8+ plantillas para ayudar con la transición a equipos virtuales

Quizás tu organización está experimentando algunas transiciones importantes ahora mismo.

Como profesional de RRHH, la presión es latente. Tus empleados esperan impacientemente por los cambios van a realizarse de inmediato.

¿Estás lo suficientemente preparado/a para estos cambios repentinos?

Debido a los cambios que muchos lugares de trabajo han experimentado en las últimas semanas, reunimos nuestros mejores recursos para ayudar a que la transición sea más fácil:

Plantilla para política de trabajo desde casa
Plantilla para checklist para el proceso de incorporación de forma remota
Nueva plantilla para poster de proceso de RRHH
Plantilla para checklist de salud y bienestar de los equipos virtuales
Plantilla para horario de trabajo remoto
Checklist de plan de comunicación de crisis
Nueva plantilla de membrete enfocado en trabajo remoto
Plantilla para poster de evento virtual

Ver: Consejos para la Comunicación de los Equipos Virtuales

A continuación te presentamos algunos recursos geniales que el equipo de Venngage ha reunido para ayudar a que tu empresa realice más fácilmente el cambio al trabajo remoto:

1. Plantilla para política de trabajo desde casa

El primer paso para la transición al trabajo desde casa es tener una política. Cerca del 57% de las empresas no cuentan con políticas para el trabajo desde casa.

¿Por qué debes tener una política de trabajo desde casa?

Sin una política de trabajo desde casa, resulta complicado manejar a los trabajadores remotos. Deben existir expectativas y parámetros para que todas las personas estén en la misma página, lo que a su vez reduce la falta de comunicación.

Puedes trabajar de forma colaborativa con tus equipos virtuales para crear una política de trabajo desde casa. Esta política de trabajo desde casa debe ser clara e incluir horarios de trabajo y métodos de comunicación. Debes asegurarte de que toda la organización esté de acuerdo con la política y luego compartirla con ellos:

Estas son algunas cosas que debes considerar al crear tu política de trabajo desde casa:

Definir expectativas claras
Monitorear el progreso de las tareas
Comunicación
Comentarios

2. Checklist para el proceso de incorporación de forma remota

Tener un proceso de incorporación es muy importante para que los nuevos empleados se integren. Mientras mejor sea el proceso de inducción, a la larga, habrá mayor probabilidad de éxito del empleado.

Con el personal remoto, el proceso resulta diferente y requiere de ciertos cambios. Aquí te presentamos algunos lineamientos y consejos para el proceso de incorporación en el trabajo remoto:

Dejar tan claro como sea posible a tus empleados remotos las expectativas y objetivos
Mantener comunicación constante con tus nuevos empleados remotos. Puede ser decir diariamente, por ejemplo, usando un software de comunicación como Slack
Hacer que tus empleados remotos experimenten la cultura laboral, por medio de mucha comunicación en línea
Fomentar la tutoría entre compañeros para que los empleados tengan con quien contar si se les presentan un problema con algo
Hacer que tus nuevos empleados remotos se sientan bienvenidos es muy importante para integrarlos en un nuevo equipo virtual. Mientras más amigables sean los equipos virtuales, habrá más probabilidad de que ese nuevo empleado tenga una buena transición en el trabajo.

Una vez que tus pautas estén bien establecidas, es importante que definas los pasos en el proceso de incorporación para que las cosas fluyan sin complicaciones:

Luego de definir tu proceso de incorporación, usa una plantilla de checklist para mantenerte organizado e informar a tus nuevos empleados:

Tendrás que escribir un manual de incorporación completamente nuevo porque el mundo cambió.

La nueva norma en estos momentos es estar completamente en línea y de forma remota, así que tu proceso de incorporación deberá reflejar dichos cambios:

Quizás tu empresa aún esté reclutando mientras trabaja completamente de forma remota. Esta guía es un excelente recordatorio de lo que necesitas darle a tus nuevos empleados en su primer día:

3. Nueva plantilla para poster de proceso de RRHH

Es fácil que las cosas se pierdan durante la comunicación. Si notas que el tono de los mensajes se está volviendo algo amargo, cambia y utiliza el celular o el video, para no perder nada en el proceso.

