Cómo Crear Fácilmente un Job Aid que Mejore el Desempeño de los Empleados

By Monica Alarcon, Jan 25, 2021

job aid

Un buen job aid dispara la calidad y/o cantidad de desempeño del empleado.

Además, otorga una rentabilidad consistente, en términos de retorno de inversión (ROI).

Los job aids son herramientas altamente subutilizadas e incomprendidas.

Por supuesto, un sistema sólido de apoyo al desempeño que de resultados, requiere de job aids realmente buenos. Y los job aids realmente buenos requieren de la aceptación de los gerentes, la contribución de los empleados y de un diseño que sea llamativo y fácil de utilizar.

Ya que en Venngage somos expertos en diseño, vamos a enseñarte cómo crear job aids poderosos y efectivos que mejoren el desempeño del empleado y que además luzcan geniales – incluso aunque no seas un diseñador.

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¿Qué son los job aids? Definición

Los job aids son instrucciones sobre cómo hacer una tarea relacionada con el trabajo. Son conocidos también como: informes técnicos, sumarios, listas de direcciones, ejercicios de memoria y herramientas de apoyo al desempeño. Los job aids le recuerdan al empleado cómo hacer las tareas y evitar errores.

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Generalmente son documentos impresos (frecuentemente de una página o menos), aunque incluso pueden ser digitales, como un archivo en formato PDF, una imagen guardada en la computadora, un video o una aplicación para smartphone.

Los job aids no son capacitaciones. Los job aids se utilizan cuando surge la necesidad.

Los job aid no son herramientas. Tu silla ergonómica de la oficina no es un job aid.

Los job aids apoyan el trabajo en el trabajo. Estos simplifican la información y procesos para ayudar a que los empleados se guíen en el momento.

Cómo los job aids mejoran el desempeño del empleado

¿Los profesionales del desarrollo y del aprendizaje pueden usar los job aids para mejorar el desempeño del empleado?

No realmente. Peregrine Performance Group ha descubierto que la competencia del empleado aumentó en un 50% cuando disminuyeron un curso de capacitación de una semana a un día y añadieron un job aid de ocho páginas.

Job Aid Proficiency - Job Aid Template

Los job aids pueden ayudar a que los empleados:

  1. Recuerden cómo hacer algo luego de la capacitación
  2. Resuelvan un problema complejo en el momento
  3. Prueben nuevos flujos de trabajo o se adapten a otros cambios

Tema relacionado: Cómo crear un exitoso plan de desarrollo y capacitación de personal usando elementos visuales

Para hacer esto efectivamente, los job aids deberían ser:

  1. Simples
  2. Altamente relevantes para la tarea asociada
  3. Bien diseñados; es decir, fáciles de utilizar

Obviamente, un job aid mal diseñado, confuso, incompleto o pobremente escrito dañaría más de lo que podría ayudar.

Así que aquí estamos para enseñarte cómo crear job aids llamativos y útiles. ¡Comencemos!

Cómo crear un job aid

El texto y los elementos visuales sólidos son clave cuando creas un job aid. Dicho esto, estos son solo parte del proceso.

Un job aid realmente bueno es creado a partir de la aceptación de los gerentes y con un resultado específico en mente; el cual una vez hecho, es probado y revisado hasta que esté perfecto.

En esta sección, vamos a enseñarte cómo puedes planificar, crear y probar tus job aids. Y como Venngage es una sencilla herramienta de diseño para las comunicaciones empresariales, te ofreceremos muchísimos consejos simples y prácticos para que tus job aids luzcan geniales y funcionen mucho mejor.

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1. Recolecta información y obtén la aceptación

Un job aid efectivo es aquel que está hecho específicamente para su público objetivo. ¿El job aid es para ejecutivos de nivel C o para  empleados de nivel básico? ¿O para un rol intermedio?

Debes asegurarte que estás comunicando el mensaje correcto, cuando entrevistes a un experto en la materia o entrevistes a los empleados individuales. Resulta útil que realices una investigación en línea de tu audiencia, pero siempre deberás complementarlo con entrevistas personales.

