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6 pasos para crear un plan estratégico de RRHH [Con plantillas]

By Jessie Strongitharm, Aug 29, 2023

proceso de planeacion

La columna vertebral de cualquier empresa de éxito son las personas y los procesos que la sustentan: por eso es clave crear un plan de recursos humanos (RRHH). Este documento estratégico impulsa tu empresa evaluando la situación de tu plantilla y comparándola con las necesidades futuras. 

Sin un plan de RRHH, las organizaciones pueden sufrir problemas que de otro modo se habrían evitado. Desde problemas de productividad hasta la costosa rotación de empleados, no faltan riesgos que puedes eludir si planificas los recursos humanos con antelación. 

¿No sabes por dónde empezar? No te preocupes. He descrito seis pasos que puedes seguir para crear un plan de RRHH eficaz que garantice que tu organización está bien dotada de personal y bien atendida. También encontrarás una variedad de plantillas de RRHH que puedes personalizar con unos pocos clics, sin necesidad de tener experiencia en diseño. 

Haz clic para avanzar:

¿Qué es la planificación de recursos humanos?

La planificación de recursos humanos es el proceso de considerar las necesidades de personal actuales y futuras de una organización.

Esto implica evaluar la estructura y los protocolos de la plantilla de una organización para garantizar que se cumplen los objetivos operativos, que la productividad se mantiene alta y que se pueden satisfacer las demandas futuras de mano de obra y talento. 

El resultado de este proceso es la creación de un plan de RRHH, que suele adoptar la forma de un documento escrito. Estos documentos suelen seguir una estructura similar a la de la mayoría de los planes estratégicos de empresa(en inglés) y son creados anualmente, por los responsables de RRHH o los dirigentes de la empresa.

Echa un vistazo a la plantilla de abajo para ver un ejemplo. 

Plantilla de plan estratégico de recursos humanos

Esta llamativa plantilla de plan estratégico de RRHH de una página ofrece un resumen conciso de tus esfuerzos de planificación de recursos humanos, para que puedas compartir fácilmente la información con tus colegas. 

Sólo tienes que cambiar el texto y los recursos visuales por los que tú elijas en el editor de Venngage, y ya puedes empezar. 

Empieza a crear un plan estratégico de RRHH en 6 pasos

¿Estás preparado para crear un plan estratégico para los recursos humanos que impulsan tu empresa? Aquí tienes seis pasos que te ayudarán a tener éxito en el proceso de planeación de los recursos humanos.

  1. Evaluar los niveles de cualificación de los empleados actuales

El primer paso para crear un plan de RR.HH. de cara al futuro es evaluar las aptitudes actuales de los empleados y compararlas con tus necesidades operativas de cara al futuro. Esto te ayudará a identificar lagunas e informar sobre la contratación de nuevos empleados.

El nivel de cualificación de los empleados puede evaluarse revisando su historial laboral, sus habilidades duras y blandas y su crecimiento profesional a lo largo del tiempo. 

Utilizar una matriz es una forma estupenda de entender dónde están las lagunas de competencias en tu plantilla actual. A continuación se muestra un ejemplo que describe las habilidades necesarias para diferentes funciones de marketing. 

Plantilla de hoja de ruta de matriz de capacitación en habilidades de marketing

¿No la necesitas específicamente para marketing? No te preocupes: puedes personalizar por completo esta plantilla intercambiando tu propio texto para examinar cualquier laguna en materia de recursos humanos. 

Otra forma de evaluar las competencias es dar a los empleados un cuestionario que puedan rellenar. Esta Plantilla de Evaluación de Competencias del Empleado hace precisamente eso.

Plantilla de cuestionario de evaluación de competencias de empleados de salud

Basándote en la información recopilada, tendrás una idea de qué puestos se adaptan mejor a cada persona, y si es necesario mejorar las cualificaciones o contratar personal. 

  1. Prevé tus necesidades de mano de obra basándote en la información disponible

A continuación, en tu plan estratégico de gestión de RRHH (en inglés), deberás tener en cuenta el futuro. Esto implica tener en cuenta los próximos cambios en tu plantilla, para que las operaciones puedan continuar sin errores.

Al prever las necesidades de mano de obra, hay que tener en cuenta lo siguiente: 

  • Promociones previstas
  • Próximas jubilaciones 
  • Despidos 
  • Traslados de personal 
  • Excedencias prolongadas (por ejemplo, baja por maternidad/paternidad) 

Más allá de eso, es una buena idea evaluar el impacto de las condiciones externas en tus necesidades laborales durante tu planificación de recursos humanos. Por ejemplo, los nuevos avances tecnológicos pueden disminuir la cantidad de empleados que necesitas para hacer funcionar tu empresa. 

  1. Revisa tu diseño organizativo

El diseño organizativo es el proceso de estructurar el funcionamiento de una empresa para que pueda alcanzar mejor sus objetivos. Esto es muy importante cuando se trata de tu proceso de planeación de recursos humanos. 

