Las organizaciones utilizan el mapeo de procesos como una herramienta comercial y de gestión, para crear una representación gráfica de sus procesos comerciales internos y externos. Los mapeos de procesos facilitan el entrenamiento del personal, ayudan a detectar los posibles cuellos de botellas en los procesos y logran mejorar la comunicación.
Aunque podemos pensar que el mapeo de procesos es una tarea difícil, realmente no es así. Utilizando los diagramas de flujo de procesos de Venngage, puedes representar y organizar de manera sencilla tus procesos comerciales en mapas de flujo de procesos profesionales fáciles de seguir. Aquí aprenderemos sobre el mapeo de procesos y revisaremos algunas plantillas.
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- ¿Qué es el mapeo de procesos y cuál es su propósito?
- ¿Cuáles son los beneficios del mapeo de procesos?
- ¿Qué tipos de mapeos de procesos hay?
- ¿Cuáles son algunos ejemplos de mapeos de procesos?
- ¿Cómo puedo crear mapas de procesos para un negocio?
- Preguntas Frecuentes sobre el mapeo de procesos
¿Qué es el mapeo de procesos y cuál es su propósito?
Mencionamos anteriormente que el mapeo de procesos es la técnica que usan varias empresas y organizaciones para crear una representación gráfica de un proceso o flujo de trabajo.
A continuación se muestra un ejemplo de mapa de proceso de negocios que describe el proceso de despido involuntario de un empleado:
Tema relacionado: Cómo realizar un diagrama de procesos de negocios [plantillas de diagramación de procesos]
Un mapeo de procesos puede ser utilizado para trabajadores individuales, departamentos e incluso toda la empresa. Como puedes ver tiene muchas aplicaciones, por tanto su propósito puede variar dependiendo de su utilidad.
La cual puede ir desde algo tan simple como ayudar a las personas a comprender como hacer tareas o trabajos más complejos, hasta realizar el análisis de aquellos procesos que son poco eficientes.
En el siguiente ejemplo, el mapa de procesos muestra el proceso completo de solución de problemas de los servidores lentos. Las líneas y las flechas indican de forma clara y sencilla los pasos que deben seguir los miembros del equipo de IT para asegurarse que el sistema de sus clientes se encuentre activo y funcionando.
Este mapa de proceso se construyó para mostrar todo el proceso de propuestas en lugar de indicar a los miembros del equipo las tareas específicas que necesitan hacer para cumplir con su trabajo. De modo que no se tienen descripciones detalladas de lo que debe hacer un trabajador individual, sino más bien se explican las acciones que deben ejecutar o no los equipos y departamentos completos.
Muchas organizaciones además de utilizar los mapas de procesos para mostrar los pasos de un proceso, también los usan para comprender mejor la interacción entre sus diferentes departamentos. Como en este ejemplo, donde cada caja tiene un código de color que representa un departamento, y permite conocer inmediatamente cuales son los equipos encargados de cada tarea.
En este ejemplo que se muestra a continuación, el mapa de proceso, es de un diagrama de flujo de carril, en el que se explica el proceso de servicio al cliente y cómo se realiza la interacción entre los diversos equipos:
Ciertos mapas de procesos fluyen progresivamente, es decir que una tarea se realiza después de otra. Pero hay casos donde las empresas tienen operaciones que incluyen tareas individuales que deben realizarse de forma simultánea, algunas veces en departamentos separados.
Tal como se muestra en este mapa de proceso de negocios, donde es posible diseñar un diagrama de flujo de proceso efectivo que indica cuando las tareas deben ser ejecutadas simultáneamente.
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¿Cuáles son los beneficios del mapeo de procesos?
El mapeo de procesos de negocios ofrece una amplia gama de beneficios, entre los más comunes tenemos:
- Comprender los procesos y flujos de trabajo actuales
- Capacidad para detectar las ineficiencias y los cuellos de botellas
- Entrenamiento y reclutamiento de empleados
- Mejora de procesos, que incluye calidad y coherencia (puedes conocer más información sobre la documentación del proceso)
- Mejoramiento de la comunicación tanto interna como la que se realiza entre los departamentos
- Identificación de oportunidades para la automatización de procesos
- Presentar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables (por ejemplo, revisar las checklists de cumplimiento de Recursos Humanos)
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¿Qué tipos de mapas de procesos hay?