Elaborar un poster del proceso de RRHH que sea claro, te ayudará a aliviar muchísimo la falta de comunicación que pueda surgir, en especial con los empleados remotos:

Puede que tome algo más de tiempo crear una plantilla de proceso, pero a largo plazo, te ayudará a reducir el número de preguntas y confusión en tu equipo virtual.

4. Plantilla para checklist de salud y bienestar de los equipos virtuales

Trabajar desde casa podría ser una bendición o toda una maldición, dependiendo de cómo lo manejes. Las distracciones en casa podrían ser interminables. Aún con todas las ventajas y beneficios, podrían haber algunas desventajas y obstáculos.

Cuando trabajas desde casa debes tener un enfoque y una estrategia para asegurarte de que te estás beneficiando de la experiencia.

Desafíos al trabajar desde casa

Tus empleados deberían estar conscientes de los desafíos potenciales que enfrentaran al momento de trabajar desde casa.

Las personas que trabajan desde casa tienen más probabilidades de sentir agotamiento que quienes no lo hacen.

La soledad es el reto más grande de los trabajos virtuales. Los gerentes tienen que estar pendiente de contactar a sus empleados para ver cómo están sobrellevando la situación. Y un excelente momento para hacerlo es durante las reuniones individuales.

Las distracciones son interminables, es duro tratar de enfocarse. Solo porque estás frente a tu laptop no significa que seas productivo.

Los miembros de los equipos virtuales podrían estar trabajando más tarde de lo normal y no dormir bien, haciendo que sean menos productivos.

Compartir consejos con tu equipo sobre cómo adaptarse mentalmente al trabajo desde casa es muy importante para reducir la sensación de sentirse aislados:

Aquí te presentamos algunas sugerencias y ejemplos de cómo los equipos virtuales pueden implementar el trabajo remoto:

Utilizar Google Hangouts para hacer una sesión de entrenamiento por la noche o un pequeño estiramiento a la hora del almuerzo:

2. En Venngage, empezamos la semana de trabajo desde casa compartiendo fotos de nuestras oficinas hechas en casa. Preparar un espacio de trabajo para ti puede evitar que te quedes todo el día en la cama..

3. Crear tareas específicas que estén programadas en tu calendario con bloques de tiempo puede ayudarte a monitorear tu progreso y a gestionar tu calendario. Puedes usar aplicaciones como RescueTime para monitorear tu productividad y hacerte más responsable.

5. Plantilla para horario de trabajo remoto

Planificar todas las actividades que puedes hacer a lo largo de la semana podría ser algo abrumador con tantos ajustes nuevos.

No tendrás contacto cara a cara con tus equipos virtuales. Por lo cual es importante tener un horario que las personas puedan consultar por si se pierden alguna cosa.

Puedes utilizar una plantilla para horario de línea de tiempo para planificar por mes, semana y día con tu equipo remoto de una forma visual:

Un horario semanal te ayudará a mantenerte organizado/a y a prepararte para la semana. Incluso, podrías reutilizar estos ejemplos de horarios para que tu equipo remoto permanezca alineado:

Tener un horario diario puede ayudarte también a definir tus propios espacios de horas de trabajo personal. Quizás tú o tus empleados tengan que reservar una o dos horas al mediodía para estar en familia.

Ser transparente con tus equipos virtuales acerca de tu horario de trabajo puede contribuir con la falta de comunicación:

6. Checklist de plan de comunicación de crisis

La respuesta ante una crisis podría ser bastante alarmante. Los primeros 15 minutos de tu reacción tienen el poder de fortalecer o quebrar por completo a una empresa.

Por eso es importante estar preparado previamente. Puede que no sepas la situación que enfrentarás, pero tener una pauta y un plan para trabajar desde casa te ayudará a saber cuán equipado te sientes como organización.

