Cómo crear un exitoso plan de desarrollo y capacitación de personal a través de la comunicación visual

By Monica Alarcon, Jan 19, 2021

desarrollo y capacitación de personal

La pandemia ha ocasionado que muchas empresas aumenten sus esfuerzos en el desarrollo y capacitación de personal; y busquen nuevas y mejores formas de llamar la atención de sus empleados hacia el aprendizaje remoto.

A principios del año 2020, casi la mitad de los profesionales del desarrollo y aprendizaje encuestados para el  Informe de Aprendizaje en el Lugar de Trabajo del 2020 de LinkedIn Leaning; esperaban invertir en el aprendizaje en línea y lanzar programas para mejorar habilidades. Cuando LinkedIn publicó un informe de seguimiento en el mes de mayo de 2020, estos recalcaron que la pandemia de COVID-19 había consolidado al L&D (aprendizaje y desarrollo, por sus siglas en inglés) como una parte estratégica vital de las empresas, cultivando la adaptabilidad al cambio organizativo.

Una comunicación sólida en tiempos turbulentos puede marcar la gran diferencia. De hecho, en el mismo informe del 2020, la comunicación se catalogó como una de las tres habilidades laborales con mayor prioridad.

Esto aplica especialmente en los profesionales del aprendizaje y el desarrollo. Cada día, profesionales como tú se comunican por medio de materiales, como planes estratégicos, presentaciones y manuales. Quizás estés analizando el ROI para los ejecutivos de primer nivel, capacitando a los nuevos empleados y ayudando a los empleados existentes a mejorar sus habilidades en las áreas claves.

Cuando comunicaciones como estas son efectivas, los empleados pueden experimentar una enorme cantidad de beneficios derivados del desarrollo y capacitación del personal.

Podemos ver que los profesionales de L&D requieren de un grupo diverso de competencias, bien sea como colaboradores individuales, consultores, gerentes o líderes, todos necesitan comunicarse correctamente para aportar su máximo valor a una organización; ya sea con un empleado o con un cliente. Existen muchos ejemplos de esta necesidad de una comunicación ejemplar para garantizar el aporte total del valor del profesional de L&D.” – Neville Pritchard en Training Journal

Tabla de Contenido (haz clic para ir a cada sección):

Defiende la importancia del desarrollo y capacitación de personal

 

Los cambios rápidos junto con la necesidad de adaptarse al trabajo remoto, han demostrado la importancia del desarrollo y capacitación de personal en el trabajo. Probablemente estos cambios hayan llegado para quedarse ya que – solo el 5% de los profesionales piensan que el aprendizaje y el desarrollo volverán a ser lo que eran antes de la pandemia.

Pero con la reducción de los presupuestos; además de la fatiga del cambio, es más necesario que nunca para los profesionales del aprendizaje y desarrollo seguir comunicando la importancia y el retorno de la inversión de su trabajo. Gallup ha encontrado que las organizaciones que invierten en el desarrollo del empleado no sólo duplican las probabilidades de retener a sus empleados, sino que adicionalmente reportan un 11% mayor de rentabilidad.

Los beneficios del desarrollo y capacitación de personal más conocidos incluyen:

  • La intensificación de la capacidad para adaptarse e innovar
  • El aumento de la motivación del empleado
  • El aumento de la productividad e ingresos de la empresa
  • La mejora en la satisfacción y moral del trabajo
  • La mejora en la retención del empleado y reducción de la rotación de personal
  • La mejora en la gestión de riesgos
  • La mejora de la reputación de la empresa y la contratación de empleados

Por supuesto, estos beneficios dependerán de la efectividad de tu programa de capacitación y desarrollo de empleados. Aquello que se considere efectivo dependerá tanto de los objetivos que sean importantes para los profesionales de L&D, como para las personas que estos profesionales pretendan influenciar y motivar.

