Cómo Aplicar las Estrategias de Comunicación a tu Equipo de Forma Efectiva

By Sara McGuire, Dec 10, 2020

estrategias de comunicacion header

Alinear a tu equipo es siempre un reto. Aunque, alinear a tu equipo para que actúe rápidamente, cuando aún hay mucha incertidumbre por delante, es aún más desafiante.

En Venngage, tuvimos que cambiar nuestra estrategia de marketing basados en las nuevas tendencias que hemos visto en nuestros mercados objetivos. Somos afortunados al ser capaces de decir que, en general, hemos sido exitosos.

En esta guía, voy a compartirte un marco de trabajo para que puedas aplicar estrategias de comunicación de forma clara y efectiva, basada en mi experiencia como líder del equipo de marketing de contenido en Venngage. Además de algunas estrategias de comunicación efectivas que han utilizado otros líderes durante estos tiempos de incertidumbre.

Tabla de Contenido (haz clic para ir a las secciones)

Dos cosas importantes que debes tener presente para comunicarte de forma efectiva

El marco de trabajo de 5 pasos para aplicar estrategias de comunicación

Cómo mantener a tu equipo alineado

Plantillas para ayudarte a crear una estrategia de comunicación (planes de comunicación, mapas de ruta, mapas mentales, diagramas de flujo y mucho más)

Tres barreras comunes en la comunicación

Cómo los líderes utilizan las estrategias de comunicación en sus equipos

Dos cosas importantes que debes tener presente para comunicarte de forma efectiva

Las fallas en la comunicación son inevitables –especialmente en muchos equipos que trabajan de forma remota. Sin embargo, de acuerdo a mi experiencia, hay dos buenas prácticas que podrías seguir para aplicar tus estrategias de comunicación de forma clara con los demás. Deja que estas dos buenas prácticas te guíen en cómo enfocas tus estrategias de comunicación.

1. Mantén tu mensaje tan simple y directo como sea posible

La estrategias de alto nivel que necesitas para comunicarte podrían ser complejas, con diferentes inputs y proyectos concurrentes, sin embargo el principal objetivo debería ser fácil de entender.

Cuando comunicas tu estrategia a todo tu equipo, debes enfocarte en el objetivo principal y en los hitos de alto nivel que necesitan ser alcanzados para llegar allí. Esencialmente, debes comunicar el marco de trabajo dentro del cual necesitas que tu equipo opere para lograr el objetivo principal. De hecho, podrías ir a detalles más específicos cuando te comuniques con equipos más pequeños o realices colaboradores individuales. 

Dependiendo del tamaño de tu negocio, de la industria en la que te encuentres o de la naturaleza de tu proyecto, los lineamientos sobre cómo puedes alcanzar tu objetivo principal podrían ser más estrictos o quizás más abiertos. 

En los casos en los que los lineamientos son más estrictos, debes asegurarte de enlazar los pasos al objetivo principal. Mientras tanto, en los casos en los que los lineamientos son menos estrictos, necesitarás guiar a tu equipo para que mantenga su enfoque en el objetivo principal, sin que se distraiga ni se desvíe del camino. 

Strategy Mind Map Template


 

2. Utiliza elementos visuales para hacer que tu comunicación sea más efectiva

Los elementos visuales ayudan a hacer que la información sea más memorable. Cuando se trata de explicar procesos complejos con múltiples inputs, utilizar solamente texto o comunicación verbal, a menudo podría dejar algunas lagunas en el entendimiento. Algunas investigaciones que se han realizado indican que la comunicación con elementos visuales puede ayudar a aumentar la retención de la información

Una forma en la que puedes usar los elementos visuales para hacer que tu comunicación sea más llamativa y efectiva es visualizar los inputs principales de tu estrategia. A continuación te mostramos un ejemplo de un elemento visual simple que divide los objetivos de alto nivel (incrementar los clientes habituales en un 31% y reducir el CAC en un 5% cada mes) en cuatro inputs estratégicos:

Business Strategy Roadmap Template


 

Un elemento visual como este podría servir como un documento de referencia para tu equipo que les ayude a mantenerse alineados con los objetivos. Puedes incluirlo en tu plan de proyecto y compartirlo en las reuniones de equipo semanales/mensuales para tenerlo en consideración.

The Team Alignment Handbook

Más adelante en esta guía, te compartiré más plantillas para la comunicación visual. Haz clic aquí para ir a la sección.

Ahora pasemos a la acción, ¿cómo puedes comunicar de forma efectiva tu plan estratégico?

