¿Qué es una estructura organizacional? [+Consejos y ejemplos]

By Joan Ang, Jun 24, 2022

what is organizational structure

Una estructura organizacional es un sistema de reglas y relaciones que rigen la forma en que trabaja una organización. Hay diferentes tipos de estructuras, pero las más comunes son la estructura funcional, la divisional, la matricial y la plana.

Cada una tiene sus pros y sus contra, así que es muy importante que elijas la correcta para tu empresa o negocio.

En este artículo, aprenderemos sobre los sistemas de gerencia y veremos los diferentes tipos de estructuras organizacionales, así como también te ayudaremos con algunas sugerencias y plantillas para que puedas elegir cuál es la indicada para ti.

¿Aún no sabes cómo visualizar una estructura organizacional? Con el creador de organigramas de Venngage, puedes crear diagramas para distintos departamentos en minutos.

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¿Qué es una estructura organizacional?

Una estructura organizacional define cómo opera una compañía. Cada una de las diferentes divisiones de la organización representa un rol específico. Así que esta determina cómo se distribuye la autoridad y las decisiones de poder, cómo se trabaja y cómo fluye la información.

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 Además, el estudio del comportamiento organizacional es fundamental. En su nivel más básico, éste examina el impacto de los factores sociales y ambientales que influyen en el comportamiento de los individuos o grupos. 

Una estructura organizacional bien diseñada y con éxito describe cómo interactúan, cómo se comunican y cómo colaboran las personas. Lo que ayuda a que las empresas funcionen con fluidez y eficacia, como puedes ver en este gráfico de estructura interna.

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Hay muchos tipos diferentes de estructuras organizacionales, que se guían por un determinado comportamiento, y cada una tiene sus propias ventajas e inconvenientes. 

Pero todas tienen el mismo objetivo: ayudar a la empresa a funcionar como un reloj. La mejor estructura organizacional para tu empresa dependerá de tus necesidades y circunstancias particulares.

La importancia de una estructura organizacional de una empresa

Una estructura organizacional es clave en el mundo empresarial actual porque todo lo demás en la empresa depende de ella. 

Dado que define cómo se dividen, organizan y coordinan formalmente las responsabilidades de los puestos de trabajo, si el organigrama no está adecuadamente elaborado, todo el sistema organizativo fracasará.

Una estructura organizacional burocrática en organismos gubernamentales, unidades de negocio o empresas privadas posee una cadena de mando bien definida y procedimientos operativos bien delimitados. Tanto en el sector público como en el privado, es una estructura administrativa basada en políticas, normas y jerarquía.

Cuando se trata del crecimiento y el éxito de las pequeñas y grandes empresas, la estructura organizacional también juega un papel esencial. Es mucho más probable que los empleados comprendan lo que se espera de ellos cuando existe un sistema. La estructura puede definir quién es el o la responsable de cada equipo y a quién pueden dirigirse los empleados. 

Los organigramas existen para que todo el mundo entienda su papel en la unidad de negocio en todo momento, como puedes ver en el siguiente ejemplo.

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¿Cuáles son los tipos de estructuras organizacionales?

Existen cuatro tipos de estructuras organizacionales: estructura funcional, estructura divisional, estructura matricial y estructura plana.

En una estructura funcional, los departamentos o unidades se organizan en torno a las competencias esencialmente necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.

La corporación se organiza en divisiones basadas en líneas de productos o segmentos de clientes en una estructura divisional, como la que se muestra a continuación.

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Los jefes de departamento en una estructura matricial tienen más de una línea jerárquica, lo que incluye tanto a las personas que dirigen, como a las líneas de responsabilidad. Dependiendo de las exigencias y prioridades del proyecto, puede ser posible “cambiar” de un jefe a otro.

Los empleados de una estructura plana tienen pocos o ningún subordinado que gestionar y no dependen directamente de un jefe.

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6 elementos claves de la estructura organizacional

De acuerdo al comportamiento organizacional, estos elementos son: la división departamental, la cadena de mando, el ámbito de control, la centralización o descentralización, la especialización del trabajo y el grado de formalización (Bobbins, Judge y Campbell, 2012).

  1. Especialización del trabajo o división del trabajo

Esta se refiere al grado en que las operaciones de una organización se dividen en funciones separadas. La especialización del trabajo aumenta la eficiencia y la producción, pero también aumenta el aburrimiento, el cansancio y el estrés, así como el bajo rendimiento, la mala calidad, el aumento del absentismo y la alta rotación. La tendencia a la especialización ha cambiado a medida que más personas se dan cuenta de que ampliar el alcance de las tareas laborales puede aumentar la productividad.

  1. División departamental

Esta se refiere al proceso por medio del que se agrupan los trabajos. Puede hacerse por función, producto, geografía, proceso o cliente. La departamentalización funcional divide las tareas en categorías basadas en las funciones que realizan, como ingeniería, contabilidad o recursos humanos.

  1. Cadena de mando

Es una línea continua de autoridad que va desde la cúspide de la organización hasta la base, definiendo quién informa a quién. La autoridad y la unidad de mando están relacionadas con el concepto de cadena de mando. El derecho de un jefe a dar órdenes y esperar a que se cumplan se denomina autoridad.

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  1. Alcance del control

Es la cantidad de empleados que puede dirigir un solo directivo. Un ámbito de control estrecho fomenta un entorno de trabajo más íntimo y práctico y gestiona sólo un pequeño número de empleados. Un ámbito de control amplio pone a numerosos empleados bajo cada directivo, suponiendo que las tareas y los procesos diarios están claramente definidos. El ámbito de control óptimo variará en función de cada situación.

  1. Centralización

Se refiere a la toma de decisiones concentrada en un único lugar de la organización. La alta dirección toma las decisiones cruciales en una estructura centralizada con poca o ninguna participación de los empleados de nivel inferior. Por otra parte, una estructura descentralizada, le permite a los empleados de niveles inferiores hacer aportaciones o incluso tomar decisiones.

  1. Formalización

Ayuda a la creación de procesos, relaciones y procedimientos operativos; lo que perfila los procedimientos, las normas y los deberes de los empleados individuales, las unidades, los grupos, los equipos y la empresa en su conjunto.

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¿Cuál es la mejor estructura organizacional para cada tipo de empresa?

En diferentes tipos de empresas pueden haber diferentes estructuras.

Por ejemplo, una estructura organizacional funcional quizás no sea la indicada para una compañía con muchos productos o servicios porque no mostraría cómo están distribuidos y relacionados.

En este escenario, una estructura divisional podría ser más apropiada para mostrar dichas conexiones.

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Sin embargo, si la empresa sólo vende una línea de productos o servicios y emplea a un número reducido de personas (digamos, menos de 100), es probable que una estructura plana, como la del ejemplo siguiente, sea la mejor opción, ya que permite a los empleados comunicarse fácilmente entre sí y con los supervisores.

Cuando una organización exige cambios o se producen dificultades, la estructura organizativa debe actualizarse.

Por ejemplo, si un líder desea hacer cambios en su estructura para responder mejor a las necesidades cambiantes de los consumidores, puede pasar de una estructura funcional a una matricial. 

Cuando los líderes descubren que el personal pasa demasiado tiempo en reuniones o lidiando con asuntos internos en lugar de ejecutar sus tareas, pueden considerar el cambio de una estructura divisional a una plana.

Dependiendo de las exigencias de la empresa, una estructura organizacional también puede ser una mezcla de dos o más tipos. 

Incluso es fundamental que los directores de proyecto o los equipos de gestión examinen su cultura para aplicar los cambios necesarios. Estos cambios de diseño comienzan con las acciones que mejor encajan con la cultura en lugar de lo que tiene sentido desde una perspectiva puramente económica.

Las organizaciones deben seleccionar las técnicas de gestión del cambio que les permitan alcanzar las culturas deseadas y, al mismo tiempo, implantar con éxito los nuevos diseños.

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Consejos para implementar una estructura organizacional corporativa

  1. Define la estructura y niveles de la estructura organizacional

La primera etapa en la creación de estructuras organizacionales es designar los niveles de gestión y de los empleados. Esto incluye la creación de niveles de gestión y enlaces de información, procesos y flujos de trabajo interfuncionales, y líneas claras de autoridad y responsabilidad que permitan al personal detectar y solucionar los problemas antes de que se conviertan en un problema.

  1. Desarrolla una declaración de filosofía

Cuando se diseña las estructuras organizativas, la filosofía de la empresa debe estar claramente articulada. La filosofía define las ideas motrices del funcionamiento de la empresa y debe expresarse en un lenguaje sencillo que todos puedan comprender. Los empleados deben entender el tipo de empresa para la que trabajan para saber qué acciones se les exigirán en todo momento.

  1. Elige las opciones en función de la flexibilidad y la eficacia

La estructura organizativa que elijas debe basarse en lo que mejor funcione para tu empresa, de acuerdo a tus exigencias y objetivos específicos. Hay que tener todo en cuenta a la hora de desarrollar una estructura para garantizar que todos los empleados comprendan su posición en la empresa. Las necesidades, el clima empresarial competitivo, la cultura, los patrones y procesos de comunicación, las capacidades de los trabajadores y el tamaño de la empresa son elementos a tener en cuenta.

