Hacemos lo mejor que podemos para asegurar una fuerza laboral saludable y feliz. Es por eso eso, que en un mundo perfecto, nunca tendrías que crear un reporte de incidente.
Pero desafortunadamente los accidentes ocurren, y nunca es mala idea estar preparado para cualquier situación –especialmente para una inesperada. Es crucial contar con un formulario de informe bien diseñado para documentar cualquier incidente laboral.
Si tienes un pequeño negocio, haces parte de un equipo de recursos humanos o eres socorrista de emergencia en tu trabajo: ¡este artículo es para ti!
En esta guía, te compartiremos paso a paso, nuestros mejores consejos sobre crear reportes de incidentes que te ayudarán a realizar investigaciones efectivas y garantizar que otros incidentes similares (o más serios) no vuelvan a ocurrir. También incluimos nuestras mejores plantillas para que hagas tus reportes como tú quieras.
Tabla de Contenido:
- ¿Qué es un reporte de incidente?
- Ejemplos, plantillas y consejos de diseño de reporte de incidente
- Plantilla simple de reporte de incidente
- Plantilla de reporte de incidente para empleados con COVID-19
- Cómo escribir un reporte de incidente
Todas las plantillas en este artículo pueden ser personalizadas usando nuestra herramienta online y fácil de usar para crear reportes de incidente. Regístrate gratis, muchas de nuestras plantillas también son gratis de usar.
1. ¿Qué es un reporte de incidente?
Un reporte de incidente es una forma de documentar todas las enfermedades, lesiones, cuasi accidentes y accidentes. Un reporte de incidencias es esencial para la documentación de situaciones, análisis de causas y mejora de procesos. Un reporte de incidente debería completarse al mismo tiempo que ocurre un incidente, sin importar lo leve que sea.
Este es un ejemplo:
Este es un ejemplo:
Cualquier enfermedad o lesión que impacte una habilidad del empleado para trabajar debe anotarse. Los detalles de lo que la ley exige que se incluya en un informe de incidentes variarán en función de la legislación federal o provincial que afecte a tu lugar de trabajo.
Si no sabes acerca de esta ley, puedes echar un vistazo al sitio web de tu gobierno para obtener más detalles. En algunos casos, hay excepciones que pueden eximir a las pequeñas empresas del cumplimiento de dicha legislación.
2. Tipos de incidentes
Los incidentes pueden clasificarse en diferentes tipos según su naturaleza y su impacto en la empresa. Conocer estos tipos te ayudará a identificar y gestionar mejor cada situación. Aquí te presentamos algunos ejemplos comunes:
- Incidencias de seguridad informática: Estos incidentes se refieren a cualquier evento que pueda comprometer la seguridad de la información o los sistemas informáticos de tu empresa. Pueden incluir ataques cibernéticos, violaciones de datos o fallos en la seguridad del software.
- Incidencias de seguridad física: Se refieren a eventos que puedan comprometer la seguridad física de las personas o los activos de la empresa. Ejemplos incluyen robos, vandalismo o intrusiones no autorizadas en las instalaciones.
- Incidencias de salud y seguridad en el trabajo: Estos incidentes afectan la salud o la seguridad de los empleados en el lugar de trabajo. Pueden incluir accidentes laborales, enfermedades ocupacionales o condiciones inseguras en el entorno laboral.
- Incidencias de calidad del producto o servicio: Se refieren a eventos que puedan afectar la calidad del producto o servicio ofrecido por la empresa. Esto puede incluir defectos en los productos, errores en la prestación de servicios o incumplimiento de los estándares de calidad.
- Incidencias de cumplimiento legal o normativo: Estos incidentes afectan el cumplimiento de las leyes o normas aplicables a la empresa. Pueden incluir violaciones de regulaciones, incumplimiento de normativas ambientales o problemas con licencias y permisos.
- Incidencias de recursos humanos: Se refieren a eventos que puedan afectar la gestión de los recursos humanos de la empresa. Ejemplos incluyen conflictos laborales, problemas de desempeño o violaciones de políticas internas.
- Incidencias de infraestructura tecnológica: Estos incidentes afectan la infraestructura tecnológica de la empresa. Pueden incluir fallos en los servidores, problemas de conectividad o interrupciones en los servicios tecnológicos.
Conocer estos tipos de incidentes te permitirá estar mejor preparado para identificarlos y gestionarlos de manera efectiva, asegurando así la continuidad y seguridad de tu empresa.
3. Ejemplos, plantillas y consejos de diseño para reportes de incidente
Aquí tienes algunos ejemplos de reporte de incidente para ayudarte a comenzar. También incluí algunos consejos de diseño de informe para ayudarte a presentar tu información de forma efectiva. Y si quieres ahondar más en este tema, tenemos una extensa guía para diseñar informes en general.
Es crucial tener procedimientos claros para la presentación de informes de incidentes, así como ejemplos y plantillas que faciliten su creación y gestión, asegurando así una mejora en la seguridad laboral.
Incorpora tu branding a tu diseño de informe
Así como con cualquier documento que has creado para tu negocio, es una buena práctica incorporar tu marca en tus reportes de incidente. (Por cierto, ¡la función Kit de Marca de Venngage hace que sea fácil añadir tu marca en un solo clic!)
Incluye tus colores de marca en tu diseño. Puedes usar tu marca en el encabezado, pie de página, barra lateral y cualquier otro elemento visual.
Usa tus colores de marca en el fondo de tu reporte de incidente:
O también puedes incluir tu logo, como en esta plantilla de reporte de incidente:
Organiza tu información en secciones usando cajas
Para hacer tu información lo más legible posible, organízala en secciones. Una de las formas más fáciles de hacerlo es usando cajas.
Por ejemplo, echa un vistazo a cómo estas plantillas de reporte de incidente usan cajas para seccionar la información:
Este ejemplo de reporte de incidente también usa rectángulos para denotar encabezados en la sección:
Una plantilla de informe bien diseñada puede ayudar a los empleados y supervisores a registrar información esencial sobre eventos laborales, asegurando un seguimiento adecuado y el cumplimiento de las normativas de seguridad.
Codifica por color las secciones de tu reporte de incidente
Los colores no solo son geniales para que tus informes, presentaciones y gráficos sean más interesantes para tus lectores, sino que también puedes usar el color para organizar secciones de tu reportes y llevar la atención hacia la información clave.
Para más consejos sobre cómo usar color en tus diseños, lee nuestra guía sobre cómo elegir colores para comunicar efectivamente tu mensaje.
Añade un encabezado visual a tu reporte de incidente
Como parte del branding de tu empresa, es muy probable que quieras añadir una imagen en el encabezado de tus reportes. Por ejemplo, esta plantilla de reporte de incidente usa una foto neutral con un filtro de color para crear un encabezado profesional:
Puedes hacer esto en Venngage superponiendo una foto sobre un fondo de color y ajustando la opacidad de la foto:
También puedes usar el mismo efecto para las barras laterales:
Haz un formulario de prueba como ejemplo para los miembros del equipo de noticias
Si hay una transición de personal o si ocurre algo cuando la persona que se encarga de los reportes de incidentes está ausente, es muy importante que haya un proceso documentado. Eso garantizará que, si alguien se topa con un momento como estos, pueda llenar el reporte de incidentes correctamente.
También puede ser muy útil añadir breves descripciones del tipo de información que debes incluir en cada campo. Echa un vistazo a cómo este ejemplo de reporte de incidente ofrece un breve texto para guiar a la persona a llenar el informe:
Usa íconos para visualizar conceptos
Los íconos son elementos visuales pequeños y compactos que puedes usar para fortalecer la información en tus informes. También puedes usarlos para llamar la atención hacia campos específicos y piezas importantes de información.
Por ejemplo, esta plantilla de reporte de incidente usa íconos para indicar el propósito de cada campo:
3. Cómo escribir un reporte de incidente
Es importante establecer un método sistemático para investigar incidentes.
Es igualmente importante tener un reporte preparado que te permita grabar cada aspecto relevante del incidente. Este es el primer paso (y el más importante) en el proceso.
Después de haber creado tu formato de reporte de incidente, podrás:
- Comenzar tu investigación con hallazgos reales.
- Y terminar tu investigación con recomendaciones decisivas para prevenir tanto un aumento en la gravedad del incidente y la posibilidad de una recurrencia.
Para escribir cualquier reporte de incidente, sigue el formato descrito a continuación.
1. Toma acción inmediata
Los empleados de tu organización deben notificar a su gerente u otro miembro de la compañía que sea parte del comité de dirección de la empresa, tan pronto como ocurra un incidente de cualquier clase independientemente de la naturaleza del mismo (ya sea un accidente, una enfermedad, una lesión o un cuasi accidente).
Así que, es necesario que haya canales de comunicación claramente definidos para promover la práctica de que los empleados se presenten en estas situaciones y le den la importancia a ello.
