Plan de Comunicación de Crisis: Más de 10 Plantillas para Líderes y Gerentes

By Bronwyn Kienapple, Apr 03, 2020

Plantillas plan de comunicacion de crisis

Empleados ansiosos. Pérdida de ganancias. Clientes insatisfechos. Grandes cambios organizacionales.

Una crisis ha llegado y tu empresa necesita responder – ya.

Aquí es donde se requiere un plan de comunicación de crisis; el cual permite a tu empresa o negocio mantener a todas las partes interesadas, informadas rápida y efectivamente ante una situación de emergencia.

Un plan de gestión de crisis, así como un plan de respuesta de emergencias, ayudan a prevenir perder vidas y a mitigar el impacto de la pérdida de ingresos.

En esta publicación, encontrarás un paquete de plantillas gratuitas para plan de comunicación y gestión de crisis para líderes,  que hemos creado para ayudar a que tu empresa esté preparada para soportar cualquier crisis.

Plantillas para Plan de Comunicación de Crisis:

Podrás personalizar en línea todas estas plantillas gratuitas para plan de comunicación de crisis muy fácilmente, gracias a nuestro editor de arrastrar y soltar. Regístrate para usar la herramienta de forma gratuita.

Envía anuncios a toda la empresa como parte del plan de comunicación de crisis

En tiempos de crisis, es aún más importante permanecer en contacto con toda tu empresa. En estos momentos, la comunicación desde los rangos más altos es crucial.

Puedes adaptar la plantilla que ves a continuación y enviarla a tus empleados:

Crisis Communication Plan Template


 

Consejo de DiseñoNuestro editor de arrastrar y soltar te permite cambiar el color de fondo con un solo clic. Elige alguno de nuestra rueda de colores o aplica degradados, patrones y mucho más.

Coinbase tiene ejemplos para mensajes de comunicación de crisis que puedes adaptar a tu propio negocio. También puedes ver nuestras otras plantillas para boletín informativo.

Aquí tienes otra idea: Elabora gráficos que resuman tus nuevos lineamientos, así los gerentes podrán compartirlos fácilmente por Slack o correo electrónico. Tus empleados también podrán guardarlos en sus escritorios.

Aquí puedes ver algunos lineamientos para momentos de crisis:

Por ejemplo, puedes personalizar la siguiente plantilla para resumir las políticas de salud actuales (no apretarse las manos, hacerse chequeos de salud, etc.):

crisis communication plan template


 

Consejo de Diseño: En nuestro editor, solo haz clic sobre los íconos para cambiarlos y poner lo que tienes en mente. Haz clic en el botón Reemplazar para acceder a nuestra biblioteca de íconos en el editor.

Prueba con una infografía de procesos para describir una actividad habitual, como los pasos necesarios para lavarse las manos:

crisis communication plan template


 

Esta infografía funciona muy bien para dar consejos a tus empleados sobre cómo trabajar de forma remota o sobre cómo mantenerse saludable (tanto mental como físicamente):

crisis communication plan template


 

También tendrás que comunicar los plazos acordados:

crisis communication plan template


 

Si quieres más plantillas, mira nuestra publicación sobre las comunicaciones con equipos remotos.

También puedes consultar nuestra publicación sobre cómo hacer una infografía en 5 pasos para recibir más consejos prácticos de diseño.

Incluye notificaciones regulares a los directivos en tu plan de comunicación de crisis

Además de comunicarte con todo tu equipo, también es importante mantener contacto cercano con tu equipo directivo y enviarles instrucciones personalizadas para superar este enorme desafío.

Tus gerentes juegan un papel crucial en:

  • Aclarar objetivos
  • Establecer rutinas (bien sea que tu negocio esté pasando a ser completamente remoto o solamente se esté adaptando)
  • Responder preguntas sobre nuevas políticas

Es importante aconsejarlos sobre cómo deben comunicarse con su equipo. Es una gran responsabilidad y debes guiarlos cuidadosamente. Durante este tiempo, no olvides mantenerlos al corriente de las responsabilidades legales de la empresa.

Trata de colocar tus recomendaciones en un gráfico de una página, la cual puedan guardar en su escritorio y consultar cuando quieran:

Crisis Communication Plan Template


 

Consejo de Diseño: Sube tu logo y arrástralo fácilmente a cualquiera de nuestras plantillas. Toma los bordes del cuadro para cambiar el tamaño.

También puedes adaptar cualquiera de las siguientes plantillas y agregar tus lineamientos para comunicación de crisis:

crisis communication plan template


 

crisis communication plan template


 

crisis communication plan template


 

Consejo de Diseño: Intenta hacer de cada sección distinta una lista de recomendaciones, como los “lineamientos para las comunicaciones personalizadas” y los “rituales de equipo para implementar”.

