Cómo escribir un efectivo reporte de incidente [Plantillas]

By Victoria Clarke, Mar 16, 2022

Cómo escribir un efectivo reporte de incidente Venngage

Hacemos lo mejor que podemos para asegurar una fuerza laboral saludable y feliz. Es por eso eso, que en un mundo perfecto, nunca tendrías que crear un reporte de incidente.

Pero desafortunadamente los accidentes ocurren, y nunca es mala idea estar preparado para cualquier situación –especialmente para una inesperada.

Si tienes un pequeño negocio, haces parte de un equipo de recursos humanos o eres socorrista de emergencia en tu trabajo: ¡este artículo es para ti!

En esta guía, te compartiremos paso a paso, nuestros mejores consejos sobre crear reportes de incidentes que te ayudarán a realizar investigaciones efectivas y garantizar que otros incidentes similares (o más serios) no vuelvan a ocurrir. También incluimos nuestras mejores plantillas para que hagas tus reportes como tú quieras.

Tabla de Contenido:

  1. ¿Qué es un reporte de incidente?
  2. Ejemplos, plantillas y consejos de diseño de reporte de incidente
  3. Plantilla simple de reporte de incidente
  4. Plantilla de reporte de incidente para empleados con COVID-19
  5. Cómo escribir un reporte de incidente

Professional Incident Report Template Venngage

Todas las plantillas en este artículo pueden ser personalizadas usando nuestra herramienta online y fácil de usar para crear reportes de incidente. Regístrate gratis, muchas de nuestras plantillas también son gratis de usar.

1. ¿Qué es un reporte de incidente?

Un reporte de incidente es una forma de documentar todas las enfermedades, lesiones, cuasi accidentes y accidentes. Un reporte de incidente debería completarse al mismo tiempo que ocurre un incidente, sin importar lo leve que sea.

Este es un ejemplo:Simple Incident Report Template Venngage

Cualquier enfermedad o lesión que impacte una habilidad del empleado para trabajar debe anotarse. Los detalles de lo que la ley exige que se incluya en un informe de incidentes variarán en función de la legislación federal o provincial que afecte a tu lugar de trabajo.

Si no sabes acerca de esta ley, puedes echar un vistazo al sitio web de tu gobierno para obtener más detalles. En algunos casos, hay excepciones que pueden eximir a las pequeñas empresas del cumplimiento de dicha legislación.

Employee Incident Report Template Venngage

2. Ejemplos, plantillas y consejos de diseño para reportes de incidente

Aquí tienes algunos ejemplos de reporte de incidente para ayudarte a comenzar. También incluí algunos consejos de diseño de informe para ayudarte a presentar tu información de forma efectiva. Y si quieres ahondar más en este tema, tenemos una extensa guía para diseñar informes en general.

Incorpora tu branding a tu diseño de informe

Así como con cualquier documento que has creado para tu negocio, es una buena práctica incorporar tu marca en tus reportes de incidente. (Por cierto, ¡la función Kit de Marca de Venngage hace que sea fácil añadir tu marca en un solo clic!)

Incluye tus colores de marca en tu diseño. Puedes usar tu marca en el encabezado, pie de página, barra lateral y cualquier otro elemento visual.

Usa tus colores de marca en el fondo de tu reporte de incidente:

Teal Incident Report Template Venngage

O también puedes incluir tu logo, como en esta plantilla de reporte de incidente:
Blue Incident Report Template Venngage

Organiza tu información en secciones usando cajas

Para hacer tu información lo más legible posible, organízala en secciones. Una de las formas más fáciles de hacerlo es usando cajas.

Por ejemplo, echa un vistazo a cómo estas plantillas de reporte de incidente usan cajas para seccionar la información:

Standard Incident Report Template Venngage

Este ejemplo de reporte de incidente también usa rectángulos para denotar encabezados en la sección: Simple Incident Report Template

Codifica por color las secciones de tu reporte de incidente

Los colores no solo son geniales para que tus informes, presentaciones y gráficos sean más interesantes para tus lectores, sino que también puedes usar el color para organizar secciones de tu reportes y llevar la atención hacia la información clave.

Para más consejos sobre cómo usar color en tus diseños, lee nuestra guía sobre cómo elegir colores para comunicar efectivamente tu mensaje.
Colorful Incident Report Template Venngage

  Simple Light Incident Report Template

Añade un encabezado visual a tu reporte de incidente

Como parte del branding de tu empresa, es muy probable que quieras añadir una imagen en el encabezado de tus reportes. Por ejemplo, esta plantilla de reporte de incidente usa una foto neutral con un filtro de color para crear un encabezado profesional:
Green Incident Report Template Venngage

Puedes hacer esto en Venngage superponiendo una foto sobre un fondo de color y ajustando la opacidad de la foto: Image Opacity Venngage

También puedes usar el mismo efecto para las barras laterales:Classic Incident Report Template Venngage

Haz un formulario de prueba como ejemplo para los miembros del equipo de noticias

Si hay una transición de personal o si ocurre algo cuando la persona que se encarga de los reportes de incidentes está ausente, es muy importante que haya un proceso documentado. Eso garantizará que, si alguien se topa con un momento como estos, pueda llenar el reporte de incidentes correctamente.

