Los diagramas de flujo son herramientas increíblemente útiles para visualizar procesos, procedimientos o sistemas de negocios, pero elegir el correcto es algo complicado. Aprende más sobre las distinciones entre los tipos de diagrama de flujo y cómo elegir el diagrama correcto para tus necesidades de negocios.
Además, los flujogramas destacan por su versatilidad y utilidad en diversas áreas, permitiendo simplificar procesos complejos y facilitar la comunicación visual de las diferentes etapas y decisiones involucradas.
¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo (o gráfico de flujo) es un diagrama que ilustra un proceso, sistema u otro grupo secuencial de pasos. Por eso, casi todos los diagramas de flujo son considerados diagramas de flujo de procesos (o flujogramas de procesos).
Los diagramas de flujo son usados ampliamente en el área de la programación de computadoras, pero también sirven para visualizar una organización, asignar tareas laborales o documentar un proceso de negocios.
Todo tipo de empresas pueden usar diagramas de flujo para sus propósitos internos y externos.
A continuación te presentamos un ejemplo de un diagrama de flujo enfocado en lo interno. Este diagrama de flujo básico puede ayudar a que el equipo de soporte al cliente comprenda el proceso de negocios involucrado o lo que necesita hacer cuando hay un correo electrónico o una llamada telefónica de los clientes.
Los diagramas de flujo también pueden ser útiles para crear cierto tipo de contenido para las empresas, como este divertido diagrama de flujo de proceso de entretenimiento que ayuda a que los lectores entiendan si deberían tomar una siesta.
Beneficios de utilizar un diagrama de flujo
Antes de sumergirnos a los diferentes tipos de diagrama de flujo, hablemos sobre por qué deberías considerar usarlos.
Ventajas en la visualización de procesos
Utilizar un diagrama de flujo ofrece numerosas ventajas que mejoran la visualización de procesos. En primer lugar, simplifica la comprensión de procedimientos complejos al representar cada paso de manera clara y concisa. Esto facilita la identificación de cuellos de botella y áreas de mejora, permitiendo a los equipos optimizar su trabajo de manera efectiva.
Mejora en la comunicación del equipo
Además, los diagramas de flujo fortalecen la comunicación dentro del equipo. Al visualizar el mismo esquema, todos los miembros comprenden sus roles en el proceso, lo que minimiza malentendidos y asegura que todos estén alineados con los objetivos del proyecto.
Herramientas efectivas para la capacitación
También son herramientas eficaces para la capacitación de nuevos empleados, permitiéndoles familiarizarse rápidamente con los procedimientos de la empresa. Esto no solo acelera su integración, sino que también garantiza que comprendan los flujos de trabajo desde el inicio.
Documentación para el futuro
Finalmente, al documentar procesos a través de diagramas de flujo, se crea un recurso valioso que puede ser utilizado para futuras revisiones y ajustes. Esta práctica no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también establece una base sólida para el crecimiento continuo y la innovación dentro de la organización. Además, los diagramas de flujo permiten visualizar las consecuencias de las decisiones tomadas, facilitando la anticipación y justificación de los pasos a seguir.
Símbolos de un diagrama de flujo
Los diagramas de flujo son herramientas poderosas que utilizan símbolos estandarizados para representar diversas acciones o pasos dentro de un proceso. A continuación, presentamos algunos de los símbolos más comunes que debes conocer:
- Óvalo: Indica el inicio y el fin del proceso, marcando claramente los límites de la etapa.
- Rectángulo: Representa una acción o un paso en el proceso, como una tarea o actividad esencial.
- Diamante: Señala una decisión que debe tomarse, con caminos de salida que se dividen según las respuestas (sí/no).
- Flechas: Muestran la dirección del flujo de información o los pasos secuenciales dentro del diagrama, facilitando la comprensión.
- Paralelogramo: Utilizado para representar entradas o salidas de datos, como la información que se recibe o se genera.
Entender estos símbolos es fundamental para construir diagramas de flujo claros y efectivos. Estas herramientas no solo mejoran la visualización de procesos, sino que también potencian la comunicación dentro de tus equipos. Adopta esta metodología para optimizar tu trabajo y lograr resultados significativos.
