¿Qué es el ciclo PDCA? Más de 14 plantillas para comenzar

Tanto la mejora de procesos como la gestión del cambio son tareas críticas pero difíciles para cualquier organización. Sin embargo, seguir un sistema de mejora de procesos puede ayudar, y muchas empresas confían en el ciclo PDCA para hacer que todo funcione. Vamos a explorar y revisar los detalles del PDCA y cómo las organizaciones pueden usar herramientas de comunicación visual como: infografías, listas de verificación, posters y muchas más para que su equipo de trabajo pueda enfrentar la disrupción. Aprende cómo usar Venngage para aplicar elementos visuales a tus materiales de capacitación y desarrollo de empleados y a la mejora de procesos —no necesitas tener experiencia en diseño.

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¿Qué es el ciclo PDCA?
Ventajas y desventajas del PDCA
¿Cómo puedes utilizar el ciclo PDCA?
Cómo puedes usar la comunicación visual en el proceso de PDCA

¿Qué es el ciclo PDCA?

Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, (o PDCA por sus siglas en inglés), es un modelo para la mejora continua de procesos. El ingeniero y consultor de gestión W. Edwards Deming lo desarrolló en la década de 1950, y usó la palabra “Estudio” en lugar de la palabra “Verificar”. A este ciclo se le conocía como la rueda de Deming o el ciclo de Deming; pero luego los ingenieros japoneses lo modificaron a la versión actual, conocida como el ciclo PDCA.

El ciclo PDCA es útil para diversas necesidades de negocios como los lanzamientos de nuevos productos, la reforma de procesos importantes y cualquier proceso o cambio que se haya introducido en la organización.

Ahora vamos mirar los pasos más de cerca:

Planificar: Identificar el problema o la situación en la que te vas a enfocar
Hacer: Formular y probar las posibles soluciones al problema
Verificar: Examinar los resultados de cada prueba (y algunas veces, cambiar los parámetros y probar nuevamente)
Actuar: Implementar la solución que mejor se ajusta a tus necesidades

El nombre y la forma del ciclo de PDCA implica que es algo continuo. Así como una rueda permanece rodando, el ciclo PDCA está diseñado para que empiece de nuevo, identifique cualquier problema que aparezca en tu proceso y revise cada paso nuevamente.

Conoce más sobre cómo desarrollar procedimientos operativos estándar luego de completar tu ciclo PDCA.

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¿Cuáles son las principales ventajas y desventajas de un ciclo PDCA?

El marco de trabajo de gestión de cambio del ciclo PDCA es una forma sencilla de comprender la mejora de los procesos, pero tal vez no sea el correcto para todas las organizaciones. Así que, ¿cuáles son algunos de sus principales pros y contras?

Ventajas

Es fácil de entender
Permite que pruebes múltiples soluciones
Tiene un gran potencial para las innovaciones exitosas

Desventajas

Consume mucho tiempo, por lo que no es ideal para las crisis que necesitan soluciones rápidas
Requiere compromiso constante, lo cuál puede aumentar la fatiga por el cambio
Podría ser demasiado simplista para cambios organizacionales a gran escala

Confiar en el ciclo de PDCA para realizar cambios organizacionales a gran escala requiere del empleo de un marco de trabajo para considerar cada parte del negocio, lo que significa que el ciclo se repetirá constantemente. Dependiendo del alcance del cambio y del tamaño de tu organización, esto podría ser poco realista.

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¿Cómo se usa el ciclo PDCA?

Para sacarle el mayor provecho a cualquier herramienta necesitas utilizarla de la forma correcta, y esto aplica también para el ciclo de planificar-hacer-verificar-actuar. Vamos a explorar algunos posibles resultados del ciclo PDCA y ejemplos que puedes usar en tu empresa.

Plan de mejora de PDCA para el servicio de atención al cliente

Esta plantilla presenta de forma detallada cómo un departamento de atención al cliente puede usar el PDCA para mejorar sus procesos. Puedes personalizar este plan para los equipos de atención al cliente de tu empresa, o para cualquier proyecto de mejora de procesos o gestión de cambios que pueda surgir.