También puede ser muy útil añadir breves descripciones del tipo de información que debes incluir en cada campo. Echa un vistazo a cómo este ejemplo de reporte de incidente ofrece un breve texto para guiar a la persona a llenar el informe:Gray Incident Report Template

Usa íconos para visualizar conceptos

Los íconos son elementos visuales pequeños y compactos que puedes usar para fortalecer la información en tus informes. También puedes usarlos para llamar la atención hacia campos específicos y piezas importantes de información.

Por ejemplo, esta plantilla de reporte de incidente usa íconos para indicar el propósito de cada campo:

Red Incident Report Template

  Creative Incident Report Template Venngage

3. Cómo escribir un reporte de incidente

Es importante establecer un método sistemático para investigar incidentes.

Es igualmente importante tener un reporte preparado que te permita grabar cada aspecto relevante del incidente. Este es el primer paso (y el más importante) en el proceso.

Después de haber creado tu formato de reporte de incidente, podrás:

  • Comenzar tu investigación con hallazgos reales.
  • Y terminar tu investigación con recomendaciones decisivas para prevenir tanto un aumento en la gravedad del incidente y la posibilidad de una recurrencia.

Para escribir cualquier reporte de incidente, sigue el formato descrito a continuación.
4 Steps For Writing An Incident Report HR Infographic Venngage

1. Toma acción inmediata

Los empleados de tu organización deben notificar a su gerente u otro miembro de la compañía que sea parte del comité de dirección de la empresa, tan pronto como ocurra un incidente de cualquier clase independientemente de la naturaleza del mismo (ya sea un accidente, una enfermedad, una lesión o un cuasi accidente). 

Así que, es necesario que haya canales de comunicación claramente definidos para promover la práctica de que los empleados se presenten en estas situaciones y le den la importancia a ello.

Una vez notificado un incidente, la primera responsabilidad del miembro de la dirección es garantizar que se gestione el tratamiento adecuado, si es necesario, a los afectados por el suceso.  

Ten en cuenta: si el peligro sigue existiendo, el responsable al que se ha comunicado el suceso debe eliminar el peligro controlándolo. Cada empresa debe tener un procedimiento definido para lograrlo en función de la naturaleza de su trabajo. 

Por ejemplo, si hubiera un derrame que provocara una caída. Se atendería a la víctima y se limpiaría rápidamente el derrame y se identificaría la zona como peligrosa mediante una señal.

2. Recopila los hechos

Una vez realizada la acción inmediata que incluye la respuesta al evento y la eliminación del peligro del ambiente, es momento de determinar y registrar los hechos relacionados con el incidente.
Workplace Incident Facts to Report Venngage Social Media Graphic

Los hechos relacionados con el incidente incluyen:

Lo básico

Identifica el lugar específico, la hora y fecha del incidente. Esta información es fundamental para la investigación y es la más obvia para recolectar.

Afectados

Recolecta los datos de los implicados y/o afectados por el incidente. Esto implicaría registrar el nombre de las personas implicadas, sus cargos, el departamento en el que trabajan y el o los responsables de los afectados.

Testigos

Habla con cualquier testigo sobre el evento para recopilar su perspectiva sobre lo sucedido. Registra sus declaraciones de la manera más detallada y precisa posible en el formulario.

Para asegurar la precisión, es una buena práctica revisar tus notas con el testigo para asegurar que está de acuerdo con lo que se muestra en el informe. También es importante incluir en el reporte los nombres de cualquier testigo, en caso de que se requiera cualquier interrogatorio adicional.

Contexto

Considera y documenta los eventos que ocurrieron antes del incidente. Pregunta:

  • ¿Qué estaba haciendo el empleado?
  • ¿Quién le pidió que completara la tarea? ¿Cómo se sentía el empleado antes del incidente?, etc.

Es importante identificar qué factores causaron el incidente, cuáles estuvieron presentes antes del incidente y cuáles podrían ser un factor que contribuiría a que se produjera de nuevo.

Acciones

En el reporte, debes especificar las acciones de aquellos involucrados al momento del incidente. ¿Qué hizo el empleado para que sucediera el incidente?

