¿Has participado alguna vez en un proyecto que no salió según lo previsto?
No sienta bien.
Tiempo perdido, recursos malgastados. Es bastante frustrante para todos los implicados.
Por eso es tan importante crear un plan integral de gestión de proyectos antes de que tu proyecto se ponga en marcha.
En esta guía, exploraremos cómo crear y diseñar un plan de gestión de proyectos con éxito.
También mostraremos plantillas de planes de proyecto fáciles de personalizar que puedes crear hoy mismo con nuestro editor de arrastrar y soltar de fácil uso. ¡Vamos a empezar!
¿Qué es un plan de gestión de proyectos?
Un plan de gestión de proyectos es un documento formal que define cómo se va a llevar a cabo un proyecto. Esboza el alcance, los objetivos, el presupuesto, el calendario y los resultados de un proyecto, y es esencial para mantenerlo en marcha.
Redactas un plan de proyecto durante la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto, y debe ser aprobado por las partes interesadas antes de que el proyecto pueda pasar a la fase de ejecución.
Si algunos de estos términos son nuevos para ti, puedes ponerte al día con este post sobre términos de gestión de proyectos.
Esto significa que tu plan de proyecto debe ser lo suficientemente atractivo, organizado y minucioso como para ganarse el apoyo de las partes interesadas.
Lectura adicional: ¿Eres nuevo en la gestión de proyectos? Lee nuestro blog sobre las 4 etapas del ciclo de vida de un proyecto.
La importancia de un plan de gestión de proyectos
Un plan de gestión de proyectos bien desarrollado sienta las bases para el éxito de un proyecto, proporcionando una hoja de ruta que guía al equipo del proyecto hacia su finalización con éxito. Un buen plan de gestión de proyectos puede garantizar que:
- Los objetivos y metas del proyecto están claramente definidos y comprendidos
- El alcance del proyecto se gestiona eficazmente
- Los recursos se asignan eficientemente para maximizar la productividad y minimizar el despilfarro
- Se identifican, evalúan y mitigan los riesgos
- Las tareas y actividades del proyecto están bien organizadas y se ejecutan a tiempo.
- La comunicación entre los miembros del equipo, las partes interesadas y los patrocinadores del proyecto es eficaz y transparente
- Los cambios en el proyecto se evalúan, aprueban y aplican adecuadamente
- Las lecciones aprendidas y las mejores prácticas se documentan para futuras referencias y mejoras
- Las partes interesadas están comprometidas y satisfechas con los resultados del proyecto
- El proyecto se entrega dentro del plazo, presupuesto y normas de calidad especificados
¿Cuáles son las 5 etapas de un plan de gestión de proyectos?
El Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) esboza cinco etapas clave del plan de gestión de proyectos, que se conocen comúnmente como los grupos de procesos de gestión de proyectos. Estas etapas proporcionan un marco para gestionar proyectos con eficacia. Las cinco etapas son las siguientes
Iniciación: Es la primera etapa del plan de gestión de proyectos. Consiste en identificar y definir la finalidad, los objetivos y el alcance del proyecto.
La planificación: En la fase de planificación, se desarrollan planes detallados para guiar la ejecución y el control del proyecto. Esto incluye la definición de los resultados del proyecto, el desarrollo de un calendario del proyecto, la estimación de recursos y costes, la identificación de riesgos y la creación de un plan de gestión del proyecto completo.
Ejecución: La fase de ejecución consiste en poner en marcha el plan del proyecto. Se realizan las tareas del proyecto, se asignan los recursos y los miembros del equipo del proyecto trabajan para alcanzar los objetivos del proyecto.
Seguimiento y control: Durante esta fase, se supervisa periódicamente el progreso del proyecto y se compara el rendimiento real con el previsto. Se hace un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y se realizan los ajustes necesarios para mantener el proyecto en marcha. En esta etapa se evalúan los riesgos, se abordan los problemas y los cambios y se garantiza que se cumplen los objetivos del proyecto.