Por ejemplo, tu evaluación de capacitación del empleado puede basarse en lo siguiente:

  1. ¿Cuáles son las actitudes de los estudiantes acerca de la capacitación que han recibido?
  2. ¿Qué cantidad de conocimiento y habilidades relevantes están obteniendo?
  3. ¿Están reteniendo este conocimiento?
  4. ¿Son capaces de aplicar lo que están aprendiendo para mejorar su desempeño en el trabajo?
  5. ¿Cuáles son los resultados y los impactos generales?

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Si estás evaluando tu programa de desarrollo y capacitación de personal, podrías considerar uno de los siguientes métodos comunes:

  • Usa las preguntas mencionadas anteriormente y trabaja con la información pasada para identificar los resultados deseados en el negocio, los cambios de comportamiento que podrían ser necesarios para hacer que eso suceda y los objetivos y planes de aprendizaje para lograrlo (esto es conocido como el modelo de Kirkpatrick).
  • Pide usar datos para medir el retorno de la inversión (Metodología ROI de Phillips).
  • Elige monitorear y afinar el programa continuamente (el modelo CIPP o Stufflebeam es muy bueno para esto).

También puedes pedirle a los empleados que evalúen sus conocimientos y habilidades para identificar cuáles son las capacitaciones que podrían ser de mayor utilidad para ellos. 

Aquí te mostramos un ejemplo de una plantilla para checklist que puedes utilizar en Venngage, nuestra sencilla herramienta de diseño para empresas. Incluso puedes usar materiales como este para documentar los cambios en el tiempo.

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A pesar de los métodos que utilices, recolectar los datos es tan solo el comienzo. Para defender de forma clara la importancia del desarrollo y capacitación de personal, probablemente necesites comunicarte con diversas partes interesadas, como compañeros de equipo, gerentes, alumnos e incluso los clientes. Además de compartir datos relevantes, podrías compartir otros elementos como casos de estudio y testimonios.

Por ejemplo, quizás necesites comunicarte con tu equipo para hablar acerca de los proyectos y sus aprendizajes, o comunicarte con otros equipos de la organización para mirar las oportunidades de desarrollo y capacitación de personal.

Así que podrías usar una infografía para explicar los objetivos de la empresa, las competencias y debilidades del personal, y los hallazgos obtenidos de los comentarios de los empleados, y después incluir esta infografía en varios informes, presentaciones y más.

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En cada situación, querrás enfocarte: ¿en qué me beneficia todo esto? Cuando conoces lo que le importa a tu audiencia, podrás argumentar mejor la forma en la que esto que estás ofreciendo, satisface sus necesidades. Aunque propiamente puedas entender la importancia del desarrollo y capacitación de personal, no debes asumir que los otros lo hacen, hasta que expliques claramente por qué debería importarles a ellos.

Las estrategias de capacitación efectivas son visuales

Una vez que hayas argumentado claramente ante los ejecutivos tu programa de desarrollo y capacitación de personal, necesitarás desarrollar estrategias para su éxito. Probablemente estas estrategias deban tomar en cuenta no solo los típicos factores (recursos disponibles, necesidades del personal, prioridades de la empresa, etc.), sino también la sobrecarga de información, la confusión y la fatiga que se ha vuelto común, especialmente en los últimos meses.

Por otra parte, la comunicación virtual presenta desafíos especiales, como: barreras de acceso, expectativas no tan claras, falta de comunicación informal y señales sociales ausentes, que al ser solucionadas ayudan a minimizar el conflicto y a establecer un nivel de confianza sumamente necesario para la colaboración.

Para comenzar a desarrollar estrategias de capacitación exitosas, necesitas considerar desde el principio, cómo realizarás el proceso de desarrollo y capacitación de personal. Algo que podría ser de ayuda es seguir un marco de trabajo.

Las 5 etapas de un proceso de capacitación exitoso:

  1. Evaluar las necesidades y recursos (aquí se puede incluir los factores desafiantes que se han mencionado anteriormente)
  2. Motivar la participación de los capacitadores, los estudiantes y los supervisores de los estudiantes
  3. Diseñar una capacitación apropiada para tu audiencia objetivo
  4. Entregar una capacitación a los empleados usando métodos que impulsen a lograr resultados clave
  5. Evaluar los éxitos y áreas de mejora; reportando los hallazgos

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¡Recuerda que debes planificar la evaluación desde el comienzo!

