Comunicación Efectiva para la Gestión de Cambios: Infografía para el Liderazgo Transformador

By Monica Alarcon, May 06, 2021

gestión de cambios header

Desde las primeras pinturas rupestres humanas hasta las vallas publicitarias y los pop-ups digitales de hoy, los elementos visuales siempre han sido poderosas herramientas de comunicación.

Los elementos visuales juegan un rol importante en la comunicación ofreciendo representaciones simplificadas de las cosas complejas — algo así como una especie de notas de referencia para tu cerebro.

Aunque los líderes empresariales modernos ya no tienen que usar pinturas rupestres como hace mucho tiempo atrás, es cierto que un liderazgo efectivo en la gestión de cambios requiere más que simplemente habilidades de gestión.

Debes saber cómo motivar, educar y comunicarte de forma clara y precisa.

A continuación te mostramos lo que necesitas saber hoy al usar elementos visuales para liderar a tu equipo hacia el cambio.

Haz clic para ir a cada sección:

 

¿Por qué la gestión de cambios es tan difícil?

El cambio puede dar algo de miedo. Un cambio organizacional dependerá de la aprobación de todos los accionistas, pero quizás los gerentes sean los más importantes. Cuando ocurren cambios en el trabajo; los empleados buscan a sus gerentes para que los guíen, los alienten y les ayuden a decidir cómo afrontar dichos cambios.

Establecer lineamientos y métricas claras que promuevan y midan el éxito del esfuerzo del cambio fortalece a los gerentes para que puedan ofrecer un liderazgo excepcional a sus colaboradores.

Incluso, las comunicaciones sobre tu iniciativa de cambio se transmiten mejor cuando los miembros de tu equipo de gestión las comunican directamente a sus subordinados. De ese modo, tus empleados reciben la información necesaria de una cara familiar en la organización en lugar de toparse con un ejecutivo desconocido.

Tema relacionado: Proceso de gestión de cambios: Ganar la aceptación y superar la resistencia usando infografías

 

El qué y el por qué del cambio organizacional

Si quieres que se comprometan con tu iniciativa de cambio, debes ser capaz de explicarles lo que estás haciendo y por qué es importante para el futuro de tu organización. ¿Tratarás de venderles tu gran idea con un correo electrónico estéril o algún pesado comunicado de prensa? Esperamos que no sea así.

Si intentas crear una coalición alrededor de tu idea, debes transmitir el entusiasmo que sientes y hacer que se refleje la forma como lo presentas.

Hacer que el cambio organizacional sea fácil para los empleados: ¿Qué hay para mí en todo esto?

Tu iniciativa de cambio conseguirá el éxito o fracasará, de acuerdo al entusiasmo, inversión y compromiso de todas las partes interesadas. Tomarte el tiempo de comunicar explícitamente cómo beneficiará ese cambio a las partes interesadas, es crucial para crear consenso.

Ahora que saben lo que estás planeando hacer y por qué el cambio es necesario e importante para la organización, debes ir un paso más allá. Invertir en el cambio a nivel individual requiere de un nivel de conexión personal con los objetivos, al cual se le conoce como el factor “¿Qué hay para mí en todo esto?”.

El gráfico a continuación muestra un ejemplo de un documento que enumera las razones por las cuales los empleados deberían usar una firma de correo electrónico.

gestión de cambios 1


 

En vez de pedirle a tus empleados que analicen las notas de la última reunión o pedirle a un colega algunas aclaraciones, ¿por qué no les enseñas un gráfico colorido?

Cuando muestras las motivaciones que llevan al cambio de forma concisa en un formato fácil de leer, no hay excusa para que no sepan lo qué está ocurriendo o el por qué. Un gráfico como este puede ser muy efectivo si lo exhibes cerca de las áreas de tráfico comunes de los empleados.

Emplear un plan de comunicación para guiar a un equipo a través del cambio

gestión de cambios 2


 

Los líderes efectivos saben lo importante de mantener las líneas de comunicación abiertas. Al establecer un plan de comunicación, los líderes pueden mejorar la forma en que sus equipos comparten la información. Este gráfico ofrece un ejemplo colorido, bien organizado y fácil de entender.

¿Alguna vez has tenido una pregunta, pero no tienes idea de a quién preguntar?

No pierdas tiempo precioso. Cuando estableces un plan de comunicación que define de forma clara de dónde procede la comunicación sobre la iniciativa de cambio y a cuál de las partes interesadas deben comunicarse, podrás responder a preguntas críticas incluso antes de que sean formuladas.

De hecho, si estás en medio de la creación de equipos de gestión del cambio, un plan de comunicación será mucho más valioso; ya que tus empleados necesitaran saber a quién recurrir para compartir ideas, hacer una pregunta, expresar inquietudes éticas, presentar quejas, compartir o recibir algún comentario.