Observa como el uso de íconos e ilustraciones puede ayudar a visualizar la información y al mismo tiempo, darle vida al plan. Si quieres cambiar cualquier ícono, solo haz doble clic en uno y elige la alternativa que prefieras:

Ejemplo de ciclo de PDCA para marketing

El SEO y el marketing de contenido es prácticamente igual a un ciclo PDCA continuo. Y esto se debe a que si tratas de llevar tráfico orgánico a tu sitio web, debes revisar tus números constantemente, intentar cosas nuevas y decidir qué es lo que funciona mejor.

A continuación te presentamos un ejemplo de cómo puedes aplicar el ciclo PDCA para aumentar el tráfico de tu sitio web:

Planificar: Corrige el tráfico bajo, creando contenido importante en tu sitio web
Hacer: Explora nuevos métodos, como: marketing por correo electrónico, red
Verificar: Revisa los resultados de cada método, identificando cuáles han aumentado más el tráfico.
Actuar: Dependiendo de los resultados, implementa nuevos métodos permanentemente. Si ninguno fue suficiente, comienza el proceso otra vez. Y si adoptas alguno de los métodos nuevos, continúa aplicando el ciclo PDCA para optimizar estos métodos.

Utiliza esta lista de verificación de marketing para optimizar tu SEO y el contenido de las redes sociales como parte de tu compromiso continuo con el PDCA.

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Ejemplo de ciclo PDCA para la contratación

Si tu organización está teniendo dificultades para contratar los empleados correctos; el problema puede estar relacionado a tu proceso de incorporación.

Revisemos cómo podrías abordar un problema de contratación y a la vez mejorar la experiencia de los nuevos empleados utilizando el PDCA:

Planear: Examina el proceso de entrevista, el proceso de contratación y de incorporación.
Hacer: Identifica las mejores fuentes de buenos candidatos para los diversos tipos de trabajo, prueba con procesos de investigación e implementa nuevos materiales para la incorporación.
Verificar: Compara la efectividad y el éxito de las nuevas contrataciones en cada nuevo aspecto del proceso de contratación y revisa los aspectos del paso previo, de ser necesario.
Actuar: Solidifica los cambios o revisa lo que has experimentado y empieza de nuevo.

Si tu empresa depende del empleo de posters o publicaciones en las redes sociales para alertar a las personas interesadas en las ofertas de trabajo, puedes implementar algunas pruebas A/B, creando diferentes versiones de los posters para ver a qué tipos de candidatos les atrae cada versión.

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Ejemplo de ciclo PDCA para la capacitación y el desarrollo de empleados

El ciclo PDCA y las herramientas visuales son perfectas para el desarrollo y la capacitación de los empleados. Y el argumento comercial para mejorar las herramientas de desarrollo de sus empleados es claro: una encuesta de LinkedIn encontró que el 94% de los trabajadores permanecerá más tiempo en una empresa que invierte en ayudarlos a aprender y a ser mejores.

Aprende cómo aplicar el ciclo PDCA para elaborar un programa de entrenamiento:

Planificar: Entrena al departamento de ventas sobre la nueva herramienta para la gestión de clientes
Hacer: Identifica cuál es el método y el momento ideal para entrenar a todo el departamento y/o a cada miembro del equipo
Verificar: Compara cómo los empleados individuales adoptaron el material para determinar si un método de entrenamiento resulta mejor que el otro
Actuar: Si ninguno de los métodos te ofrece resultados suficientes, empieza el proceso de nuevo; si un método es un claro ganador, puedes implementarlo en todo el equipo y empezar el ciclo PDCA utilizando el mismo método para otros tipos de entrenamiento en la organización.

Aunque esta checklist para la evaluación del entrenamiento fue creada para un centro de atención médica, puedes personalizarla muy fácilmente para hablar sobre las competencias individuales del entrenamiento de tu personal de ventas en una nueva plataforma de CRM.

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Cómo puedes utilizar la comunicación visual en el proceso de PDCA

Aunque el PDCA es un marco de trabajo relativamente sencillo, cada paso requiere de un enfoque único para aprovechar al máximo el método de mejora de procesos. Y aquí es donde las herramientas de comunicación visual como: infografías, checklists, líneas de tiempo y muchas otras pueden ser útiles.

