Un plan de mejora de procesos es un documento exhaustivo que describe los pasos necesarios para mejorar la eficiencia, la eficacia y el rendimiento general de los procedimientos de tu empresa. Sirve como hoja de ruta para identificar áreas de mejora, abordar los cuellos de botella, racionalizar los flujos de trabajo y optimizar la utilización de los recursos.
Un plan de mejora de procesos bien elaborado debe proporcionar recomendaciones específicas y prácticas que sean aplicables en las distintas funciones y departamentos de tu organización, permitiendo una aplicación generalizada y unos beneficios coherentes en toda la empresa. Al adoptar un plan de mejora de procesos, las empresas pueden impulsar proactivamente un cambio positivo, fomentar la mejora continua y alcanzar mayores niveles de excelencia operativa.
Muchos aspectos de la mejora de procesos pueden beneficiarse de herramientas de comunicación visual como infografías, presentaciones, mapas mentales y mucho más. Las plantillas de planes de Venngage facilitan la creación de tus propios activos visuales para ayudar a implantar medidas correctoras y mejorar el rendimiento de tu personal, y así gestionar tus planes de mejora de procesos.
Haz clic para avanzar:
- ¿Qué es la mejora de procesos?
- ¿Cómo se crea un plan de mejora de procesos?
- ¿Cuáles son los tipos más comunes de planes de mejora de procesos?
- Tipos de plan de mejora de procesos y ejemplos
- ¿Cuáles son las ventajas de establecer un plan de mejora de procesos?
- Plan de mejora de procesos FAQ
¿Qué es la mejora de procesos?
Como su nombre indica, la mejora de procesos se refiere a la tarea de identificar, analizar y mejorar los procesos empresariales existentes, que a menudo están anticuados o ya no son lo bastante eficientes.
Aunque el término se utiliza más a menudo en un contexto empresarial, puede referirse a cualquier decisión o acción encaminada a mejorar un proceso, ya sea tan sencillo como encontrar una ruta más corta en tu trayecto al trabajo o tan complejo como mejorar todo el proceso de atención al cliente de una empresa.
Volviendo a su contexto empresarial, la mejora de los procesos podría centrarse en el despilfarro, el mal diseño de las oficinas, el tiempo de inactividad de los sistemas informáticos, la falta de compromiso de los empleados y muchos otros problemas que pueden condenar a una organización.
La mejora de procesos contínua no puede ser eficaz si no existen políticas adecuadas de documentación de los procesos. Si aún no has documentado los procesos de tu empresa, podemos ayudarte. Echa un vistazo a estas plantillas de documentación de procesos para empezar.
/>¿Cómo se crea un plan de mejora de procesos?
El cambio no es fácil, y puede ser un reto para las empresas averiguar qué están haciendo mal y cómo solucionarlo. Pero por eso establecer un marco de plan de mejora de procesos puede ayudarte a tomar decisiones basadas en hechos sobre cómo mejorar tu organización.
Un plan de mejora de procesos bien diseñado puede agilizar las operaciones, aumentar la eficacia e impulsar el crecimiento de la organización. Para ayudarte en esta tarea crucial, aquí tienes diez pasos esenciales para crear un plan de mejora de procesos que produzca resultados cuantificables:
- Identifica los objetivos:Define los objetivos específicos que pretendes alcanzar mediante la mejora del proceso. Por ejemplo, reducir los tiempos de espera de los clientes en un 20% o disminuir los errores de producción en un 15%.
- Analiza los Procesos Actuales:Evalúa a fondo los flujos de trabajo existentes para identificar cuellos de botella, ineficiencias y áreas de mejora. Por ejemplo, examina cómo fluye la información entre departamentos o cómo se gestiona el inventario.
- Recoge las aportaciones de las partes interesadas:Involucra a empleados, directivos y otras partes interesadas relevantes para recabar opiniones y perspectivas sobre los retos del proceso. Por ejemplo: Realiza entrevistas o encuestas, o integra una solución de centro de contacto en la nube para recabar opiniones sobre los puntos débiles y las posibles soluciones.
- Priorizar las áreas de mejora:Basándote en el análisis y en las aportaciones de las partes interesadas, prioriza las áreas que requieren atención inmediata. Esto podría implicar la identificación de procesos de alto impacto que, cuando se mejoren, tendrán un efecto positivo significativo en la organización.
- Establece objetivos mensurables:Establece objetivos específicos y mensurables que se ajusten a las áreas de mejora identificadas. Estos objetivos deben ser cuantificables y tener un plazo determinado. Por ejemplo, reducir las reclamaciones de los clientes en un 25% en un plazo de seis meses.
- Desarrolla planes de acción:Crea planes de acción detallados para cada área de mejora, en los que se describan los pasos, las responsabilidades y los plazos para implantar los cambios. Por ejemplo, asigna a un equipo interfuncional la tarea de agilizar el proceso de tramitación de pedidos y elabora un calendario para completar los cambios necesarios.
- Implementa los cambios:Ejecutar los planes de acción supervisando de cerca los progresos y garantizando el cumplimiento de los plazos establecidos. Ejemplo: Introducir un nuevo programa informático para automatizar las tareas manuales de introducción de datos y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento.
- Mide los resultados:Mide y evalúa periódicamente el impacto de los cambios aplicados en relación con los objetivos fijados. Esto puede implicar el seguimiento de métricas como el ahorro de costes, las mejoras de productividad o los índices de satisfacción de los clientes.
- Ajusta y perfecciona:Basándote en los resultados, identifica las lagunas o áreas que necesiten más mejoras. Ajusta los planes de acción en consecuencia, realizando refinamientos iterativos para optimizar continuamente los procesos.
- Comunica y compromete:
Mantén a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso de las iniciativas de mejora de procesos y fomenta su participación continua. Comparte historias de éxito y celebra los logros para mantener la motivación y el compromiso.
Adhiriéndote a estas útiles directrices, forjarás un formidable proyecto de mejora de procesos que impulse el crecimiento transformador dentro de tu organización. Ten presente que la mejora de los procesos es una odisea en constante evolución, y que el escrutinio y el ajuste constantes salvaguardarán el triunfo perpetuo en el perfeccionamiento de tus operaciones.
Caso práctico de plan de mejora de procesos
Siguiendo los pasos que hemos esbozado antes, exploremos un hipotético plan de mejora de procesos para una consulta médica que recibe constantemente quejas de los pacientes sobre la cantidad de formularios que tienen que rellenar.
Plan de mejora de procesos: Reducir la carga de formularios de los pacientes en la consulta del médico
- Identificar los objetivos: El objetivo es agilizar el proceso de admisión de pacientes y reducir el número de formularios que tienen que rellenar, lo que mejorará la satisfacción de los pacientes y reducirá la carga administrativa. Para lograr estos objetivos de manera eficiente, sugerimos utilizar una herramienta de gestión de admisiones especializada.
- Analizar los procesos actuales:Evalúa el proceso de admisión de pacientes existente para identificar el número y los tipos de formularios que los pacientes deben rellenar, así como cualquier redundancia o ineficacia en el proceso.
- Recoge las opiniones de las partes interesadas:Habla con los pacientes, el personal de recepción y los profesionales sanitarios para conocer sus puntos de vista sobre los problemas relacionados con los formularios y las posibles soluciones. Realiza encuestas o grupos de discusión para recabar opiniones.
- Priorizar las áreas de mejora:Identifica las áreas clave en las que la reducción de formularios puede tener un impacto más significativo en la experiencia del paciente y la eficiencia administrativa. Por ejemplo, céntrate en eliminar la información redundante en los formularios o en consolidar varios formularios en un único documento completo.
- Establece objetivos mensurables:Establece objetivos concretos, como reducir el número de formularios en un 50% en un plazo de tres meses, minimizar el tiempo que pasan los pacientes rellenando formularios en un 25% o lograr un índice de satisfacción de los pacientes del 80% en relación con el proceso de admisión de formularios.
- Desarrollar planes de acción:Crea planes de acción para agilizar el proceso de admisión de pacientes y minimizar los requisitos de formularios. Algunos ejemplos de acciones pueden ser:
- Realiza una revisión exhaustiva de los formularios existentes e identifica las áreas de solapamiento o duplicación.
- Consulta con los equipos jurídicos y de cumplimiento para garantizar que se captura la información necesaria minimizando las redundancias.