Tipos de diagrama de flujo:
- Decisión
- Flujo de trabajo
- Swimlane flowchart
- Casos de uso
- EPC (cadena de procesos impulsada por eventos)
- Sistema o programa
- Documento o datosata or document flowchart
Si quieres más ejemplos de diagramas de flujo, dale un vistazo a estas publicaciones:
- 21+ ejemplos de diagramas de flujo para organizar proyectos y mejorar los procesos
- 20+ plantillas para diagrama de flujo, con consejos de diseño y ejemplos
Vamos a darle un vistazo a los diferentes tipos de diagrama de flujo que hay y cómo puedes utilizar el diagrama correcto para tus necesidades de comunicación de negocios. Puedes notar que no incluimos el diagrama de flujo de procesos como una categoría, puesto que casi todos los diagramas de flujo son de alguna forma diagramas de flujo de procesos.
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Diagrama de flujo de decisión
Entre los diagramas de flujo más reconocidos de inmediato, están los diagramas de flujo de decisiones que de alguna forma son obvios, ya que sirven para ayudar a tomar decisiones en el orden en que necesitan tomarse. Los diagramas de flujo de decisiones incluyen como parte de su flujo a preguntas y respuestas de “sí” y “no”.
Veamos algunos ejemplos de diagramas de flujo de decisiones.
El siguiente diagrama de flujo de decisiones es muy simple, pero es un perfecto ejemplo del formato con las preguntas que necesitan ser hechas y claramente, del orden en cual deberían plantearse.
Este árbol de decisiones ilustra cómo una organización de servicios financieros maneja la información del cliente y las decisiones que debe tomar el equipo dependiendo de las respuestas que obtenga durante el proceso.
Aquí tienes otro buen ejemplo de diagramas de flujo de decisiones, en esta plantilla se ilustra un proceso disciplinario con todas las posibles salidas visualizadas de forma apropiada, ayudando a que el lector siga el proceso con más facilidad.
El siguiente diagrama de flujo de decisiones ilustra quién tiene el control para tomar las decisiones en una situación de emergencia, pero fácilmente podría ser usado para visualizar distintos procesos que involucren tanto a equipos interdepartamentales como a equipos multifuncionales.
Ayuda a que los miembros del equipo entiendan su rol en un proceso extenso, personalizando este diagrama de flujo de proceso de escalación de cuentas, el cual es un gran ejemplo de un diagrama de flujo de decisiones.
Si quieres más ejemplos de diagramas de flujo de decisión y árboles de decisión, visita nuestras publicaciones de blog:
- ¿Qué es un árbol de decisión y cómo hacer uno?
- 15+ infografías de árboles de decisión para visualizar problemas y tomar mejores decisiones
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Diagrama de flujo de trabajo
Un diagrama de flujo de trabajo muestra las decisiones y acciones que se toman en una organización como parte del trabajo en un producto, proyecto, servicio u otro propósito, como por ejemplo: completar el pedido de un cliente. Por lo general muestran la forma en la que los diferentes roles, equipos o departamentos contribuyen con los productos o servicios.
Este diagrama de flujo de trabajo ilustra un proceso para resolución de problemas de TI, pero resulta fácil imaginar cómo tu organización puede actualizarlo para ayudar a que los miembros del equipo entiendan un proceso que probablemente repitan de forma regular.
Ahora un ejemplo más básico de diagrama de flujo, el siguiente tipo de diagrama de flujo de trabajo ayuda a que mantengas un proyecto extenso encaminado, visualizando los pasos involucrados para completar el proyecto.
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Swimlane flowchart
Un diagrama de flujo de carril es uno de los tipos de diagrama de flujo de trabajo que siempre es multifuncional y que ilustra el orden en el cual ocurren las decisiones y las acciones; además de las relaciones que hay entre ellas.
Usualmente, las fases del flujo de trabajo se leen de izquierda a derecha o de arriba hacia abajo, y los diferentes equipos se muestran en filas o columnas.
A continuación te presentamos un buen ejemplo de este tipo de diagrama de flujo multifuncional:
Este diagrama de flujo de carriles es excelente para ilustrar un proceso complejo en tu empresa que abarca datos o documentos que pueden entrar en tu organización a través de varios medios, pero que todos se deben tratar de la misma forma.
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Diagrama de flujo de casos de uso / Diagrama de casos de uso
Un diagrama de flujo de casos de uso o diagrama de casos de uso ilustra los objetivos e interacciones que tiene un cliente con una empresa, y puede incluir clientes externos y usuarios internos. Uno de sus propósitos principales es mostrar las interacciones que existen entre una empresa y sus clientes externos.