Crear un programa de capacitación para empleados

Si estás creando un programa para el desarrollo y capacitación de personal, tu plan quizás luzca así:

  1. Reconocer los objetivos e identificar el impacto deseado en el negocio
  2. Identificar las competencias de los empleados y analizar las habilidades faltantes
  3. Entrevistar a los empleados para entender mejor sus necesidades y motivaciones
  4. Tomar en cuenta las diferentes metodologías de capacitación y los materiales necesarios (mira las listas de la parte de abajo)
  5. Elaborar un plan para evaluar la efectividad y mantener las ganancias en el tiempo

Visualizar este plan te ayudará mientras continúes haciendo un seguimiento a lo largo del tiempo. Podrías crear una infografía o un grupo de elementos visuales que capturen las metas, las habilidades, las motivaciones, los métodos y las medidas que constituyen las partes de tu plan de capacitación. Los mapas mentales visuales, los diagramas de flujo, los checklists, los gráficos, las líneas de tiempo y más, pueden ayudarte a mantenerte en el camino.

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Estos elementos visuales te ayudarán a compartir estrategias con tu equipo y toda la organización. Necesitas ser capaz de eliminar el ruido y poder alinear a las personas rápidamente, y los elementos visuales son el truco perfecto. Comunicar bien tu estrategia es la clave¡aquí tienes algunos consejos!

Por supuesto, para poner en marcha tu plan necesitarás crear elementos visuales, especialmente porque hoy en día el aprendizaje remoto es cada vez más frecuente.

La última cosa que debes considerar en tu estrategia son los tipos de capacitación de personal que podrías desarrollar.

Algunos métodos populares de capacitación de personal incluyen:

  • Clase grupal presencial
  • Capacitación con computador e instructor
  • Capacitación en línea autodirigida
  • Coaching y/o tutoría presencial o virtual
  • Capacitación combinada, una combinación de capacitación presencial y en línea
  • Microaprendizaje, o actividades de alto enfoque

No necesitas elegir un método de capacitación en específico. Los programas de capacitación efectivos están basados en un enfoque en capas, para poder seleccionar entre varios métodos y así lograr capacitar al personal en el momento correcto y con el método correcto. Este enfoque asegura que a lo largo del tiempo, el desempeño del empleado mejore de una forma considerable.

Ciertamente, la capacitación en línea es a menudo la única opción disponible en el 2021. Y su beneficio es que los empleados pueden tomar un enfoque más autodirigido, aprendiendo lo que vayan necesitando en su trabajo.

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Capacitar por medio del e-learning significa que los profesionales de la capacitación necesitan hallar formas creativas para mantener interesados a los empleados. Es por ello que es tan importante usar elementos visuales en sus actividades de desarrollo en línea, como lo expondremos en la siguiente sección.

Cómo usar elementos visuales para implementar un programa de desarrollo y capacitación de personal

Seamos realistas: el aprendizaje está cambiando. Claro que ha aumentado la necesidad de mejorar las habilidades en estos tiempos de cambios rápidos, el aprendizaje virtual ha repuntado y la sobrecarga cognitiva ha sido subestimada.

De hecho, hay más conciencia del rol que juegan en el trabajo los orígenes culturales y las diferencias, y una mayor sensación de que necesitamos estar abiertos a nuevas ideas e innovaciones para enfrentar los desafíos que se nos presenten, pese a nuestra fatiga.

El aprendizaje necesitará ser cada vez más multimodal, incorporando técnicas literarias, visuales, auditivas y kinestésicas. Así como los elementos visuales jugarán un papel clave al momento de compartir información de forma rápida, clara y convincente.

Probablemente ya tengas una cantidad de material que estés compartiendo, y que podría funcionar mejor si fuera altamente visual, como:

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Esto es lo que debemos tener presente: los elementos visuales mejoran de forma drástica la atención, comprensión y memoria, de modo que cuando se trata del desarrollo y capacitación de personal, no hay cosas opcionales, sino esenciales. Si tus capacitaciones son en línea, ¡los elementos visuales son más vitales aún!

