que participan en la elección involucrada.

Esta plantilla para árbol de decisiones le da un cambio al árbol de decisiones estándar —bueno, en realidad, lo coloca de lado— con la raíz a la izquierda y las hojas o resultados del lado derecho. En cada caso, se incluyen puntos de datos importantes, lo cuál le ofrece a quienes toman las decisiones el contexto que necesitan.

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Revisa los mejores árboles de decisiones para ayudarte a tomar decisiones complicadas.

Puedes usar un diseño de árbol de decisiones más tradicional, personalizando esta plantilla con la información de tu empresa. Agrega tu elección en la parte de arriba y añade o elimina ramificaciones y hojas según sea necesario para precisar el movimiento correcto para tu organización.

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Matriz de decisión

Una matriz de toma de decisiones es una forma popular de visualizar a los contendientes que compiten, y muchas empresas las usan para diversos propósitos a lo largo de toda la organización. Además de ser ideal para comparar opciones cuando hay varios factores a tener en cuenta, ya que permite que el usuario pueda evaluar rápidamente las opciones.

A una matriz de decisión también se le puede llamar análisis de cuadrícula, cuadrícula de decisión o una matriz para la selección de problemas.

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Ejemplo de matriz de decisiones de Asana

Como lo ilustra en este ejemplo la empresa de gestión de proyectos Asana, la mejor forma de crear y usar una matriz de decisiones es listar las posibles decisiones en un eje y los beneficios en el otro eje. O podrías darle un giro y listar las desventajas. En algunos casos, tu matriz de decisiones estará llena de más o de menos, pero también podrías utilizar números para crear un puntaje definitivo de cuál es la mejor decisión.

A continuación te presentamos un ejemplo de una matriz de decisiones para determinar en cuál proyecto de optimización de sitios web hay que enfocarse:

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Diagrama de espina de pescado

El diagrama de espina pescado se usa a menudo para identificar una causa y un efecto. En un contexto organizacional, se refiere a identificar las razones potenciales de un problema, listando el problema (el efecto) y las posibles razones de él (la causa). Un diagrama de espina de pescado recibe ese nombre ya que estas causas y efectos lucen como una espina de pescado.

Algunos de ellos son muy literales, como se observa a continuación. Si le das solo un vistazo, luce como un pez de dibujos animados, haciendo que sea un excelente ejemplo de diagrama de espina de pescado. Pero esto te permite ver el valor de este tipo de herramienta visual para la toma de decisiones, ya que añadieron círculos de varios tamaños para ayudar a ilustrar la dificultad o el peso relativo.

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Otros diagramas de espina de pescado son un poco menos literales pero eso no los hace menos efectivos. El siguiente diagrama de espina de pescado presenta la causa y el efecto de una forma que se entiende fácilmente, y que le permite a las personas que toman las decisiones organizar la información en sus mentes antes de llegar a una conclusión.

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Tema relacionado: 10+ tipos de diagramas y cómo elegir el correcto

Infografía comparativa

Todos hemos creado gráficos de ventajas y desventajas, y las infografías comparativas son algo parecido. Toma dos o más opciones y luego las comparas y contrastas a lo largo de una variedad de categorías —un elemento visual como este puede ayudar a que las personas que toman decisiones consideren todas las opciones antes de concluir cuál tomar.

Esta infografía comparativa es ideal cuando tienes pocas opciones para comparar y no una gran cantidad de categorías sobre las cuales medirlas. También es una buena opción para los casos en los cuáles las categorías no son todas estándar; por ejemplo, algunas de estas categorías son tan solo un sí o un no, mientras que otras pueden tener puntos de datos específicos.

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Como se muestra en esta infografía comparativa, la información incluida no está limitada a tan solo algunas palabras. Aunque podría tomar un poco más de tiempo entender por completo las opciones, en los casos en los que se deben tomar decisiones complejas, este tipo de infografía comparativa puede brindar un contexto muy útil.

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Preguntas Frecuentes acerca de la toma de decisiones

¿Tienes más preguntas sobre la toma de decisiones en los negocios? Te brindamos las respuestas.

¿Cuáles son los pasos involucrados en la toma de decisiones?

En el nivel más básico, la toma de decisiones debería incluir la identificación del problema, la recolección de la información, la comparación de las soluciones, la implementación y el análisis.

¿Cuál es el proceso de la toma de decisiones de 5 pasos?

El proceso para la toma de decisiones que hemos descrito como el básico, incluye los siguientes cinco pasos:

  • Identificar el problema
  • Recolectar la información relevante
  • Comparar las posibles soluciones
  • Implementar la solución escogida
  • Analizar los resultados

¿Cuáles son los siete pasos en el proceso de toma de decisiones?

Un proceso de toma de decisiones de siete pasos luce algo más extenso, aunque al final, el trabajo que está involucrado es básicamente el mismo que en el de un proceso de cinco pasos. Un proceso de siete pasos agrega pasos específicos para identificar soluciones alternativas, comparar las evidencias que están a favor o en contra de cada una y así poder elegir entre esas opciones.

¿Cuáles son los 5 modelos para la toma de decisiones?

Hay cinco modelos para la toma de decisiones que las organizaciones pueden aplicar para tomar las mejores decisiones de negocios:

  1. Toma de decisiones racional: La persona que toma las decisiones pasa propiamente por cada paso del proceso para la toma de decisiones. Este tiene un mejor uso cuando la persona que toma las decisiones tiene toda la información y datos a mano cuando toma la decisión —es decir, todos los problemas, objetivos y alternativas están claros y las personas pueden anticipar todas las consecuencias.
  2. El modelo intuitivo para la toma de decisiones: En otras palabras, se trata de “seguir tu instinto” o de “confiar en tu instinto”, el cual debería ser utilizado en áreas en donde estás más familiarizado y cómodo (tienes la experiencia suficiente para reconocer los patrones del problema o lo que se necesita para tomar la mejor decisión).
  3. El modelo de racionalidad limitada: las personas que toman las decisiones sacan lo mejor de la situación, basados en lo que tienen a la mano —dicho de otra manera, se pueden conformar con tomar una decisión menos óptima porque las mejores opciones van a tomar más tiempo, recursos y compromiso.
  4. Decisión retrospectiva: Es cuando la persona que toma las decisiones trata de racionalizar y justificar sus decisiones luego de haberlas tomado, o en otras palabras, es utilizado para racionalizar una decisión que fue tomada intuitivamente.
  5. El modelo de reconocimiento: Se aplica cuando las personas que toman las decisiones han experimentado problemas similares, pueden reconocer patrones en la información y los datos que se encuentran disponibles y pueden elegir el curso de acción adecuado, basándose en dichos patrones. Como en el modelo intuitivo, es mejor que sea utilizado en un área en la que estés más familiarizado.

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En resumen: Confiar en las elecciones de tu empresa es más fácil si sigues un proceso de toma de decisiones

Venngage Negocios es la mejor forma de crear tus propios elementos visuales para la toma de decisiones, puedes crear desde diagramas de espina de pescado hasta infografías comparativas. Puedes aplicar los elementos de tu marca con tan solo unos clics y mantener a tu equipo comprometido hasta la línea final.