Esta plantilla para diagrama de flujo de casos de uso separa los eventos principales que ocurren en la gestión y las relaciones con los clientes, pero puede aplicar fácilmente a cualquier diagrama de flujo de proceso basado en eventos que incluya distintos niveles organizacionales.
Este diagrama de caso de uso muestra las posibles formas de usar un cajero automático, pero también podría ser sencillo personalizar este o un diagrama parecido para visualizar un proceso de eventos en tu empresa.
Diagramas como este pueden resultar útiles cuando consideras hacer cambios importantes en el proceso o añadir/eliminar equipos.agrams like this can be useful when considering making major process changes or adding/removing equipment.
Tema relacionado: 10+ tipos de diagramas y cómo elegir el correcto
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Diagrama de flujo EDP / Diagrama EPC
Un proceso manejado por eventos o un diagrama de flujo EDP (también conocido como diagrama EPC, EPC significa cadena de proceso impulsada por eventos) es similar a un diagrama de flujo o diagrama de caso de uso, por el modo en que se enfoca en los clientes o usuarios.
Sin embargo, los diagramas de flujo EDP son únicos porque se enfocan en las acciones tomadas por los usuarios, las cuales a menudo son ilustradas como “eventos” en el contexto de un proceso.
Este diagrama EPC ilustra los pasos involucrados en una compra de comercio electrónico, desde el momento en el que un cliente crea un carrito con sus compras en el sitio web hasta que es programada su recogida.
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Diagrama de flujo de programa o sistema
Los diagramas de flujo de programa o sistemas describen cómo funcionan e interactúan los sistemas y programas. Algunos muestran los procesos y funciones de los sistemas de computadoras, mientras que otros muestran la forma en que interactúan los manuales, los papeles, la comunicación en línea y los discos como parte de un proceso. Por ejemplo: cómo son ingresadas las aplicaciones en papel en las bases de datos para luego acceder a ellas en línea.
El siguiente es un gran ejemplo de un diagrama de flujo de sistema, aunque se presenta en la forma de una infografía. Este particular diagrama ilustra cómo un programa para pagos procesa la información del cliente y luego termina con el proceso de pago.
Tema relacionado: 28 plantillas para infografías de procesos y consejos para la visualización
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Diagrama de flujo de datos o diagrama de flujo de documentos
Los diagramas de flujo de datos y los diagramas de flujo de documentos ilustran la manera en que fluye la información y los datos en un sistema. Algunas veces, la información está en documentos, aunque los datos en cuestión también pueden estar en una base de datos u otra estructura.
En el siguiente ejemplo puedes ver cómo luce un diagrama de flujo de datos:
Este diagrama de flujo de datos describe la forma en que fluyen los datos en un proceso de negocios cuando un cliente empieza a hacer un pedido. Aunque es más un diagrama de flujo básico, el diagrama de flujo de datos aún gestiona el mapeo de todas las etapas fundamentales por donde pasan los datos.
Si quieres más detalles sobre el mapeo de procesos de negocios, lee nuestra publicación de blog: Cómo diagramar un proceso de negocios [plantillas para diagramar procesos]
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¿Cómo puedo hacer un diagrama de flujo con Venngage?
El Creador de diagrama de flujo de Venngage es muy simple y fácil de usar. En 5 simples pasos, puedes crear un diagrama de flujo deslumbrante y funcional para mapear procesos de negocios, organizar a tu equipo y mantener tus proyectos encaminados. Y lo mejor, no necesitas tener experiencia en diseño.
Paso 1: Regístrate para crear una cuenta gratis en Venngage
Puedes registrarte usando tu correo electrónico, tu cuenta de Gmail o de Facebook.
Paso 2: Elige una plantilla para diagrama de flujo desde nuestra biblioteca de plantillas
Además de los múltiples tipos de diagrama de flujo que mostramos antes, también te ofrecemos cientos de otras plantillas fáciles de editar para los diferentes tipos de diagrama de flujo que hay; incluso si no tienes habilidades de diseño.
Paso 3: Comienza a editar tu diagrama de flujo usando nuestro editor de diagramas inteligente
La mayoría de nuestras plantillas son creadas con el sencillo editor de arrastrar y soltar, que te permite crear tu diseño en solo minutos, aún si no cuentas con habilidades para el diseño.
