Comenzar un nuevo puesto en una nueva empresa a menudo puede parecer abrumador, con un montón de caras nuevas, información y políticas que aprender.
Pero proporcionar a los recién contratados un manual del empleado al principio de su empleo (piensa: el primer día) es una forma estupenda de asegurarse de que el empleado dispone de toda la información necesaria y también de un recurso al que remitirse constantemente si tiene alguna pregunta.
Un manual de empleado es el Santo Grial de tu empresa. Contiene todo lo que cualquiera puede necesitar saber sobre el trabajo en tu organización. Es básicamente la “Guía del autoestopista galáctico” de tu empresa.
Aunque no incluyas una sección entera sobre toallas, tu manual del empleado es al cien por cien tu documento “Que no cunda el pánico”.
Si estás creando tu primer manual del empleado, o actualizando el que ya tienes, sigue leyendo. Te explicaré lo que debes incluir en tu manual, junto con algunas buenas prácticas y consejos de diseño. También he incluido plantillas prefabricadas de manuales del empleado y muchos ejemplos de manuales del empleado.
Todo lo que necesitas saber sobre los manuales del empleado (haz clic para saltar a cada sección):
- Qué es un manual de empleado
- ¿Cuál es la diferencia entre un manual del empleado y un manual de políticas?
- ¿Necesito un manual del empleado?
- ¿Qué incluye un manual del empleado?
- ¿Cómo redacto un manual del empleado?
- ¿Con qué frecuencia debes actualizar tu manual del empleado?
- Ejemplos de manuales del empleado
¿Qué es un manual de empleado?
Un manual del empleado es un documento creado por un empresario (a menudo el equipo de Recursos Humanos) para comunicar información laboral y relacionada con el trabajo que los empleados deben conocer. A veces conocido como “manual del empleado”, “manual del personal”, “manual de política de empresa” o incluso “código cultural”, los manuales del empleado se entregan a los nuevos contratados tras la aceptación de una carta de oferta.
Los manuales del empleado son un elemento esencial de los recursos humanos, junto con los informes de RRHH, las evaluaciones de rendimiento y los informes de incidencias, por lo que es importante hacerlo bien.
¿Cuál es la diferencia entre un manual del empleado y un manual de políticas?
Los manuales del empleado y los manuales de política pueden parecer similares, pero son dos cosas muy distintas. Un manual del empleado dice a tus empleados lo que pueden esperar, y debe estar escrito en un lenguaje fácil de entender. En cambio, un manual de políticas es un documento que explica a tus empleados cómo hacer las cosas, y puede incluir información más técnica.
Por ejemplo, en tu manual del empleado dirás a tus empleados que pueden trabajar a distancia durante un mes cada uno (¡una de las ventajas de Venngage!), pero no es necesario que describas los detalles más minuciosos en tu manual. Deberías guardar la información práctica, como por ejemplo cómo solicitar el mes a distancia y cuáles son las expectativas de trabajar a distancia, en el manual de políticas.
La información de tu manual del empleado debe coincidir con la información de tu manual de políticas, pero debe ser una muestra más que la política completa. Piensa en tu manual de política como en un documento de términos y condiciones.
¿Necesito un manual del empleado?
Si aún no has dedicado tiempo a redactar y diseñar un manual del empleado, probablemente no seas el único. Las empresas nuevas y las pequeñas, en particular, suelen descuidar la elaboración de un manual del empleado. Pero a medida que tu empresa crece, es útil crear desde el principio un espacio central para todos tus procesos y políticas.
Los manuales del empleado son increíblemente eficaces para mantener una cultura positiva en el lugar de trabajo e integrar a los recién llegados en el equipo. Un manual del empleado establece expectativas claras para todos los empleados, con el fin de garantizar que todos los miembros de la organización estén de acuerdo. Al hacerlo, los manuales de los empleados ayudan a establecer una cultura en la que los problemas pueden tratarse de forma justa y coherente.