  1. Prepara a los gerentes para sus nuevos roles

Debido a que los directivos son los encargados de asignar los recursos dentro de las unidades, deben estar muy involucrados en el desarrollo de las estructuras organizativas. Deben tener siempre presente cómo van a interactuar los empleados entre sí cuando realicen actividades, así como el impacto que tendrán en su función los cambios en la estructura orgánica.

  1. Comunica los cambios con claridad y frecuencia

Los cambios en la estructura influyen en todos los miembros de la organización, por lo que es fundamental transmitirlos con claridad y frecuencia. Los empleados tendrán más éxito en el cumplimiento de sus obligaciones si comprenden mejor las estructuras organizacionales. Esto no sólo mejorará la moral de los empleados, sino que también creará un trabajo en equipo más sólido al ayudar a los trabajadores a gestionar adecuadamente su tiempo y realizar las tareas según sus necesidades.

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Cómo crear una estructura organizacional con Venngage

Cuando creas una estructura organizacional, debes tener en cuenta numerosos componentes críticos como el diseño, el organigrama, las descripciones de los puestos de trabajo y los flujos de trabajo. Venngage ofrece una selección de plantillas para que puedas elegir, como el ejemplo a continuación.

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  1. Regístrate para crear una cuenta gratis.
  2. Haz clic en Plantillas en el panel de control o en Home, y luego en Diagramas en el panel izquierdo para ver una lista de los numerosos tipos de diagramas y gráficos que podrás hacer, incluido un Organigrama.

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  1. Elige una plantilla que se ajuste a tus necesidades. Esto te llevará al lienzo, donde podrás ajustar y editar tu gráfico como quieras con las numerosas herramientas disponibles.

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  1. Puedes guardar tu trabajo en tu dispositivo si tienes una cuenta Premium o Negocios. Solo tienes que hacer clic en Descargar en el panel de menú superior derecho y seleccionar PNG, PNG HD o PDF si tienes una cuenta Premium. O un PDF interactivo, PPT o HTML si tienes una cuenta Negocios. También puedes añadir tu marca utilizando la herramienta Mi Kit de Marca. Además, con la función de colaboración en tiempo real, podrás invitar a los miembros del equipo para crear un diagrama más eficaz.

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Venngage también tiene una función para empresas llamada Mi Kit de Marca que te permite añadir el logo de tu empresa, la paleta de colores y las fuentes a todos tus diseños en un solo clic.

Por ejemplo, puedes hacer que la plantilla de la estructura de tu organización refleje el diseño de tu marca cargando el logo de tu marca, las fuentes y la paleta de colores por medio de la función de marca de Venngage.

Las plantillas de Venngage no sólo son gratuitas y están diseñadas profesionalmente, sino que también están adaptadas a varios casos de uso y sectores para que se ajusten a sus necesidades y requisitos exactos.

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Una cuenta empresarial también incluye la función de colaboración en tiempo real, para que puedas invitar a los miembros de tu equipo a trabajar simultáneamente en un proyecto.

Venngage te permite compartir tu diseño de estructura organizativa en línea, así como descargarlo como archivo PNG o PDF. De este modo, tu diseño estará siempre listo para tu presentación.

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¿Cuáles son los pros y los contras de las distintas estructuras organizacionales?

La estructura organizacional que elija una organización tendrá sus ventajas y desventajas.

Al no haber líneas de información entre los grupos, una estructura funcional es ideal para los departamentos que colaboran estrechamente, pero es ineficiente para gestionar segmentos de productos o clientes. Puede hacer que las personas dediquen más tiempo a asuntos internos que a su trabajo real.

Las grandes organizaciones pueden beneficiarse de las estructuras divisionales, ya que pueden organizarse por línea de productos o segmento de mercado, lo que da lugar a una clara cadena de información. Sin embargo, si no se maneja adecuadamente, puede dar lugar a silos, lo cual es un problema cuando las divisiones separadas compiten entre sí en lugar de colaborar.

Los empleados pueden ser asignados a varios proyectos al mismo tiempo, y las responsabilidades de información se distribuyen entre diferentes supervisores, gracias a las estructuras matriciales. Por otra parte, los empleados pueden sentirse tironeados en demasiadas direcciones e incapaces de concentrarse en una sola tarea.

Las empresas o equipos más pequeños se benefician de una estructura orgánica plana, ya que todo el mundo puede aportar su granito de arena y estar cerca del jefe. Además, los empleados pueden creer que carecen de los recursos de las organizaciones más grandes y que no tienen la experiencia o la autoridad necesarias para aportar valor de forma eficaz.

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Mejora tu estructura organizacional con Venngage

Venngage hace fácil el proceso de diseño de gráficos, diagramas, diagramas de flujo y procesos ofreciendo una variedad de plantillas y características. 

Las plantillas que proporcionamos pueden ser utilizadas por líderes y gerentes para crear las estructuras que mejor se adapten a los objetivos de una organización y a sus recursos disponibles.