Cierre: La fase de cierre marca el final del proyecto. Implica finalizar todas las actividades del proyecto, completar los entregables restantes, obtener la aprobación del cliente o de las partes interesadas y cerrar formalmente el proyecto. Se documentan las lecciones aprendidas y se lleva a cabo una revisión del proyecto para identificar áreas de mejora en futuros proyectos.
Es importante tener en cuenta que estas etapas son iterativas, y que la gestión de proyectos suele ser un proceso continuo. A lo largo del ciclo de vida del proyecto, los directores de proyecto pueden tener que revisar y ajustar los planes en función de las circunstancias cambiantes y la nueva información.
¿Cuáles son los 7 componentes de un plan de gestión de proyectos?
Antes de empezar a elaborar tu propio plan, debes estar familiarizado con los principales componentes de un plan de proyecto típico.
Un plan de gestión de proyectos debe incluir las siguientes secciones:
- Resumen: Breve descripción del contenido del informe
- Alcance y resultados del proyecto: Un esbozo de los límites del proyecto, y una descripción de cómo se desglosará el proyecto en entregables mensurables.
- Calendario del proyecto: Una vista de alto nivel de las tareas e hitos del proyecto (los diagramas de Gantt son útiles para esto).
- Recursos del proyecto: El presupuesto, el personal y otros recursos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto
- Plan de gestión de riesgos y problemas: Una lista de factores que podrían hacer descarrilar el proyecto y un plan sobre cómo se identificarán, abordarán y controlarán los problemas
- Plan de Gestión de la Comunicación: Un plan sobre cómo se gestionará la comunicación con el equipo y las partes interesadas a lo largo del proyecto.
- Plan de Gestión de Costes y Calidad: Esta sección abarca el presupuesto del proyecto, la estimación de costes y los mecanismos de control de costes. También incluye las medidas de aseguramiento y control de la calidad, así como las actividades de ensayo o verificación que vayan a realizarse.
Básicamente, un plan de proyecto debe indicar a las partes interesadas qué hay que hacer, cómo se hará y cuándo se hará.
Dicho esto, una talla no sirve para todos. Cada plan de gestión de proyectos debe adaptarse al sector específico y a las circunstancias del proyecto. Puedes utilizar una aplicación de gestión de proyectos para facilitar la planificación del proyecto.
Por ejemplo, este plan de marketing parece orientado al cliente. Está diseñado para vender la agencia al cliente:
Mientras que este plan de desarrollo comercial se centra en objetivos específicos y un calendario detallado:
Una vez eliminados estos aspectos básicos, pasemos a algunos consejos para crear un plan de gestión de proyectos que sea tan atractivo como profesional.
Lectura adicional: Si quieres crear una propuesta, lee nuestra guía en profundidad sobre propuestas de negocio. Después, prueba nuestras plantillas de propuestas de trabajo o plantillas de propuestas de negocio.
5 cosas que debes saber antes de crear un plan de gestión de proyectos
Antes de sumergirte en la creación de un plan de gestión de proyectos, es crucial tener una comprensión clara de los objetivos del proyecto y de las expectativas de las partes implicadas.
Sin una comprensión firme de estos elementos fundamentales, tu proyecto puede enfrentarse a retos importantes o no obtener los resultados deseados.
Estos son los puntos clave que hay que tener en cuenta al crear un plan de gestión de proyectos:
- Objetivos del proyecto: Comprende claramente los objetivos del proyecto y lo que quieres conseguir. Identifica los resultados deseados, los entregables y la finalidad del proyecto.
- Alcance del proyecto: Determina los límites y el alcance del proyecto. Define lo que se incluye y lo que se excluye para garantizar la claridad y evitar que se desplace el alcance.
- Partes interesadas: Identifica a todas las partes interesadas que se verán afectadas por el proyecto o tendrán interés en él. Comprende sus necesidades, expectativas y nivel de participación.