Si no tienes una checklist para respuesta a la crisis, creamos una para ti. A continuación te mostramos una checklist que te hará estar un paso adelante ante cualquier crisis:

7. Nueva plantilla de membrete enfocada en trabajo remoto

Usar una plantilla para encabezado de negocios para aplicar tu marca a los diferentes cambios de tu política hará mucho más fluido el proceso.

Los encabezados harán que tu marca sea reconocible en todas tus comunicaciones de negocios. Añadir tu logo hará que tu marca resalte y se reconozca en el encabezado.

Puedes hacer tu propio encabezado personalizado rápidamente:

8. Plantilla para poster de evento virtual

Los eventos en línea son más baratos de organizar y funcionan perfectamente para aquellas personas que como nosotros, trabajan de forma remota.

Así como trabajar de forma remota tiene muchas ventajas, organizar un evento virtual, también tiene muchas ventajas.

No estarás limitado/a por el número de personas como podrías estarlo con un lugar físico. De hecho, podrías conseguir una mayor participación usando los chats en vivo; los cuales son más amigables y responsables con el medio ambiente.

La formación de equipos virtuales es una excelente forma de unir a tu equipo remoto. Hay muchas ideas que puedes elegir para crear tu evento virtual:

Charlas de café
Juegos en equipo a distancia
Trivia + desafíos
Debates sobre temas delicados
Talleres virtuales

La primera fase de organizar un evento virtual es elaborar un poster para el evento virtual y hacer que luzca genial:

Después de definir el tema, la fecha y la hora del evento, es momento de que planifiques aún más. Puedes aprovechar la oportunidad para asociarse con otras empresas o influencers y construir relaciones.

Debes asegurarte de promocionar con antelación tu evento virtual en tu audiencia para que puedan priorizarlo. Un buen lapso de tiempo para promocionarlo es de 2-3 semanas.

Es importante entender cuáles son los desafíos que aparecen al trabajar desde casa. Y es aún más importante saber cómo evitarlos para no perder la confianza de tus equipos virtuales.

Cuando incorpores nuevos empleados remotos, es crucial que tengas un paquete de RRHH listo para ser utilizado. Empieza por crear una política de implementación que garantice que las necesidades de tus empleados sean cubiertas y luego realiza los procedimientos adecuados para guiar el proceso.

Usando este paquete de plantillas estarás preparado/a, y tu empresa tendrá éxito al aplicar su estrategia de trabajo desde casa.

Preguntas Frecuentes sobre la política de trabajar desde casa:

¿En qué consiste trabajar desde casa?

Trabajar desde casa es esencialmente hacer lo que generalmente haces en el lugar de trabajo en tu oficina, pero en el entorno de tu casa. Un trabajador remoto es aquella persona que trabaja desde su casa, fuera de la oficina tradicional.

¿Realmente funciona trabajar desde casa?

Con la disciplina adecuada, trabajar desde casa podría ser tan productivo como lo es trabajar desde la oficina –con la ventaja de que ahorras tiempo en los viajes al trabajo. Asegurarse de tener el horario correcto y apegarse a él, es clave para ser exitoso como trabajador remoto.

¿Cómo puedes crear una política para trabajar desde casa?

Una política para trabajar desde casa es aquella que define claramente las expectativas y responsabilidades del empleador hacia el empleado. Esta política hace que sea más fácil gestionar y monitorear a tus empleados, haciendo que todo esté definido muy claramente. Puedes elaborar una política para trabajar desde casa con esta plantilla.

Cosas importantes que debes recordar:

Definir un propósito
Resaltar las expectativas (para la comunicación y para la capacidad de respuesta)

¿Cómo gestionar a los equipos virtuales?

Crear un espacio de trabajo digital que cuente con diferentes herramientas para poder comunicarse y colaborar es una gran forma de mantener la gestión de tus equipos virtuales.

Estos son algunos ejemplos de herramientas que puedes utilizar: