¿Cómo organizar y gestionar a mi equipo de marketing para trabajar de forma remota? ¿Cómo asegurar que la colaboración entre mi equipo no se vea afectada por el trabajo remoto?
Con la incertidumbre que genera la situación actual y con el temor de que el trabajo remoto pueda comprometer la capacidad de gestión de tus equipos de marketing, quizás te surjan algunas dudas.
Hacer que todo tu equipo de marketing trabaje de forma remota y organizar sus tareas es un gran paso que requiere de una apropiada planificación y ejecución. Especialmente en estos momentos de crisis.
Esta guía tiene como objetivo ayudar a tanto a líderes de marketing, como marketers y dueños de negocios a lograr que sus empleados hagan la transición al trabajo remoto sin dificultad y del mismo modo puedan mantener la productividad de sus equipos de marketing mientras trabajan de forma remota.
[IR A]
- Lleva todas tus operaciones de marketing a la forma remota
- Los equipos de marketing remoto necesitan mantenerse conectados
- Mantén la comunicación abierta
- Haz que tu equipo de marketing remoto sea productivo
- Organiza o participa en eventos virtuales
¿La mejor parte? Todas las plantillas en esta guía son gratis y editables. También puedes registrarte en Venngage completamente gratis. ¿Te parece bien si comenzamos?
MIRA: Los mejores consejos de comunicación para equipos remotos
1. Lleva todas tus operaciones de marketing a la forma remota
Si eres un líder de marketing y te estás preguntando cómo llevar todas tus operaciones de marketing a la forma remota, entonces debes saber que gestionar a tu equipo remoto puede ser más fácil usando las siguientes plantillas:
- Planes de Estrategia de Marketing y Crecimiento
- Planes de Proyecto
- Guías de Políticas para Trabajar desde Casa
En estos momentos, todos los líderes de marketing deben hacer una cosa realmente bien: comunicarse con su equipo de marketing de manera regular. Eso es todo.
Aquí tienes algunas plantillas que te recomendamos para ayudarte a mejorar la comunicación de tu equipo:
1. Los equipos de marketing remoto necesitan planes de marketing flexibles
Es importante que como líder de marketing senior mantengas a todo tu equipo de marketing encaminado cuando se trata de crear contenido, optimizar el gasto de publicidad y alcanzar los objetivos de marketing.
Y en tiempos de crisis las cosas pueden cambiar muy rápido.
Tener tus planes de marketing, diapositivas, objetivos, estrategia de crecimiento y otros documentos importantes en un solo lugar y poder editarlos instantáneamente, es lo mejor que puedes hacer para mantener a tu equipo de marketing remoto en sintonía y lograr que la colaboración en línea se realice sin problemas.
Por ejemplo, veamos el plan de marketing estratégico mostrado anteriormente. Puedes elaborar de forma ágil, los informes de redes sociales de tu empresa o clientes, teniendo un documento flexible que puedas editar instantáneamente.
Por cierto, no olvides incorporar en tus diseños, la guía de estilo de tu marca para garantizar la consistencia al comunicarte con tus clientes a través de los diferentes canales de marketing.
Puedes utilizar Mi Kit de Marca de Venngage (una función del Plan Negocios) para mantener la consistencia de tu marca en todos tus recursos de marketing. Solo debes subir los colores, el logo y las fuentes de tu marca y podrás empezar.
También puedes adaptar los objetivos y estrategias de marketing de tu empresa o negocio según lo creas necesario, usando una plantilla para estrategia de crecimiento como la que ves a continuación:
Tener una versión ágil de tu estrategia de marketing puede facilitarte las cosas si necesitas cambiar algo en el camino. Como por ejemplo, cuando necesites revisar tus objetivos y establecer nuevos KPI para los próximos meses.
2. Gestiona proyectos de forma remota con un plan de proyecto
¿Cómo realizar grandes proyectos exitosamente con un equipo de marketing remoto? Por supuesto, comenzando a elaborar un plan de proyecto.