Una vez notificado un incidente, la primera responsabilidad del miembro de la dirección es garantizar que se gestione el tratamiento adecuado, si es necesario, a los afectados por el suceso.
Ten en cuenta: si el peligro sigue existiendo, el responsable al que se ha comunicado el suceso debe eliminar el peligro controlándolo. Cada empresa debe tener un procedimiento definido para lograrlo en función de la naturaleza de su trabajo.
Por ejemplo, si hubiera un derrame que provocara una caída. Se atendería a la víctima y se limpiaría rápidamente el derrame y se identificaría la zona como peligrosa mediante una señal.
2. Recopila los hechos
Una vez realizada la acción inmediata que incluye la respuesta al evento y la eliminación del peligro del ambiente, es momento de determinar y registrar los hechos relacionados con el incidente.
Los hechos relacionados con el incidente incluyen:
Es importante identificar qué factores causaron el incidente, cuáles estuvieron presentes antes del incidente y cuáles podrían ser un factor que contribuiría a que se produjera de nuevo.
Lo básico
Identifica el lugar específico, la hora y fecha del incidente. Esta información es fundamental para la investigación y es la más obvia para recolectar.
Afectados
Recolecta los datos de los implicados y/o afectados por el incidente. Esto implicaría registrar el nombre de las personas implicadas, sus cargos, el departamento en el que trabajan y el o los responsables de los afectados.
Testigos
Habla con cualquier testigo sobre el evento para recopilar su perspectiva sobre lo sucedido. Registra sus declaraciones de la manera más detallada y precisa posible en el formulario.
Para asegurar la precisión, es una buena práctica revisar tus notas con el testigo para asegurar que está de acuerdo con lo que se muestra en el informe. También es importante incluir en el reporte los nombres de cualquier testigo, en caso de que se requiera cualquier interrogatorio adicional.
Contexto
Considera y documenta los eventos que ocurrieron antes del incidente. Pregunta:
- ¿Qué estaba haciendo el empleado?
- ¿Quién le pidió que completara la tarea? ¿Cómo se sentía el empleado antes del incidente?, etc.
Es importante identificar qué factores causaron el incidente, cuáles estuvieron presentes antes del incidente y cuáles podrían ser un factor que contribuiría a que se produjera de nuevo.
Acciones
En el reporte, debes especificar las acciones de aquellos involucrados al momento del incidente. ¿Qué hizo el empleado para que sucediera el incidente?
Por ejemplo, si un empleado se lastimó la espalda alzando una caja en el trabajo, es importante determinar cómo alzó la caja para decidir si eso contribuyó a la lesión. Si es así, entonces debes indagar si el empleado fue capacitado adecuadamente para esta tarea, quién lo capacitó o qué empresa.
Entorno
Identifica y registra las condiciones del entorno que contribuyeron al evento. ¿No había suficiente luz? ¿Había algún equipo que no funcionaba apropiadamente? ¿La visibilidad de los empleados estaba obstruida por un resplandor o un punto ciego?, etc.
Lesiones
Registra y haz descripciones detalladas de lesiones específicas y evalúa su severidad. La descripción debería incluir la(s) parte(s) del cuerpo que fue(ron) afectada(s), la naturaleza y el alcance de la lesión.
Tratamiento
También es importante documentar en el reporte de incidente el tipo de tratamiento administrado para las lesiones. Es importante documentar esta información para entender cómo se recupera el empleado al revisar los detalles del evento.
Daños
Registra cualquier tipo de daño a los equipos, materiales, etc. causado por el incidente. Esto será útil para consultarlo durante el análisis del evento con el fin de considerar un plan de acción correctiva y así determinar qué artículos tendrían que ser reparados o reemplazados.
3. Analiza y reflexiona
Recopilar y registrar los hechos relacionados al incidente ayudarán a determinar cómo ocurrió el incidente. Analizar los hechos relacionados al incidente ayudará a determinar por qué ocurrió el incidente.
Analizar y determinar cómo y por qué sucedió el incidente es esencial para desarrollar un plan de acción correctivo.
Las posibles causas de accidentes o lesiones que suceden en el lugar de trabajo, pueden incluir:
- Causas primarias (por ejemplo, un hielo mal ubicado en unas escaleras que provocó un resbalón y una caída).
- Causas secundarias (por ejemplo, un empleado que no lleva un equipo de protección personal adecuado, como un casco duro o unas gafas).
- Otras causas que contribuyen (por ejemplo: una bombilla quemada en la zona que provoca una mala visibilidad).
4. Establece un plan de acción correctivo
Un plan de acción correctivo puede ofrecer recomendaciones como medio para reducir la posibilidad de que continúe el problema y/o se repita el incidente. Las recomendaciones serían el resultado de un análisis eficaz de los hechos recogidos y documentados en el informe del incidente.
Los elementos de un plan de acción correctivo pueden incluir:
- Capacitación de salud y seguridad para los empleados.
- Procesos de mantenimientos preventivos de rutina que aseguren que los equipos funcionen a la perfección.
- Revisión de prácticas y procesos de trabajo con una recomendación para cambios con el fin de reducir el riesgo de incidentes.
- Realizar un análisis de riesgos laborales para determinar si otros peligros potenciales están asociados con la tarea y/o entorno, y luego capacitar a los empleados sobre estos peligros, teniendo en cuenta los hallazgos de la evaluación.
- Cambios/actualizaciones de ingeniería o equipos o EPI (equipos de protección personal) para garantizar que la tarea o el proceso de realización de la misma suponga menos riesgo.
Identificar incidentes (resumen)
La identificación y el reporte de incidentes son fundamentales para la gestión de la seguridad y la calidad en una empresa. A continuación, te presentamos los pasos esenciales para identificar y reportar incidentes de manera efectiva:
- Identificar el incidente: Reconoce y registra cualquier evento, problema o anomalía que ocurra en el contexto que estés supervisando. La observación constante y la comunicación abierta con los empleados son clave para detectar incidentes a tiempo.
- Recopilar información: Reúne todos los detalles relevantes sobre el incidente. Esto incluye la fecha, hora, lugar, personas involucradas y cualquier otra información pertinente que pueda ayudar a entender el evento.
- Describir el incidente: Escribe una descripción detallada del incidente. Incluye qué ocurrió, cómo ocurrió y las circunstancias que rodearon el evento. Una descripción clara y precisa es esencial para el análisis posterior.
- Analizar las causas: Intenta identificar las causas subyacentes del incidente. Pregunta qué factores contribuyeron al evento y si hubo fallos en los procedimientos o en la capacitación de los empleados.
- Tomar acciones inmediatas: Enumera las acciones inmediatas que se tomaron para abordar el incidente. Esto puede incluir medidas para asegurar el área, proporcionar primeros auxilios o notificar a las autoridades pertinentes.
- Implementar medidas correctivas y preventivas: Proporciona detalles sobre las medidas correctivas y preventivas que se están implementando para evitar que el incidente se repita. Esto puede incluir cambios en los procedimientos, mejoras en la capacitación o actualizaciones en el equipo.
- Asignar responsabilidades: Especifica quién es responsable de llevar a cabo las acciones correctivas. Asegúrate de que cada tarea tenga un responsable claro para garantizar que se completen todas las medidas necesarias.
- Hacer seguimiento: Establece un plan para monitorear la situación después de que se hayan implementado las medidas correctivas. Esto ayudará a asegurar que las soluciones sean efectivas y que no se repitan los problemas.
- Documentar el reporte: Registra toda la información recopilada en un documento formal. Un informe bien documentado es esencial para el análisis futuro y para cumplir con los requisitos legales y normativos.
- Comunicar el reporte: Comparte el reporte de incidentes con las partes interesadas relevantes. Esto puede incluir a la gerencia, el equipo de recursos humanos, los empleados afectados y cualquier autoridad reguladora pertinente.
Siguiendo estos pasos, podrás gestionar los incidentes de manera efectiva, mejorando la seguridad y la calidad en tu empresa.
Beneficios de crear un reporte de incidente
Crear un reporte de incidente puede tener varios beneficios significativos para una empresa. Aquí te presentamos algunos de los más importantes:
- Mejora la seguridad y la calidad: Al identificar y analizar los incidentes, puedes implementar medidas correctivas y preventivas para evitar que se repitan. Esto contribuye a un entorno de trabajo más seguro y a productos o servicios de mayor calidad.
- Reduce el riesgo: Al identificar y analizar los incidentes, puedes identificar los riesgos asociados y tomar medidas para mitigarlos. Esto ayuda a prevenir futuros incidentes y a proteger a los empleados y los activos de la empresa.
- Mejora la comunicación: Al compartir el reporte de incidentes con las partes interesadas relevantes, se puede mejorar la comunicación y la colaboración dentro de la empresa. Esto asegura que todos estén informados y alineados en cuanto a las medidas a tomar.
- Mejora la toma de decisiones: Al tener acceso a información precisa y detallada sobre los incidentes, se pueden tomar decisiones informadas para mejorar la seguridad y la calidad. Esto permite una gestión más efectiva y proactiva de los riesgos.
