Por medio de instrucciones de trabajo claras, coherentes y precisas puedes mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo, conservar los estándares de calidad y guiar las capacitaciones, las evaluaciones y el rendimiento de los empleados.
A lo largo de esta guía, estudiaremos en detalle qué es una instrucción de trabajo, cómo se redacta correctamente, su propósito y beneficios.
Utilizando Venngage para capacitación y desarrollo tendrás la capacidad de crear instrucciones de trabajo detalladas y procesables, que serán de gran beneficio para los trabajadores y la empresa.
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- ¿Qué es una instrucción de trabajo?
- ¿Por qué las instrucciones de trabajo son importantes?
- ¿Qué debes incluir en una instrucción de trabajo?
- Cómo puedes escribir instrucciones de trabajo en 8 pasos
- Preguntas Frecuentes sobre las instrucciones de trabajo
¿Qué es una instrucción de trabajo?
Una instrucción de trabajo es un documento escrito con pasos claros y precisos que deben cumplirse para realizar una tarea en específico.
A continuación, te presentamos un ejemplo de una instrucción de trabajo que muestra los pasos detallados para registrar y aprobar una declaración de gastos de empleado.
Por medio de las instrucciones de trabajo se resume la manera correcta de llevar a cabo una actividad o tarea específica.
Las actividades y tareas forman parte de un proceso amplio, por lo tanto, es importante llevar a cabo los pasos de acuerdo a la secuencia definida para que todo pueda realizarse adecuadamente, sin afectar ningún aspecto del negocio.
Algunas veces, las instrucciones de trabajo reciben el nombre de guías de trabajo, job aids o procedimientos operativos estándares. Aunque, actualmente las instrucciones de trabajo tienen diferencias marcadas entre las tres.
Ua instrucción de trabajo es obligatoria, a diferencia de una guía de trabajo, y ofrece mayor detalle que un procedimiento operativo estándar. Por otro lado, las instrucciones de trabajo forman parte de una de las categorías de job aids.
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¿Por qué las instrucciones de trabajo son importantes?
Las instrucciones de trabajo son fundamentales para el éxito de toda empresa, ya que gracias a éstas se sostienen y respaldan los procesos de las actividades diarias de una empresa.
¿Cuál es el propósito de una instrucción de trabajo?
Cuando se crea una instrucción de trabajo, los empleadores garantizan que se implemente la mejor forma de hacer una tarea a través de una comunicación y comprensión clara.
De esta manera, se aseguran de obtener resultados coherentes en cuanto a las tareas o proyectos comunes, independientemente del encargado de hacerlos. Y como resultado, los procesos y operaciones comerciales siguen operando sin problemas.
¿Cuáles son los beneficios de una instrucción de trabajo?
Las instrucciones de trabajo ayudan a las empresas a continuar mejorando y perfeccionando sus procesos. A continuación te presentamos otros beneficios de las instrucciones de trabajo:
- Contribuyen a disminuir riesgos y evitar accidentes o errores. La gran mayoría de las instrucciones de trabajo se desarrollan luego de múltiples mejoras, es decir que definen la manera más segura y correcta de hacer un trabajo.
- A largo plazo ayudan a ahorrar tiempo. Por medio de las instrucciones de trabajo se puede lograr un entrenamiento completo para los empleados, el cual disminuye más adelante las posibilidades de perder tiempo en la corrección de errores.
- Ayudan a que se realicen mejoras continuas en los sistemas y procesos, lo que permite que los empleados con el tiempo realicen mejor su trabajo.
- Facilitando referencias de escenarios ideales que funcionan correctamente, las instrucciones de trabajo permiten a los empleados desarrollar su capacidad de resolver problemas y se convierten en una guía para la ejecución de acciones correctivas.
A continuación podemos revisar cómo una instrucción de trabajo puede utilizarse para optimizar el proceso de incorporación de nuevos empleados:
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¿Qué debes incluir en una instrucción de trabajo?