Con una comprensión clara de los objetivos estratégicos de tu organización en mente, revisar tu diseño organizativo te permite comprender los requisitos de personal que necesitarás para alcanzarlos con éxito. Esto significa tener en cuenta tu estructura organizativa y las cadenas de mando, así como el modo en que se realiza el trabajo y la forma en que fluye la información.

 A partir de ahí, podrás ver qué departamentos necesitan más miembros del equipo para poder cumplir los objetivos de la organización. 

Una forma fácil de empezar es utilizar un organigrama. 

Plantilla de diagrama de flujo organizacional de la empresa

Con su codificación por colores y su disposición, incluso un nuevo directivo (en inglés) puede mirar rápidamente este gráfico para identificar a las personas responsables de dirigir equipos y tomar decisiones. 

Y si hay algún cambio, es fácil reflejarlo en el propio gráfico. Todo lo que tienes que hacer es personalizar el texto y los activos visuales en el Creador de Gráficos de Venngage como desees. 

¿No es exactamente tu estilo? Hay muchas otras plantillas de organigramas entre las que elegir. 

Organigrama para pequeñas empresas

Aquí tienes un organigrama perfecto para las pequeñas empresas que tienen pocos empleados. Un vistazo rápido y listo. 

La conclusión es que, independientemente de lo grande o pequeña que sea tu empresa, siempre debes revisar tu diseño organizativo para optimizar la gestión de la plantilla y las operaciones empresariales. 

Relacionado: Tipos de estructura organizativa [+ Consejos de visualización](en inglés)

  1. Esboza cómo gestionarás, motivarás y retendrás el talento 

En los tiempos que corren, es sabido que las empresas deben ofrecer algo más que un sueldo para atraer y retener el talento, y fomentar el crecimiento. 

Es cierto: los estudios han demostrado que los empleados están más comprometidos con su trabajo cuando sienten que es significativo, satisfactorio y ligeramente desafiante. Así que tu plan de recursos humanos debe considerar cómo inspirar esos sentimientos, y qué acciones puedes emprender para motivar a los empleados a quedarse. (Pista: un sólido programa de formación y desarrollo(en inglés) de RRHH es clave).

La plantilla infográfica de gestión del talento que aparece a continuación es una buena forma de empezar. 

Plantilla infográfica del proceso de gestión del talento

Con este gráfico de procesos, puedes detallar los pasos que darás para retener el talento que tienes. Consúltalo cuando lo necesites en tu planificación de recursos humanos.

 Otra forma estupenda de mantener al personal motivado y orientado hacia su crecimiento profesional es proponer ideas para el desarrollo de los empleados(en inglés). Facilitar una cultura de empresa que fomente el aprendizaje continuo garantiza que tu equipo se sienta apoyado y desafiado en todos los sentidos.

Las dos plantillas de plan de desarrollo de los empleados que encontrarás a continuación te ayudarán a conseguirlo. 

Plantilla de hoja de trabajo para el plan de desarrollo individual de atención médica

Plantilla de lista de verificación para el desarrollo de empleados y gerentes de atención médica

Aunque ambas plantillas están orientadas a organizaciones sanitarias, es fácil personalizar su contenido en Venngage para promover el aprendizaje y el desarrollo (en inglés) continuos de los empleados de cualquier sector.

 Como resultado, tus empleados podrán alcanzar todo su potencial, al tiempo que apoyan los objetivos a largo plazo de tu organización. 

Relacionado: 6 ideas de desarrollo del empleado para una formación eficaz(en inglés)

  1. Alinea tu planificación de personal con tu presupuesto 

 Admitámoslo, los recursos humanos no son baratos.

 Es decir, si te cuesta organizar y controlar tu presupuesto de RRHH, es probable que gastes más de la cuenta en tus iniciativas, y eso es algo que ninguna empresa con conocimientos financieros desea. 

Por eso recomiendo incluir información financiera en tu proceso de planeación de RRHH, para que puedas consultar tu presupuesto y tus gastos cuando sea necesario. Esto garantiza que podrás mantenerte dentro de los límites mientras trabajas para alcanzar tus objetivos estratégicos para el capital humano. 

Además, no hace falta que utilices uno que contenga paredes de texto y números a montones. Echa un vistazo a la opción limpia y alegre que aparece a continuación: es tan fácil de rellenar como de entender. 

Informe de presupuesto

Y si quieres comparar un presupuesto previsto con el gasto anual anterior a la hora de elaborar una estrategia para tu presupuesto de RR.HH., la plantilla infográfica de comparación de presupuestos que encontrarás a continuación te será de ayuda. 

Plantilla de infografía de comparación de presupuestos

El gráfico de barras es una gran visualización de datos de gastos anuales, organizados por categorías. Sólo tienes que añadir (o importar) cualquier valor al editor de Venngage, cambiar el texto y estarás listo para comparar con facilidad. 

