En cualquier organización, asegurarse de que las tareas se realizan de una determinada manera es fundamental para el éxito. Se necesita un sistema de documentación de procesos para garantizar que los miembros del equipo están al día, que los procedimientos son eficaces y que la empresa es rentable.
Pero si no está familiarizado con la forma de crear un documento de proceso, estas más de 20 plantillas de documentación de procesos pueden ayudarle. Puedes personalizar fácilmente una plantilla utilizando las plantillas fáciles de editar y el editor de arrastrar y soltar de Venngage, ya sea por ti mismo o con tu colega utilizando nuestra función de colaboración en tiempo real (en inglés).
Haga clic para avanzar:
- Ejemplos de documentación de procesos
- Plantillas de flujo de trabajo de procesos
- Plantillas de diagramas de flujo de procesos
- Plantillas de listas de control de procesos
- Plantillas de procedimientos operativos normalizados
- Plantilla de documentación de Microsoft Word
- Plantilla de diagrama de flujo de Google Docs
- Preguntas frecuentes sobre la documentación de procesos
Ejemplos de documentación de procesos
Veamos ejemplos de algunos de los tipos de documentos de proceso más comunes y eficaces, incluidas plantillas que puede empezar a personalizar hoy mismo.
Si quiere repasar qué es la documentación de procesos, las múltiples ventajas de documentar procesos o cómo crear un documento de procesos, consúltelo en nuestra guía sobre documentación de procesos o lea la versión resumida en la sección de preguntas frecuentes.
Veamos ahora todos los ejemplos de documentación de procesos.
Esta plantilla de procesos y procedimientos es un excelente ejemplo de enfoque visual de un procedimiento paso a paso. Es detallada, lo que ayuda a los empleados a comprender los matices del asunto, pero el diseño garantiza que siga siendo fácil de seguir.
La documentación de los procedimientos suele ser detallada, pero también puede ser sencilla, como en este ejemplo de lista de control. Los pasos, fáciles de seguir, ayudan a asegurarse de que se completan todos los elementos de la lista. Aunque puede no ser adecuada para un procedimiento largo o complejo, es excelente para tareas sencillas.
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Los procedimientos normalizados de trabajo pueden formar parte de un documento de proceso. Echa un vistazo a esta plantilla de PNT para el proceso de reclamación de gastos de los empleados:
La plantilla de procedimiento operativo estándar anterior se creó para describir un procedimiento de reclamación de gastos, pero podría aplicarse a cualquier proceso de trabajo que implique a varios departamentos. Obsérvese que hay dos partes, una para el empleado y otra para el departamento de recursos humanos.
Este diagrama de flujo de trabajo es una forma ideal de mantener a un equipo multifuncional en el buen camino y trabajando todos hacia el mismo objetivo. Además, su diseño oscuro y moderno centra la atención en los pasos necesarios para completar el proceso.
Plantillas de flujo de trabajo de procesos
Ayudar a los empleados a visualizar un flujo de trabajo es una forma excelente de ayudarles a memorizar el proceso y, en algunos casos, puede ayudarles a ver cómo encajan en el conjunto de la organización. Esto es especialmente cierto en el caso de procesos en los que intervienen varios departamentos.
Esta plantilla de flujo de trabajo de procesos describe los pasos necesarios para la gestión de proyectos en una organización, pero es fácil ver cómo podría aplicarse a cualquier proceso que implique recibir la aprobación de una propuesta o plan. Podría ser ideal para una consultoría u otra organización basada en el cliente.
Utilice esta plantilla de documento de proceso como base para cualquier comercio electrónico, dropshipping u otros escenarios minoristas que impliquen pedidos, pagos y logística.
Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los miembros del equipo a visualizar las etapas de un proceso, por lo que es ideal para la documentación de procesos. Este ejemplo se divide en dos equipos, lo que demuestra lo eficaz que puede ser una plantilla como esta para equipos grandes.
Esta infografía del flujo de trabajo de un proceso utiliza la visualización de datos escalando un gráfico de barras horizontales en función del tiempo que debería llevar cada paso del proceso. Es una forma perfecta de visualizar un proyecto que durará varias semanas o incluso meses con trabajos paralelos.
