¿Tus diseño de informes lucen algo parecido a esto? Densos bloques de textos, sin imágenes o gráficos a la vista, parecen tan aburridos para leerlos como para crearlos, ¿no crees?
No te preocupes. Con unos simples trucos de diseño, podrás convertir estos informes cargados de texto en documentos llamativos y accesibles, que den ganas de leer (como el diseño de este moderno informe que se muestra a continuación). ¡Conviértete en un máster en el diseño de informes!
Hoy te daré un manual básico sobre cómo hacer informes que sean tan lindos como funcionales. Permíteme mostrarte las 10 mejores prácticas para el diseño de informes:
- Balancea el texto con las imágenes para que tu información sea fácil de digerir.
- Utiliza un solo color de resaltado que dirija la atención hacia los puntos claves.
- Crea una clara jerarquía de texto que haga que tu informe pueda explorarse fácilmente.
- Incorpora tu marca para crear un diseño de informe cohesivo.
- Visualiza tus datos usando gráficos de barras, gráficos de líneas, gráficos de burbujas y gráficas de pastel.
- Usa un diseño de 2 columnas para lograr una lectura óptima.
- Deja suficiente espacio en blanco en el diseño de tu informe.
- Aplica motivos consistentes en cada una de las páginas del diseño de tu informe.
- Emplea bloques de colores para agrupar información que esté relacionada.
- Incluye un apéndice con gráficos y tablas detalladas.
Además, cuando te toca escribir un informe que tiene muchos números puedes usar el formato IMRaD. Este es un acrónimo en inglés que se traduce a: introducción, método, resultados y discusión.
Si tu informe es más texto que datos, como al crear un informe ejecutivo o anual acerca de programas y actividades, también puedes considerar un diseño de informes que utilice el método IMRaD. Solo con menos énfasis en la sección de método. Solo trata de enfocarte mucho más en resaltar los resultados del trabajo.
Una vez que sientas la confianza e inspiración necesaria ¡Sigue hacia nuestra página de plantillas para informes y comienza con el diseño de informes personalizados!
1. Balancea el texto con las imágenes para que tu información sea fácil de digerir
Los seres humanos somos mejores captando la información a través de elementos visuales a diferencia de lo que ocurre con los textos escritos. Es por eso que cuando diseñas un informe cargado de texto, debes buscar la forma de transformar el texto en elementos visuales, para hacer que tu información luzca más atractiva y se pueda digerir fácilmente.
No utilices palabras si puedes presentar la misma información de forma visual.
Procura lograr como mínimo un 50/50 de balance entre el texto y las imágenes. Debes destinar por lo menos la mitad de cada página a elementos visuales como: gráficos, diagramas e imágenes que sean útiles.
Como ves en el sencillo diseño de informe mostrado anteriormente, cada trozo de texto está acompañado de un elemento visual representativo. El elemento visual comunica la mayor parte de la información y el texto que lo acompaña enumera los principales hallazgos.
Incluso si el enfoque de tu informe requiere de mucho texto, intenta esparcir los elementos visuales entre los párrafos de texto más largos. Cuando alternas textos con elementos visuales, ayudas a que tus lectores mantengan el interés mientras avanzan de una página hacia otra.
Sólo recuerda que la funcionalidad es lo primero. Los elementos visuales deben usarse para mejorar la comprensión —resaltar, categorizar y destacar la información— y no solo para separar bloques de texto. Elige imágenes que permitan que tu contenido se comprenda fácilmente.
Nuestras plantillas de informe de progreso son ideales también para pymes y consultores que deseen mostrar los datos correctos e ignorar lo tedioso del proceso.
Por otro lado, las plantillas para informe ejecutivo son otro buen recurso para tener a la mano.
2. Utiliza un solo color de resaltado que dirija la atención hacia los puntos claves en tu diseño de informes
El color es uno de los elementos más importantes de cualquier diseño de informes.