El marco de trabajo de 5 pasos para aplicar las estrategias de comunicación

Cuando se trata de comunicarles una estrategia a tu equipo, podría ser algo difícil saber por dónde comenzar. A continuación tienes un marco de trabajo simplificado de 5 pasos que puedes seguir para aplicar tus estrategias de comunicación de forma efectiva a tu equipo.

estrategias de comunicacion infografia


 

1. Comienza con tu visión

La narrativa es una poderosa herramienta para la comunicación. Y a las personas les gusta saber en dónde encajan dentro de la narrativa de tu organización. 

Cuando comunicas tu visión, debes establecer el problema que intentas resolver con tu estrategia: 

  • ¿A quién afecta este problema? 
  • ¿Cuáles son las emociones humanas asociadas a este problema?

Tu visión debería vincularse con la misión de tu organización. Esto ayudará a que contextualices tu estrategia en el discurso general de tu organización, contribuyendo a motivar a tu equipo a querer seguir esa línea, por medio de su trabajo.

Cada proyecto en el que te embarques no siempre será, por naturaleza, glamoroso o inspirador. Por ejemplo, quizás necesites comunicar una estrategia para mejorar el seguimiento y los reportes analíticos de tu organización. 

Aburrido, ¿verdad? 

Pero si vinculas el proyecto al impacto humano que este tendría – por ejemplo, obtener más claridad en tu negocio y mejorar la toma de decisiones con más información, esto podría llevar a una ejecución más segura de las tareas y a sentir menos frustración ante lo desconocido – haciendo que el proyecto sea significativo para los miembros del equipo involucrados.

2. Establece objetivos claros y medibles

Uno de los más grandes errores que cometen muchísimas organizaciones pequeñas es no identificar los objetivos específicos y medibles de sus proyectos. Si el resultado de un proyecto no es medible (incluso si no hay una forma perfecta de medirlo), va a ser difícil saber si realmente has logrado o no tu objetivo.

Algunos de los tipos objetivos de proyectos más comunes son:

  • Objetivos financieros: crecimiento de inputs, márgenes de ganancia, retorno de capital invertido, objetivos de ventas, base de inputs diversificada 
  • Objetivos comerciales: lanzamiento del producto, crecimiento del equipo, apertura o cierre de una oficina
  • Objetivos técnicos: implementación de nuevas tecnologías, automatización de un proceso, prototipo de un producto
  • Objetivos de calidad: incrementar el puntaje de NPS, reducir el tiempo de respuesta de atención al cliente
  • Objetivos de desempeño: número de lanzamientos de productos exitosos, entregas dentro de un presupuesto dado o con un plazo determinado
  • Objetivos de cumplimiento: cumplimiento de ciertas regulaciones, reuniones y exceso en las regulaciones de salud y seguridad, y reuniones de regulaciones legales
  • Objetivos de marketing: incrementar el interés en las redes sociales, elevar el tráfico del sitio, incrementar las posibilidades de venta, aumentar la conciencia de la marca

Comunica a tu equipo cuáles son las métricas específicas para medir el éxito del proyecto. Si estás elaborando una presentación, dedica una diapositiva completa a estos objetivos principales:

Strategy Presentation Template

3. Divide tu estrategia en inputs

Una vez que hayas comunicado tus objetivos de alto nivel, debes desglosarlos para indicar cómo podrá lograrlos tu equipo. Esto transformará tu visión abstracta en pasos reales y prácticos. 

Otra manera de hacerlo es comunicar el resultado de tu estrategia (el objetivo) y las diferentes pistas concurrentes que tu equipo necesita seguir para llegar hasta allí (inputs). 

Cuando se trata de dividir tu estrategia en inputs, es de utilidad considerar tanto los indicadores leading como los indicadores lagging (o las métricas leading y lagging). 

Comunicar tu estrategia a tu equipo usando tanto los indicadores leading como los lagging puede ayudarte a contextualizar mejor los objetivos en tus procesos diarios. 

Bernard Marr tiene una guía completa sobre los indicadores leading y lagging con muchos más detalles, pero para resumir:

Indicadores leading

Los indicadores leading son inputs que impactan a un resultado potencial en el futuro. Tus indicadores leading afectan a tus indicadores lagging

Por ejemplo, supongamos que tu objetivo principal es incrementar la adquisición de clientes en un 20%. Los indicadores leading de marketing pueden ser backlinks, el compromiso en las redes sociales o el crecimiento del canal de ventas.