La eficiencia en el nivel organizacional proviene de una planificación cuidadosa. Puedes ahorrar tiempo y colocar tu plan de comunicación por escrito.

 

Ejemplos de comunicación sobre la gestión del cambio

El liderazgo efectivo en la gestión de cambios está respaldado por una documentación completa y explícita. Al crear lineamientos, políticas y procedimientos detallados, los líderes definen expectativas claras para que sus empleados puedan seguirlas.

La verdad es que la documentación creada por la mayoría de las empresas es algo aburrida. A nadie le gusta perder su tiempo desplazándose por (o lo que es aún peor, estar hojeando) páginas de texto para encontrar esa pieza de información crítica que necesitan para hacer su trabajo.

Usar elementos visuales para comunicar los elementos críticos de tu estrategia de gestión de cambios le da a tus empleados la capacidad de localizar y entender la información que necesitan muy rápidamente.

Y más aún, debido a que el aprendizaje visual es super “pegajoso”, resulta más fácil que tus empleados recuerden esa información vital en un próximo momento.

Tema relacionado: Cómo comunicar las estrategias de comunicación a tu equipo de forma efectiva

Comunicar el cambio usando un correo electrónico

El cambio organizacional generalmente está precedido por un correo electrónico. Dicho esto, puedes elevar el compromiso de tu personal publicando tu mensaje en la intranet de tu empresa y/o en las plataformas de mensajes, como Microsoft Teams o Slack.

También puedes utilizar las infografías en tus correos electrónicos para hacerlas más llamativas y fáciles de digerir. Aquí tienes un ejemplo de los lineamientos de una videoconferencia con indicaciones claras de lo que se debe y lo que no se debe hacer.

gestión de cambios 3


 

Checklist para comunicar la gestión de cambios

El gráfico a continuación muestra una simple checklist de procesos, codificada por colores para que sea fácil de usar.

gestión de cambios 4


 

Comunicar el cambio usando líneas de tiempo

Comunicar la línea de tiempo para tu estrategia de gestión de cambios puede ser útil para aliviar la ansiedad que se genera con el cambio.

Una hoja de ruta bien diseñada para el cambio permitirá que las partes interesadas vean a simple vista de dónde vienen y hacia dónde van.

Al presentar la información gráficamente, tu equipo de gestión de cambios obtendrá una imagen panorámica del plan de principio a fin. Podrán ver a simple vista cada paso del plan de gestión de cambios.

gestión de cambios 5


 

La infografía mostrada aquí, es muy fácil de leer y visualmente llamativa. Ejemplifica una línea de tiempo simple para un proyecto.

Haz que se quede en las personas usando posters, job aids y más

La repetición puede que no sea la parte más sexy de la comunicación, pero la exposición repetida a nuevos conceptos es fundamental para lograr la retención del aprendizaje. 

Los métodos de comunicación visual son particularmente buenos para aprovechar este aspecto “pegajoso” del aprendizaje, ya que los estímulos visuales se imprimen en el cerebro de formas particularmente únicas.

Tu iniciativa de cambio debería estar respaldada muy bien por varios documentos. Puedes mostrar los reportes de una página en lugares que frecuentan tus empleados para reforzar los fundamentos, como por ejemplo en el dispensador de agua o la sala de descanso.

gestión de cambios 6


 

O también crear job aids que los empleados puedan imprimir, guardar en su disco duro, etc. Ahora vamos a mostrar un ejemplo de un job aid que busca elevar el grado de adopción de un proceso de incorporación de nuevos clientes.

gestión de cambios 7


 

Tema relacionado: Cómo crear fácilmente un job aid que mejore el desempeño de los empleados

¿Realmente es suficiente con solo mostrar la información? Quizás no, pero te sorprendería saber la cantidad de aprendizaje pasivo que queda cuando ves la misma valla publicitaria, poster, señal de tráfico u otra clase de estímulo una y otra vez.

Por ejemplo, la mayoría de nosotros podría dibujar una señal de alto, si tan solo nos lo pidieran. Podemos hacerlo, en la medida en que lo permitan nuestras habilidades artísticas, y no porque alguna persona nos enseñó explícitamente cómo dibujar una señal de alto, sino porque hemos tenido una exposición repetida, consciente y subconsciente al mismo elemento visual a lo largo del tiempo.

Usar elementos visuales para inspirar a tu equipo hacia la gestión de cambios

Una vez que aprendemos a dominar un concepto o idea, puede resultar más difícil llamar nuestra atención. Para ahorrar tiempo y recursos cognitivos, solemos ignorar lo que pensamos que ya conocemos. Los nuevos elementos visuales contribuyen a que las personas se “despeguen” de sus actitudes y creencias y los preparan para pensar de forma diferente.

gestión de cambios 8


 

Puedes amplificar el poder de la repetición mucho más cuando encuentras múltiples formas de compartir la misma información. Y esto es gracias a que los seres humanos aprendemos creando nuevos conocimientos basados en nuestras experiencias.