Además de jugar un rol en el estilo general de un diseño; se utiliza para controlar hacia dónde ven nuestros lectores. Puedes usar colores intensos para acentuar y dirigir la atención de tus lectores hacia una cifra o información clave que consideres importante.
Definitivamente, el color es una herramienta poderosa para destacar puntos de datos significativos y llevar la atención hacia los encabezados de los informes. Como se muestra a continuación en este moderno diseño de informes:
Solo asegúrate de emplear los colores con moderación para poder resaltar. Muchos colores contrastantes y brillantes pueden competir entre sí y abrumar los sentidos, lo que finalmente podría distraer del mensaje que intentas comunicar.
Al ceñirte a un solo color de resaltado, mejorarás la comprensión de tus lectores e inclusivo ayudarás a mantener unido tu documento.
3. Crea una clara jerarquía de texto que haga que tu diseño de informe pueda explorarse fácilmente
Así como podemos emplear el color para decirle a nuestros lectores lo que deben mirar primero, podemos utilizar el tamaño del texto para decirle a nuestros lectores lo que deben leer primero.
De eso es lo que se trata una jerarquía tipográfica —usar el tamaño y el estilo del texto para que los lectores puedan explorar nuestros informes con facilidad, a simple vista.
Cada informe debe tener mínimamente tres niveles de jerarquía del texto, y esta jerarquía deberá aplicarse a todo el documento. Además de contener estilos diferentes para:
- El texto del encabezado
- Del subtítulo
- El texto del párrafo
Los encabezados deberán ser lo suficientemente grandes e intensos para llamar la atención del lector y algo estilizados. Los subtítulos serán mucho más pequeños y menos estilizados. Por último, el texto del párrafo podrá ser más minimalista en cuanto al estilo y así muy legible. Tal como se observa en el diseño de informe a continuación:
Mira nuestra guía sobre cómo escoger fuentes, y obtén más información acerca de la creación de jerarquías de texto.
4. Incorpora tu marca para crear un diseño de informe cohesivo
Por lo general, en el diseño de informes es una gran idea que mantengas presente la marca de tu empresa o negocio.
Emplear los elementos de tu marca te ayudará a conservar un solo tema visual de principio a fin, lo cual es esencial para lograr que tu diseño de informe se sienta como un documento cohesivo.
Como puedes ver a continuación en este ejemplo de IPG Media, en donde la constante aplicación de los colores de marca de la empresa, logra un efecto dramático.
¡No temas añadir tu toque personal! El hecho de que tu diseño sea consistente con la marca de tu empresa, no significa que no tengas libertad para ser creativo(a).
Usa los elementos principales de la marca de tu negocio y crea un divertido diseño de informes que aún cumpla con tus objetivos. Este diseño de informe de Maine Tourism mezcla colores secundarios con colores principales de su marca, para hacer que su informe se sienta único.
Si aún no lo has hecho, echa un vistazo a la función de Mi Kit de Marca de Venngage.
¡Hicimos mucho más fácil la aplicación de los colores, logos y fuentes de tu marca en todas nuestras plantillas!
Solo carga el logo de tu negocio, agrega tus fuentes y colores de marca para generar hermosas plantillas con tu marca ¡En solo un clic!
Una vez feliz con tu diseño, puedes utilizar Venngage Negocios para invitar a tu equipo a comentar tu diseño y recibir feedback. ¡También puedes guardar el informe para simplemente editarlo el próximo año!
5. Visualiza tus datos usando gráficos de barras, gráficos de líneas, gráficos de burbujas y gráficas de pastel
En un informe largo las visualizaciones de datos no tienen que ser tan sofisticadas. De hecho ¡Mientras más simple, mejor!
Usando gráficos simples como: gráficos de líneas, gráficos de barras, gráficos de burbujas y los gráficos de números grandes. No correrás el riesgo de confundir a tus lectores y hacer que se tomen el trabajo de interpretar tus gráficos.