Estas son métricas que puedes monitorear y que contribuyen a tu objetivo de alto nivel. Si logras tus indicadores leading, el paso a seguir debería ser alcanzar tus objetivos.

Indicadores lagging

Los indicadores lagging son inputs que ya ocurrieron. Los ejemplos de indicadores lagging generalmente son métricas como los ingresos y las ganancias. 

Retomando nuestro ejemplo de marketing, un indicador lagging podría ser el ranking de las palabras clave y las tasas de conversión. 

Una trampa común en donde caen muchos equipos es enfocarse en los indicadores lagging. El problema con ese enfoque es que podría ser difícil identificar en qué parte deberías enfocar tus esfuerzos con anticipación para dirigir mejor el barco y lograr tu objetivo (es decir, cuando rastreas tus indicadores leading). 

Pero cuando identificas los indicadores leading que contribuyen al éxito y el logro de los indicadores lagging, puedes monitorear tu progreso gradualmente.

4. Establece hitos claros

Has definido tu visión, tus metas de alto nivel y tus inputs. Ahora necesitas comunicar la línea de tiempo de tu estrategia.

Comunica a tu equipo:

  • ¿Cuáles son nuestros touch points durante este proyecto?
  • ¿Cuándo son los plazos para estos entregables?

Visualiza tu línea de tiempo con una hoja de ruta o una infografía de línea de tiempo para hacer que el proceso luzca más tangible en la mente de tu equipo.

estrategias de comunicacion 1


 

5. Identifica la propiedad

Una parte crucial de implementar una estrategia es hacer que todos los involucrados tengan un claro entendimiento de cuáles son sus responsabilidades. De acuerdo a mi experiencia, cuando los colaboradores individuales de tu equipo tienen un fuerte sentido de propiedad, hay más probabilidad de que crezcan ante un desafío.

La confusión sobre quién es el propietario de qué puede llevar a la pérdida de oportunidades, obstáculos en la productividad y una carencia general de eficiencia. 

Cuando comunicas tu estrategia a tu equipo, debes identificar claramente quién va a ser el propietario de qué. Además, debes dejar claro por qué ellos son los dueños de esa área en particular de la estrategia. Esta es una gran oportunidad para sacar ventaja de las fortalezas de los miembros de tu equipo. 

Esencialmente, te gustaría que tu equipo se sienta como el equipo A que realmente es. 

También es importante que definas qué significa ser propietario en el contexto de tu estrategia. ¿Significa la propiedad de monitorear un grupo de métricas en específico? ¿Significa hallar soluciones a ciertos problemas? ¿Significa coordinar un proceso en específico? 

Mientras más claridad puedas ofrecer desde el comienzo, será mucho más fácil que tu equipo se ponga en marcha.

Corporate Weekly Project Gantt Chart Template


 

Una vez que hayas comunicado tu estrategia, ¿cómo puedes mantener a tu equipo alineado?

Ya has comunicado tu estrategia a tu equipo. Todas las personas en tu equipo dicen que han comprendido sus roles y objetivos individuales. Te sientes motivado/a. Tu equipo se siente motivado. 

Pero tu trabajo no termina aún. Ahora dependerá de ti asegurarte que tu equipo se mantenga en el camino y alineado con los objetivos que has establecido.

Vincula con frecuencia los inputs anteriores con tus objetivos de alto nivel

Cuando se trata de mantener a tu equipo alineado con tus objetivos, la repetición es la clave. 

Cuando todas las personas en tu equipo están dedicadas a sus tareas individuales, podría ser fácil para ellos perderse entre toda esa maleza.

Algunas formas en las que puedes ayudar a que tu equipo se mantenga alineado con tus objetivos de alto nivel son:

  • Repítelos en tus reuniones de equipo semanales/mensuales
  • Cuando tu equipo reporte su progreso, intenta dirigir la conversación
  • Cuando definas el alcance de los proyectos, mide los resultados de acuerdo a su impacto en tus indicadores leading

Ese último punto es muy importante. Podría ser fácil distraerse con ideas que son buenas, pero quizás es mejor dejarlas sobre la mesa para después. Cuando necesites que tu equipo actúe rápidamente en una estrategia, es importante que el tiempo y los esfuerzos de todos estén enfocados en las cosas que van a obtener los resultados que necesitas. 

A continuación tienes una plantilla de checklist para planificación de experimentos que puedes utilizar para garantizar que las tareas apoyen tus objetivos de alto nivel:

Markerting Sprint Validation Checklist


 

Revisa con frecuencia a tus colaboradores individuales

No se trata de microgestionar. Pero sí de estar presente. Pues es lo que te ayudará a abordar cualquier problema en el momento en que aparezca, al igual que a promover la credibilidad en tu equipo.

Cuando estás presente, es decir, cuando estableces puntos de control estructurados diarios, semanales o quincenales – lo que sea que tenga sentido para tu equipo y proyecto. Debes tratar de estructurar tus controles en torno al progreso, a los aprendizajes hasta el momento y a los obstáculos que quizás encuentren los miembros de tu equipo.

Tus puntos de control podrían ser:

  • Reuniones diarias de equipo en donde todas las personas compartan la actualización del estado, los obstáculos y además realicen solicitudes al resto del equipo
  • Reuniones personalizadas con tu equipo para discutir el progreso y los obstáculos de forma más privada
  • Actualizaciones de estado del proyecto en tus reuniones de equipo semanales/mensuales

Comunica con frecuencia el progreso de tu equipo

Las personas no quieren vivir en el vacío. Provee a tus colaboradores actualizaciones regularmente, acerca de cómo su trabajo está contribuyendo al logro de los hitos y objetivos de alto nivel del equipo. 

Crear un mapa de ruta visual podría ser de utilidad para mantener actualizados a los accionistas sobre el progreso de tu equipo. Puedes monitorear las tareas completadas, las tareas en progreso y las tareas que aún se deben realizar.

Strategy Roadmap Template


 

Plantillas para ayudarte a aplicar estrategias de comunicación

La comunicación visual puede hacer que sea fácil comprender y retener tus ideas. A continuación te presentamos algunas plantillas básicas para aplicar estrategias de comunicación.

Plantillas para Hoja de Ruta

Las hojas de ruta hacen que sea más fácil monitorear proyectos a un alto nivel, identificar los entregables y plazos, monitorear el progreso hacia los objetivos y mostrar múltiples líneas de tiempo concurrentes.

Simple Project Management Roadmap Template


 

Blue Robotics Technology Roadmap Template


 

Colorful Franchise Strategic Roadmap Template


 

Plantillas para Línea de Tiempo

Usa una línea de tiempo para mostrar una imagen simplificada de los eventos en un proceso. Las líneas de tiempo pueden ser una forma particularmente llamativa de mostrar los hitos.

estrategias de comunicacion 4


 

5 Stage Planning Process Hospital Timeline Infographic Template


 

Disaster Relief Fundraiser Process Infographic Template


 

Plantillas para Mapa Mental

Los mapas mentales te permiten visualizar un grupo de ideas, mostrar relaciones entre las partes de una estrategia y desglosar conceptos abstractos.

estrategias de comunicacion 5


 

Business Strategy Mindmap Template


Orange Product Launch Mind Map Template


Plantillas para Diagrama de Flujo

Los diagramas de flujo te ayudan a mostrar procesos con diferentes opciones o monitorearlos más efectivamente. También te permiten establecer los riesgos potenciales y mostrar los resultados potenciales basados en las variables.

estrategias de comunicacion 2


 

Simple Risk Breakdown Structure Template


 

Simple Customer Support Flowchart Template


 

Plantillas para Planes de Proyectos y de Negocios

Dependiendo del alcance de un proyecto, quizás necesites un documento más detallado. Allí es donde entra en juego un plan de proyecto. En un plan de proyecto, estableces tus objetivos, quiénes son tus jugadores clave, los hitos y plazos de entrega, el presupuesto, las dependencias y los riesgos, y los próximos pasos.

Emergency Response Plan Template


 

Blue Grid Housing Project Plan Template


 

Para complementar un documento mucho más largo, podría ser de muy útil crear un plan conciso de una página que resuma los puntos principales:

Simple Project Management Communication Plan Template


 

Plantilla para Plan de Comunicación de Crisis

Pienso que en este punto, todos estamos muy acostumbrados a estar en modo crisis. Una cosa es cierta: ayuda mucho tener un plan. Aquí tienes una plantilla que puedes usar para comunicar tu marco de trabajo de escalamiento, los roles y las responsabilidades claves para responder a una crisis.

estrategias de comunicacion 3


 

Aquí tenemos una guía con más plantillas para planes de comunicación de crisis.

Tres barreras comunes para una comunicación efectiva

La falta de comunicación es inevitable. Personas diferentes tienen formas de comunicación diferentes. A continuación te mostramos algunas de las barreras de comunicación más comunes con las que quizás te encuentres.