¿Quieres motivar a las personas a reconsiderar la forma en la que realizan su trabajo? ¿Deseas inspirarlos hacia la innovación y crecimiento? Destruye los hábitos de la mente que reprimen su crecimiento hallando modos más convincentes de compartir lo que podría interpretarse como viejas ideas.

 

Por qué los líderes necesitan las infografías como parte de su kit de herramientas de gestión de cambios

Usar infografías para reforzar los elementos claves de tu estrategia puede traerte grandes beneficios a lo largo del tiempo.

Dicho esto, las infografías son mucho más que colores e imágenes. Para que las infografías que apoyan tu iniciativa de cambio sean efectivas en tus comunicaciones, deben estar bien organizadas, ser explícitas y estar basadas en un lenguaje compartido; además de poder ser comprendidas con facilidad.

Revisemos algunos ejemplos para ver cómo lograrlo.

Ejemplo 1:

Este gráfico es llamativo, es colorido y está bien estructurado. Las imágenes refuerzan las asociaciones visuales con las categorías que se están discutiendo; mejorando la retención, haciendo que se recuerde la información.

gestión de cambios 9


 

Ejemplo 2:

Este gráfico es usado por los Institutos Nacionales de Salud del Gobierno de los EE.UU. Tiene muchísima información para compartir, y está organizado por un grupo de preguntas. Hacer una infografía como esta es una excelente forma de abordar las preguntas que se hacen frecuentemente.

gestión de cambios 10Fuente de imagen

Esta infografía gana puntos adicionales gracias al uso de la iconografía. Utilizar los íconos constantemente es una forma visual de contribuir a ese lenguaje común que mencionamos anteriormente. Estos íconos pueden ser utilizados en documentos y en otros materiales de comunicación para reforzar los mensajes consistentes y reducir el nivel cognitivo.

Ejemplo 3:

Los datos sin procesar son a) difíciles de leer, b) difíciles de interpretar y c) demasiado aburridos. 

Las visualizaciones de datos son una herramienta muy poderosa para ayudar a las personas a entender lo que dicen los datos sobre nuestro negocio. Este gráfico es un ejemplo excelente porque su diseño es simple y fácil de utilizar.

Puedes identificar los diferentes tipos de datos que están descritos en el gráfico, ayudando a que leas los puntos claves del gráfico a simple vista. En un esfuerzo por el cambio, estos gráficos que se basan en datos pueden ser una excelente forma de mostrarle a tus empleados cómo los cambios que estás implementando mejoran la eficiencia o las ganancias.

gestión de cambios 11


 

Ejemplo 4:

Los árboles de decisiones pueden ayudar a que tus empleados vayan directo al grano y tomen decisiones basados en información. Estos job aids (o ayudas laborales) son muy útiles para reforzar los procesos y empoderar a los empleados para tomar sus propias decisiones.

Crear una estructura simple para la toma de decisiones, basada en preguntas de sí o de no, le ofrece a los empleados un marco de trabajo para guiarlos en medio de la ambigüedad, mejorar su desempeño y elevar la productividad.

gestión de cambios 12


 

Ejemplo 5:

Hablando de job aids, de explicaciones cortas, de hojas de trabajo, de checklists y de otro tipo de documentos que hacen que el trabajo de todos sea más sencillo… aquí tienes un fantástico meta ejemplo un job aid. ¿Por qué es meta? Porque es un job aid que explica cómo hacer job aids.

gestión de cambios 13


 

Y no solo eso, es un lindo ejemplo de una infografía secuencial, bien organizada y con un enfoque limitado. En el mundo real, los job aids deben tener un enfoque limitado para ser útiles. Estos gráficos sirven para capturar los puntos más importantes con el menor número de palabras para tener el máximo impacto.

 

En resumen: la gestión de cambios depende de un liderazgo y una comunicación fuerte

Si hay algo que sabemos con total seguridad, es que el cambio es una parte inevitable de la vida y los negocios. Los líderes que guían a otras personas por medio del cambio organizacional necesitan un plan de comunicación sólido y un grupo de habilidades muy especiales — habilidades de liderazgo para la gestión de cambios. Tener diplomas y galardones es excelente, pero tu personal debe ser capaz de confiar en ti y en tu liderazgo.

Hacer un esfuerzo por estar donde tus empleados están y desarrollar la capacidad de apoyarlos en tu iniciativa de cambio, te colocará en el camino del éxito. Las infografías son herramientas poderosas para aquellos líderes que buscan generar y mantener un cambio que perdure.

Comienza a crear tu propia infografía hoy con las plantillas de fácil edición de Venngage y su editor en línea de arrastrar y soltar — incluso si no eres un diseñador.