Por medio de instrucciones de trabajo claras, coherentes y precisas puedes mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo, conservar los estándares de calidad y guiar las capacitaciones, las evaluaciones y el rendimiento de los empleados. Estas instrucciones pueden aplicarse a la fabricación de un artículo específico en una fábrica, integrándose en un sistema de gestión para facilitar la organización y claridad en los procesos industriales.
A lo largo de esta guía, estudiaremos en detalle qué es una instrucción de trabajo, cómo se redacta correctamente, su propósito y beneficios.
Utilizando Venngage para capacitación y desarrollo tendrás la capacidad de crear instrucciones de trabajo detalladas y procesables, que serán de gran beneficio para los trabajadores y la empresa.
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- ¿Qué es una instrucción de trabajo?
- Tipos de instrucciones de trabajo
- ¿Por qué las instrucciones de trabajo son importantes?
- Beneficios de las instrucciones de trabajo
- ¿Qué debes incluir en una instrucción de trabajo?
- Estructura de una instrucción de trabajo
- Cómo crear una instrucción de trabajo efectiva
- Cómo gestionar tareas con instrucciones de trabajo
- Preguntas Frecuentes sobre las instrucciones de trabajo
¿Qué es una instrucción de trabajo?
Una instrucción de trabajo es un documento escrito con pasos claros y precisos que deben cumplirse para realizar una tarea en específico.
A continuación, te presentamos un ejemplo de una instrucción de trabajo que muestra los pasos detallados para registrar y aprobar una declaración de gastos de empleado.
Por medio de las instrucciones de trabajo se resume la manera correcta de llevar a cabo una actividad o tarea específica.
Las actividades y tareas forman parte de un proceso amplio, por lo tanto, es importante llevar a cabo los pasos de acuerdo a la secuencia definida para que todo pueda realizarse adecuadamente, sin afectar ningún aspecto del negocio.
Algunas veces, las instrucciones de trabajo reciben el nombre de guías de trabajo, job aids procedimientos operativos estándares. Aunque, actualmente las instrucciones de trabajo tienen diferencias marcadas entre las tres.
Ua instrucción de trabajo es obligatoria, a diferencia de una guía de trabajo, y ofrece mayor detalle que un procedimiento operativo estándar. Por otro lado, las instrucciones de trabajo forman parte de una de las categorías de job aids.
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Tipos de instrucciones de trabajo
Al crear instrucciones de trabajo efectivas, es fundamental considerar los diversos formatos que se pueden emplear, ya que cada formato puede impactar la claridad y comprensión del mensaje. Adaptar el formato al contenido y al público objetivo asegura que las instrucciones sean accesibles y fáciles de seguir.
Instrucciones escritas
Las instrucciones escritas son una forma clara y concisa de comunicar procedimientos dentro de una organización. Deben ser directas y fáciles de seguir, asegurando que cada paso esté claramente delineado. Para crear instrucciones efectivas, considera los siguientes elementos:
- Título descriptivo: El título debe reflejar el propósito de la instrucción y ser fácilmente identificable.
- Objetivo: Explica brevemente la finalidad de la instrucción para dar contexto al lector.
- Materiales necesarios: Enumera todos los materiales o herramientas requeridos para completar la tarea.
- Pasos detallados: Divide la tarea en pasos secuenciales claros. Usa un lenguaje sencillo y evita jerga técnica cuando sea posible.
- Consejos y advertencias: Incluye recomendaciones útiles y advertencias sobre errores o peligros.
- Imágenes o diagramas: Siempre que sea posible, incorpora elementos visuales que faciliten la comprensión de los pasos.
Además, es crucial destacar la importancia de la transición de documentos en papel a formatos digitales para mejorar la organización y acceso.
Siguiendo estos principios, podrás crear instrucciones que sean efectivas y fáciles de usar para todos los miembros del equipo.
Instrucciones visuales
Las instrucciones visuales son una herramienta poderosa para complementar las instrucciones escritas y mejorar la comprensión de los procedimientos. Utilizan gráficos como diagramas, imágenes, flujos de trabajo y vídeos para ilustrar los pasos de una tarea de manera clara y atractiva. Al incorporar visuales, se facilita el aprendizaje y la retención de información, especialmente para los aprendices visuales.
Consideraciones para crear instrucciones visuales efectivas:
- Claridad y sencillez: Las visuales deben ser simples y fáciles de entender. Evita sobrecargar las imágenes con texto o detalles innecesarios.
- Consistencia en el estilo: Mantén un estilo gráfico uniforme en todas las instrucciones visuales, incluyendo colores, tipografía y formato. La consistencia ayuda a los usuarios a seguir las instrucciones más fácilmente.
- Numeración de pasos: Al igual que en las instrucciones escritas, numerar los pasos o usar señales claras en las visuales puede guiar a los usuarios de forma lógica.
- Referencias cruzadas: Cuando sea apropiado, vincula las instrucciones visuales con las escritas, permitiendo que los usuarios cambien de formato para mayor claridad.
- Feedback de usuarios: Recoge opiniones sobre la efectividad de las instrucciones visuales para hacer ajustes en futuras versiones.
Integrar instrucciones visuales en tu documentación no solo mejora la comprensión, sino que también enriquece la experiencia de aprendizaje, haciéndola más accesible y amigable para todos los empleados.
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¿Por qué las instrucciones de trabajo son importantes?
Las instrucciones de trabajo son fundamentales para el éxito de toda empresa, ya que gracias a éstas se sostienen y respaldan los procesos de las actividades diarias de una empresa.
¿Cuál es el propósito de una instrucción de trabajo?
Cuando se crea una instrucción de trabajo, los empleadores garantizan que se implemente la mejor forma de hacer una tarea a través de una comunicación y comprensión clara.
De esta manera, se aseguran de obtener resultados coherentes en cuanto a las tareas o proyectos comunes, independientemente del encargado de hacerlos. Y como resultado, los procesos y operaciones comerciales siguen operando sin problemas.
¿Cuáles son los beneficios de una instrucción de trabajo?
Las instrucciones de trabajo ayudan a las empresas a continuar mejorando y perfeccionando sus procesos. A continuación te presentamos otros beneficios de las instrucciones de trabajo:
- Contribuyen a disminuir riesgos y evitar accidentes o errores. La gran mayoría de las instrucciones de trabajo se desarrollan luego de múltiples mejoras, es decir que definen la manera más segura y correcta de hacer un trabajo.
- A largo plazo ayudan a ahorrar tiempo. Por medio de las instrucciones de trabajo se puede lograr un entrenamiento completo para los empleados, el cual disminuye más adelante las posibilidades de perder tiempo en la corrección de errores.
- Ayudan a que se realicen mejoras continuas en los sistemas y procesos, lo que permite que los empleados con el tiempo realicen mejor su trabajo.
- Facilitando referencias de escenarios ideales que funcionan correctamente, las instrucciones de trabajo permiten a los empleados desarrollar su capacidad de resolver problemas y se convierten en una guía para la ejecución de acciones correctivas.
A continuación podemos revisar cómo una instrucción de trabajo puede utilizarse para optimizar el proceso de incorporación de nuevos empleados:
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¿Qué debes incluir en una instrucción de trabajo?
Cada instrucción de trabajo tiene una estructura y contenido determinada de acuerdo al trabajo que realiza. Pero, en su mayoría las instrucciones de trabajo se encuentran formadas de estas partes principales:
- Título y breve resumen de la tarea
- Objetivos o resultados esperados
- Propósito de la tarea
- Alcance de la tarea
- Herramientas o habilidades requeridas
- Requisitos de seguridad
- Instrucciones paso a paso para la tarea
- Resultado esperado en cada paso
En este ejemplo se muestra como se enseña Google Meet a los empleados utilizando una instrucción de trabajo:
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Estructura de una instrucción de trabajo
Una instrucción de trabajo es un documento que proporciona directrices y mejores prácticas para realizar procesos de trabajo de manera segura y eficiente. A continuación, se presentan los elementos clave que deben incluirse en la estructura de una instrucción de trabajo.
Título y introducción clara
El título de la instrucción de trabajo debe ser claro y conciso, reflejando el propósito y el alcance de la tarea o proceso que se describe. Una introducción efectiva proporciona un contexto breve y explica el objetivo de la instrucción de trabajo, ayudando a los empleados a entender la importancia de seguir los pasos indicados.
Por ejemplo, un título como “Procedimiento para la limpieza de equipos de laboratorio” seguido de una introducción que explique la importancia de mantener los equipos limpios para asegurar resultados precisos y evitar contaminaciones, establece claramente el propósito y la relevancia de la instrucción.
Pasos detallados
Los pasos detallados son el corazón de la instrucción de trabajo. Deben ser claros, concisos y fáciles de seguir, incluyendo todas las acciones necesarias para completar la tarea o proceso de manera segura y eficiente. Cada paso debe describir detalladamente la acción a realizar, así como cualquier información adicional relevante, como precauciones de seguridad o requisitos de equipo.
Es crucial que los pasos estén numerados y organizados de manera lógica, permitiendo a los empleados seguirlos fácilmente. Además, incluir imágenes, diagramas o ilustraciones puede ayudar a clarificar los pasos y hacer que la instrucción de trabajo sea más comprensible.
Por ejemplo, en una instrucción de trabajo para el ensamblaje de un dispositivo, cada paso podría incluir una imagen del componente a ensamblar, una descripción de la acción a realizar y cualquier herramienta necesaria. Esto no solo facilita la comprensión, sino que también reduce el riesgo de errores.
Cómo crear una instrucción de trabajo efectiva
Quizás te sientas abrumado/a al momento de crear una instrucción de trabajo sobre todo cuando debes detallar y analizar múltiples pasos. No te preocupes, te aseguramos que al ejecutar estos simples pasos podrás escribir cualquier instrucción de trabajo sin ningún problema.
Paso 1: Selecciona una tarea o trabajo para la instrucción de trabajo
En primer lugar debes definir la tarea que vas a desarrollar en tu instrucción de trabajo, para asegurarte que conoces todos los pasos necesarios para realizarla. Así, podrás revisar las herramientas, materiales o referencias que requieres para crear la instrucción de trabajo.
Paso 2: Selecciona una herramienta para crear tu instrucción de trabajo
Es el momento de seleccionar la herramienta que utilizarás para desarrollar la instrucción de trabajo. Toma en cuenta que con esta herramienta el proceso de edición y formato debería ser más sencillo.
Es importante considerar las políticas de la empresa al seleccionar herramientas digitales para crear instrucciones de trabajo. De igual forma, selecciona un medio al que la mayoría de los usuarios puedan tener acceso. Esto quiere decir, dejar a un lado el papel e ir a un formato digital que sea accesible en cualquier lugar y momento.
Venngage para los equipos encargados de Capacitación y Desarrollo te brinda herramientas flexibles y fáciles de usar, que te permiten diseñar instrucciones de trabajo en forma gráfica, aunque no tengas ninguna experiencia de diseño. Luego, en el momento que desees, podrás descargar tu trabajo en varios tipos de formatos de archivo, teniendo la posibilidad de compartirlo directamente con los empleados que se encuentren en línea.
Paso 3: Escribe un título y una introducción clara
Seguimos avanzando en el desarrollo de escritura, ahora explica sobre el proceso al cual pertenece la tarea. Después, describe brevemente el propósito de la tarea y el resultado deseado. Indica quién tiene la responsabilidad de ejecutar la tarea, para este caso es el trabajador.
