Para una persona ajena a la empresa, puede parecer que el proceso de gestión de proyectos es fácil… basta con hablar con los clientes, programar reuniones, asignar tareas y recordar los plazos a los miembros del equipo.
Pero cualquiera que haya gestionado un proyecto te dirá que es mucho más que eso, por eso el ciclo de vida del proyecto es tan útil.
¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?
El ciclo de vida del proyecto es un marco de 4 pasos diseñado para ayudar a los gestores de proyectos a guiar con éxito sus proyectos de principio a fin. El propósito del ciclo de vida del proyecto es crear un marco fácil de seguir para guiar los proyectos.
¿Cuáles son las 4 etapas del ciclo de vida de un proyecto?
- La fase de inicio del proyecto: comprender los objetivos, prioridades, plazos y riesgos del proyecto
- La fase de planificación del proyecto: esbozar las tareas y el calendario necesarios para ejecutar el proyecto
- La fase de ejecución del proyecto: convierte tu plan en acción y controla el rendimiento del proyecto
- La fase de cierre del proyecto: analizar los resultados, resumir los aprendizajes clave y planificar los siguientes pasos
Comprender y planificar las 4 etapas del ciclo de vida de un proyecto puede ayudarte a gestionar, organizar y planificar para que tu proyecto salga a la perfección.
Un ciclo de vida de gestión de proyectos te ayudará:
- Facilita la comunicación entre los equipos de proyecto y las partes interesadas con la ayuda de herramientas ágiles de gestión de proyectos
- Garantizar que los objetivos son alcanzables con los recursos disponibles
- Ayudar a mitigar el riesgo y mantener los proyectos en marcha
Pero, ¿cómo es cada fase del ciclo?
1. Etapa de inicio del proyecto: comprender los objetivos, prioridades, plazos y riesgos del proyecto.
La fase de inicio del ciclo de vida de la gestión de proyectos es cuando te reúnes con los clientes y las partes interesadas para comprender sus objetivos, motivaciones y esperanzas en el proyecto.
Durante esta fase, el objetivo es determinar los objetivos de alto nivel que deben cumplirse para que consideres que el proyecto es un éxito. En esta fase hay mucha investigación, descubrimiento y debate, pero muy poca planificación detallada.
Los pasos clave de la gestión de proyectos para la fase de iniciación incluyen:
- Identificar los objetivos y resultados del proyecto
- Esbozar los riesgos, dependencias, limitaciones y prioridades del proyecto
- Establecer el alcance del proyecto en función de los plazos y los recursos disponibles
- Presentar una propuesta de proyecto para su aprobación (nuestro creador de propuestas puede ayudarte a hacerlo)
Tenemos una guía más detallada para redactar un plan de gestión de proyectos, si quieres más información. Abarca los aspectos básicos de la gestión de proyectos junto con todos los elementos que deben incluirse. También puedes obtener la Certificación PMP para recibir formación específica sobre cómo hacerlo.
Repasaré aquí lo básico.
Veamos qué implica cada una de estas tareas.
Inicia el proceso de gestión del proyecto identificando los objetivos y los resultados del proyecto
Empieza por hablar con tus socios o clientes para conocer sus necesidades. Intenta averiguar qué es importante para ellos, qué proyectos han probado en el pasado y qué esperan ver en el futuro.
A partir de ahí, puedes pasar a elaborar los objetivos y entregables concretos de los que será responsable tu equipo, dado el alcance del proyecto y los recursos disponibles.
Asegúrate de documentar las conclusiones de estas reuniones iniciales… querrás tener un registro de los entregables acordados cuando llegue la fase de cierre del proyecto.
Consejo de experto: Establece objetivos S.M.A.R.T. (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y sujetos a un plazo). Por ejemplo: “En 3 meses, aumentar un 5% las tasas de conversión del blog”.
Esbozar los riesgos, dependencias, limitaciones y prioridades del proyecto
Una vez que hayas trazado los objetivos de alto nivel del proyecto, es hora de explorar todas las variables que puedan afectar al progreso del proyecto, entre ellas:
- Riesgos: Factores que pueden afectar negativamente al coste, los objetivos, el calendario o los resultados de un proyecto.
- Dependencias: Relaciones entre actividades o tareas
- Restricciones: Factores limitantes como la tecnología, los recursos, el tiempo y el coste.
Si identificas todas estas variables desde el principio, podrás cortar de raíz muchos problemas potenciales, antes de que echen por tierra todo el calendario del proyecto.