Incluso estos gráficos básicos podrían ser muy atractivos si los incorporas inteligentemente en todo tu diseño. Mira el diseño de este informe anual del Hall Family Foundation, el cual usa técnicas de visualización de datos muy básicas (gráficos de barras y gráficos de números grandes) para causar un gran efecto.
Solo asegúrate de emplear gráficos que sean apropiados tanto para el tipo de datos que posees como para el mensaje que tratas de comunicar. Aquí tienes algunos lineamientos sobre qué gráficos debes usar, en determinadas situaciones:
- Usar gráficos de líneas para resaltar las tendencias a lo largo del tiempo
- Utilizar gráficos de barras y gráficos de burbujas para mostrar diferencias entre categorías
- Usar gráficos de números grandes para resaltar indicadores claves de rendimiento
Un consejo final para visualizar tus datos en los informes: incluye descripciones en todos tus gráficos o tablas para darle más contexto a tus lectores. Como puedes ver a continuación, cada gráfico debe tener algo de texto que lo acompañe (al menos un encabezado) que brinde una aclaración y explique tendencias importantes.
Si no estás seguro sobre cuál es la mejor forma para visualizar tus datos, inspírate con algunas de nuestras infografías para estadísticas. Sorprendentemente; la mayoría de las técnicas de visualización que se emplean en infografías con muchos datos, funcionan muy bien en los diseños de informes.
6. Usa un diseño de 2 columnas para lograr una lectura óptima
Los informes desordenados y complicados, no solo lucen poco profesionales, ¡sino que además resultan ser confusos!
Y podrían apagar instantáneamente a tu público.
Mantén tus informes organizados, usando una cuadrícula para construirlos —idealmente emplea una cuadrícula de 2 columnas, como lo hace el diseño de este informe del Global Fund for Children. La cuadrícula le da a tu informe algo de estructura visual, evita que luzca desordenado visualmente y crea un sentido del ritmo muy satisfactorio en el diseño.
Al diseñar en una cuadrícula de 2 columnas, evitas que tus párrafos sean muy grandes. El tamaño óptimo de la línea de lectura es cerca de 60-70 caracteres por línea, lo cual (por lo general) funciona bien en la mayoría de los diseños de 2 columnas.
7. Deja suficiente espacio en blanco en el diseño de tu informe
El espacio en blanco, (aquel espacio vacío que se encuentra alrededor de cada trozo de contenido en una página), es un elemento esencial para un buen diseño.
Una cantidad correcta de espacio en blanco logra que tu diseño se sienta agradable y balanceado, mientras que la falta de él, puede hacer que tu diseño se sienta incompleto y apretado. Mira la diferencia que hace tener algo de espacio en blanco, en un simple diseño:
Este informe de Samsung Fire & Marine Insurance es un ejemplo un poco extremo acerca de cómo usar el espacio en blanco en la práctica, pero sabes a lo que me refiero. El espacio en blanco alrededor del texto, números e imágenes ayuda a que el diseño se sienta ligero, refinado y equilibrado:
Siempre que desees agregar espacio en blanco a tus informes, considera que los lectores podrían desconectarse si se encuentran con largos bloques de texto. Así que trata de resumir tu información, divide el texto en secciones más pequeñas y deja espacio en aquellas secciones que necesites para evitar que las páginas se vean muy cargadas.
El espacio en blanco es especialmente importante en aquellos informes que contienen mucha información en la página, los cuales suelen resultar pesados y algo abrumadores.
Cuando dejas generosos márgenes alrededor de las secciones de texto y los gráficos, ayudas a que tus informes luzcan formidables.
8. Aplica motivos consistentes en cada una de las páginas del diseño de tu informe
La consistencia es crucial para el diseño de informes. Ya que el texto y las imágenes permanecen cambiando de una página a la otra, es necesario que hayan elementos de diseño similares en las páginas que mantengan la consistencia entre ellas para que se sientan como si estuvieran juntas.
Estos elementos (o motivos) de diseño consistentes pueden ser imágenes, ilustraciones, íconos, o ¡Incluso solo formas!