Un manual del empleado no sólo sirve a tu nuevo personal, sino también al antiguo. En todos los niveles y etapas de tu empresa, los manuales del empleado pueden ser beneficiosos. Como ya se ha dicho, los manuales pueden proporcionar a los recién llegados una introducción a tu empresa y a su estructura interna.
Los manuales del empleado pueden dar a conocer claramente lo que sus supervisores esperan de ellos. Pueden garantizar que las políticas, los procedimientos y las prácticas de trabajo se apliquen de forma justa y rigurosa, eliminando así la confusión y la desalineación dentro de tu equipo.
Los manuales pueden ser una herramienta muy útil para que tu empresa demuestre lo importantes que son tus empleados para ti; esto se muestra a través de la información que consideres importante en tu manual (piensa en iniciativas de apoyo y esfuerzos de inclusión).
Por último, los manuales funcionan como un vehículo de comunicación de información para facilitar la integración de los trabajadores en la empresa, al tiempo que se comprometen a fomentar un sentimiento de pertenencia entre los equipos.
¿Qué incluye un manual del empleado?
Los manuales del empleado suelen incluir tres categorías de contenido:.
- Información general que incluye elementos como la declaración de objetivos de tu empresa, valores fundamentales, resúmenes de políticas y mucho más.
- Información cultural que incluya aspectos como el tiempo de vacaciones, las ventajas de la empresa, los horarios de vacaciones, el código de vestimenta, etc.
- Información específica del caso, incluidos elementos como las políticas de la empresa, los procedimientos disciplinarios y de reclamación, etc.
Cada empresa tendrá necesidades distintas, pero aquí tienes un resumen de lo que debes incluir en un manual del empleado estándar:
- Mensaje de bienvenida de la empresa
- Historia de la empresa
- Visión y misión de la empresa
- Política de empresa
- Información sobre la oficina y datos de contacto de la oficina principal
- Información sobre las prestaciones a los empleados
Lo que debe incluirse en un manual del empleado variará según la empresa en función de su tamaño y sector. Si eres una gran organización con cientos de empleados, es probable que tu manual del empleado sea mucho más extenso y exhaustivo que el manual del empleado distribuido en empresas más pequeñas y/o menos burocráticas.
Dicho esto, redactar un buen manual del empleado depende de un conocimiento profundo de la empresa y su cultura.
Independientemente de la organización, la mayoría de los manuales del empleado deberían cubrir estos temas:
- Cultura de empresa
- Los valores y la declaración de misión
- Recursos humanos e información jurídica
- Procesos y procedimientos
- Las políticas de la empresa, incluidas las vacaciones, los días de baja por enfermedad, la intimidación y el acoso, etc.
Un manual del empleado es ante todo un documento de cara al empleado, por lo que es el lugar ideal para exponer los derechos y obligaciones de tus empleados relacionados con el empleo, pero en un inglés sencillo, en lugar de la jerga jurídica propia de los contratos.
¿Cómo redacto un manual del empleado?
Haz clic para saltar a cada sección:
Paso 1: Redacta el esquema de tu manual del empleado
Paso 2: Diseña tu manual del empleado utilizando una plantilla
Paso 3: Recopila toda la información que has reunido en tu manual del empleado
Paso 4: Comparte tu manual del empleado terminado
Si vas a crear un manual del empleado por primera vez, puede ser beneficioso hablar con miembros de la alta dirección. Pregúntales qué creen que es lo más importante que hay que comunicar a los nuevos empleados. Asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo sobre las expectativas, las políticas y la cultura desde el principio es una buena forma de poner en marcha el proceso de incorporación.
Paso 1: Redacta el esquema de tu manual del empleado
Todo buen manual del empleado empieza con un buen esquema. Tómate tu tiempo para planificar el contenido de tu manual del empleado antes de ponerte manos a la obra. Así te asegurarás de incluir todo el material necesario para que tu manual sea eficaz.