1. Barreras físicas

Muchos equipos han cambiado a sus equipos para trabajar de forma remota. Esto crea nuevas barreras físicas que muchos equipos no habían enfrentado antes.

Estas son algunas de las tácticas que he encontrado que son realmente efectivas para superar las barreras físicas:

  • Realiza una videollamada o haz una llamada telefónica para hablar sobre problemas complejos
  • Ofrece retroalimentación en una llamada o en persona tanto como puedas
  • Realiza seguimiento a las llamadas, a través de un mensaje escrito reiterando lo que has hablado
  • Ten la documentación del proceso claramente distribuida para que tu equipo pueda seguirla (por escrito y en video)

Es muy fácil que los matices de la comunicación se pierdan a lo largo del texto, así que las conversaciones difíciles y complejas deben realizarse donde las señales físicas puedan ser vistas.

2. Barreras emocionales

Si algún miembro de tu equipo parece que no está comprometido con su trabajo, es tu responsabilidad como líder descubrir cómo podrías ayudarlo a que se sienta comprometido nuevamente.

  • ¿Se están sintiendo estresados? ¿Abrumados? ¿Su estrés está asociado al trabajo, o es algo externo, quizás algo está ocurriendo en su vida personal?
  • ¿Están sintiendo que su trabajo no tiene impacto? ¿Les está faltando dirección?

Frecuentemente, la falta de compromiso podría provenir de una falta de dirección. De acuerdo a mi experiencia como gerente y colaboradora individual, tener una idea clara de la forma en que tu trabajo está contribuyendo al éxito de tu equipo podría hacerte sentir más motivado.

3. Estilos de comunicación

Querido lector, estoy seguro que has tenido mucha falta de comunicación. Pero esto no debe ser un golpe para ti – todo el mundo se comunica de cierto modo diferente, y debido a eso, la falta de comunicación es inevitable. 

Trabajar juntos como un equipo significa que deben aprender cómo comunicarse unos con otros de forma efectiva, a pesar de sus diferencias. Lo cual se refiere, a ofrecer retroalimentación (¿prefieren la cruda verdad? ¿O solo necesitan un sándwich de elogios?), comunicar el progreso y los contratiempos. 

Nunca serás perfecto en esto. Las personas son muy complicadas. Pero casi siempre es mejor pecar en ser muy directo. 

Lee: directo, no insensible. Debes basar tu comunicación en el respeto y la eficiencia:

  • Sé honesto y directo con los miembros de tu equipo, así podrán entender cuáles son tus expectativas.
  • Respeta los sentimientos y motivaciones de los miembros de tu equipo e intenta trabajar con ellos para alcanzar un entendimiento mutuo.

De hecho, esto no es tan simple como mi lista de formulario de puntos. Para que obtengas una guía más detallada y acreditada sobre cómo comunicarte directamente con tu equipo, te recomiendo el libro Radical Candor de Kim Scott.

Los líderes de equipo comparten sus estrategias de comunicación

Quería ver cómo otras personas con roles de liderazgo les comunican las estrategias a sus equipos. Así que le pedí a algunos de los líderes más instruidos que conozco que compartieran conmigo sus estrategias de comunicación.

Establece objetivos de forma colaborativa con tu equipo

La verdad es que no hay una fórmula perfecta para aplicar estrategias de comunicación de manera efectiva a tu equipo. Pero escuchar cómo otros líderes han abordado este desafío, puede ayudarte a tener una guía. 

A continuación te presentamos algunos consejos de otros líderes sobre cómo puedes aplicar estrategias de comunicación con tu equipo:

“La ayuda más grande para mantenernos alineados cuando se trata de nuestras estrategias y prioridades es definir objetivos de forma colaborativa. De esa forma, todo el mundo entiende cuáles son nuestras prioridades como empresa y cómo los objetivos del equipo se pueden igualar con esos objetivos más grandes de toda la empresa. 

Para asegurarnos que nos mantenemos alineados, hablamos cada semana sobre nuestros objetivos, cómo los estamos monitoreando, en lo que tenemos confianza y que vamos a lograr (y en lo que no estamos tan seguros), y si algo ha cambiado (y por qué). Además es una oportunidad excelente para reencaminarnos si estamos atrasados con algún objetivo, lo cual ayuda a crear más sentido de propiedad en todo el equipo.

Hemos estado utilizando la herramienta Soapbox Goals.”