- Explora la posibilidad de implantar formularios electrónicos o la preinscripción online para agilizar el proceso.
- Forma al personal de recepción sobre el nuevo proceso racionalizado y enséñales a ayudar a los pacientes a cumplimentar los formularios con eficacia.
- Implementa los cambios:Ejecuta los planes de acción aplicando las mejoras acordadas. Esto podría implicar la revisión y consolidación de formularios, la implantación de formularios electrónicos o sistemas de preinscripción en línea, y la formación del personal sobre el proceso revisado.
- Mide los resultados:Mide y evalúa periódicamente el impacto de los cambios aplicados en relación con los objetivos fijados. Haz un seguimiento de métricas como el número de formularios eliminados, el tiempo ahorrado a los pacientes y los índices de satisfacción de los pacientes en relación con el proceso de admisión revisado.
- Ajusta y perfecciona:Basándote en los resultados y en los comentarios continuos, identifica las áreas que requieran más mejoras. Perfecciona el proceso abordando los puntos conflictivos o cuellos de botella que queden para garantizar una experiencia de admisión de pacientes fluida y eficiente.
- Comunica y compromete:Mantén una comunicación abierta con los pacientes, el personal y los profesionales sanitarios a lo largo de todo el proceso de mejora. Informa a los pacientes de los cambios y mejoras introducidos en el proceso de admisión de formularios, y fomenta sus comentarios y sugerencias para futuras mejoras.
Aplicando este plan de mejora de procesos, el consultorio médico puede minimizar la carga que soportan los pacientes reduciendo el número de formularios que tienen que rellenar, con la consiguiente mejora de la satisfacción del paciente y la agilización de los procesos administrativos. Recuerda que la evaluación y el perfeccionamiento continuos son esenciales para adaptarse a la evolución de las necesidades de los pacientes y garantizar mejoras continuas en la experiencia de admisión de pacientes.
Puedes personalizar esta plantilla de plan de mejora de procesos para reflejar el ejemplo anterior:
¿Cuáles son los tipos más comunes de planes de mejora de procesos?
Se han encontrado grandes métodos de mejora de procesos que puedes considerar integrar en tus planes de mejora de procesos. Algunos de estos métodos se utilizan en las mayores empresas del mundo.
Seis Sigma
Método de control de calidad desarrollado por un ingeniero de Motorola, Seis Sigma se ha convertido en un fenómeno mundial, y la certificación Seis Sigma está muy solicitada en muchos sectores. Seis Sigma describe cinco pasos para mejorar las prácticas empresariales existentes, abreviado DMAIC:
- Define
- Mide
- Analiza
- Mejora
- Control
He aquí cómo debe ser un plan de mejora de procesos cuando se utiliza el método Seis Sigma:
El método Lean y Lean Seis Sigma
El Lean se utiliza tradicionalmente en las empresas manufactureras, pero sus principios son útiles en todos los sectores y, como su nombre indica, los planes de mejora de procesos Lean se centran en reducir los residuos. En concreto, Lean pretende eliminar cualquier actividad que no añada valor al usuario final del bien o servicio. Los pasos son
- Identificar el valor
- Mapear el flujo de valor
- Crear flujo
- Establecer la tracción
- Busca la perfección
Lean Seis Sigma es el híbrido de los dos métodos, que ayuda a las organizaciones a mejorar los procesos mediante DMAIC, eliminando al mismo tiempo los residuos.
Gestión de calidad total (TQM)
La gestión de la calidad total (o por sus siglas en inglés TQM, “Total quality management”) tuvo su apogeo en los años 80 y principios de los 90, antes de la llegada de Lean y Seis Sigma, pero sus principales objetivos siguen siendo válidos hoy en día. Los planes de desarrollo de procesos TQM se centran principalmente en el control de calidad, garantizando que la producción de la empresa sea de la mayor calidad posible y determinando formas de hacer que la producción sea aún mejor.
La TQM no tiene pasos como la mayoría de los métodos de mejora de procesos. Más bien se centra en los principios que deben guiar a una organización con mentalidad de TQM:
- Orientado al cliente
- Implicación total de los trabajadores
- Centrado en los procesos
- Integración total del equipo
- Estratégico y sistémico
- Continuo
- Decisiones basadas en datos
- Comunicación constante
Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA)
El ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) o conocido como PDCA por sus siglas en inglés (plan-do-check-act) es un ciclo continuo de gestión del cambio que fue establecido por primera vez por el ingeniero y consultor de gestión W. Edwards Deming en la década de 1950. Por aquel entonces se denominaba Rueda de Deming, que posteriormente fue modificada por ingenieros japoneses para llegar a su definición actual.
Los pasos del PDCA son obvios:
- Planifica
- Haz
- Consulta
- Actúa
Tipos de plan de mejora de procesos y ejemplos
Los planes de mejora de procesos son útiles para organizaciones de todo tipo, y su resultado puede incluir simples instrucciones verbales. Pero la mayoría de las empresas se benefician de la creación de gráficos, presentaciones e infografías para comunicar diversos aspectos relacionados con el plan.
Echa un vistazo a estas plantillas de planes de mejora de procesos que pueden ayudar a tu organización.
Ejemplos de desarrollo de planes de mejora de procesos
Elaborar un plan de mejora de procesos es complicado, pero herramientas visuales como las infografías pueden facilitar que tu equipo comprenda los pasos que hay que dar.
Ayuda a tu equipo directivo y a tus empleados a comprender los pasos del ciclo planificar-hacer-comprobar-actuar (PDCA) con esta infografía. Personalízala según tus necesidades, indicando las acciones concretas que deben emprender en la parte inferior.
Esta infografía del ciclo PDCA es ideal para las empresas que están implantando planes de mejora en toda su organización.
Ejemplos de procesos revisados
Una vez que te hayas decidido por una nueva forma de hacer las cosas, es fundamental explicar claramente el nuevo proceso a los empleados (y a veces a los clientes). Las infografías de procesos y plazos son útiles, ya que permiten visualizar los nuevos pasos.
He aquí un ejemplo de un plan de mejora de procesos para revisar el proceso de atención al cliente, construido sobre la base del concepto PDCA:
Personaliza esta infografía del proceso de gestión de proyectos para el nuevo proceso que tú y tus compañeros de equipo estáis creando. Cambia rápidamente los iconos por otros que se apliquen a tu negocio, y utiliza Mi Kit de Marca para asegurarte de que el diseño se alinea con tu identidad corporativa.
Utiliza esta colorida infografía de procesos para un nuevo proceso que tenga varios pasos. Alarga o acorta según sea necesario para cubrir todos los pasos de tu proceso revisado. O utiliza una plantilla como ésta para crear un plan de acción de mejora de procesos cuando empieces a trabajar.
Ejemplos de políticas revisadas
Los planes de desarrollo de procesos pueden extenderse fácilmente a diversas áreas empresariales, y a menudo es necesario elaborar nuevas políticas y procedimientos en el camino hacia tu nuevo proceso. Las infografías y otras herramientas pueden ayudarte a difundir y documentar estas nuevas políticas.
Si tu nuevo proceso va a requerir documentación añadida que debe ser firmada por un empleado o su supervisor, personaliza esta infografía de procedimientos que explora cómo presentar reclamaciones de gastos. Cambia el título, el contenido y las ilustraciones según tus necesidades.
Quizá tu plan de mejora de procesos haya revelado que nadie en tu organización está preparado para una catástrofe o emergencia. El resultado de tu equipo de mejora de procesos podría ser un plan de continuidad empresarial como éste.
Ejemplos de desarrollo de empleados
El éxito de tu nuevo proceso dependerá totalmente de la capacidad de tu equipo para ejecutarlo, y muchas organizaciones descubren que una de las principales razones por las que sus procesos actuales no funcionan es que los miembros del equipo carecen de ciertas habilidades. Por eso, el desarrollo de los empleados suele estar implicado en la ejecución de un plan revisado.
Ayuda a los miembros del equipo a visualizar las habilidades que necesitan desarrollar trabajando con ellos para crear un mapa mental como éste.
Personaliza esta infografía de planificación profesional para los miembros de tu equipo mientras trabajas con ellos para ayudarles a adquirir las habilidades necesarias. Aunque este ejemplo trata de la planificación profesional en general, es fácil de personalizar con datos específicos para tus empleados.