También estamos implementando nuevas plantillas inteligentes usando el editor de diagramas inteligentes, el cual hace que sea fácil añadir nuevos nodos/ramificaciones a tus diagramas de flujo de procesos.
Puedes añadir, editar, remover o arrastrar nodos, textos e íconos con solo un clic, y el nodo se ajustará de forma automática al contenido que agregues.
Paso 4: Dale vida a tu diagrama de flujo usando íconos, ilustraciones y elementos de tu marca
Te ofrecemos más de 40.000 íconos e ilustraciones para que puedas visualizar cualquier información que quieras usar en tu diagrama de flujo de proceso.
Si te cambias a una cuenta Negocios, puedes disfrutar de la herramienta Mi Kit de Marca —que con un solo clic te permite cargar el logo y aplicar los colores y fuentes de tu marca a cualquier diseño.
Paso 5: Comparte un enlace de forma pública y gratis o actualiza tu plan para descargarlo
Una vez que actualices tu plan al plan empresas, podrás descargar tu diagrama de flujo en formato PNG, PDF, PDF interactivo o en formato de PowerPoint —para usarlo en tu próxima presentación.
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Consejos para crear un diagrama de flujo eficaz
- Define el propósito del diagrama: Antes de empezar, es fundamental entender qué proceso estás mapeando y quiénes serán los usuarios del diagrama. Este conocimiento te permitirá mantener un enfoque claro y relevante.
- Utiliza símbolos estándar: Es esencial emplear los símbolos convencionales de diagramas de flujo, como rectángulos para representar procesos, rombos para decisiones y flechas para indicar el flujo de información. Esto no solo facilita la comprensión por parte de otros, sino que también establece un estándar de claridad.
- Sé claro y conciso: Evita la sobrecarga de información. Utiliza frases simples y directas que describan cada paso. Una comunicación clara asegurará que el diagrama sea accesible para todos los usuarios.
- Mantén un diseño limpio: Organiza los elementos de manera que el flujo sea evidente y lógico. Un diagrama ordenado permite a los usuarios seguir el proceso sin confusiones, promoviendo una experiencia de navegación fluida.
- Revísalo con otros: Comparte tu diagrama con colegas o partes interesadas para obtener retroalimentación valiosa. Este enfoque colaborativo te ayudará a identificar áreas de mejora y asegurar la precisión de la información.
- Actualiza regularmente: A medida que los procesos evolucionan, tu diagrama también debe hacerlo. Realizar revisiones periódicas garantiza que el diagrama se mantenga relevante y útil, adaptándose a las necesidades cambiantes.
Aplicaciones de un diagrama de flujo
Los diagramas de flujo son herramientas versátiles que simplifican la comprensión de procesos complejos en diversas áreas. Su valor es especialmente evidente en la gestión de procesos empresariales, donde facilitan el mapeo y la optimización de actividades, lo que a su vez mejora la eficiencia y la comunicación dentro del equipo.
En el desarrollo de software, los diagramas de flujo permiten visualizar claramente el flujo de datos y la lógica del programa, lo que conduce a una planificación más efectiva y a la identificación temprana de errores. Además, sirven como referencias visuales en la documentación, facilitando la elaboración de manuales y guías que permiten a los nuevos empleados comprender rápidamente los procedimientos.
En el ámbito educativo, los docentes utilizan estos diagramas para ilustrar conceptos y procesos, haciendo que la información sea más accesible para los estudiantes. Por último, los diagramas de flujo son herramientas invaluables en la toma de decisiones, ya que simplifican la evaluación de diferentes opciones y resultados, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones informadas y estratégicas.
En resumen: Cualquiera que sea la historia de tu organización, probablemente hay un tipo de diagrama de flujo ideal con el que puedes darle vida
Bien sea que quieras ayudar a que tu equipo visualice y memorice un nuevo proceso de negocios, tomar una decisión ejecutiva crucial o animar a tu audiencia con un entretenido elemento visual, los diversos tipos de diagrama de flujo que están disponibles en Venngage deberían satisfacer todas tus necesidades.
En conclusión, elige el tipo de diagrama de flujo correcto que se ajuste a tus necesidades de comunicación de negocios y empieza a crear un diagrama hoy mismo con nuestras variadas plantillas de diagramas de flujo y el editor de diagramas inteligentes.