Si quieres más ideas, mira nuestras plantillas para infografías de liderazgo o las plantillas para ayudar a tus equipos de marketing a hacerse remotos.

Usa un plan de comunicación de crisis para mantener informados a los interesados

En un mundo ideal, tu empresa tendría listo un plan de comunicación de crisis antes de que llegue una emergencia.

Dicho esto, incluso si una crisis está en su etapa inicial, aún tienes tiempo de crear un plan de comunicación de crisis para ayudar a mitigar el impacto en tu negocio.

Un plan de comunicación de crisis es el plan de acción de una empresa que dice cómo se van a comunicar entre sí, en caso de que ocurra una emergencia u otra clase de crisis. De acuerdo con Ready.gov, este plan debe contener la forma en cómo una empresa se comunicará y con quién necesitará comunicarse.

Un plan de comunicación de crisis debe tener lo siguiente:

  • Propósito del plan
  • Quién puede activar el plan y bajo qué circunstancias se permitiría hacerlo
  • Pasos a seguir: comunicación interna y externa
  • Quién es el responsable de qué canales de comunicación (correo electrónico, Twitter, intranet, comunicados de prensa, etc.)

Este ejemplo de plan de comunicación de crisis puede ayudarte a crear el tuyo:

crisis communication plan template

Consejo de DiseñoHaz clic en cualquiera de los cuadros de texto para añadir tus textos. Cambia la fuente, el tamaño y el color con solo un par de clics. No necesitas tener experiencia en diseño.

También puedes personalizar esta plantilla de consultoría para escribir un plan de comunicación de crisis:

crisis communication plan template


 

Consejo de Diseño: Simplemente cambia los encabezados y la tabla de contenido. La sección “Sobre Nosotros” puede convertirse en el propósito del plan de crisis. El Resumen de Proyecto puede convertirse en criterio de activación.

Mira nuestras otras plantillas para informes de consultoría para encontrar más ideas. Las organizaciones sin fines de lucro pueden recurrir a estas útiles plantillas para comunicación de crisis para organizaciones sin fines de lucro.

También puedes emplear este mapa mental para obtener una rápida referencia visual. Coloca la crisis en el centro, los interesados en el siguiente grupo de nodos y la respuesta apropiada en los nodos más pequeños.

crisis communication plan template


 

Incluso puedes utilizar un diagrama de flujo para ayudar a visualizar tu plan de acción:

crisis communication plan template


 

Debes asegurarte que tu plan de comunicación de crisis esté autorizado de forma legal y gerencial para que pueda implementarse rápidamente cuando se presente una crisis. Puede existir una matriz que indique cómo refugiarse en el lugar y puedes obtener las aprobaciones para que te resulte más fácil.

Haz una evaluación de riesgos para identificar los peligros que podrían afectar tu negocio

Una evaluación de riesgos identifica los peligros que podría afrontar tu negocio y el impacto que podrían tener.

Este ejemplo de evaluación de riesgos te ayudará a determinar los riesgos que podría enfrentar tu negocio, qué activos estarían en riesgo y los impactos potenciales a causa de ello:

crisis communication plan template


 

Consejo de Diseño: En el editor, haz doble clic en el gráfico para editarlo, tal como lo haces en una hoja de cálculo – nosotros ajustaremos el tamaño de las celdas por ti. O puedes agregar un enlace a tu hoja de cálculo de Google e importaremos los datos automáticamente.

Los riesgos podrían incluir huracanes, pandemias e incendios. Y deberías comunicar cada riesgo por separado; además de especificar cuándo, dónde ocurre el incidente y la magnitud del problema.

Por ejemplo, el impacto de una pandemia va a depender de:

  • La naturaleza del virus
  • La reacción del gobierno a su propagación, ya sea que la gente obedezca una orden de permanecer en casa o de refugiarse
  • La época del año (los climas más cálidos pueden inhibir su propagación)
  • Y muchos más

Haz un análisis de impacto en tu negocio para entender cómo te recuperarías luego de una crisis

Un análisis de impacto en el negocio analiza las consecuencias ante un disturbio en las normas operaciones del negocio y recolecta los datos necesarios para reunir posibles estrategias de recuperación, así como estrategias de prevención y mitigación.

Los distintos escenarios que causan esta perturbación pueden ser identificados en una evaluación de riesgos. Personaliza esta plantilla para análisis de impacto en el negocio y crea la tuya:

crisis communication plan template


 

Una planilla para análisis de impacto en el negocio debería ayudarte a evaluar:

  • Cuándo y cuánto tiempo tardaría una emergencia en causar un mayor impacto financiero
  • El impacto operativo que dependerá de tu negocio (deserción de clientes, pérdida en ventas, horas extras, etc.)
  • El impacto financiero debido al impacto operativo

Una vez que hayas analizado el impacto del negocio, puedes usar esta plantilla para crear una estrategia y aumentar las ventas o al menos mitigar el impacto:

crisis communication plan template


 

Usa una plantilla de plan de continuidad de operaciones para determinar los recursos que necesitas para enfrentar una crisis

Un plan de continuidad en el negocio garantiza que una empresa esté lista para continuar con su negocio incluso en casos de crisis.

Un plan de continuidad de operaciones consta de cuatro componentes:

  • Un análisis de impacto en el negocio
  • Identificar los recursos necesarios para las estrategias de recuperación
  • Desarrollar un plan
  • Ejercicios y pruebas

En resumen, un plan de continuidad de operaciones analiza qué crisis podrían afectar a una empresa, qué recursos se necesitan para combatir una crisis y cualquier deficiencia actual en los recursos requeridos.

Esta plantilla para plan de continuidad de operaciones te ayudará a recopilar todas estas consideraciones:

crisis communication plan template

Consejo de Diseño: Nuestra sencillo editor de tablas te permite agregar y eliminar columnas y filas con solo un par de clics – tal como usas las Hojas de Excel o Google. También puedes importar tus datos de Hojas de Google, pegando el enlace de tu documento.

Una plantilla para proyecciones financieras es esencial para reevaluar tus ganancias tras una crisis

Tras una crisis, las finanzas de tu negocio pueden estar en riesgo. Podrías estar enfrentando no solo la pérdida de ingresos sino también la de cargos adicionales.

Es prudente que puedas reevaluar tus ingresos, considerando el desajuste proyectado en tus operaciones normales y ver exactamente cuánto se reducirá de tus ganancias.

Una plantilla para proyecciones financieras te ayudará a presentar tus resultados a los interesados que tienen menos conocimientos financieros:

crisis communication plan template


 

Consejo de DiseñoNuestro fácil editor de gráficos te permite editar fácilmente cualquiera de los gráficos en nuestras plantillas. Haz doble clic en cualquier gráfico y añade nuevos datos, cambia los colores, etc. Nosotros ajustaremos automáticamente el gráfico por ti.

crisis communication plan template


 

Después de todo, probablemente los seguros o las medidas gubernamentales para mitigar la pérdida para los negocios no cubran todas las pérdidas de ingresos. Y si de alguna forma tus competidores escapan al impacto, entonces seguramente tú enfrentarás el impacto de perder a clientes.

Una vez que hayas hecho tus proyecciones, si es necesario, puedes revisar la asistencia de préstamos ante desastres de la Administración de Negocios Pequeños de Estados Unidos para pequeñas empresas y organizaciones sin fines de lucro privadas, así como el programa de préstamos de interrupción de pequeños negocios.

Redacta un plan de respuesta de emergencia para proteger la vida de tus empleados

Identifica los recursos necesarios para reaccionar ante una emergencia y los procedimientos y planes que puedes poner en marcha para preparar a tu empresa para dicha emergencia.

La seguridad de la vida debe ser lo esencial de cualquier plan de respuesta de emergencias, seguido por neutralizar la emergencia y moderar los efectos del daño.

Tu plan de respuesta de emergencias debe tener lo siguiente:

  • Objetivos de tu plan
  • Qué debe hacer un equipo de respuesta de emergencias durante una emergencia
  • Cualquier regulación que se deba considerar, como un código de incendio
  • Un plan de evacuación
  • Plan de refugio para climas severos o tornados
  • Plan para cierre de emergencia
  • Plan para emergencia médica
  • Plan para emergencia contra incendios y servicios de protección de incendios
  • Miembros del equipo de respuesta para emergencias
  • Información de contacto del servicio público de emergencias
  • Sistemas de alarmas y de comunicaciones disponibles

Esta plantilla de plan de respuesta de emergencias tiene todo lo necesario para crear una estrategia completa:

crisis communication plan template


 

Consejo de DiseñoCopia cualquiera de las páginas de esta plantilla o haz clic en “añadir página”. Sigue las pautas de nuestra tabla de contenido de la página dos para elaborar un plan completo.

También puedes agregar los puntos claves en un plan de respuesta para emergencias en una sola página:

crisis communication plan template


 

FEMA.gov tiene excelentes recursos para ayudar a tu negocio a prepararse ante una emergencia.

Analiza el checklist de preparación para emergencias

Evalúa qué tan preparada está tu empresa para una emergencia, usando una simple lista de verificación de preparación para emergencias.

¿Necesitas ayuda para elaborar planes de gestión de crisis? Mira nuestro ejemplo de evaluación de riesgos, la plantilla para plan de continuidad de operaciones y la plantilla para plan de respuesta para emergencias.

crisis communication plan template


 

Consejo de DiseñoAbre la biblioteca de íconos en nuestro editor de arrastrar y soltar para que arrastres las símbolos de chequeo. O imprime el checklist (solo aplica para los planes pagos, obtén más información en nuestra página de precios).