Como ejecutivo de marketing o propietario de un pequeño negocio, sabes que entregar proyectos a tiempo y mantener a tu equipo sincronizado es lo que puede crear o destruir el éxito de tu empresa a largo plazo.
Aquí tienes un ejemplo de una simple plantilla para plan de proyecto que puedes personalizar y utilizar ahora mismo:
Como he mencionado antes, tener una estrategia de marketing y de crecimiento flexible, es indispensable. Estas plantillas también pueden ser editadas rápidamente en el camino para reflejar cualquier actualización en los plazos o entregables.
¿Trabajas en un proyecto complicado con muchas partes móviles? Aquí tienes una plantilla para estrategia de negocios que puede ayudarte a alinear a todo tu equipo y mostrarles el camino a seguir:
Aunque trabajar con papel y lápiz o con un documento de word en línea funciona bien, presentar los proyectos o los planes de marketing de forma visual hace que la comunicación con tu equipo sea mucho más fácil y que tu mensaje sea memorable.
3. Haz una guía para políticas de trabajo remoto
Si tienes una empresa que ya está parcial o completamente remota, necesitarás de un proceso para hacer que el trabajo desde casa sea fácil y efectivo. ¿La solución?
Una política formal para Trabajar desde Casa que te ayude a definir y gestionar las expectativas sobre la política de trabajo remoto de tu negocio y que permita que la transición al trabajo remoto sea aún más fácil.
Sin una política de trabajo remoto oficial, es difícil establecer expectativas claras, controlar la falta de comunicación o gestionar un equipo remoto de forma efectiva.
Incluso puedes trabajar de forma colaborativa con tu equipo para crear una política de trabajo desde casa que incluya las horas de trabajo, expectativas, mejores prácticas, etc. para poder garantizar que toda tu organización la cumpla.
Aquí tienes una infografía para política de trabajo remoto que usamos en Venngage para comunicarle a todo nuestro equipo las mejores prácticas del trabajo remoto y cualquier cambio en nuestros protocolos de trabajo remoto:
2. Los equipos de marketing remoto necesitan mantenerse conectados
Los equipos de marketing confían en la colaboración creativa y en la conectividad constante para eliminar a los bloqueadores de anuncios, generar ideas frescas y ejecutar campañas de marketing en el camino.
Así que, mantenerse conectado como un equipo remoto y ser capaces de colaborar en línea es absolutamente necesario para asegurarse que los marketers sigan creando y produciendo triunfos de marketing.
Estas son algunas formas en las que puedes ser eficiente, efectivo y mejorar la colaboración entre tu equipo de marketing remoto:
1. Utiliza checklists de marketing para ayudar a tu equipo de marketing remoto
Las checklists o listas de verificación son poderosas porque evitan que la gente se equivoque y ayudan a aumentar la productividad, definiendo tareas de forma clara y describiendo específicamente lo que se debe hacer.
Aquí tienes un ejemplo de una checklist de marketing que puede usar tu equipo de SEO para optimizar las imágenes de tu sitio web en los motores de búsqueda:
Ten presente que estas plantillas son completamente personalizables, así que puedes editar libremente la plantilla anterior para hacer la checklist que tu negocio necesite específicamente.
También puedes encontrar muchísimas plantillas de checklist en Venngage para casos de uso más específicos, desde el seguimiento de campañas de marketing, aumento de la productividad, hasta la gestión de eventos complejos.
2. Utiliza las herramientas de colaboración en línea para tu beneficio
En Venngage, usamos las siguientes herramientas de colaboración en línea para mantenernos conectados y lograr hacer las cosas como un equipo remoto:
- Creador de Presentaciones de Venngage para nuestras reuniones con presentaciones de diapositivas
- Google Meet para asistir a reuniones en línea
- Slack para enviar mensajes en línea
- Trello para la gestión de tareas y de proyectos
Todas estas herramientas funcionan muy bien en conjunto para mejorar la colaboración del equipo, especialmente si tu equipo de marketing se encuentra disperso alrededor del mundo.