- Recursos: Evalúa los recursos necesarios para ejecutar el proyecto con éxito. Esto incluye recursos humanos, presupuesto, equipos y materiales. Determina su disponibilidad y asignación.
- Riesgos y limitaciones: Identifica los posibles riesgos, incertidumbres y limitaciones que puedan afectar al proyecto. Comprende los retos, limitaciones y obstáculos potenciales que hay que abordar.
Ahora que tienes identificadas estas áreas clave, ¡empecemos a crear tu plan de proyecto!
¿Cómo se redacta un plan de proyecto?
Un plan de proyecto bien estructurado sirve de hoja de ruta para una ejecución satisfactoria del proyecto. Aporta claridad, dirección y una base para la gestión eficaz del proyecto. Tanto si te embarcas en una empresa a pequeña escala como en una iniciativa a gran escala, elaborar un plan de proyecto es crucial para alcanzar tus objetivos.
Para redactar un plan de proyecto con éxito, sigue estos 5 pasos para crear un plan de proyecto eficaz que sirva como valiosa herramienta para la gestión de proyectos:
1. Destaca los elementos clave de tu plan de proyecto en un resumen ejecutivo
Un resumen ejecutivo es una breve descripción de los contenidos clave de un plan de proyecto.
Suele ser lo primero que leen los interesados, y debe ser como una versión resumida de todo el plan.
Puede tocar la propuesta de valor del proyecto, los objetivos, los entregables y los hitos importantes, pero tiene que ser conciso (al fin y al cabo, es un resumen). En primer lugar, asegúrate de desarrollar una prueba de concepto.
En este ejemplo, un resumen ejecutivo puede dividirse en columnas para contrastar el problema existente con la solución del proyecto:
El formato a dos columnas con encabezamientos claros ayuda a dividir la información, facilitando enormemente la lectura de un vistazo.
He aquí otro ejemplo de resumen ejecutivo de un plan de gestión de proyectos. Este destaca visualmente los puntos clave con fuentes grandes e iconos útiles:
En este caso, los datos y cifras resaltados son especialmente fáciles de escanear (lo que sin duda alegrará a tus interlocutores).
Pero tu resumen ejecutivo no siempre será tan sencillo.
Para proyectos de mayor envergadura, tu resumen ejecutivo será más largo y detallado.
Esta plantilla de plan de gestión de proyectos tiene un resumen ejecutivo con mucho texto, aunque los encabezados en negrita y los diferentes colores de fondo evitan que parezca abrumador:
También es buena idea dividirlo en secciones, con un encabezamiento dedicado a cada sección:
Independientemente de cómo organices tu resumen ejecutivo, debe ofrecer a tus interesados un avance de lo que está por venir en el resto del plan de gestión del proyecto.
2. Traza visualmente el calendario de tu proyecto con un diagrama de Gantt
Un calendario de proyecto cuidadosamente planificado es clave para el éxito de cualquier proyecto. Sin uno, es probable que tu proyecto se desmorone y se convierta en un caos de plazos incumplidos, mala gestión del equipo y ampliación del alcance.
Por suerte, las herramientas de planificación de proyectos, como los diagramas de Gantt y los calendarios de proyectos, facilitan la creación del calendario de tu proyecto. Puedes trazar visualmente cada tarea del proyecto, añadir hitos importantes y luego buscar cualquier dependencia o conflicto que no hayas tenido en cuenta.
Por ejemplo, esta plantilla de diagrama de Gantt describe las actividades de alto nivel de un proyecto a lo largo de todo un trimestre, con las tareas codificadas por colores según el equipo:
Una hoja de ruta de alto nivel como la anterior probablemente sea suficiente para tu plan de gestión de proyectos. Todos los equipos podrán consultar este calendario a lo largo del proyecto para asegurarse de que van por buen camino.