Relacionado: 10+ Plantillas de informes de gastos que puedes editar fácilmente(en inglés)

  1. Establece KPI para tus objetivos de planificación de recursos humanos

Los resultados mensurables son importantes cuando se trata de tus procesos de planificación de RRHH, porque indican si tu estrategia está funcionando o no. 

Teniendo en cuenta esas métricas, tu empresa puede hacer ajustes y mejorar cualquier plan futuro, es decir, elaborar estrategias para el éxito futuro del negocio. Por eso tu plan de recursos humanos debe incluir información sobre los indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos que medirás. 

Los KPI se establecen para ayudar a determinar si las estrategias y planes de RRHH funcionan. De forma muy parecida a los que se utilizan para evaluar el rendimiento del plan de marketing o ventas, los KPI para recursos humanos son resultados mensurables que indican el éxito de una organización en la consecución de unos objetivos predeterminados.

Pueden adoptar la forma de recuentos de personal, índices de rotación, información demográfica, tiempo de contratación y puntuaciones de satisfacción de los empleados. 

He aquí una encuesta de satisfacción de los empleados que puedes utilizar para conocer mejor a tu plantilla. 

Plantilla genérica de lista de verificación de encuesta de satisfacción de los empleados

Cuando estés listo para organizar esos KPI de RR.HH. en un documento, la plantilla de contratación que aparece a continuación es perfecta para tenerlos controlados de un vistazo. 

Plantilla de métricas de reclutamiento

Relacionados: 10+ Plantillas y Ejemplos Personalizables de Informes de RRHH (en inglés)

¿Cómo hago un plan de RRHH? 

Una vez que hayas recopilado los datos que necesitas, querrás transmitir esta información de forma atractiva y profesional para que sea fácil referenciarla y compartirla entre colegas. Para ello, lo mejor es utilizar Venngage. 

Estos son los sencillos pasos que te ayudarán a dar vida a un plan de RRHH procesable: 

  1. Esboza la información que te gustaría incluir en tu plan estratégico de rrhh
  2. Elige las plantillas de planificación de recursos humanos que mejor se adapten a tus necesidades 
  3. Personaliza el texto y los recursos visuales de las plantillas para que hablen de tu organización 
  4. Aplica las directrices de marca de tu empresa con unos pocos clics utilizando la función de marca automatizada de Venngage, Mi Kit de Marca
  5. Descarga y comparte como desees

Nota: compartir es gratuito. Sin embargo, la opción de descargar tus creaciones y acceder a funciones como Mi Kit de Marca y Colaboración en Equipo están disponibles con un plan Business

Preguntas frecuentes sobre los planes de RRHH

¿Qué extensión debe tener un plan de RRHH? 

No hay reglas rígidas en lo que respecta a la extensión de un plan de RRHH. Dicho esto, si vas a compartirlo con tus colegas, probablemente no quieras crear un documento de más de 20 páginas. Entre una y cinco páginas deberían bastar. 

Intenta ser lo más conciso posible al transmitir los hechos, y utiliza visualizaciones de datos siempre que sea posible para ahorrar espacio.

¿Necesito un plan de contingencia de RRHH?

Del mismo modo que la creación de un plan de RRHH es un movimiento proactivo que ayuda a tu organización a tener en cuenta las necesidades futuras, es una buena idea diseñar un plan de contingencia de RRHH. Esto garantiza que haya un plan de respaldo en caso de que tus iniciativas no salgan como esperabas. 

Por ejemplo, si has detectado que necesitas cinco nuevas contrataciones para seguir el ritmo de la demanda de los consumidores, pero la reserva de talentos es escasa, un plan de contingencia podría albergar sugerencias para reestructurar tu plantilla y mitigar esta situación. 

En otras palabras, la mejor práctica es esperar lo mejor, pero prepararse para lo peor. 

¿Es diferente un plan de RRHH de un plan de desarrollo de los empleados?

Sí. Mientras que un plan de RRHH es un documento estratégico que describe cómo aborda una organización sus necesidades relacionadas con el personal a alto nivel, un plan de desarrollo de los empleados describe los procesos necesarios para ayudar a una persona a alcanzar sus objetivos profesionales.

 Aunque el proceso de planeación de los recursos humanos puede implicar el esbozo de algunas tácticas de desarrollo de los empleados, no es único para cada empleado, como en el caso de un plan de desarrollo de los empleados.

Facilita tus procesos de planificación de RRHH 

No necesitas una bola de cristal para tener confianza en tu gente de cara al futuro. Con un plan y una estrategia de RR.HH. sólidos, prepararás a tu plantilla -y a todas las iniciativas empresariales- para triunfar incluso en los mercados más competitivos. 

Sólo recuerda esto: la planificación de los recursos humanos, y la creación de planes empresariales estratégicos en general, no tiene por qué ser agotadora. 

Con la enorme selección de plantillas de diseño profesional y el editor fácil de usar de Venngage, todo lo que necesitas son unos minutos para producir un documento pulido perfecto para todas tus necesidades. ¡Regístrate gratis hoy mismo