Escoger el tipo de mapa de procesos a utilizar para visualizar tus procesos de tu negocio, dependerá del tipo de información desees transmitir. Los mapas de procesos más comunes son:
Diagrama de flujo básico
Un diagrama de flujo básico es la forma más sencilla de representar un mapa de proceso, que incluye las entradas y salidas o los pasos de un proceso, tal como se puede ver en el siguiente ejemplo de proceso de atención al cliente:
Para más ejemplos de diagramas de flujo, mira estos artículos:
- 21+ ejemplos de diagramas de flujo para organizar y mejorar los procesos
- 20+ plantillas de diagramas de flujo, con ejemplos y consejos de diseño
Mapa de carriles (Multifuncional)
El mapa de carriles (también llamado diagrama de flujo de carriles, diagrama de carriles o diagrama multifuncional) muestra un proceso o un flujo de trabajo que involucra a diversos departamentos.
La lectura de las fases del flujo de trabajo, por lo general se realiza de izquierda a derecha o de arriba abajo; y en las columnas o filas se presentan a los diferentes equipos.
A continuación se muestra un ejemplo de un diagrama de flujo de carriles que representa el proceso de contratación laboral y cómo este proceso se desarrolla a lo largo de los distintos departamentos de una compañía:
Mapa de procesos detallado
Tal como su nombre lo indica, por medio de este mapa de proceso detallado se describe de forma específica cada uno de los pasos que conforman el proceso.
Este ejemplo de diagrama de flujo representa un proceso más complejo de servicio al cliente, sin embargo el uso del mapa ayuda a simplificar este. Al revisarlo rápidamente podemos ver con facilidad como está fluyendo de forma adecuada la información o las tareas, y se puede conocer las áreas del negocio que son responsables de cada una de ellas.
Mapa de procesos de alto nivel
El mapa de procesos de alto nivel representa de forma visual un proceso de alto nivel, el cual por lo general estudia las relaciones o interacciones que tienen los elementos del diagrama SIPOC (Proveedores, Entradas, Proceso, Salidas, Clientes, por sus siglas en inglés).
En el siguiente diagrama de flujo se puede analizar de forma más detallada el diagrama SIPOC:
Mapa de flujo de valor
El mapa de flujo de valor es una técnica de lean-management que representa visualmente el proceso de entrega de un producto a su cliente. Muchas veces, este mapa utiliza un grupo único de símbolos que muestran cómo fluye la información:
Mapa de flujo de trabajo/ Diagrama de flujo de trabajo
El diagrama de flujo de trabajo o mapa de flujo de trabajo muestra la representación visual de un proceso por medio de un formato de “flujo”:
¿Cuáles son algunos ejemplos de mapeo de procesos?
Vamos a revisar más ejemplos de mapas de procesos que nos mostrarán la enorme cantidad de aplicaciones que tiene esta técnica de gestión.
Aunque este diagrama de flujo es simple, nos muestra uno de los más grandes beneficios del mapeo de procesos de negocios como lo es el entrenamiento y la capacitación. Con este diagrama de flujo se logra ver detalladamente cada paso que debe realizarse al tomar una orden de un cliente del restaurante.
Ciertamente, muchos mapas de procesos pueden ser más complicados que tomar la orden de un cliente, tal como lo indica este diagrama de flujo de procesos, que muestra y explica un proceso disciplinario, aplicable a cualquier proceso que requiera tomar una serie de decisiones.
¿Te interesaría utilizar mapas de procesos para que tu organización mejore? Revisa nuestros ejemplos de diagramas de flujo, que han sido creados para mejorar los procesos.