Pero antes de dar el pistoletazo de salida al proyecto, tendrás que profundizar y desglosar las responsabilidades del proyecto por cada miembro del equipo, como en este ejemplo de diagrama de Gantt:
En las fases posteriores de ejecución y seguimiento del proyecto, te agradecerás haber creado una hoja de ruta visual detallada que puedes seguir y ajustar a medida que cambien las cosas.
También puedes utilizar una herramienta de gestión de proyectos para mantener organizado a tu equipo.
Lectura adicional: Nuestro post con ejemplos de diagramas de Gantt y más consejos sobre cómo utilizarlos para la gestión de proyectos.
3. Aclara la estructura de tu equipo de proyecto con un organigrama del equipo
Uno de los aspectos más difíciles de la planificación de un proyecto es reunir a un equipo y alinearlo con la visión del proyecto.
Y alinear a tu equipo tiene que ver con la comunicación: comunicar los objetivos del proyecto, comunicar las peticiones de las partes interesadas, comunicar los fundamentos de las grandes decisiones… y la lista continúa.
¡Aquí es donde una buena documentación del proyecto es crucial! Tienes que crear documentos a los que tu equipo y las partes interesadas puedan acceder cuando tengan preguntas o necesiten orientación.
Una cosa fácil de documentar visualmente es la estructura de tu equipo, con un organigrama como éste:
En un organigrama debes incluir información básica, como la jerarquía del equipo y la información de contacto de sus miembros. De ese modo, tus interlocutores tendrán toda la información que necesitan al alcance de la mano.
Pero además de eso, puedes indicar las responsabilidades de alto nivel de cada miembro del equipo y los canales de comunicación dentro del equipo (para que tu equipo sepa exactamente de qué es responsable).
Aquí tienes otra plantilla sencilla de estructura organizativa que puedes utilizar como punto de partida:
Crea un organigrama con nuestro creador de organigramas.
4. Organizar los factores de riesgo del proyecto en una estructura de desglose de riesgos
Una gran parte de la planificación de proyectos consiste en identificar los factores que pueden hacer descarrilar tu proyecto, y elaborar planes y procesos para hacer frente a esos factores. Esto suele denominarse gestión de riesgos.
El primer paso para elaborar un plan de gestión de riesgos es hacer una lista de todos los factores en juego, que es donde resulta útil una estructura de desglose de riesgos. Una estructura de desglose de riesgos es una representación jerárquica de los riesgos del proyecto, organizados por categorías.
Esta plantilla de estructura de desglose de riesgos, por ejemplo, muestra el riesgo del proyecto desglosado en riesgo técnico, riesgo de gestión y riesgo externo:
Una vez que hayas construido tu estructura de desglose de riesgos, estarás preparado para hacer una inmersión profunda en cada riesgo (para evaluar y planificar cualquier desencadenante y resultado).
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5. Planifica con antelación: crea informes de situación del proyecto para comunicar los avances a las partes interesadas
Como he mencionado antes, la comunicación es fundamental en cualquier proyecto.
Pero aun así, algo que los directores de proyecto suelen pasar por alto es un plan de gestión de la comunicación: un plan sobre cómo se va a comunicar el equipo del proyecto con las partes interesadas. Con demasiada frecuencia, la comunicación del proyecto se reduce a correos electrónicos ad hoc o reuniones de última hora.
Puedes evitarlo planificando con antelación. Empieza con una reunión de lanzamiento del proyecto e incluye una plantilla de informe de situación del proyecto como parte de tu plan de comunicación.
He aquí un ejemplo de un sencillo informe de situación de un proyecto que podrías enviar semanalmente a las partes interesadas:
Este tipo de informe es inestimable para comunicar actualizaciones sobre el progreso del proyecto. Muestra lo que has logrado en un formato claro y coherente, lo que puede ayudar a señalar los problemas antes de que surjan, a generar confianza con las partes interesadas y facilita la reflexión sobre el rendimiento del proyecto una vez que hayas alcanzado tus objetivos.