Una estructura de desglose de riesgos, como la siguiente, puede ayudarte a identificar y evaluar todos los riesgos de tu proyecto. Una estructura de desglose de riesgos es una representación jerárquica de los riesgos, empezando por los riesgos de alto nivel y desglosándolos después en riesgos más granulares. Puede ser una herramienta esencial para la gestión de riesgos del proyecto.
Establecer el alcance del proyecto en función de los plazos y los recursos disponibles
Una vez controladas todas las variables en juego, puedes empezar a dividir el proyecto en pasos más factibles. Establece límites al alcance del proyecto en función de tus plazos y de los recursos de que dispongas, y piensa en el conjunto de habilidades que necesitará tu futuro equipo.
Los mapas mentales y los diagramas de flujo pueden ser útiles para organizar todas las piezas móviles y trazar lo que es razonable en función de las limitaciones del proyecto.
Resume las conclusiones de la fase de inicio de un proyecto en una propuesta de proyecto
Todos los detalles que establezcas durante la fase de iniciación deben esbozarse en una propuesta de proyecto, el único entregable importante de esta fase de iniciación.
Una propuesta de proyecto es un informe que detalla todos los objetivos, alcance, requisitos, presupuesto, participantes y plazos de un proyecto.
No debe confundirse con un plan de proyecto, que incluye una descripción mucho más detallada de cómo se ejecutará el proyecto, una propuesta de proyecto no debe tener más de unas pocas páginas.
Dependiendo de la complejidad del proyecto, puede bastar con un plan de acción de una página, como el que se muestra a continuación.
Echa un vistazo a nuestras plantillas de propuestas de trabajo, plantillas de propuestas de negocio y plantillas de propuestas de consultoría para ver más opciones.
En cualquier caso, cuando lleves unos meses en el proyecto, intentando priorizar el trabajo de tu equipo y tomar decisiones que afecten a la dirección del proyecto, te agradecerás haber creado una documentación clara de estos objetivos de alto nivel del proyecto.
Crea una visualización del ciclo de vida del proyecto de aspecto profesional
Asegúrate de que la visualización del ciclo de vida de tu proyecto se ajusta a la marca de tu empresa para conseguir un diseño de aspecto realmente profesional. Los usuarios de Venngage Business pueden utilizar el Kit Mi Marca y ver los colores, logotipos y fuentes de su empresa aplicados automáticamente a las plantillas Venngage.
Los usuarios empresariales también pueden invitar a que se envíen comentarios directamente a su diseño con la función de comentarios de Venngage. Obtén más información sobre Mi Kit de Marca, el Modo Comentario y otras funciones de la cuenta Venngage Business:
2. Fase de planificación del proyecto: esbozar las tareas y el calendario necesarios para ejecutar el proyecto.
Una vez aprobada tu propuesta de proyecto, es hora de pasar a la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto.
La fase de planificación del proyecto es cuando creas un plan de proyecto completo, lo que implica:
- Traducir tu propuesta en una serie de tareas procesables y programarlas en una hoja de ruta del proyecto
- Documentar los procesos o flujos de trabajo que utilizará tu equipo (puedes probar a utilizar una infografía de procesos para ello).
- Crear objetivos mensurables a corto plazo a partir de objetivos de proyecto de alto nivel
- Abordar los problemas potenciales que podrían descarrilar tu hoja de ruta
Este plan de proyecto será la fuente de la verdad para tu equipo cuando surjan preguntas, conflictos o problemas a lo largo del proyecto.
Profundicemos en el entregable más importante de la fase de planificación del proyecto: la hoja de ruta del proyecto.
Crea una hoja de ruta del proyecto con tareas e hitos del proyecto
Crear una hoja de ruta del proyecto es uno de los pasos más importantes del ciclo de vida de la gestión de proyectos, crucial para organizar a tu equipo y mantener el trabajo encauzado. Una hoja de ruta de proyecto describe todas las fechas de inicio y finalización de cada tarea importante del proyecto (además de los grandes hitos para los que estés trabajando).
Consejo profesional: Utiliza nuestro creador de hojas de ruta para crear hojas de ruta profesionales y atractivas.
Los diagramas de Gantt (como el siguiente) son una gran herramienta para la planificación de proyectos, porque pueden mostrar la duración y el calendario de una serie de tareas dependientes. Son perfectos para planificar y programar, y eventualmente supervisar el progreso a lo largo de la fase de ejecución del ciclo de vida del proyecto.
¿Lo mejor de utilizar un diagrama de Gantt para la hoja de ruta de tu proyecto?
Puedes mostrar varias líneas de tiempo concurrentes en un solo gráfico, lo que facilita tener en cuenta las dependencias de las tareas.