Los manuales del empleado son realmente una aventura de “elige tu propia aventura”, no hay un escenario de talla única. Aunque la información incluida en cada manual del empleado se ajusta a una serie de categorías comunes, la profundidad que las empresas alcancen en cada categoría depende de varios factores, como el tamaño de la empresa, su sector, su ubicación, su cultura, etc.
A continuación encontrarás ejemplos de lo que debes incluir en tu manual del empleado. Siéntete libre de elegir los temas más relevantes para tu empresa, o ve hasta el final e incluye todo el paquete.
Información general
- Introducción y finalidad del Manual
- Mensaje de bienvenida de la empresa
- Historia de la empresa
- Visión de la empresa
- Misión de la empresa
- Valores de la empresa
- Objetivos de la empresa
- Compromiso de la empresa con los empleados
- Código de conducta
- Política de no captación
- Acuerdo de confidencialidad
- Acuerdo de no competencia
- Descargo de responsabilidad del Manual del empleado
- Firma del empleado que confirma la recepción y el reconocimiento de que comprende y acatará el contenido incluido.
Información cultural
- Código de vestimenta
- Horario de trabajo y horas extraordinarias
- Periodos de descanso y comida
- Expectativas y política de asistencia
- Lugar de trabajo sin humo
- Aparcamiento
- Visitantes en el lugar de trabajo
- Información sobre la nómina
- Seguro de enfermedad
- Programa de Asistencia al Empleado (PAE)
- Ayuda a la educación
- Reembolso de gastos
- Opciones sobre acciones
- Descuentos para empleados
- Horario de vacaciones (Vacaciones pagadas)
- Eventos sociales de empresa
- Política sobre animales de compañía en el lugar de trabajo
- Vacaciones
- Días de enfermedad
- Días personales
- Política de trabajo a domicilio
- Política de flexibilidad horaria
- Uso de equipos y aparatos electrónicos de la empresa
- Expectativas de rendimiento y evaluación
- Planes de jubilación
- Bonificaciones
Información específica del caso
- Política de igualdad de oportunidades en el empleo
- Alojamiento para personas con discapacidad
- Proceso interno de solicitud de empleo
- Promociones
- Política de puertas abiertas
- Acceso a los Registros de Personal
- Política de acoso y discriminación
- Procedimiento de denuncia de acoso y discriminación
- Proceso de investigación del acoso
- Política de salud y seguridad
- Información del Comité Paritario de Seguridad y Salud
- Romances de oficina: Política de confraternización
- Tiempo severo y cierres de emergencia
- Política de teletrabajo
- Política sobre drogas y alcohol
- Violencia laboral
- Armas en el trabajo
- Conflictos de intereses
- Aceptación y entrega de regalos
- Política de viajes de negocios
- Reembolso de kilometraje
- Política de bajas por maternidad/paternidad
- Licencia por duelo
- Servicio de jurado
- Baja médica y familiar
- Baja por enfermedad
- Vigilancia en el lugar de trabajo
- Proceso disciplinario por conducta y rendimiento de los empleados
- Procedimiento de reclamación
- Cese de empleo
- Procedimientos de emergencia
- Botiquín de primeros auxilios
Una vez que hayas seleccionado lo que quieres incluir, puedes elaborar un índice. Esto te ayudará a guiar el resto de tu manual del empleado y a asegurarte de que no se te pasa nada por alto. Un índice también es una forma estupenda de que tus empleados salten rápidamente a una sección.
Paso 2: Diseña tu manual del empleado utilizando una plantilla
A continuación, tienes que elegir un estilo de diseño para el manual del empleado. Algunas grandes organizaciones cuentan con un equipo de diseño interno, pero si tienes que diseñar tú mismo el manual del empleado de la empresa, una plantilla prefabricada puede ser un buen punto de partida.
Venngage te ofrece una gran variedad de plantillas de manuales del empleado totalmente personalizables.
Aquí tienes algunos consejos sobre el diseño del manual del empleado:
1. Presenta la información visualmente siempre que puedas
Utiliza iconos, imágenes, tablas, ilustraciones, gráficos y cuadros en tu manual del empleado para dividir el contenido y hacerlo atractivo e interesante a la vista. Estos elementos mantendrán a tus lectores interesados y seducidos por los materiales incluidos.
Puedes utilizarlo para destacar información importante a la que quieras que tu audiencia preste especial atención. En este ejemplo de manual del empleado se han utilizado iconos para ayudar a mostrar a los nuevos empleados lo que pueden esperar en su primer día en la empresa.
Utilizar elementos visuales también ayuda a retener la atención de tus lectores. Un manual del empleado contiene tanta información que puede resultar bastante abrumador, así que evita los grandes bloques de texto siempre que sea posible.
¿Eres nuevo en el diseño gráfico y no sabes cómo utilizar eficazmente los iconos? Míralo: Todo lo que necesitas saber sobre los iconos (en menos de 3 minutos)
2. Utiliza una marca coherente en tu manual del empleado
Un diseño coherente es clave para crear documentos de comunicación interna con una marca profesional. Al crear un manual del empleado, estás dando a los nuevos empleados una idea de la empresa y su cultura, por lo que es especialmente importante que utilices las directrices de la marca de la empresa.
Con la herramienta Mi Kit de Marca de Venngage, los usuarios de Empresa pueden subir las fuentes, paletas de colores y logotipos de su empresa y verlos aplicados al instante a su plantilla de manual del empleado.
3. Elige una paleta de colores que represente a tu empresa
La psicología del color es algo de lo que quizá no hayas oído hablar, pero que sin duda habrás experimentado. Del mismo modo que algunos colores como el rojo y el naranja nos parecen cálidos, también nos parecen amables y acogedores. Los azules y verdes pueden resultar fríos o serenos.
Es importante que los colores que utilices en tu manual del empleado reflejen tu organización y la cultura de tu empresa. En este ejemplo, la paleta de colores es muy sencilla, sólo blancos, grises y un toque de verde, lo que da un aspecto moderno y limpio.
4. Utiliza encabezados en negrita en tu manual del empleado
Tu manual del empleado debe ser un recurso permanente en tu empresa, al que los empleados vuelvan con regularidad. Pero cuando tus empleados vuelven a consultar el manual, lo más probable es que busquen una información concreta.
Ayuda a tus empleados a localizar más rápidamente la información que necesitan utilizando encabezados y subencabezados en tu manual del empleado.
Algunos consejos de buenas prácticas para utilizar las cabeceras:
- Haz que tus encabezados sean lo más descriptivos posible
- Haz que la cabecera sea de otro color para que destaque
- Utiliza un tipo de letra claro y legible para el encabezamiento; no tiene que ser necesariamente el mismo tipo de letra que utilices para el cuerpo del texto.
Incluso puedes utilizar subtítulos dentro de una página, como en esta infografía sobre Diversidad e Inclusión:
5. Utiliza listas, columnas y cuadros desplegables para comunicar información importante con claridad
Evita crear el temido “muro de texto” en tu manual del empleado dividiendo el texto en listas, columnas o recuadros. Las columnas son una forma estupenda de mantener a los lectores atentos a lo que escribes. A nuestro cerebro le encantan las listas por muchas razones diferentes (¡este artículo del New Yorker es un buen resumen!), así que asegúrate de dividir la información complicada en trozos fáciles de manejar.
Un recuadro de separación es una forma excelente de destacar la información más importante de una página. En muchos ejemplos de manuales del empleado, como éste, las fechas clave de la política o lo que sea se resaltan en un recuadro de otro color. Esto indica a tus empleados que esa información es importante, pero también facilita su localización.
Paso 3: Recopila toda la información que hayas reunido en tu manual del empleado
Cuando hayas elegido un estilo de diseño y tengas el esquema y la información definidos, puedes empezar a elaborar el manual del empleado. Utilizando tu índice, crea una página en blanco en tu documento para cada sección y añade el encabezamiento de la sección (consulta el ejemplo de manual del empleado que aparece más abajo). Esto te ayudará a visualizar la estructura del manual del empleado que estás elaborando.
La información debe comunicarse y mostrarse en un formato claro y fácil de seguir. La terminología debe ser familiar para tu audiencia y fácil de entender. Si hay información compleja, considera la posibilidad de añadir un glosario para definir conceptos o términos. Asegúrate también de que el índice está claramente estructurado.
Repasa tu manual del empleado en blanco rellenando información y añadiendo secciones. Algunas personas prefieren trabajar metódicamente escribiendo páginas de principio a fin, mientras que otras prefieren ir añadiendo información a medida que les va entrando en la cabeza.
Una buena forma de asegurarte de que no se te escapa nada es utilizar colores para indicar cuándo una sección aún necesita trabajo, como en este ejemplo de manual del empleado:
Una vez que tengas un primer borrador del manual del empleado, puede que quieras compartirlo con otras personas de tu empresa para que te den su opinión. Si eres usuario de Venngage Business, otras personas de tu equipo pueden dejar comentarios directamente en el documento utilizando el enlace privado para compartir, lo que facilita enormemente la colaboración en equipo.
Al fin y al cabo, crear un manual exhaustivo y actualizado es un proceso de colaboración. ¿Por qué no invitas a tu equipo a que te ayude a crear contigo el manual de tu empresa? Nuestra función de colaboración en tiempo real (sólo planes Business) te ayudará a colaborar con tu equipo en cualquier momento, en cualquier lugar y en tiempo real:
Paso 4: Comparte tu manual del empleado terminado
Coloca el manual en varios lugares. Es importante asegurarse de que el manual del empleado sea fácil de encontrar para todos. El nuestro se incluye en todas las cartas de oferta de empleo, en el proceso de incorporación y en Slack.
También puedes enviar una copia por correo electrónico a tu personal y tener copias impresas por la oficina, pero asegúrate de mantener a todo el mundo al día cuando actualices el manual. Para hacer un seguimiento de las copias más actuales, podrías utilizar un código de versión para tus manuales.
Incluso puedes crear tu manual del empleado como un PDF interactivo e interconectar los documentos y sitios web, para que a tus empleados les resulte fácil encontrar todos los documentos y sitios específicos a los que haces referencia en el manual. Después, publica tu manual del empleado en Internet.
¿Con qué frecuencia debes actualizar tu manual del empleado?
Los empresarios no deben subestimar el valor del mantenimiento del manual del empleado. Mantener que el manual del empleado es preciso y está actualizado es esencial para garantizar que tus empleados están bien informados de las políticas y procedimientos y que tu empresa está logrando los beneficios culturales de tener un manual del empleado en primer lugar.
Si tu empresa no mantiene actualizado el manual del empleado para reflejar los cambios necesarios, puede poner a tu empresa en riesgo de ruptura cultural y, lo que es peor, de litigio.
En pocas palabras, debes actualizar tu manual del empleado cada vez que cambie algo en tu lugar de trabajo. Las empresas deben revisar su manual del empleado anualmente, como mínimo, para asegurarse de que refleja los cambios inevitables de la sociedad.
Cada año, las empresas deben programar un tiempo para sentarse y considerar cómo ha cambiado su jurisdicción e industria en el último año para determinar si sus políticas siguen siendo actuales, cómo pueden actualizarse y qué políticas deben añadirse.
Los artículos pueden cambiar por una cantidad abrumadora de razones.
Algunos casos comunes que podrían dar lugar a una actualización necesaria en tu manual del empleado incluyen:
- Las leyes cambian
- Avances tecnológicos
- Expansión de tu negocio
- Cambios en la empresa
- Cambios de personal
Más allá de la importancia de proteger a tu empresa frente a los litigios, tu manual dice mucho sobre la cultura y las expectativas de tu empresa, tanto para los empleados nuevos como para los antiguos. Mantener actualizado tu manual del empleado es fundamental para el bienestar de tu empresa.
Consulta todas nuestras plantillas de manuales del empleado.
Ejemplos de manuales del empleado
¿Estás listo para empezar a crear tu manual del empleado? Echa un vistazo a estos ejemplos de manuales para inspirarte:
Elige un acento de diseño al crear un manual del empleado
Menos es siempre más en diseño, y tu manual del empleado no debería ser diferente. Elige uno o dos elementos de diseño para incorporarlos en todas las páginas. En este ejemplo de manual del empleado se han utilizado triángulos grises oscuros y elementos de acento verdes por todas partes, creando un diseño moderno pero llamativo.
Utiliza tu manual del empleado para introducir a los nuevos empleados en la cultura de tu empresa
Houston adoptó un enfoque cómico para su manual del empleado, con un texto ingenioso que decía a sus nuevos empleados “todo irá bien”. Puede que este enfoque no funcione para todo el mundo, pero si tu empresa se enorgullece de su ingenio, sarcasmo e ironía en las comunicaciones, entonces podría funcionar para ti.
Crea fácilmente ilustraciones personalizadas con iconos (¡perfecto para manuales de empleados sin ánimo de lucro y manuales de empleados para pequeñas empresas!)
Si a tu empresa le gustaría crear una ilustración personalizada pero no tienes presupuesto, una forma muy sencilla de hacerlo es superponer iconos para crear una escena. En este ejemplo de manual del empleado se han utilizado varios iconos para crear una escena de salón, como un sillón y una mesa de café.
Utilizar iconos de esta forma es estupendo para organizaciones sin ánimo de lucro y pequeñas empresas, ya que puedes personalizar la escena como quieras.
Utiliza distintos tipos de letra en tu manual del empleado
Mezcla y combina fuentes en tu manual del empleado para crear un diseño interesante, como en este ejemplo de manual del empleado de Starbucks. Utilizando un tipo de letra para los títulos, otro para los subtítulos y un tercero para el cuerpo del texto (principal), el diseño del manual es interesante sin resultar abrumador.
Utilizar fuentes como un profesional puede parecer abrumador, pero recuerda: De más decorativo a menos decorativo = de la cabecera al cuerpo.
Por supuesto, si tienes fuentes de marca, es importante que las utilices. Utilizar fuentes coherentes en toda tu marca es una de las formas más sencillas de crear diseños de aspecto profesional.
Más información sobre cómo elegir y utilizar fuentes de marca
Sé conciso al crear un manual del empleado
Es probable que tu manual del empleado sea uno de los documentos más extensos que elabores y, aunque es importante incluir mucha información, también lo es asegurarse de no andarse con rodeos. Procura que los párrafos sean breves y concisos, utiliza un lenguaje sencillo y escribe en inglés claro.
En este ejemplo de manual del empleado, los párrafos son breves y están escritos con sencillez, para que todo el mundo pueda entender la información que se comparte.
Ten en cuenta a tus empleados al redactar el manual del empleado
Hay mucha información que los empleados necesitan saber cuando empiezan una nueva empresa. Dónde sentarse, qué pasa en la comida, las políticas de enfermedad y vacaciones. Pero todos hemos estado allí el primer día de un nuevo trabajo, abrumados por la nueva información.
Ten en cuenta a tus empleados destacando ante todo la información más importante. Pregúntate: ¿qué es lo que mi nuevo empleado encontraría más útil en este momento?
En este ejemplo de manual del empleado se ha dedicado una página entera a qué esperar el primer día de los empleados. Esto permite al nuevo empleado saber exactamente qué esperar de inmediato sin verse abrumado por la información.
¿Te han inspirado estos ejemplos de manuales del empleado? Echa un vistazo a las plantillas de manuales del empleado de Venngage y empieza a crear tu manual hoy mismo.
Más guías de diseño de recursos humanos:
140+ Nuevas Tendencias y Estadísticas de RRHH para 2019
21 Plantillas Esenciales de Carteles de Recursos Humanos
21 ejemplos de evaluación de desempeño [+Consejos y plantillas]