Aquí tienes una lista de preguntas que podrías considerar al momento de crear tus materiales visuales:

  1. ¿Cuáles son las ideas más importantes que los alumnos deben recordar? Debes asegurarte de visualizarlas, bien sea a través de un video, un checklist, un mapa de viaje del cliente, una línea de tiempo, un cronograma, etc.
  2. ¿Qué conceptos son especialmente complejos o más difíciles de entender? Para esto, podrías utilizar diagramas, mapas mentales, gráficos, hojas de ruta de productos, etc.
  3. ¿Cómo podrían los alumnos hacer referencia de forma continua a los elementos visuales claves, por ejemplo, a los que están en materiales impresos o a los que están en línea? ¡Las infografías son excelentes para esto! Aquí puedes encontrar más ideas.

Si estás buscando inspiración, ¡sigue leyendo!

7 infografías para mejorar la efectividad de tu capacitación de personal

Debido a los constantes cambios que ocurren en el lugar de trabajo, no hay duda que necesitas seguir mejorando tus métodos, planes y estrategias de capacitación de personal.

Recuerda que tener un plan acerca de cómo vas a evaluar el desarrollo y capacitación del personal es fundamental. De manera que necesitarás seguir preguntando a los alumnos y a sus supervisores acerca de sus actitudes, evaluar el impacto de su aprendizaje y explorar nuevas estrategias y métodos.

Los elementos visuales pueden ayudarte a mantener estas líneas de comunicación abiertas. Aquí te mostramos siete ejemplos de infografías que puedes crear para asegurarte que tu capacitación continúe siendo exitosa.

¿Eres nuevo con las infografías? Este video explicativo te enseña cómo puedes hacer tu primera infografía – no necesitas experiencia en diseño.

1. Informes para ejecutivos y el equipo de aprendizaje y desarrollo

Cuando se trata de informes, debes tratar de enfocarte en los puntos de datos claves y en las conclusiones. Tal vez quieras informar los resultados de las encuestas de los empleados, el análisis de las necesidades, los costos y los beneficios de los programas de capacitación actuales o los resultados obtenidos en la capacitación.

Debes considerar qué tan familiarizada está tu audiencia con el tema tratado e incluir más detalles únicamente si ya tienen una comprensión profunda del contexto. No olvides también incluir recomendaciones que idealmente estén conectadas con las inquietudes de tu audiencia, y hacer que el informe se pueda compartir fácilmente con otros.

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2. Hojas de ruta de aprendizaje personalizadas para motivar al equipo

De nuevo, es mejor que los mantengas concentrados en contenidos de alto nivel a menos que la audiencia quiera detalles. Describe rutas de aprendizaje potenciales o metas individualizadas de forma que ayude a que las audiencias reconozcan tanto su progreso como las oportunidades asociadas a él. Si hay reconocimientos o certificaciones que apliquen, debes asegurarte de hacer referencia a ellas, por ejemplo, utilizando íconos visuales.

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3. Infografía para job aids

Si tu infografía hace referencia a algo que requiere actualizarse frecuentemente, como es el caso de un organigrama, quizás sea mejor mantenerlo en un formato digital que pueda compartirse en unidades compartidas, en sitios web internos y en correos electrónicos. Si es algo que al colocarse en un lugar específico podría beneficiar a los empleados, como las instrucciones para realizar ciertos procedimientos manuales, entonces podrías desear formatearlo para imprimirlo.

Piensa en los documentos o la información que siempre están pidiendo las personas en la organización o referencian ¡y explora cómo puedes hacer que sean más fáciles de ubicar y utilizar!

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4. Informes para los gerentes acerca de los resultados del desempeño

Por lo general, la información del desempeño de los empleados está oculta profundamente en los archivos de los empleados. Y pese a que la información de un individuo debería mantenerse en privado, la información añadida acerca de un equipo o de toda la organización podría ser de gran utilidad para monitorearla e incluso compartirla, especialmente si eres un profesional de liderazgo y desarrollo, y buscas exponer a los gerentes que deberían invertir y/o fomentar la participación en tus programas.