A continuación te mostramos algunas formas adicionales de utilizar la comunicación visual en tu proceso PDCA.

Checklists para PDCA

Las checklists sirven a través de todo el proceso de PDCA para asegurarte de que las tareas sean completadas, bien sea que estés identificando problemas o probando soluciones.

Monitorea las tareas interdepartamentales durante tu proceso PDCA usando esta plantilla de checklist. Puedes actualizar los equipos y las tareas para que se adapten a tus necesidades.

Esta plantilla de lista de verificación es perfecta para las organizaciones que tienen que manejar muchas tareas y procesos laborales mientras se mueven en el ciclo PDCA. ¿No tienes suficiente espacio? Con Venngage puedes agregar más páginas rápida y fácilmente.

Una checklist como esta es perfecta para ayudarte a identificar los obstáculos y las fallas que se han presentado en tus procesos, y puedes utilizarla para registrar las reuniones, luego de cada paso importante del ciclo PDCA.

Cronogramas y líneas de tiempo para PDCA

Uno de los contratiempos más grandes de utilizar PDCA para mejorar los procesos es que puede tomar demasiado tiempo, y por su naturaleza cíclica, resulta difícil saber cuándo has terminado. Mantén a tu equipo encaminado creando cronogramas y líneas de tiempo.

Establece los hitos principales con intervalos que tengan sentido para tu organización. Por ejemplo, cuando revisamos el plan de nuestro departamento de recursos humanos para actualizar su proceso de contratación, cada contratación nueva podría representar un hito principal y los elementos individuales podrían ser aplicados a competencias específicas que deberían obtener en el proceso de incorporación.

Una plantilla para línea de tiempo de un proyecto como la que se muestra a continuación es perfecta cuando el proceso PDCA afectará a muchos equipos o funciones dentro de una empresa u organización.

Mantén al equipo al día sobre donde te encuentras en el proceso de PDCA, monitoreando y compartiendo los hitos principales, usando esta infografía de línea de tiempo.

Diagramas de flujo y de procesos para PDCA

Los diagramas de procesos y de flujo son una excelente forma de entender tus operaciones actuales. En algunos casos, podrías identificar fallas de inmediato, pero en todo caso, visualizar los procesos existentes es crucial para mejorarlos.

Esta plantilla para diagrama de flujo puede ayudarte a diagnosticar y a diagramar muchos procesos en tu organización, y si usas el Creador de diagramas de flujo de Venngage, puedes agregar o quitar puntos muy fácilmente.

Si usamos nuestro ejemplo anterior de SEO, este diagrama de espina de pescado de un proceso de producción podría cambiarse para visualizar los pasos que toma el equipo de marketing para identificar la temática de los contenidos.

Una empresa de manufactura que está buscando implementar el PDCA podría utilizar un árbol de decisiones de un producto como este para tomar una decisión basándose en los datos, en los pasos de: Hacer, Verificar y Actuar.

Infografías para PDCA

Las infografías pueden ayudar a que las empresas implementen el modelo de PDCA, permitiéndoles visualizar datos, comparar las posibles soluciones y mucho más.

Puedes usar esta plantilla para infografía estadística para visualizar cualquier punto de datos que se haya generado durante el segmento de Verificar en tu proceso de PDCA.

Ahora te mostraremos otro ejemplo de cómo las empresas podrían utilizar las infografías para tomar decisiones basadas en los datos dentro de un marco de trabajo de PDCA.

Compara y contrasta los méritos relativos de las soluciones cuando no tengas números sólidos para informar una infografía estadística. Puedes revisar con tu equipo los pros y los contras de cada solución propuesta hasta llegar a la opción que se adapte mejor.

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En resumen: Aplica elementos visuales a tu modelo PDCA para lograr una gestión del cambio y una mejora de procesos efectiva

Elementos visuales como: las infografías, las listas de verificación, los diagramas de proceso, los diagramas de flujo y muchos más, son los compañeros perfectos para el proceso PDCA.

Ayuda a que tu equipo pueda visualizar los problemas, a identificar las soluciones y a decidir cómo avanzar, usando las soluciones para la capacitación y desarrollo de equipos de Venngage. Puedes comenzar gratis.