Relacionado: 28 Plantillas infográficas de procesos y consejos de visualización
Este diagrama de proceso ilustrado muestra un diagrama de procesamiento de pedidos, incluyendo lo que sucede si se rechaza el pago, así como lo que sucede cuando un pedido está listo para su entrega.
Plantillas de organigramas de procesos
Los organigramas (o diagramas de flujo) se encuentran entre los tipos de elementos visuales más intuitivos que puede utilizar para documentar sus procesos, y Venngage tiene docenas de plantillas atractivas que serían perfectas para su organización.
Los organigramas tienden a inclinarse hacia el lado técnico, y la razón principal es que suelen utilizarse para describir procedimientos rígidos que no pueden cambiar. Un buen ejemplo es esta plantilla creada para describir los derechos de los pacientes, protegidos por la legislación federal.
Para un proceso que involucra a diferentes departamentos, es mejor si una persona de cada departamento puede intervenir y crear el documento del proceso. Venngage para empresas le facilita la colaboración con sus colegas en tiempo real en un diseño:
Veamos otra plantilla de documento de proceso en forma de diagrama de flujo:
Los organigramas pueden ayudar a garantizar que las políticas se aplican de forma equitativa en toda la organización, como en esta plantilla sobre supuestos problemas de conducta de los empleados.
Los organigramas también pueden utilizarse para ayudar a tomar decisiones cuando son posibles múltiples resultados. En el ejemplo anterior, la pregunta es qué hacer si crees que puedes tener COVID-19, pero es fácil ver esta plantilla aplicada a cualquier proceso de toma de decisiones en el lugar de trabajo.
La resolución de problemas es una oportunidad perfecta para utilizar un diagrama de flujo para documentar un procedimiento. Aunque no se den todos los pasos, desglosar el proceso para llegar a una solución significa cubrir todas las posibilidades.
Los diagramas de flujo de la documentación de procesos son especialmente útiles en una crisis, ya que proporcionan pasos claros y procesables que la gente puede seguir en lugar de dejarse llevar por el pánico. En esta plantilla, un código de colores indica qué equipo es responsable de cada acción.
Plantillas de listas de control de procesos
Las listas de comprobación de procesos son una forma sencilla pero eficaz de asegurarse de que se siguen todos los pasos de un procedimiento, y algunas investigaciones han sugerido que las listas de comprobación son útiles para memorizar cosas.
Esta plantilla de lista de comprobación de proyectos puede personalizarse fácilmente para sus procesos empresariales, de modo que pueda estar seguro de que todos sus proyectos se completan a tiempo y dentro del presupuesto.
Las listas de comprobación son complementos útiles para cualquier biblioteca de documentación de procesos, pero son especialmente útiles para procesos que deben repetirse con regularidad, como esta plantilla de auditoría SEO mensual.
Las listas de control también pueden hacer que tareas complejas y abrumadoras, como una auditoría de empresa, parezcan superables. Esto ayuda a que los miembros del equipo sigan motivados en lugar de sentirse aplastados por el peso de un proyecto.
Considere la posibilidad de dividir los elementos de la lista de comprobación en función de su finalidad. Por ejemplo, en esta plantilla de lista de comprobación que describe los pasos de un proceso de marketing de contenidos, las tareas se organizan según el resultado centrado en el lector con el que están relacionadas.
No todos los procesos que necesita documentar tienen lugar a diario, mensualmente o incluso anualmente. Pero para asegurarse de que todos los miembros de su organización trabajan con el mismo manual, es útil tener en cuenta los procedimientos que pueden ser poco frecuentes, como ayudar a los trabajadores remotos a configurar sus espacios de trabajo en casa.
Si desea más plantillas de listas de comprobación, consulte:
- 15+ Listas de comprobación de procedimientos operativos estándar para mejorar el flujo de trabajo y facilitar la formación
- 20+ Plantillas Infográficas de Listas de Control para Seguridad Laboral, Salud, Promoción en Redes Sociales y Más
- 14+ Plantillas editables de listas de control de incorporación para empresas en 2023
- Lista de comprobación del cumplimiento de RRHH: Una breve guía [+ Plantillas]
Plantillas de procedimientos operativos normalizados
Los procedimientos normalizados estándar (PNE) adoptan muchas formas, incluidas algunas ya mencionadas aquí. Las listas de comprobación, los diagramas de flujo y los diagramas de procesos pueden considerarse ejemplos de procedimientos normalizados de trabajo, siempre que se utilicen para garantizar la coherencia de las tareas en toda la organización.