Enfoca tu análisis de necesidades en lo que tu audiencia ya conoce y en lo que necesitan aprender de un job aid. Deja que los empleados te digan lo que ellos quieren aprender. 360Learning tiene una excelente guía para que aprendas a enfocar el análisis de necesidades de abajo hacia arriba.

Needs Analysis for Job Aids

Fuente

Análisis de necesidades completo, obtén la aceptación de los gerentes. Habla con los gerentes sobre cómo se dará a conocer el job aid a los empleados y quién se asegurará de que sea utilizado. Organiza las expectativas de los empleados – cómo y cuándo se debería usar el job aid y cómo se recibirán los comentarios.

¡Asegúrate que tu estrategia de job aid esté alineada con los gerentes que se encargarán de hacerla cumplir! Lograr la alineación desde el comienzo definitivamente aumentará las probabilidades de que tu job aid sea realmente efectivo.

2. Elige un formato de job aid

El formato correcto para tu job aid depende mucho de la tarea asociada. ¿Es un proceso simple de paso a paso o el trabajador deberá tomar decisiones en el camino? ¿El trabajador necesita tildar los elementos de una lista o registrar alguna información?

Puedes considerar usar los medios de comunicación en tu job aid: un poster, video, audio, aplicación o folleto.

En Venngage, nos enfocamos en las infografías y en los documentos: los diagramas paso a paso, los checklists, los diagramas de flujo, las hojas de trabajo y mucho más. De modo que vamos a guiarte en el proceso de crear gráficos de job aid que puedas usar solos o añadirlos a tus posters, videos o apps.

Job aids de paso a paso

Los job aids de paso a paso visualizan instrucciones e información en una secuencia.

Deberías usar un formato de job aid paso a paso si la tarea:

  1. Es lineal y sin rutas alternativas.
  2. No requiere de la toma de decisiones.
  3. Necesita realizarse en un orden específico.

Cómo diseñar un exitoso job aid de paso a paso:

  1. Añade solo los pasos más importantes para completar la tarea.
  2. Usa íconos o ilustraciones como un rápido recordatorio visual de cada paso.
  3. Usa el mismo estilo de íconos/ilustraciones en todo el job aid para tener coherencia visual.
  4. Usa un encabezado o fondo de un color diferente para cada paso.
  5. Utiliza verbos al inicio de cada subtítulo, es decir, fija metas, crea contenido.

Plantilla de instrucciones paso a paso

Las infografías de paso a paso son geniales para explicar un proceso de forma fácil y simple. Primero crea un boceto de solo texto. Organiza tus pasos, escribe los encabezados y el texto explicativo, ¡Y estás listo para empezar a diseñar!

¿Te intimida hacer tu propio diseño? Las plantillas elaboradas como la siguiente eliminan cualquier conjetura que tengas al hacer un job aid. Elige una plantilla con la estructura que más te guste y después personalízala con colores, ilustraciones y tu texto.

Step by step instructions job aid template


 

Plantilla para procedimiento paso a paso

Usa una (¡corta!) introducción en tu job aid para ofrecer algo de contexto o directrices. Esto es especialmente útil para las conversaciones o situaciones difíciles.

Por ejemplo, probablemente el servicio de atención al cliente tenga que responder a los comentarios negativos de los clientes, como en el siguiente job aid para procedimiento paso a paso.

La introducción expresa con claridad que los representantes deben responder dentro de las 24 horas, en especial si el comentario es negativo.

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Generalmente los job aids de paso a paso siguen una sola columna, en formato de arriba hacia abajo. Esto crea un flujo de información natural que guía al lector en el paso a paso con gran facilidad.

La información debería estar organizada de izquierda a derecha – la dirección en la que leemos naturalmente.

Sin embargo, podrías combinarlo alternando los pasos numerados en la derecha o en la izquierda, como se observa en el siguiente ejemplo. Las ilustraciones ayudan a guiar los ojos del lector en el paso a paso.

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Plantilla para la incorporación de nuevos usuarios

Algunas veces, un formato lineal de una columna paso a paso no funcionará para tu job aid.

Usa un formato de dos columnas para comparar y contrastar. Emplea colores contrastantes para ayudar a que los empleados absorban mejor la información. La plantilla para incorporación de nuevos usuarios usa el color azul y el naranja, tanto en el encabezado como en las dos columnas.