Con respecto al título, debe estar relacionado con la tarea o el trabajo en sí. En esta plantilla de ejemplo, el título es: “Respondiendo a un comentario negativo de un cliente”:
Paso 4: Divide la tarea en pasos
Especifica y describe detalladamente los pasos que son fundamentales para completar la tarea. Indica los materiales que deben utilizarse en cada paso. Como un paso es proporcional a una acción, si se tiene más de una acción involucrada, será necesario otro paso.
Si al realizar la división de la tarea se tienen más de 10 pasos, es necesario subdividirlos en varios temas, como lo muestra este ejemplo:
Paso 5: Mejora los pasos
Luego que hayas definido todos los pasos que hacen parte de la tarea, comienza a agregar íconos, gráficos, ilustraciones e imágenes que servirán de apoyo a la información presentada en cada paso.
Tomar la decisión de incluir material visual en las instrucciones de trabajo, es lo mejor que puedes hacer, ya que no solo ayudará a captar la atención del usuario sino también a mejorar su aprendizaje. Usar imágenes que llamen la atención, sin duda permitirá que el lector capte mejor la información.
Usando Venngage, tendrás acceso a miles de plantillas gráficas que podrás utilizar y personalizar fácilmente de acuerdo a tus requerimientos. Con tan solo unos clics, desde el editor inteligente, podrás agregar imágenes, colores y fondos a tu diseño.
En el siguiente ejemplo, puedes ver una plantilla que utiliza los gráficos eficazmente, para mostrar el procedimiento paso-a-paso de cómo se navega en el sistema de gestión de empleados:
Paso 6: Da formato a tus instrucciones de trabajo
Después de la construcción y el desarrollo de contenido, debes dedicarte al formato. Asegúrate que todo sea coherente y que a lo largo del documento mantengas un mismo formato. Es decir, si inicias con una alineación en el medio, todo el texto debe tener este tipo de alineación en todo el documento.
Debes asegurarte que los pasos sigan una secuencia lógica, de ser posible que mantengan un orden numérico.
Utiliza negrita, cursiva o un color de fuente diferente para resaltar la información importante. De igual forma para diferenciar las secciones, utiliza tamaños de fuentes diferentes para los títulos y encabezados.
A continuación se muestra una plantilla que aplica lo anteriormente expuesto:
Paso 7: Corrige y simplifica el documento
Seguramente al llegar a este paso, ya tienes completa tu instrucción de trabajo. De todos modos, es necesario que hagas una revisión que te permita descubrir errores u omisiones que se hayan pasado por alto, y también puedas ir simplificando y abreviando detalles que no son necesarios; además de aclarar información ambigua.
Para una mejor comprensión y legibilidad de la información, es necesario reemplazar aquellas palabras complicadas y con varias sílabas, por palabras más cortas y sencillas. Las oraciones deben tener menos de 15 palabras.
Toda terminología específica o técnica que se utilice dentro del documento debe ser definida. Cuando describas cosas similares debes seguir un único término.
En este ejemplo, se utilizan viñetas y fragmentos de oraciones en lugar de oraciones completas que permiten que el documento sea más legible:
Paso 8: Prueba la instrucción de trabajo
En este momento, tu instrucción de trabajo se encuentra terminada. El siguiente paso es probar el documento.
Se realizarán pruebas para garantizar que la instrucción de trabajo pueda ser seguida y comprendida con facilidad. Un voluntario realizará la tarea siguiendo la instrucción de trabajo creada.
Si se detecta que algunas secciones necesitan de una mayor explicación o aclaratoria, deberás revisar y ajustar el documento.
Por el contrario, si no se presentó ninguna dificultad y pudieron seguir cada paso, obteniendo el resultado esperado al finalizar la tarea, quiere decir que tu instrucción de trabajo ha sido exitosa.