O emplea un árbol de decisión para decidir cómo reaccionar ante cada escenario:

crisis communication plan template


 

También puedes utilizar este organigrama para determinar la sucesión, es decir, quién sería el responsable de qué, en caso de que un miembro del equipo no esté disponible.

crisis communication plan template


 

Recuerda, un plan de gestión de crisis sólo va a funcionar en una crisis si los miembros del equipo reciben el entrenamiento adecuado anticipadamente y si practican su toma de decisión en una simulación de la situación de crisis.

Los lineamientos para respuesta de crisis y la habilidad para la toma de decisiones del equipo deben ser probadas antes de que ocurra una emergencia real.

También puedes utilizar esta simple plantilla de línea de tiempo para describir tu estrategia de gestión de crisis:

crisis communication plan template


 

Mira nuestras otras plantillas para plan de proyecto para ayudar a visualizar tu estrategia.

Preguntas Frecuentes del Plan de Comunicación de Crisis:

¿Qué es un plan de comunicación de crisis?

Un plan de comunicación de crisis es un documento interno que utiliza una empresa para prepararse ante una emergencia o cualquier otra crisis. Contiene un plan de acción para que una empresa esté preparada para saber cómo comunicarse con los involucrados cuando ocurre una crisis.

Estas partes interesadas pueden incluir a los medios, al público en general, los clientes, proveedores, socios y los empleados.

El plan de comunicación de crisis debe abordar:

  • Qué se necesita hacer tan pronto como ocurra la crisis
  • A quién se debe contactar y cómo
  • Cómo evitar que la crisis ocurra nuevamente (si aplica)

En general, el objetivo de un plan de comunicación de crisis es preparar a una empresa para que reaccione rápidamente ante una crisis y despliegue la información necesaria rápidamente. Además debes asegurarte que todos los mensajes de la empresa sean coherentes y estén adaptados.

Aunque la respuesta de una empresa puede variar de acuerdo a cuál sea exactamente la crisis, puedes redactar un plan de acción que se adapte sin importar el tipo de emergencia que se presente.

¿Por qué necesitas un plan de comunicación de crisis?

Necesitas un plan de comunicación de crisis porque en la era digital, si tu empresa no cuenta su historia, seguramente alguien más lo hará – y probablemente no será la historia que quieres contar.

No es suficiente con simplemente reaccionar; debes estar preparado con un plan de comunicación de crisis para responder de forma adecuada, inmediata y precisa, de acuerdo al Departamento de Seguridad Nacional.

Un plan de comunicación de crisis garantiza que tu empresa ha identificado previamente con qué personas interesadas se debe comunicar y mediante qué canales (comunicado de prensa, correo electrónico, etc.)

¿Cómo redactar un plan de comunicación de crisis?

Para redactar un plan de comunicación de crisis, primero necesitas identificar:

    • Los posibles escenarios de crisis
    • Quiénes formarán tu equipo de gestión de crisis
    • Los mensajes internos y externos adecuados y redactar las posibles respuestas
    • Decidir qué nivel de respuesta es necesario para cada escenario
    • Qué capacitación en medios es necesaria
    • Las audiencias a las que se necesita llegar, como:
      • Empleados
      • Clientes
      • Proveedores
      • Familia de empleados
      • Medios de comunicación
      • Reguladores gubernamentales, funcionarios, etc.
      • Comunidad cercana a una instalación
      • Sobrevivientes afectados y sus familias

      Los ejemplos de planes de comunicación de crisis mostrados anteriormente son una excelente forma de comenzar.

      ¿Qué debo incluir en un plan de comunicación de crisis?

      Aquí está lo que debes incluir en un plan de comunicación de crisis:

          • Evaluación de riesgos: qué amenazas puede enfrentar tu negocio, qué funciones de tu negocio se verían afectadas y los recursos necesarios para proteger dichas funciones.
          • El equipo de gestión de crisis: nombres, información de contacto de emergencia y responsabilidades
          • Información de contacto del público (mira la lista del público potenciales en la parte de arriba)
          • Esquema del sistema de notificación de alertas que logre comunicarse con varias personas interesadas, y no dependa de una sola red.
          • Establecer un sistema de notificación para los familiares directos de los empleados y los cuidadores de niños o adultos dependientes.
          • Un sistema para entrenar a los nuevos empleados e incluirlos en el plan de comunicación de crisis.
          • Un plan para instalar una línea directa oculta o un sitio web para activarlo en caso de una crisis.

      Comienza ahora con una de nuestras plantillas para plan de comunicación de crisis.

 

About Bronwyn Kienapple

Bronwyn Kienapple es Marketer de Contenido en Venngage. También es un ratón de biblioteca, una viajera del mundo, una chica de gatos y una entusiasta de la comida callejera Mexicana. Agrégala en LinkedIn.