New User Onboarding Do's and Don'ts Job Aid Infographic Template


 

Job aid para diagrama de flujo

Los job aids para diagramas de flujo ayudan a que los empleados tomen decisiones en el trabajo y realicen las tareas – con ciertas condiciones. Estos:

  1. Requieren de varias decisiones de sí o no.
  2. Requieren que las decisiones sean tomadas en secuencia.
  3. Se deberán completar de distintas formas, basadas en cada decisión.

Cómo diseñar un exitoso job aid de paso a paso:

  1. Incluye una pequeña introducción para añadir contexto – pero solo si es esencial.
  2. Usa palabras y oraciones cortas.
  3. Asegúrate que tenga muchísimo espacio en blanco.
  4. Contrasta rutas alternas usando colores diferentes.
  5. Usa viñetas para condensar las instrucciones dentro de un nodo.

Plantilla para job aid de toma de decisiones

Los diagramas de flujo definitivamente necesitan ser planificados primero. Define la cantidad de pasos y decide cuán complejo quieres que sea.

Empieza con un lienzo en blanco o selecciona una plantilla que pueda reflejar mejor el proceso que te gustaría visualizar. Esta plantilla para job aid de diagrama de flujo es un diseño lineal bastante simple. No importa cual elijas, empieza el flujo en la esquina superior izquierda, puesto que esa es la forma en que las personas suelen leer.

decision making job aid template


 

¡Debes mantener el diagrama de flujo simple! Solo incluye los puntos esenciales para que los empleados puedan seguir el flujo fácilmente. Usa colores contrastantes para diferenciar los flujos, como las paletas de colores azul y amarillo mostradas en la parte de arriba.

Plantilla para diagrama de flujo de toma de decisiones

Las señales visuales son muy importantes para hacer que los job aids de diagrama de flujo sean fáciles de seguir. Ubica etapas paralelas en los mismos niveles. En el ejemplo mostrado a continuación, los puntos de la izquierda están alineados con las opciones paralelas que están a la derecha.

Utiliza formas y colores diferentes para que puedas diferenciar las opciones.

“Start here” (Comienza aquí) está en un rectángulo más pequeño y oscuro, de manera que los trabajadores sabrán inmediatamente dónde inicia el flujo.

Las opciones de “Yes/No” (Sí/No) son círculos oscuros. Las instrucciones son rectángulos de color verde y los puntos finales “Call closed” (Llamada terminada) son rectángulos más pequeños de color anaranjado. Es muy fácil de entender.

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Si prefieres que el empleado siga una ruta en particular en el diagrama de flujo, debes colocarlo en un color diferente y con más brillo. Por ejemplo, el flujo de menor preferencia podría ser de color  gris, mientras que el flujo preferido podría ser un color verde brillante.

Checklist job aids

Los job aids de checklist ayudan a que los empleados tomen decisiones en el trabajo y terminen las tareas – con ciertas condiciones.

Deberías usar un formato para job aid de checklist si la tarea:

  1. No necesita completarse en un orden específico.
  2. Está relacionada a la planificación, inspección o a la observación.
  3. Debe ser desempeñada de la misma forma todo el tiempo.

Cómo diseñar un exitoso job aid de checklist:

  1. Usa un verbo o una palabra de acción al inicio de cada elemento del checklist.
  2. Agrupa por color las diferentes etapas de un proceso.
  3. O separa los checklists en diferentes tablas.
  4. Omite las palabras largas o jerga, a menos que sea relevante.
  5. (Opcional) Añade una introducción corta, con la información más importante al inicio y al final.

Plantillas para checklist de trabajo

Un job aid de checklist puede ser un resumen generalizado de un largo proceso o de algo con mayor detalle. Generar un formato y elegir los colores ayudarán a que las cosas se mantengan organizadas.

Prueba un formato de una columna para obtener reseñas de alto nivel. Puedes añadir fechas o también organizarlas por etapas como se muestra en la siguiente plantilla para job aid de checklist. La codificación de color te ayudará a organizar las etapas de forma visual.

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De hecho, la mayoría de los job aid de checklist necesitarán dividirse en secciones.