- Cumple con los requisitos legales y normativos: Al crear un reporte de incidente, puedes cumplir con los requisitos legales y normativos aplicables. Esto es esencial para evitar sanciones y para mantener la reputación de la empresa.
En resumen, los reportes de incidentes no solo ayudan a gestionar mejor los problemas cuando ocurren, sino que también son una herramienta clave para prevenir futuros incidentes y mejorar continuamente la seguridad y la calidad en la empresa.
Ejemplos de reportes de incidente
Plantilla de reporte de incidente de empleados con COVID-19
Plantilla de reporte de incidente de empleado de atención médica crítica de color azul
Preguntas frecuentes sobre reportes de incidente
A continuación, se presentan algunas preguntas frecuentes sobre reportes de incidente, junto con sus respuestas:
- ¿Qué es un reporte de incidente? Un reporte de incidente es un documento que registra todos los detalles relevantes sobre un incidente, incluyendo qué ocurrió, cómo ocurrió, quiénes estuvieron involucrados y qué medidas se tomaron en respuesta.
- ¿Por qué es importante crear un reporte de incidente? Crear un reporte de incidente es crucial para documentar los eventos, analizar las causas y tomar medidas correctivas y preventivas. Esto ayuda a mejorar la seguridad, la calidad y el cumplimiento normativo en la empresa.
- ¿Qué información debe incluir un reporte de incidente? Un reporte de incidente debe incluir detalles como la fecha, hora y lugar del incidente, una descripción del evento, las personas involucradas, las causas identificadas, las acciones tomadas y las medidas correctivas y preventivas implementadas.
- ¿Cómo se debe estructurar un reporte de incidente? Un reporte de incidente debe estructurarse de manera clara y organizada, con secciones específicas para cada tipo de información. Esto facilita la lectura y el análisis del documento.
- ¿Quién debe crear un reporte de incidente? El reporte de incidente debe ser creado por la persona que presenció o fue informada del incidente, generalmente un supervisor o un miembro del equipo de recursos humanos. Es importante que la persona que lo redacte tenga acceso a toda la información relevante.
- ¿Cómo se debe compartir un reporte de incidente? El reporte de incidente debe compartirse con las partes interesadas relevantes, incluyendo la gerencia, el equipo de recursos humanos, los empleados afectados y cualquier autoridad reguladora pertinente. Esto asegura que todos estén informados y que se tomen las medidas necesarias.
- ¿Qué beneficios tiene crear un reporte de incidente? Crear un reporte de incidente tiene varios beneficios, incluyendo la mejora de la seguridad y la calidad, la reducción de riesgos, la mejora de la comunicación y la toma de decisiones, y el cumplimiento de los requisitos legales y normativos.
- ¿Cómo se puede mejorar la seguridad y la calidad mediante la creación de reportes de incidente? Al identificar y analizar los incidentes, puedes implementar medidas correctivas y preventivas para evitar que se repitan. Esto contribuye a un entorno de trabajo más seguro y a productos o servicios de mayor calidad.
Estas preguntas frecuentes te ayudarán a entender mejor la importancia y el proceso de crear reportes de incidente, asegurando que tu empresa esté preparada para manejar cualquier situación de manera efectiva.
Conclusión
Aunque estar preparado para lo inesperado suele ser difícil, tomar medidas preventivas es la piedra angular para mantener un entorno laboral feliz y saludable para ti y tu fuerza de trabajo.
Los reportes de incidentes no solo son una pieza determinante en el protocolo de respuesta a incidentes de cualquier empresa, sino que también proporcionan un medio para evitar contratiempos recurrentes y/ o inspirar el cambio.
Es por eso que es crucial tener a mano un formulario de reporte de incidente relevante y completo para cualquier incidente que pueda ocurrir. Al cumplir con la legislación de tu jurisdicción y teniendo en cuenta los cuatro componentes prescritos anteriormente, estarás en condiciones de manejar los incidentes de manera efectiva.
El efecto de responder a los incidentes en el lugar de trabajo de forma rápida y detallada no solo garantizará un lugar de trabajo seguro, sino también:
- Asegurar a tus empleados que su empleador está preparado para tomar los pasos correctos en cualquier situación.
- Velar por que todas las partes pertinentes estén plenamente informadas de los incidentes.
- Establecer un registro de incidentes para futuras referencias.
- Protegerte a ti/tu empresa y a tus empleados de demandas y disputas.