Por ejemplo, si un empleado se lastimó la espalda alzando una caja en el trabajo, es importante determinar cómo alzó la caja para decidir si eso contribuyó a la lesión. Si es así, entonces debes indagar si el empleado fue capacitado adecuadamente para esta tarea, quién lo capacitó o qué empresa.

Entorno

Identifica y registra las condiciones del entorno que contribuyeron al evento. ¿No había suficiente luz? ¿Había algún equipo que no funcionaba apropiadamente? ¿La visibilidad de los empleados estaba obstruida por un resplandor o un punto ciego?, etc.

Lesiones

Registra y haz descripciones detalladas de lesiones específicas y evalúa su severidad. La descripción debería incluir la(s) parte(s) del cuerpo que fue(ron) afectada(s), la naturaleza y el alcance de la lesión.

Tratamiento

También es importante documentar en el reporte de incidente el tipo de tratamiento administrado para las lesiones. Es importante documentar esta información para entender cómo se recupera el empleado al revisar los detalles del evento.

Daños

Registra cualquier tipo de daño a los equipos, materiales, etc. causado por el incidente. Esto será útil para consultarlo durante el análisis del evento con el fin de considerar un plan de acción correctiva y así determinar qué artículos tendrían que ser reparados o reemplazados.

3. Analiza y reflexiona

Recopilar y registrar los hechos relacionados al incidente ayudarán a determinar cómo ocurrió el incidente. Analizar los hechos relacionados al incidente ayudará a determinar por qué ocurrió el incidente.

Analizar y determinar cómo y por qué sucedió el incidente es esencial para desarrollar un plan de acción correctivo.

Las posibles causas de accidentes o lesiones que suceden en el lugar de trabajo, pueden incluir:

  • Causas primarias (por ejemplo, un hielo mal ubicado en unas escaleras que provocó un resbalón y una caída).
  • Causas secundarias (por ejemplo, un empleado que no lleva un equipo de protección personal adecuado, como un casco duro o unas gafas).
  • Otras causas que contribuyen (por ejemplo: una bombilla quemada en la zona que provoca una mala visibilidad).

Causes of Workplace Injuries Accidents Social Media Post Venngage

4. Establece un plan de acción correctivo

Un plan de acción correctivo puede ofrecer recomendaciones como medio para reducir la posibilidad de que continúe el problema y/o se repita el incidente. Las recomendaciones serían el resultado de un análisis eficaz de los hechos recogidos y documentados en el informe del incidente.

Los elementos de un plan de acción correctivo pueden incluir:

  • Capacitación de salud y seguridad para los empleados.
  • Procesos de mantenimientos preventivos de rutina que aseguren que los equipos funcionen a la perfección.
  • Revisión de prácticas y procesos de trabajo con una recomendación para cambios con el fin de reducir el riesgo de incidentes.
  • Realizar un análisis de riesgos laborales para determinar si otros peligros potenciales están asociados con la tarea y/o entorno, y luego capacitar a los empleados sobre estos peligros, teniendo en cuenta los hallazgos de la evaluación.
  • Cambios/actualizaciones de ingeniería o equipos o EPI (equipos de protección personal) para garantizar que la tarea o el proceso de realización de la misma suponga menos riesgo.

Corrective Action Plan Social Media Post Venngage

Ejemplos de reportes de incidente

Plantilla de reporte de incidente de empleados con COVID-19

COVID-19 Employee Incident Report Template

Plantilla de reporte de incidente de empleado de atención médica crítica de color azul

Blue Healthcare Employee Critical Incident Report Template

Conclusión

Aunque estar preparado para lo inesperado suele ser difícil, tomar medidas preventivas es la piedra angular para mantener un entorno laboral feliz y saludable para ti y tu fuerza de trabajo.

Los reportes de incidentes no solo son una pieza determinante en el protocolo de respuesta a incidentes de cualquier empresa, sino que también proporcionan un medio para evitar contratiempos recurrentes y/ o inspirar el cambio.

Es por eso que es crucial tener a mano un formulario de reporte de incidente relevante y completo para cualquier incidente que pueda ocurrir. Al cumplir con la legislación de tu jurisdicción y teniendo en cuenta los cuatro componentes prescritos anteriormente, estarás en condiciones de manejar los incidentes de manera efectiva.

El efecto de responder a los incidentes en el lugar de trabajo de forma rápida y detallada no solo garantizará un lugar de trabajo seguro, sino también:

  • Asegurar a tus empleados que su empleador está preparado para tomar los pasos correctos en cualquier situación.
  • Velar por que todas las partes pertinentes estén plenamente informadas de los incidentes.
  • Establecer un registro de incidentes para futuras referencias.
  • Protegerte a ti/tu empresa y a tus empleados de demandas y disputas.