Ejemplos de gestión del cambio
Los seres humanos, por naturaleza, se resisten al cambio, y a tu organización puede resultarle difícil implantar un nuevo proceso. Estos planes de gestión del cambio(en inglés) pueden ayudarte a comunicar y motivar a tu equipo.
Sigue los pasos de esta infografía sobre el proceso de gestión del cambio(en inglés) para acabar con la obstinada adhesión de tu equipo a procesos antiguos e ineficaces.
Actualiza esta infografía del proceso de planificación para ayudar a que tu equipo se ponga del lado del cambio. Los empleados que sientan que están implicados en dirigir la empresa en la dirección correcta sentirán un fuerte sentido de propiedad en toda la operación de mejora del proceso.
¿Cuáles son las ventajas de establecer un plan de mejora de procesos?
Son muchos los beneficios de sumergirte en un plan de mejora de procesos en tu organización, y el más obvio e importante es mejorar la eficacia general de tu empresa. Hacerlo puede hacer que el negocio sea más rentable a largo plazo. Pero ahí no acaban los beneficios.
Los mayores beneficios de un plan de mejora de procesos incluyen:
- Satisfacción de los empleados: Los trabajadores más productivos hacen que la empresa gane más dinero con el tiempo, pero también adquieren una sensación de logro y superación personal.
- Satisfacción del cliente: Muchos planes de mejora de procesos se centran en tareas orientadas al cliente, y asegurarse de que tus clientes están satisfechos es crucial para cualquier organización.
- Agilidad: El panorama empresarial cambia constantemente, por lo que poner en marcha una estrategia de mejora de procesos equipará a tu organización para hacer frente a futuros trastornos.
- La seguridad: Los procesos eficientes ayudan a reducir los accidentes laborales y las lesiones por esfuerzo repetitivo, y examinar las actividades físicas que realizan los empleados como parte de su trabajo puede contribuir a hacerlos más seguros en general.
- Modernización: Es probable que las organizaciones que se resisten a la tecnología no duren mucho, y los planes de mejora de procesos son ideales para adaptar las nuevas tecnologías a los flujos de trabajo de tu empresa.
- La innovación: En cualquier empresa, hay cosas que se hacen porque siempre se han hecho así. Pero desglosar esos procesos para ver cómo funcionan es una de las mejores formas de suscitar una nueva idea y crear innovación en tu organización.
Plan de mejora de procesos FAQ
¿Tienes más preguntas sobre la creación de un plan de mejora de procesos para tu organización? Tenemos respuestas.
¿Cómo se propone un plan de mejora de procesos?
La comunicación es una parte fundamental de la mejora de los procesos. Si la gente no sabe o no entiende por qué es necesario un cambio, es poco probable que adopte nuevos procesos. Proponer un plan de mejora de procesos requiere una persona o un pequeño grupo que se haga cargo del desarrollo del plan de principio a fin y que pueda evangelizar el plan en toda la organización.
¿Cuál es el contenido de un plan de mejora de procesos?
En general, los planes de mejora de procesos deben incluir una definición del proceso, una explicación de sus pasos, una identificación de las formas en que se queda corto, un nuevo proceso propuesto y un mecanismo para supervisar los pasos revisados.
¿Cómo encuentras las áreas de mejora del proceso?
Si supieras exactamente por qué tu organización no tiene tanto éxito, lo arreglarías enseguida. Pero encontrar áreas de mejora de procesos significa mantener el oído atento y observar la organización de forma objetiva. Las áreas comunes de mejora de procesos incluyen el solapamiento de autoridad, el incumplimiento constante de los plazos, el control de calidad deficiente, los problemas de seguridad física, la corrección de errores en lugar de su prevención, la insatisfacción de empleados y clientes y el exceso de gasto.
En resumen: los planes de mejora de procesos pueden ayudar a tu empresa a ser más productiva y eliminar la frustración organizativa
Identificar dónde está fallando tu empresa en los procesos utilizados en toda la organización no es una tarea fácil, ya que requiere un examen desapasionado de cómo puedes estar quedándote corto. Pero las herramientas de comunicación visual como las infografías, los mapas mentales y las ilustraciones de procesos pueden ayudar a comunicar los problemas a tu equipo y hacer que todos avancen en la dirección correcta.
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