Nosotros colaboramos juntos en la creación de las diapositivas de la reunión de nuestro equipo de marketing, atendemos las llamadas en Google Meet, usamos Slack para comunicarnos y discutir sobre los bloqueadores de anuncios y también utilizamos Trello para monitorear el progreso de nuestras tareas.
Creamos y editamos las diapositivas de reuniones juntos, usando nuestra función de colaboración en línea (una función de Venngage Negocios) que nos permite compartir diseños y documentos, y editarlos con todo el equipo, eliminando cualquier tipo de fricción en el proceso.
3. Mantén la comunicación abierta
Como líder de marketing, ejecutivo o dueño de un negocio, necesitas mantener informados tanto a tus empleados como a tus clientes, bien sea para ofrecer actualizaciones que sean relevantes para ellos o para responder a tu equipo interno en tiempos de crisis.
1. Utiliza newsletters para las últimas noticias de la empresa
En Venngage tenemos muchísimos newslettters, pero en tiempos de crisis necesitas ejemplos de boletines informativos electrónicos que sean informativos y no promocionales.
Aquí tienes un ejemplo de cómo puedes emplear un newsletter o boletín informativo interno para comunicar a tus empleados noticias importantes de la empresa:
El contenido de este newsletter está dirigido al equipo de Basecamp, por su CEO Jason Fried (puedes leer la versión original de su correo aquí).
Además, deberás mantener informados a tus clientes respecto a cualquier actualización de estado, pero solo si son contextuales e importantes. A nadie le gusta recibir correos que no son relevantes:
2. Responde a la crisis con checklists de la empresa
Si eres un líder de opinión en tu industria y quieres actuar de buena fe compartiendo información útil, necesitas tener un plan de comunicación de crisis.
Digamos que no es relevante para el marketing, pero continuando con el tema de las guías para políticas de trabajo remoto, recomiendo tener una checklist de respuesta ante crisis que ayude a tanto tu empresa, como a otros en tu industria, a lidiar con los cambios repentinos o situaciones complejas que surgen inesperadamente.
Nunca sabes qué situación acontecerá, así que prepárate con antelación para poder responder en tiempos de crisis. Esto te ayudará a prevenir un posible bajón de ánimo en la empresa y a que las cosas se mantengan en movimiento.
La misma infografía para política de trabajo remoto que compartimos anteriormente, se puede utilizar también como una checklist de crisis de una empresa, para saber lo que se debe tener presente:
4. Hazque tu equipo de marketing remoto sea productivo
Si eres un marketer con poca o ninguna experiencia en trabajo remoto o desde casa, esta sección de la guía es para ti.
El trabajo remoto no es tan divertido como dice Internet. Aún tienes que realizar el trabajo, pero ten presente que no puedes distraerte con lo nuevo de Netflix.
Cientos de trabajadores remotos (incluyéndome), algunas veces sufren de falta de productividad, problemas de comunicación, procrastinación, soledad, agotamiento, entre otras cosas.
Esto puede ser peor para los marketers que carecen de experiencia trabajando de forma remota, siendo obligados a hacerlo sin conocer las mejores prácticas del trabajo remoto o sin tener acceso a herramientas colaborativas en línea.
No te abrumes, aquí tienes una infografía que resume algunos de los consejos más comunes para trabajar desde casa y las mejores prácticas:
Espero que estos consejos de productividad puedan ayudarte a adaptarte a tu nuevo estilo de vida remoto. ¿Tienes tus propios consejos de productividad y te gustaría compartirlos con tu equipo de marketing? Solo tienes que hacer clic y editar la plantilla anterior.
Aquí tienes otras formas (y plantillas que puedes usar) para hacer productivo tu trabajo remoto:
1. Monitorea tu progreso con checklists de marketing
Ya te compartí previamente algunos ejemplos de checklists de marketing que pueden ayudarte a coordinar las campañas de marketing como un equipo, pero ¿qué hay sobre las checklists que solo te permiten mantenerte informado sobre tus tareas de marketing?