Y cada sección tendrá que contener sólo los pasos más importantes. Debes recordar que un checklist no puede hacer el trabajo de un empleado. No estás dando instrucciones; estás proporcionando una imagen general.

Mantén cada paso breve y conciso – es decir, que se entienda fácilmente a simple vista. La plantilla para job aid de checklist mostrada a continuación se apoya en oraciones cortas y un amplio espacio en blanco. Las barras de colores definen cuidadosamente cada sección. Un fondo limpio y de color blanco mantiene el enfoque en las tareas.

Job Aid Checklist Template


 

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Plantilla para checklist de prácticas laborales seguras

La agrupación de tareas resulta aún más útil en los checklists con mayores detalles, como se muestra en el siguiente job aid de checklist de limpieza. Lo cual hará que los empleados no se sientan abrumados; sino más bien empoderados al reaccionar a una lista (corta) a la vez.

Este aspecto es especialmente clave para los checklists de prácticas laborales seguras, donde la salud de los trabajadores está en riesgo. La precisión es extremadamente importante, así que probablemente debas rechazar nuestra regla de “corto y agradable” y ofrecer instrucciones más detalladas para asegurarte que los trabajadores no se pierdan de nada.

Safe work practices checklist job aid


 

Especialmente en el caso de tareas que se realizan diariamente, como procesos de limpieza, querrás obtener comentarios lo más pronto posible y revisar el checklist conforme a lo que se requiera.

Los checklists deberían ser documentos vivos e inspiradores. 

¡Pide información y actualiza la lista inmediatamente para obtener un checklist más efectivo que cuente con la aceptación de la gente que realmente lo utiliza!

Job aids para tabla de decisiones

Los job aids para tabla de decisiones ayudan a los empleados a tomar decisiones – con ciertas condiciones.

Deberías usar un formato de job aid para tabla de decisiones si la tarea:

  1. Tiene diversas variables.
  2. No necesita ser realizada en un orden específico.
  3. Tiene una cantidad moderada de opciones asociadas a cada variable.

Cómo diseñar un exitoso job aid para tabla de decisiones:

  1. Apégate exclusivamente a la información esencial. Sólo los hechos.
  2. Usa viñetas con palabras y oraciones cortas.
  3. Añade íconos a cada sección como una referencia visual rápida.
  4. Incluye un encabezado en negrita con una letra grande.
  5. Usa divisores de filas en colores diferentes para ayudar a dividir las secciones.

Tabla de riesgo para tomar decisiones médicas

El color es la clave para destacar el riesgo en una tabla de decisiones. Un degradado de color verde (de poco riesgo) a rojo (de alto riesgo) hará que se entienda el mensaje.

Por su parte, los íconos ayudarán a respaldar el mensaje. De manera que podrías intercambiar los íconos para simbolizar la categoría e identificar la clase de riesgo que está involucrado.

table of risk for medical decision making job aid template


 

Job aids para guía de referencia

Los job aids para guía de referencia ofrecen información que los empleados necesitan para culminar una tarea.

Deberías usar un job aid para guía de referencia si la tarea:

  1. No necesita ser realizada en un orden específico.
  2. Incluye datos que un empleado necesita consultar.

Cómo diseñar un exitoso job aid para guía de referencia:

  1. Usa íconos o ilustraciones simples como las viñetas.
  2. Emplea el mismo estilo de gráficos de principio a fin.
  3. Acude al espacio en blanco para evitar que el lector se sienta abrumado con la información.
  4. Divide la información en secciones que sean fáciles de digerir.
  5. Utiliza palabras y oraciones cortas.

Plantilla para guía de referencia rápida

Las infografías realmente brillan como guías de referencia, ya que son claras, visuales y fáciles de seguir.

Aquí tienes un consejo para evitar salirte del camino con tu diseño: mantén consistente todos los elementos, bien sean formas, fuentes de encabezado o estilos de íconos.

Mantén las mismas fuentes en tu encabezado, subencabezado y en el cuerpo. Si usas ilustraciones, todas deberían tener el mismo estilo y los mismos colores. Utiliza las mismas formas: cuadrados para los fondos y círculos para los números, como se muestra en el siguiente ejemplo.