Cómo gestionar tareas con instrucciones de trabajo
La gestión de tareas mediante instrucciones de trabajo es un enfoque eficaz que permite a las organizaciones optimizar su flujo de trabajo y asegurar que cada miembro del equipo esté alineado con los objetivos comunes. Para gestionar tareas de manera efectiva usando instrucciones de trabajo, considera los siguientes pasos:
- Definición clara de tareas: Antes de crear instrucciones de trabajo, es fundamental definir claramente las tareas que se deben realizar. Esto incluye identificar los objetivos específicos, el alcance y las expectativas relacionadas con la tarea.
- Desarrollo de instrucciones de trabajo: Basándose en las tareas definidas, crea instrucciones de trabajo detalladas que sigan los principios mencionados anteriormente, asegurando que sean claras y concisas. Incluye todos los elementos necesarios como materiales, pasos detallados y consejos útiles.
- Asignación de tareas: Una vez que las instrucciones de trabajo están listas, asigna las tareas a los miembros del equipo adecuados. Asegúrate de que cada persona tenga acceso a las instrucciones relevantes y entienda su papel en el proceso.
- Seguimiento del progreso: Implementa un sistema para rastrear el avance de las tareas. Esto puede incluir reuniones regulares de actualización o el uso de herramientas de gestión de proyectos que permitan a los equipos ver el estado de las tareas en tiempo real.
- Revisión y retroalimentación: Al completar las tareas, es crucial revisar los resultados y proporcionar retroalimentación. Esto no solo ayuda a identificar áreas de mejora, sino que también proporciona oportunidades de aprendizaje para todos los involucrados.
- Actualización de instrucciones: Finalmente, con base en la retroalimentación recopilada, actualiza las instrucciones de trabajo según sea necesario. Este proceso continuo de evaluación y mejora asegura que las instrucciones de trabajo sigan siendo relevantes y efectivas en el tiempo.
Al seguir estos pasos, las organizaciones pueden gestionar tareas de manera más eficiente y garantizar un alto nivel de calidad y consistencia en la ejecución de las mismas.
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Preguntas Frecuentes sobre las instrucciones de trabajo
¿Cuál es la diferencia entre procesos, procedimientos e instrucciones de trabajo?
El proceso está formado por un grupo de actividades o eventos a través de los cuales se logra un resultado. Por ejemplo, mediante un proceso de reclutamiento se contrata a un nuevo miembro del personal.
Por otra parte, el procedimiento se encarga de describir cómo se debe realizar un proceso. Siguiendo con el ejemplo del proceso de reclutamiento, este proceso está formado por varias actividades como buscar, preparar y convertir a los candidatos. Todas estas actividades son descritas en un procedimiento.
En cambio, las instrucciones de trabajo van al detalle y describen cómo debe ejecutarse cada actividad del proceso. Continuando con el mismo ejemplo del proceso de reclutamiento, se requieren instrucciones de trabajo con pasos para: la búsqueda del candidato, la preparación del candidato, entre otras.
Los procesos, procedimientos e instrucciones de trabajo son parte del sistema de gestión de calidad de una empresa. Este sistema se encarga de documentar todos los procesos comerciales con la finalidad de mejorar la satisfacción del cliente.
¿Qué es una instrucción de trabajo estándar?
Una instrucción de trabajo estandarizada describe cómo ejecutar un procedimiento y transformarlo en un plan de acción por medio de lineamientos paso a paso. La instrucción de trabajo es diferente al procedimiento operativo estándar, ya que éste es una guía de acciones que se realizan para cumplir con un proceso.
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En conclusión: Escribir instrucciones de trabajo ayuda a estandarizar y mejorar los procesos comerciales..
Las instrucciones de trabajo garantizan que las tareas sean más precisas y eficientes, manteniendo la calidad y continuidad de los procesos comerciales. Utiliza Venngage para Capacitación y Desarrollo para crear de forma fácil y creativa las instrucciones de trabajo de tu empresa.