Aquí tienes otro ejemplo de una lista de verificación de SEO que tu equipo de marketing podría utilizar para auditar regularmente el rendimiento del SEO de tu blog:
2. Usa una plantilla para horario de trabajo semanal para estableces las horas de trabajo
Como trabajador remoto, en la mayoría de las casos, vas a establecer tus propios horarios. En Venngage, todas las personas (incluyendo al equipo de marketing) tienen horarios flexibles, pero eso viene con una advertencia.
Frecuentemente puede resultar en trabajo excesivo debido a la falta de un horario claro o de horas de trabajo. Así que, cuando trabajes de forma remota, debes asegurarte de crear un horario claro que establezca la hora en que vas a comenzar a trabajar y la hora en que vas a terminar.
Aquí tienes el ejemplo de una plantilla para horario de trabajo semanal, que puedes editar como creas conveniente:
Los horarios te obligan a priorizar tu trabajo, apaciguar el posible agotamiento y a mantener tu cordura en el proceso.
Si prefieres ser algo más preciso para monitorear tus resultados y cualquier obstáculo que se te presente, quizás sería más adecuado utilizar una plantilla de checklist de actividad.
3. Realiza una reunión productiva de forma remota
Para los líderes de marketing, realizar reuniones es crucial para mantener a su equipo de marketing en sintonía semanalmente. Pero, ¿cómo puedes hacer que las reuniones remotas sean productivas y atractivas?
Aquí tienes cómo en Venngage estructuramos nuestras reuniones remotas con el equipo marketing:
- Agenda de la reunión.
- Métricas de marketing de la semana pasada.
- Actualizaciones, reportes de estado y demostraciones en vivo de marketers individuales.
- Cualquier logro de marketing o anuncio importante para terminar la reunión.
Cuando mantenemos la agenda enfocada, reducimos el tiempo de las reuniones y nos aseguramos que todas las personas tengan una reunión productiva. O, si prefieres que la gente tenga unos minutos para actualizarse, podrías realizar mientras tanto una actividad de trabajo de equipo virtual.
Por ejemplo, esta es una plantilla para reunión, parecida a la que utilizamos en nuestras reuniones de equipo remoto:
Las reuniones remotas no tienen que ser difíciles de realizar. Es una oportunidad para celebrar los logros de marketing, eliminar cualquier obstáculo que tu equipo pueda tener y mantener a todas las personas en sintonía.
Para todas nuestras reuniones usamos Google Meets y Venngage. Y con las funciones colaborativas que mencioné anteriormente, es sencillo y muy intuitivo editar las diapositivas de nuestra reunión como un equipo.
Cuando se visualizan métricas importantes o los KPI de marketing podemos ser capaces de mantener la atención de todas personas, sobre lo que pasa en la reunión y también dar los próximos pasos colectivamente.
Consejo Profesional: Para asegurarte que tu equipo esté atento, actualiza tu política de trabajo remoto notificando que tu equipo debe tener activo el video en todas las reuniones en línea. Así todas las personas tendrán un pequeño momento de cámara mientras prestan atención a la reunión.
5. Organiza o participa en eventos virtuales
Si eres una empresa B2B y gran parte de tu estrategia de marketing de este año dependía de asistir a conferencias o reuniones y de organizar programas de entrenamiento personal, entonces ya sabes lo que está ocurriendo.
La asistencia a los eventos en persona disminuye rápidamente, los eventos se están cancelando, las personas están practicando el distanciamiento social activamente y ponen su granito de arena para aplanar la curva.
Hay muchas plataformas para eventos virtuales que pueden ayudarte a organizar eventos virtuales, y también hay diferentes opciones para realizar webinars en línea, en Venngage utilizamos la herramienta WebinarJam.
Voy a guiarte acerca de cómo puedes promocionar tu evento o webinar en redes sociales y en otros canales en línea usando Venngage.
Con Venngage puedes crear cualquier cosa rápidamente, desde posters en línea, banners para eventos y otros diseños de marca para que promociones tu evento virtual y en las redes sociales.