Employee Reference Guide Job Aid Infographic Template


 

El job aid mostrado anteriormente es claro y estéticamente agradable porque:

  • Todas las ilustraciones tienen el mismo estilo, tamaño y colores.
  • Todos los cuadrados de fondo de color gris tienen la misma forma y todos están alineados como si estuvieran en una cuadrícula.
  • La paleta de colores, el tamaño y la fuente del texto son consistentes en todas partes.
  • Hay una gran cantidad de espacio en blanco en el fondo para evitar que el diseño luzca desordenado.
  • La paleta de colores es simple, usando el color verde azulado como color de énfasis para destacar la información importante.

No te preocupes en darle mucho “estilo” a tu job aid. Enfócate en repetir los elementos de diseño, mantenerlos alineados y consistentes. Esta es la mejor forma de hacer que tu job aid sea accesible y efectivo.

Quick reference guide job aid template


 

De nuevo, el job aid de guía de referencia mostrado anteriormente está perfectamente alineado, los estilos de los íconos son consistentes y hay una enorme cantidad de espacio en blanco alrededor de cada punto.

¿Te da nervios saber cómo crear una alineación perfecta? Las plantillas de Venngage lo hacen por ti. Nuestra función de reemplazo de íconos se encargará de realinear los elementos de forma automática. Es más, podrás ver nuestras guías inteligentes que te muestran cómo alinear cada elemento con los objetos cercanos.

Otro consejo: los íconos ayudan en la comprensión y el compromiso y hacen que tus job aids sean más accesibles. Los símbolos ayudan a que la gente con estilos de aprendizaje diferentes entiendan mejor tu job aid.

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Guía de usuario rápida de software tecnológico

En cuanto al tema de la accesibilidad, también debes asegurarte que cualquier texto esté en el nivel de lectura de sexto grado. Y mantén tus fuentes legibles. Mantén el tamaño de tu fuente lo más grande que sea posible, evitando las fuentes con “adornos” (fuentes serif) y los fondos estampados para mantener tu texto legible.

La guía de usuario rápida de software mostrada a continuación tiene un fondo simple de color gris y usa de forma consistente la misma fuente simple.

Tech Software Quick User Guide Template


 

3. Escribe el job aid

Los job aids son instrucciones, por lo tanto apégate a las oraciones cortas que inician con un verbo de acción.

Seguramente quieres instruir al empleado sobre lo que tiene que hacer exactamente. Así que debes ser directo.

Por ejemplo:

  • Ingresa la dirección de correo y la contraseña de tu empresa.
  • Haz clic en “Tiempo Libre” en la barra de navegación izquierda.
  • Presiona la tecla “5” cuando se te avise.
  • Limpia tu escritorio al final del día con las toallitas desinfectantes.
  • Imprime el registro de las llamadas anteriores.

Debes ser consistente con tus verbos de acción. Si escribes “Ingresa tu nombre de usuario/contraseña/dato” entonces no escribas más adelante “Conecta tu nombre de usuario/contraseña/dato”. Esto resulta confuso. Quédate con “ingresa”.

4. Prueba tu job aid en el mundo real

Antes de liberar tu job aid, ensaya un prototipo. Incluye únicamente texto y un diseño simple. Entrégalo a algunas personas que actualmente lo utilizarían en el trabajo. Si es posible, podrías observarlos utilizándolo. Y recibe comentarios.

Revisa el job aid hasta lograr que sea tan efectivo como sea posible.

Puedes hacer una encuesta para obtener comentarios. Algunas preguntas pueden ser:

  • ¿Hubo algún paso que no fue claro?
  • ¿Tuviste dudas en algún momento?
  • ¿Hubo algún paso fuera de lugar?
  • ¿Los pasos fueron fáciles de seguir?
  • ¿Necesitaste más información en algún momento?
  • ¿Hubo demasiada información en algún momento?
  • ¿Hubo algo de lo que faltó hablar?

Luego, muestra los resultados a tu equipo o a los que toman las decisiones, usando una infografía.

Employee Survey Results Job Aid Template


 

Asegúrate de obtener la aprobación de los gerentes o de las otras partes interesadas. Con su aprobación garantizas que tu job aid realmente se utilice y se haga de la forma planeada.