También podrías incluir un informe de situación más amplio para actualizaciones mayores con carácter mensual o trimestral, como éste:
La plantilla anterior te permite informar a las partes interesadas de actualizaciones más importantes, como nuevos requisitos presupuestarios, fechas de finalización revisadas y calificaciones del rendimiento del proyecto.
Incluso puedes incluir la visualización de los hitos actualizados del proyecto, como en este ejemplo:
¿Quieres más consejos sobre cómo crear elementos visuales para mejorar tus comunicaciones? Lee nuestra guía de comunicación visual para empresas.
Ejemplos de planes de gestión de proyectos
Un plan de gestión del proyecto es probablemente el entregable más importante que tus interesados recibirán de ti (además del proyecto en sí).
Contiene toda la información que las partes interesadas utilizarán para determinar si tu proyecto sigue adelante o se echa a la calle.
Por eso es buena idea empezar con una plantilla de plan de gestión de proyectos. Utilizar una plantilla puede ayudarte a organizar la información de forma lógica y a garantizar que sea lo suficientemente atractiva como para mantener la atención de las partes interesadas.
Modelo de propuesta de licitación de construcción
Es probable que tu propuesta de licitación de construcción compita con varios licitadores. Por eso, es importante hacerlo bien.
Empieza con una meticulosa descripción general del proyecto, como en la segunda página de esta plantilla:
Aunque pienses que este proyecto será similar a otros que hayas hecho en el pasado, es importante que te fijes en los detalles.
Esto también te ayudará a comprender el alcance del trabajo para que puedas estimar los costes adecuadamente y llegar a un presupuesto que no sea ni demasiado alto ni demasiado bajo. Ontario Construction News tiene excelentes consejos sobre este proceso.
Plantilla simple de plan de gestión de proyectos
Esta sencilla plantilla de plan de gestión de proyectos expone claramente toda la información que necesitarán tus interesados:
Plantilla simple de plan de comunicación para la gestión de proyectos
Una parte clave de la gestión de proyectos es asegurarse de que todo el mundo está al corriente. Un plan de comunicación del proyecto garantiza que todos sepan cómo, dónde, quién y cuándo se comunicará el equipo durante el transcurso del proyecto. También la programación de la construcción es un aspecto crítico del plan de gestión del proyecto, ya que ayuda a garantizar que todas las tareas necesarias se realicen dentro del plazo y el presupuesto asignados.
La clave está en averiguar qué tipo de comunicaciones son valiosas para las partes interesadas y cuáles son simplemente abrumadoras y no conducirán a mejores decisiones.
Esta plantilla describe claramente todos estos factores para ayudar a gestionar las expectativas y eliminar la confusión sobre lo que se comunicará y cuándo:
Modelo de plan de proyecto de desarrollo comercial
La siguiente plantilla de plan de gestión de proyectos es sencilla y mínima, pero utiliza un diseño único y elementos visuales simples para crear una visión general del proyecto fácil de leer y escanear.
Esta plantilla es perfecta para la gestión de edificios o construcciones, o para cualquier proyecto técnico:
Cuando elijas una plantilla de plan de proyecto, busca una que sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios que puedan solicitar tus interesados antes de aprobar el proyecto. Nunca se sabe lo que puede cambiar en las primeras fases de planificación del proyecto. También puedes utilizar herramientas de gestión de proyectos para ayudarte con la planificación.
Lo que hay que llevarse: las mejores prácticas del plan de proyecto
- Utiliza encabezados, columnas y resaltados para que tu resumen ejecutivo sea fácil de leer
- Traza el calendario de tu proyecto con un diagrama de Gantt (con las tareas codificadas por colores según el departamento o el miembro del equipo).
- Utiliza elementos visuales como organigramas y estructuras de desglose de riesgos para comunicarte con todo tu equipo y con las partes interesadas
- Elige una plantilla flexible que puedas actualizar para adaptarla a las peticiones de las partes interesadas