Mira el siguiente diseño de informe anual. La simple banda ubicada a lo largo del lado derecho de la página logra crear esa consistencia visual que es esencial para lograr unir todo el diseño.
Para agregar motivos al diseño de tus informes en Venngage, solo dirígete a nuestra librería de íconos, ubicada en el panel izquierdo del editor y explora la biblioteca por medio de las diferentes categorías:
O busca íconos específicos, usando nuestra barra de búsqueda, colocando una palabra clave.
¡Puedes filtrar tu búsqueda para hallar íconos multicolores o de un solo color y personalizarlos al color que quieras!
9. Emplea bloques de colores para agrupar información que esté relacionada
El diseño de informes debe ayudar a que tus lectores comprendan la información que contiene dicho informe.
Por ejemplo, al emplear elementos de diseño básicos (como por ejemplo: bloques de color, líneas y bordes) para indicar cuál es la información que está relacionada, tus lectores podrían interpretar rápidamente esa información.
Veamos de qué forma esto puede ayudarnos a diseñar aquellas páginas de nuestro informe con muchos datos.
Las páginas con muchos datos suelen ser abrumadoras visualmente, ya que hay demasiados puntos de datos, líneas y barras compitiendo por nuestra atención. Pero, cuando dividimos estas páginas en secciones definidas, creamos un diseño de informe con estilo de panel que se puede comprender mucho más fácil.
¡Nunca subestimes el poder de un bloque de color!
10. Incluye un apéndice con gráficas y tablas detalladas en tu diseño de informes
Para evitar abrumar a tus lectores con tanta información al mismo tiempo; ubica fuera del cuerpo principal del informe las tablas y los gráficos, e inclúyelos en un apéndice.
Esto permite que los lectores interesados tengan la oportunidad de explorar tu contenido con más profundidad, mientras mantienes el núcleo de tu informe corto y agradable.
Ten en mente estos consejos de diseño cuando quieras crear tablas para tus apéndices:
- Usa un color brillante para distinguir claramente las filas del encabezado, de las filas del cuerpo.
- Alterna el color de las filas del cuerpo entre el color blanco y el gris claro para poder escanear la tabla muy fácilmente.
- Utiliza cuadros con colores brillantes para dirigir la atención hacia los valores importantes de la tabla.
Diseñar un informe efectivo es cuestión de incluir la cantidad adecuada de información. Tu objetivo dentro del cuerpo del informe es presentar cualquier hallazgo clave y respaldar las afirmaciones con potentes imágenes de apoyo. Cualquier otra información adicional a esto, debes presentarla en un apéndice.
Extra: Agrega una portada atractiva
“No juzgues un libro por su portada”, podría ser un buen consejo para tu vida diaria, pero la verdad es que las personas aún lo hacen —y debes tenerlo en cuenta si quieres que las personas tengan una impresión positiva de tu informe.
En cuanto a los documentos impresos: considera usar una portada con una foto, ilustración u otro diseño llamativo. Asegúrate que esa imagen realmente exprese la voz de tu marca o la temática de tu informe. Finalmente, si deseas algo que combine con el tono general del informe; elige una imagen que ayude a transmitir esos sentimientos de optimismo, sobriedad o conflicto.
Aún si optas por un enfoque minimalista en la portada de tu informe (con un diseño que incluya un poco más que el título del informe), esto le agregará mucho más profesionalismo del que tendría sin ninguna portada.
PS: si eres un profesional en recursos humanos, puedes usar en este caso las plantillas de informes de recursos humanos, para crear informes de incidentes y evaluaciones de empleados.
Conclusión
Incluso si el contenido de tu informe resulta algo seco, recuerda que el diseño de tu informe no tiene que serlo también.
De hecho, si tienes en cuenta estas excelentes prácticas para el diseño de informes, podrás crear documentos con información digerible, fáciles de leer y placenteros.
¡Diseña tu próximo informe usando una de nuestras increíbles plantillas para informes y ve un paso hacia adelante!
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