Puedes destacar las áreas de más oportunidades y enfocarlas con los elementos de clasificación visual y/o utilizar el color para enfatizar.

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5. Infografías para los directivos que explican el retorno de inversión

A menudo, cuando se trata de mostrarle información a los líderes, menos es más. Experimenta con probar expresar tus ideas en uno o dos gráficos solamente. El objetivo debería ser crear elementos visuales que permanezcan en sus mentes a lo largo del tiempo, así que utiliza una paleta de colores simple, etiquetas con datos claros y un título que pueda explicar la idea con la que quieres que ellos se vayan.

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6. Materiales de capacitación: presentaciones, manuales y folletos

Bien sea que tus capacitaciones sean presenciales o en línea, aquí es donde podría comenzar el problema, así que querrás eliminarlo de antemano con algunos elementos visuales increíbles que dejen huella en la mente y el corazón de los empleados.

Recuerda que deberás prestarle especial atención a las ideas más importantes que el estudiante debe recordar y a los conceptos que son especialmente complejos o mucho más difíciles de entender. ¿Es posible usar una foto, un gráfico o un diagrama de proceso para comunicar la idea? Aquí tienes algunas reglas de oro para las presentaciones:

  • Describe el contenido para que haya un comienzo (cuando preparas el escenario y mencionas lo que vas a decirles), un intermedio (cuando les dices con el mayor detalle posible algo que sean capaces de procesar rápidamente) y un final (cuando les recuerdas brevemente lo que les has dicho).
  • Idealmente, incluye unas 10 diapositivas y procura presentarlas en unos 20 minutos. ¡Esto te obligará a ubicar lo más importante y asegurarte que se mantenga así!
  • Las diapositivas deberían contener texto muy limitado (que no vas a leer en tu presentación), por ejemplo, no más de cinco líneas de texto por cada diapositiva y cinco palabras por línea de texto. Usa una gran cantidad de elementos visuales para apoyar tus mensajes, como: infografías, líneas de tiempo, fotos, gráficos y diagramas de flujo.

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7. Gráficas para el microaprendizaje

Para que el aprendizaje a pequeña escala pueda funcionar, el contenido tiene que ser de fácil acceso y debe estar muy enfocado en tan solo uno o dos objetivos de aprendizaje. Los elementos visuales son claves para ayudar a que los alumnos digieran rápidamente piezas de información. Decide 4 o 5 puntos en los que enfocarte durante los 3-10 minutos que tienes y omite cualquier información teórica o de fondo. Entrega las “instrucciones” de forma oportuna usando elementos visuales, como: fotos, diagramas e ilustraciones.

Estos elementos visuales deberían ir más allá de lucir “hermosos” y comunicar muy bien el tema. Idealmente, estos también deberían ser compatibles con los dispositivos móviles. A continuación te mostramos algunos ejemplos:

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En resumen: las mejores prácticas para el desarrollo y capacitación de personal incluyen elementos visuales

Si tu empresa ha estado duplicando el desarrollo y la capacitación de personal, entonces es momento de enfocarte en tu propio aprendizaje sobre las comunicaciones visuales. Después de todo, la comunicación es una de las habilidades más importante que se necesitan en las organizaciones. ¡Nuestra publicación sobre cómo puedes utilizar la comunicación visual es un excelente punto de partida!

Venngage, nuestra sencilla herramienta de diseño, fue creada para gente como tú, personas que se quieren comunicar de forma visual, que quieren usar grupos de datos simples, para que puedan hacer esto sin tener que ser diseñadores o analistas y sin tener aprender ningún software complicado y costoso.

Puedes elegir uno de los diseños mostrados anteriormente y utilizarlo como una plantilla para empezar a crear hoy tu primera infografía. Puedes registrarte gratis; muchas de nuestras plantillas también son gratis.