La documentación de los procedimientos operativos estándar tiende a ser seria y formal, y este ejemplo de matriz de escalado no es diferente. Estas herramientas de formación son especialmente útiles para los equipos de atención al cliente o de llamadas, pero también pueden crearse para resolver conflictos internos.
Las plantillas de manuales de funcionamiento son útiles para establecer la responsabilidad en la documentación de procesos. Este acuerdo de uso de equipos podría modificarse para incluir contraseñas de cuentas de redes sociales para equipos de marketing o información bancaria para equipos de contabilidad.
Los documentos de procedimientos operativos normalizados también pueden servir para garantizar que los miembros del equipo estén bien formados, como pretende hacer esta agenda de reuniones semanales práctica. La estructura ayuda a garantizar que todos los miembros del equipo reciban el mismo nivel de atención, lo que puede nivelar el terreno de juego en el lugar de trabajo.
Las plantillas de reuniones también pueden ayudar a los gerentes a proporcionar retroalimentación útil para los miembros del equipo, así como discutir con ellos sus objetivos profesionales más amplios. El compromiso de los empleados es una de las principales razones para utilizar Venngage for Business a la hora de crear plantillas de documentos de procesos.
Esta matriz de escalada describe a los miembros del equipo de atención al cliente los pasos que deben dar en caso de queja de un cliente. Evitar los problemas menores antes de que se conviertan en mayores mantiene a todo el mundo contento y centrado en su trabajo.
Relacionado: Cómo utilizar una matriz de decisión para ayudar a la toma de decisiones empresariales
Plantilla de documentación de Microsoft Word
Aunque hasta ahora le hemos mostrado el tipo de plantillas de documentación de procesos disponibles en Venngage, debemos señalar que nuestra plataforma no es la única forma de garantizar que los procedimientos empresariales cruciales estén documentados. (Creemos que es la mejor, por supuesto, y te explicaremos por qué).
Microsoft Word, uno de los principales programas de tratamiento de textos del planeta, ha ampliado en los últimos años sus capacidades visuales. Ahora los usuarios pueden insertar diagramas e incluso gráficos inteligentes que cambian automáticamente de aspecto cuando se añade nuevo contenido.
Pero incluso con esas mejoras, la realidad es que Word es para escribir, y la documentación de procesos es mejor cuando los miembros del equipo pueden visualizar los pasos que tienen que dar. Veamos un ejemplo real que creamos para mostrar lo limitadas que son las capacidades de diseño de Word.
Diagrama de flujo en Word con gráficos smart art
Creamos este diagrama de flujo en Word utilizando las herramientas de arte inteligente del programa y, aunque fue un proceso rápido, no creemos que le haga sombra al original, que es muy visual y atractivo, como puedes ver a continuación:
Plantilla de diagrama de flujo de Google Docs
Google también ha lanzado recientemente algunas herramientas de diseño, a las que llama Google Drawings. Aunque ofrecen las ventajas de otras herramientas de Google Drive como docs, sheets y otras, como Word, el producto final carece del atractivo visual disponible con Venngage.
Con sólo unas pocas plantillas posibles entre las que elegir, no es fácil conseguir los mismos resultados que se pueden lograr con Venngage para empresas utilizando los dibujos de Google.
Preguntas frecuentes sobre la documentación de procesos
1. ¿Qué es la documentación de procesos?
La documentación de procesos consiste en describir los pasos necesarios para completar un proceso.