Tal como hemos revisado, uno de los usos principales de los mapas de procesos es asegurar la calidad y la coherencia del trabajo. A continuación se muestra un ejemplo particular sobre una mesa de ayuda de servicio al cliente, pero tu empresa podría utilizar esta plantilla de referencia para asegurar que cualquier proceso se encuentre estandarizado.
No solo los mapas de procesos y los diagramas de flujo pueden ser útiles para tu empresa. Conoce algunos de los diagramas más populares y aprende a utilizarlos.
En aquellos procesos con toma de decisiones de múltiples opciones, no cabe duda que los mapas de proceso son buenos y de gran ayuda, de igual forma estos mapas facilitan a las organizaciones desarrollar nuevas técnicas y procedimientos, como lo muestra el siguiente ejemplo de diagrama de flujo.
Por lo general, una tarea grande es una tarea más compleja. Es por ello que el mapeo de procesos suele abarcar una gran variedad de tareas y departamentos que fluyen entre sí hasta que culmina el proceso. Así como lo muestra el siguiente mapa de proceso, que es muy común para tareas que se realizan de forma simultánea en toda la empresa.
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¿Cómo puedo crear mapas de procesos para un negocio?
Puede parecer un poco intimidante diseñar un mapa de procesos para tu negocio. Sin embargo, si cumples con estos sencillos pasos, ten por seguro que diseñarás una herramienta para visualizar y comprender cómo trabaja tu organización.
Paso 1: Determina el proceso que vas a mapear; algunas veces, el proceso puede cruzar varios departamentos. Si este es el caso, es recomendable que tomes en cuenta esta situación antes de continuar creando el mapa en el paso posterior.
Paso 2: Revisa tu proceso y divídelo en pasos individuales. El grado de detalle que decidas realizar dependerá del tipo de proceso que tengas.
Paso 3: Utiliza una plantilla o empieza a diseñar tu mapa de procesos desde cero utilizando Venngage. Con nuestros diagramas de flujo de procesos inteligente es más fácil y sencillo reordenar los pasos, agregar o remover pasos y aplicar colores y fuentes para facilitar la comprensión.
¿Necesitas ver más ejemplos de diagramas de flujo que puedas utilizar en tu empresa? Aquí tienes más de 20 ejemplos de diagramas de flujo para que empieces.
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Preguntas Frecuentes sobre el mapeo de procesos
Puede que tengas más preguntas sobre el mapeo de procesos: ¿cómo funciona?, ¿cómo puedes utilizarlo para tu negocio? No te preocupes, tenemos las respuestas.
¿Qué es el mapeo de procesos en la gestión de operaciones?
Una de las tareas del departamento de gestión de operaciones es mejorar el funcionamiento de la empresa, por tanto esta área de negocios sin duda se beneficiará con el mapeo de procesos, ya que tendrá una representación visual del proceso completo de la empresa.
¿Qué es el mapeo de procesos en Six Sigma?
En el mundo de los negocios existen muchas escuelas de pensamiento que utilizan el mapeo de procesos; una de las más conocidas es Six Sigma, este método es altamente reconocido en la fabricación y gestión. Los mapas de procesos de Six Sigma pueden ser bastante simples, como el Lean Six Sigma (un tipo de programa Six Sigma), tal como se muestra en el siguiente diagrama de flujo de proceso.
¿Cómo se utiliza el mapeo de procesos en los negocios?
El mapeo de procesos tiene una gran cantidad de aplicaciones en los negocios, como en el reclutamiento y capacitación de personal, mejoramiento de procesos, comunicación, creación de equipos y más.
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En resumen: Con un mapa de proceso informativo e interesante puedes obtener información valiosa de tu organización
Tanto las organizaciones grandes como las pequeñas pueden beneficiarse de utilizar los mapas de procesos, ya que les ayudará a detectar lo que pueden estar haciendo bien (y mal), así como a estar al tanto de los nuevos miembros del equipo, impulsar la comunicación interna u obtener otros beneficios. Con los diagramas de flujo de procesos de Venngage podrás iniciar este camino con tan solo unos clics.