Cada instrucción de trabajo tiene una estructura y contenido determinada de acuerdo al trabajo que realiza. Pero, en su mayoría las instrucciones de trabajo se encuentran formadas de estas partes principales:
- Título y breve resumen de la tarea
- Objetivos o resultados esperados
- Propósito de la tarea
- Alcance de la tarea
- Herramientas o habilidades requeridas
- Requisitos de seguridad
- Instrucciones paso a paso para la tarea
- Resultado esperado en cada paso
En este ejemplo se muestra como se enseña Google Meet a los empleados utilizando una instrucción de trabajo:
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8 pasos para que puedas escribir instrucciones de trabajo claras y procesables
Quizás te sientas abrumado/a al momento de crear una instrucción de trabajo sobre todo cuando debes detallar y analizar múltiples pasos. No te preocupes, te aseguramos que al ejecutar estos simples pasos podrás escribir cualquier instrucción de trabajo sin ningún problema.
Paso 1: Selecciona una tarea o trabajo para la instrucción de trabajo
En primer lugar debes definir la tarea que vas a desarrollar en tu instrucción de trabajo, para asegurarte que conoces todos los pasos necesarios para realizarla. Así, podrás revisar las herramientas, materiales o referencias que requieres para crear la instrucción de trabajo.
Paso 2: Selecciona una herramienta para crear tu instrucción de trabajo
Es el momento de seleccionar la herramienta que utilizarás para desarrollar la instrucción de trabajo. Toma en cuenta que con esta herramienta el proceso de edición y formato debería ser más sencillo.
De igual forma, selecciona un medio al que la mayoría de los usuarios puedan tener acceso. Esto quiere decir, dejar a un lado el papel e ir a un formato digital que sea accesible en cualquier lugar y momento.
Venngage para los equipos encargados de Capacitación y Desarrollo te brinda herramientas flexibles y fáciles de usar, que te permiten diseñar instrucciones de trabajo en forma gráfica, aunque no tengas ninguna experiencia de diseño. Luego, en el momento que desees, podrás descargar tu trabajo en varios tipos de formatos de archivo, teniendo la posibilidad de compartirlo directamente con los empleados que se encuentren en línea.
Paso 3: Escribe un título y una introducción clara
Seguimos avanzando en el desarrollo de escritura, ahora explica sobre el proceso al cual pertenece la tarea. Después, describe brevemente el propósito de la tarea y el resultado deseado. Indica quién tiene la responsabilidad de ejecutar la tarea, para este caso es el trabajador.
Con respecto al título, debe estar relacionado con la tarea o el trabajo en sí. En esta plantilla de ejemplo, el título es: “Respondiendo a un comentario negativo de un cliente”:
Paso 4: Divide la tarea en pasos
Especifica y describe detalladamente los pasos que son fundamentales para completar la tarea. Indica los materiales que deben utilizarse en cada paso. Como un paso es proporcional a una acción, si se tiene más de una acción involucrada, será necesario otro paso.
Si al realizar la división de la tarea se tienen más de 10 pasos, es necesario subdividirlos en varios temas, como lo muestra este ejemplo:
Paso 5: Mejora los pasos
Luego que hayas definido todos los pasos que hacen parte de la tarea, comienza a agregar íconos, gráficos, ilustraciones e imágenes que servirán de apoyo a la información presentada en cada paso.
Tomar la decisión de incluir material visual en las instrucciones de trabajo, es lo mejor que puedes hacer, ya que no solo ayudará a captar la atención del usuario sino también a mejorar su aprendizaje. Usar imágenes que llamen la atención, sin duda permitirá que el lector capte mejor la información.
Usando Venngage, tendrás acceso a miles de plantillas gráficas que podrás utilizar y personalizar fácilmente de acuerdo a tus requerimientos. Con tan solo unos clics, desde el editor inteligente, podrás agregar imágenes, colores y fondos a tu diseño.