Un documento de proceso suele incluir cualquier tipo de material que respalde la documentación de un proceso, por ejemplo
- Listas de control
- Tutoriales
- Formularios
- Visuales
- Vídeos
- Mapas de procesos
- y más
Leer más: Breve guía de la documentación de procesos [con plantillas y ejemplos]
2. Ventajas de la documentación de procesos
Las empresas pueden utilizar la documentación de procesos por varias razones, entre ellas:
Garantizar una competencia operativa coherente
Esencialmente, un documento de proceso sirve como herramienta para ayudar a mantener una calidad coherente en todos los procesos empresariales.
Al documentar detalladamente un proceso empresarial, la empresa ayuda a reducir la ambigüedad operativa de los empleados y se asegura de que todos, dentro o entre departamentos, entienden cómo ejecutar un proceso para obtener los mejores resultados.
Formar a los empleados
La documentación de procesos es esencial para la orientación de los nuevos empleados. Estos documentos sirven como material de formación para ayudar a los recién contratados a ponerse al día con sus nuevas funciones.
Preservar el conocimiento
Como los procesos importantes están bien documentados, la empresa no tendrá que preocuparse si un empleado clave se marcha y se lleva consigo los conocimientos.
Mejorar los procesos
Al documentar continuamente los procesos, se pueden observar las diferencias o los cambios entre los procesos antiguos y los nuevos. Esto ayuda a los empleados a averiguar qué funciona y qué no, y a hacer recomendaciones para mejorar los procesos existentes. He aquí un ejemplo de plan de mejora de procesos con el formato del ciclo PDCA:
3. ¿Cuál es la mejor manera de documentar los procesos?
Sea cual sea el formato que utilice, la mejor manera de documentar los procesos es adoptar un enfoque holístico, que no se limite a los pasos físicos que se dan, sino que tenga en cuenta también por qué existe el proceso. El método exacto puede variar en función de los procesos, pero éste es un buen punto de partida:
- Paso 1: Nombre del proceso
- Paso 2: Definir el ámbito de aplicación
- Paso 3: Determinar el inicio y el final del proceso
- Paso 4: Determinar las entradas y salidas del proceso
- Paso 5: Establecer las personas o departamentos responsables de llevar a cabo el proceso, y determinar quién en la organización es responsable de supervisar y mejorar el proceso, si es necesario.
- Paso 6: Identificar los pasos ideales para completar el proceso
- Paso 7: Para documentar los procesos, lo ideal es recurrir a elementos visuales, por lo que hay que determinar qué tipo de documentación visual es la más adecuada. Las opciones más populares son los diagramas de flujo, las listas de comprobación y los procedimientos normalizados de trabajo, entre otros.
- Paso 8: Determinar si es apropiado desviarse del proceso o cuándo, y, en caso afirmativo, describir los escenarios en los que esto podría ocurrir.
- Paso 9: Poner en práctica el proceso y supervisar su éxito o fracaso; considerar qué medidas pueden tomarse para mejorarlo y aplicarlas, revisando de nuevo su éxito.
Explicamos el proceso con más detalle en nuestro blog sobre documentación de procesos. Échale un vistazo:
4. ¿Cómo se crea un documento de proceso?
Con Venngage para empresas, es fácil y sencillo crear un documento de proceso utilizando una de las plantillas de esta página u otra de nuestra amplia biblioteca. Teniendo en cuenta los pasos anteriores, decida el formato que mejor describa su proceso y personalice la plantilla con su información.
Recuerde que no todos los pasos enumerados anteriormente se aplicarán a todos los procesos, y que a menudo no es necesario ser extremadamente detallado con los procesos o procedimientos, pero todo depende de lo que crea que funcionará mejor para su organización.
Eche un vistazo a otras formas de utilizar la comunicación visual para mejorar sus esfuerzos de formación y desarrollo.
En resumen: la documentación de los procesos puede ayudar a formar a los miembros del equipo y garantizar que todo se hace de la forma correcta.
Organizar la documentación de los procesos en torno a elementos visuales atractivos y fáciles de entender, como diagramas de flujo, listas de comprobación, etc., puede mejorar la retención de la información y ayudar a garantizar que se siguen todos los pasos.
¿No tiene experiencia en diseño? No te preocupes. Simplemente empieza a registrarte en una cuenta gratuita de Venngage y comprueba por ti mismo lo fácil que es personalizar una plantilla de documentación de procesos con el editor de Venngage.