Trabaja con ellos para definir el medio que utilizarán para el job aid – digital o impreso – y cómo será distribuido. Sé específico acerca de cómo los empleados deberían utilizar tu job aid: imprimirlo y colocarlo en una carpeta específica, guardarlo como una imagen en su escritorio, etc.

Este es un tipo de meta, pero puedes utilizar una infografía para explicar cómo los trabajadores deberían utilizar tu infografía de job aid. Puedes editar esta plantilla en Venngage y cambiarla por “6 consejos para utilizar tu nuevo job aid”. Elimina las secciones según lo necesites y luego podrás compartirlas o descargarlas.

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¿Cómo probar la efectividad de tu job aid? Aquí te mostraremos algunos indicadores:

  • Mejoran los puntajes de satisfacción del cliente.
  • Las tareas son realizadas con más precisión.
  • Los gerentes obtienen menos preguntas repetitivas por parte de los empleados.
  • Los empleados reportan en las encuestas unas ganancias significativas en conocimiento y habilidades.
  • Miden las acciones para determinar los aumentos en la productividad.

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Coloca tus resultados en un informe sencillo y fácil de digerir. Usa esta plantilla y envíala por correo o mensajería instantánea, o añádela a una presentación u otro documento existente.

Modern Report Job Aid Template


 

Sobre todo, no se trata solo de los números. Necesitas contar una historia: el problema, los objetivos del job aid, los logros y lo que se necesita hacer después.

Es por eso que las infografías son geniales para los informes – ya que combinan datos y narraciones en un formato llamativo y fácil de entender.

Crea un job aid con Venngage

Venngage es una plataforma de diseño sencilla pero poderosa para hacer infografías y crear llamativos elementos visuales para los negocios y empresas.

Como has notado, tenemos plantillas para job aid específicas que podrás personalizar con nuestro sencillo editor en línea para luego descargarlas en tu computador. Incluso podrías empezar con un lienzo en blanco.

1. Elige una plantilla para job aid

Las plantillas ayudan con la inspiración en el diseño. ¡Bien sea que elijas usar el diseño o cambiarlo de forma radical, todo dependerá de ti y tus necesidades!

Selecciona el diseño que más te guste para tu job aid. No te preocupes por elegir una plantilla donde todo sea correcto, los colores, las imágenes, las fuentes, etc. Todo se puede cambiar luego.

Puedes buscar “job aid” en nuestra página de plantillas o cualquier otra cosa como “atención al cliente”, “plantilla paso a paso”, etc. O puedes navegar por las plantillas en esta publicación de blog.

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2. Personaliza tu plantilla para job aid

Aquí te mostramos algunas formas rápidas de personalizar una plantilla para job aid con Venngage:

  1. Haz clic para editar cualquier texto (y el estilo del texto).
  2. Cambia el color de fondo o añade un patrón/degradado.
  3. Añade o elimina secciones. Cambia el tamaño de tu lienzo de forma manual o si eres usuario del Plan Negocios puedes utilizar Magic Resize.
  4. Añade tus colores de marca y aplícalos a cualquier plantilla de forma automática usando la herramienta Mi Kit de Marca disponible para usuarios del Plan Negocios.
  5. Sube tu logo.
  6. Accede a nuestra biblioteca dentro del editor con miles de íconos e ilustraciones gratis.
  7. Añade tablas o gráficos y edita los datos y el estilo muy fácilmente.
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Reemplaza un ícono en Venngage, usando nuestro menú para reemplazar.

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3. Invita a tu equipo a Venngage para colaborar en tu job aid

Invita a las personas a que se unan a tu equipo de Venngage usando Venngage Negocios. Pueden editar juntos en tiempo real. Añade comentarios, envía enlaces privados y organiza tus diseños en carpetas.

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Colabora con los miembros del equipo en Venngage en tiempo real.

4. Descarga el job aid en tu computadora

Los usuarios con plan gratis pueden compartir sus diseños por medio de un enlace. Los usuarios con planes pagos pueden descargar los diseños en formato PDF, PDF interactivo, PNG, PNG HD o PowerPoint.

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Descarga tu diseño de Venngage en tu computadora.