1. Utiliza posters virtuales para compartir información de evento
¿Ya tenías impreso posters para tu evento antes de que se cancelara? Bueno, aún puedes crear versiones virtuales de tu poster para evento. Por ejemplo, mira esta plantilla para poster de evento virtual:
2. Promueve tu evento virtual en las redes sociales
Promover tu evento usando plantillas prediseñadas para redes sociales que funcionan bien con todas las plataforma, es la mejor forma en que puedes dar a conocer tu evento en las redes sociales.
Por ejemplo, mira esta plantilla de banner para un webinar diseñada específicamente para añadir algo más de chispa a tu página de Facebook:
3. Usa diapositivas personalizables para tu presentación
Si eres el que hace la presentación de tu evento o webinar en línea, puedes hacer diapositivas atractivas que logren sorprender a tu audiencia. Puedes lograrlo de forma sencilla, usando plantillas de presentación para webinars como las que ves a continuación:
Y si usas el Kit de Marca (una función del Plan Negocios) para hacer que todos tus diseños luzcan consistentes en todas partes, será tan fácil como decir 1-2-3.
Asistir a los eventos virtuales es simple. Y crear tu evento virtual, sesión de entrenamiento online o webinar tampoco es tan complicado. Solo necesitas de las herramientas correctas para organizar y promocionar tu evento.
Conclusión
Espero que esta guía te haya ofrecido un resumen general de alto nivel para que sea más fácil hacer la transición de tu equipo de marketing remoto, gestionarlo efectivamente y mejorar la productividad de tus empleados en el proceso.
¿Tienes algún otro consejo sobre cómo trabajas de forma remota? ¿Qué procesos usas como líder de marketing para hacer que tu trabajo remoto sea perfecto? ¿Algunas ideas de cómo ser más productivo como marketer remoto? Me encantaría conocer tu opinión en los comentarios de la parte de abajo.
Preguntas Frecuentes
1. ¿Cómo mantener a tu equipo virtual conectado?
Los mejores equipos virtuales usan las mejores herramientas remotas para hacer que la colaboración en línea sea perfecta, sin importar en qué parte del mundo esté equipo. Herramientas como:
- Slack
- Trello
- Zoom
- Zapier
- Entre otros
Estas herramientas permiten que las empresas puedan crear, diseñar y enviar algo desde cualquier lugar del mundo y en diferentes zonas horarias.
2. ¿Los marketers pueden trabajar desde casa?
Si eres un marketer digital, sí. Con el cambio al marketing digital y la presencia de poderosas herramientas de marketing que ayudan con todo, desde la gestión de las redes sociales, optimización de los motores de búsqueda, así como los reportes analíticos y el seguimiento, la mayoría de los marketers pueden darse el lujo de trabajar desde casa o desde cualquier parte del mundo.
En cuanto al marketing de eventos, el marketing B2B u otras formas de marketing fuera de línea, trabajar desde casa no es algo que puedas hacer siempre, puesto que necesitará tu presencia física de vez en cuando.
3. ¿Cómo gestionar a un equipo remoto eficientemente?
Gestionar eficientemente a un equipo remoto se reduce a unos pocos consejos:
- Establece agendas claras
- Invierte en las herramientas colaborativas en línea correctas
- Confía en tu equipo para resolver las cosas
- Debes estar presente para eliminar a los bloqueadores
- Comunícate demasiado para evitar perder contexto/matiz
Teniendo presente estos consejos, tus empleados pueden hacer mejor su trabajo y de forma más productiva, sin la necesidad de ser micro gestionados o quedar estancados por la falta de feedback.
4. ¿Es más productivo trabajar desde casa?
Generalmente, trabajar desde casa ha mostrado un aumento en la productividad y en los resultados en general. Al eliminar las distracciones que surgen en las oficinas a diario, trabajar desde casa te permite estar más enfocado en tu trabajo e ingresar al estado de flujo más fácilmente.
De todas formas, trabajar desde casa podría tener sus propios desafíos: falta de motivación, falta de horarios claros, procrastinación y también distracciones. Si puedes manejar estas distracciones de forma apropiada, entonces trabajar desde casa puede resultar más productivo.