Por ejemplo, esta plantilla de diagrama de Gantt muestra las tareas de un proyecto para varios equipos en el transcurso de unos meses:
El formato visual de un diagrama de Gantt hace que visualizar y ajustar las dependencias sea mucho más fácil que en una hoja de cálculo. Y como es visual, es fácil para tu equipo ver, entender y dar su opinión sobre las próximas tareas.
Una vez establecida tu hoja de ruta, el último paso de la fase de planificación consiste en reunir a tu equipo y celebrar una reunión inicial del proyecto, que te lanzará a la siguiente fase del ciclo de vida del proyecto: la fase de ejecución.
Consulta esta entrada del blog para ver más plantillas de diagramas de Gantt.
3. Fase de ejecución del proyecto: convierte tu plan en acción y controla el rendimiento del proyecto.
La etapa de ejecución del proyecto es el verdadero comienzo del proyecto, cuando llevas a cabo todas las tareas y actividades que trazaste en la etapa de planificación.
Aquí es donde tiene lugar la mayor parte del trabajo del proyecto, y requiere una supervisión constante. Prepárate para ajustar tus objetivos y tu hoja de ruta a medida que te adentres en el proyecto.
Como gestor de proyectos, tus principales responsabilidades en la fase de ejecución del proyecto son
- Supervisar y controlar el proceso de ejecución, revisando la calidad de la producción del equipo
- Ajustar y actualizar las tareas, los objetivos y los plazos para satisfacer las condiciones cambiantes
- Comunícate entre tu equipo y las partes interesadas del proyecto
Crea informes de situación para comunicar el progreso de la ejecución a lo largo del proceso de gestión del proyecto
Aunque la mayor parte de tu tiempo durante la fase de ejecución del proceso de gestión del proyecto se dedicará a supervisar y realizar ajustes para mantener el proyecto en marcha, también tendrás que mantener al día a las partes interesadas sobre cualquier cambio en el estado del proyecto.
Utilizar una plantilla de informe de estado del proyecto, como la que aparece a continuación, te ayudará a asegurarte de que no omites ningún detalle pertinente cuando te comuniques con las partes interesadas.
Por ejemplo, este informe de situación incluye una visión general del rendimiento del proyecto hasta el momento, además de los hitos actualizados del proyecto:
Esta plantilla de informe de situación es más breve y se centra en un resumen ejecutivo, pero incluye espacio para notas de cada representante del equipo:
También deben incluirse los KPI y las actualizaciones del presupuesto, si los tienes.
4. Etapa de cierre del proyecto: analizar los resultados, resumir los aprendizajes clave y planificar los siguientes pasos.
Una vez que hayas alcanzado los objetivos del proyecto y las partes interesadas hayan aprobado los resultados, llega la fase de cierre del proyecto.
En la fase de cierre del proceso de gestión del proyecto, tú:
- Entrega los resultados
- Liberar a los miembros del equipo y los recursos del proyecto
- Analizar el rendimiento del proyecto en una retrospectiva del proyecto
Una retrospectiva de un proyecto consiste tanto en revisar el éxito del proyecto como en extraer aprendizajes que puedan aplicarse a proyectos futuros. Los proyectos nunca irán sin obstáculos, y siempre habrá cosas que aprender que facilitarán el progreso de otros proyectos.
Hay muchas formas de organizar una reunión retrospectiva de un proyecto, pero debes intentar identificar tus mayores victorias y derrotas y proponer soluciones. Si eres un consultor externo, puedes incluso pedir a tu cliente que te dé su opinión.
Lleva un registro de tus notas en algún lugar que sea accesible para todo tu equipo, como una hoja de cálculo compartida (o envía un correo electrónico después de la reunión):
Otro deber de un director de proyecto en la fase de cierre del proyecto puede ser analizar el rendimiento del equipo, basándose en la calidad de su trabajo y en lo bien que han sido capaces de cumplir los plazos.
Estas revisiones del rendimiento pueden entregarse a los miembros del equipo (o a los superiores) en forma de un resumen visual fácil de leer, como el que aparece a continuación:
Pero recuerda… tu proyecto no está completo hasta que todos tus documentos han sido entregados y aprobados por tu cliente o parte interesada.
Utiliza Venngage para comunicar tu progreso a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Cualquier gestor de proyectos que se precie sabe que una comunicación clara es la columna vertebral del éxito de cualquier proyecto. Venngage te ayuda a que tu comunicación sea visual, para que puedas asombrar a los clientes y mantener alineado a tu equipo.