En el siguiente ejemplo, puedes ver una plantilla que utiliza los gráficos eficazmente, para mostrar el procedimiento paso-a-paso de cómo se navega en el sistema de gestión de empleados:
Paso 6: Da formato a tus instrucciones de trabajo
Después de la construcción y el desarrollo de contenido, debes dedicarte al formato. Asegúrate que todo sea coherente y que a lo largo del documento mantengas un mismo formato. Es decir, si inicias con una alineación en el medio, todo el texto debe tener este tipo de alineación en todo el documento.
Debes asegurarte que los pasos sigan una secuencia lógica, de ser posible que mantengan un orden numérico.
Utiliza negrita, cursiva o un color de fuente diferente para resaltar la información importante. De igual forma para diferenciar las secciones, utiliza tamaños de fuentes diferentes para los títulos y encabezados.
A continuación se muestra una plantilla que aplica lo anteriormente expuesto:
Paso 7: Corrige y simplifica el documento
Seguramente al llegar a este paso, ya tienes completa tu instrucción de trabajo. De todos modos, es necesario que hagas una revisión que te permita descubrir errores u omisiones que se hayan pasado por alto, y también puedas ir simplificando y abreviando detalles que no son necesarios; además de aclarar información ambigua.
Para una mejor comprensión y legibilidad de la información, es necesario reemplazar aquellas palabras complicadas y con varias sílabas, por palabras más cortas y sencillas. Las oraciones deben tener menos de 15 palabras.
Toda terminología específica o técnica que se utilice dentro del documento debe ser definida. Cuando describas cosas similares debes seguir un único término.
En este ejemplo, se utilizan viñetas y fragmentos de oraciones en lugar de oraciones completas que permiten que el documento sea más legible:
Paso 8: Prueba la instrucción de trabajo
En este momento, tu instrucción de trabajo se encuentra terminada. El siguiente paso es probar el documento.
Se realizarán pruebas para garantizar que la instrucción de trabajo pueda ser seguida y comprendida con facilidad. Un voluntario realizará la tarea siguiendo la instrucción de trabajo creada.
Si se detecta que algunas secciones necesitan de una mayor explicación o aclaratoria, deberás revisar y ajustar el documento.
Por el contrario, si no se presentó ninguna dificultad y pudieron seguir cada paso, obteniendo el resultado esperado al finalizar la tarea, quiere decir que tu instrucción de trabajo ha sido exitosa.
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Preguntas Frecuentes sobre las instrucciones de trabajo
¿Cuál es la diferencia entre procesos, procedimientos e instrucciones de trabajo?
El proceso está formado por un grupo de actividades o eventos a través de los cuales se logra un resultado. Por ejemplo, mediante un proceso de reclutamiento se contrata a un nuevo miembro del personal.
Por otra parte, el procedimiento se encarga de describir cómo se debe realizar un proceso. Siguiendo con el ejemplo del proceso de reclutamiento, este proceso está formado por varias actividades como buscar, preparar y convertir a los candidatos. Todas estas actividades son descritas en un procedimiento.
En cambio, las instrucciones de trabajo van al detalle y describen cómo debe ejecutarse cada actividad del proceso. Continuando con el mismo ejemplo del proceso de reclutamiento, se requieren instrucciones de trabajo con pasos para: la búsqueda del candidato, la preparación del candidato, entre otras.
Los procesos, procedimientos e instrucciones de trabajo son parte del sistema de gestión de calidad de una empresa. Este sistema se encarga de documentar todos los procesos comerciales con la finalidad de mejorar la satisfacción del cliente.
.¿Qué es una instrucción de trabajo estándar?
Una instrucción de trabajo estandarizada describe cómo ejecutar un procedimiento y transformarlo en un plan de acción por medio de lineamientos paso a paso. La instrucción de trabajo es diferente al procedimiento operativo estándar, ya que éste es una guía de acciones que se realizan para cumplir con un proceso.
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En conclusión: Escribir instrucciones de trabajo ayuda a estandarizar y mejorar los procesos comerciales..
Las instrucciones de trabajo garantizan que las tareas sean más precisas y eficientes, manteniendo la calidad y continuidad de los procesos comerciales. Utiliza Venngage para Capacitación y Desarrollo para crear de forma fácil y creativa las instrucciones de trabajo de tu empresa.