— Hiba Amin, Directora de Marketing de Contenido de Soapbox

“Somos una empresa que ofrece programas complementarios a los usuarios, que pueden ayudar al crecimiento de su negocio de eCommerce. Y ya que tenemos varios programas en los cuales trabajar, hemos comenzado a seguir una práctica en donde realizamos reuniones para un programa en específico dos veces por semana.

En las reuniones, planificamos una estrategia para las cosas que tenemos que mejorar y cómo vamos a hacerlo. Esta práctica permite que todos sepan cuál es la estrategia que está siguiendo todo el equipo para un producto en específico.

En la medida en que tenemos suficientes puntos para implementar, mencionamos todos esos puntos en la herramienta Clickup, como diferentes tareas y subtareas. Y asociamos esas tareas a la persona respectiva. Esto hace que nos aseguremos que cada persona esté consciente de las tareas con las que está asociada y en las que debe trabajar”.

— Satyam Mishra, Estratega de Contenido en MakeWebBetter

Enfócate en comunicar la información más importante

“La estrategia por definición es algo compleja. Es exagerado esperar que un equipo entienda cada pequeño input y métrica que llevará a la ejecución exitosa de una buena estrategia. Como líder, es muy importante tratar de condensar lo que es importante en uno o dos componentes clave o KPIs que tu equipo realmente pueda apoyar.

Una vez que hagas eso, repetir ese objetivo de forma consistente y frecuente es clave para alinear a tu equipo en lo que realmente importa. Las listas de puntos de datos o las hojas de cálculo poco llamativas son infalibles para confundir y aburrir a tu equipo. Necesitas mostrarle a tus empleados cómo se vincula su trabajo al objetivo, y necesitas inspirarlos para que deseen lograr esos objetivos realmente. Los recordatorios visuales y el diseño emocionante podría ayudar a mantener ese mensaje”.

— Nadya Khoja, Directora de Crecimiento en Venngage

“Cuando le comunicamos a nuestro equipo una nueva estrategia de contenido, nos enfocamos en los componentes internos y externos que pueden ayudarles a entender mejor el proceso. Por ejemplo, recientemente hicimos un análisis del contenido de nuestros clientes y hemos descubierto algunos temas comunes de las piezas de link building de mayor éxito, lo cual ha significado tratar de animar a nuestros equipos de clientes a que ajusten sus procesos de lluvia de ideas para que puedan descubrir estas oportunidades. 

Nosotros abordamos la comunicación de diferentes formas. Primero, por medio de una reunión interna con los gerentes para que puedan comprender y educar a los clientes de forma efectiva. Después, por medio de un almuerzo y aprendizaje más amplio con nuestro equipo de especialistas sobre la forma de ejecutar las ideas. Y finalmente, por medio de materiales que están de cara al público como al actualizar nuestro blog, compartirlo en nuestro podcast y presentar nuevos documentos de entrenamiento. Esto nos garantiza que no solo estamos informando al personal actual acerca del proceso, sino también a los nuevos miembros del equipo que se están incorporando”.

— Caroline Gilbert, Directora de Marketing en Siege Media

“Hemos invertido algo de tiempo hablando sobre los objetivos a largo plazo. No quiero que mi equipo se quede atascado en los desafíos de hoy. Nuestros planes no serán obstaculizados por problemas a corto plazo y quiero que todo el mundo sepa que eso es cierto”

— Ben Reynolds, CEO en Sure Dividend

Sé honesto y directo con tu equipo

“Como gerente y dueña de un negocio, es crítico para mí mejorar mis habilidades de comunicación para que sean efectivas cuando trato con mi equipo. En cuanto a difundir la información y a las estrategias que aplico con ellos, me aseguro de no endulzar nada y ser directo, en especial con temas urgentes y complicados. Esto nos ha hecho ser más transparentes entre nosotros y ha desarrollado un canal de discusión claro. También los he motivado a ser abiertos y a expresar sus opiniones y sugerencias libremente.

Cómo estamos estableciendo un trabajo remoto, nos hemos ayudado con herramientas de comunicación como: Slack y Zoom para estar en contacto. Además de ser fáciles de utilizar,

estas herramientas contribuyen a nuestros propósitos como equipo, permitiendo discutir convenientemente cualquier inquietud en cualquier momento. Antes de la pandemia, éramos capaces de

tener reuniones en persona para tratar temas y proyectos urgentes e importantes, pero ahora, hacemos todo de forma virtual”.

— Sonya Schwartz, Fundadora de Her Norm

“Tu comunicación tiene que ser clara y explícita. Cuando los empleados o la gente que va a formar parte de una estrategia no están disponibles en una sala en común, se vuelve desafiante hacer que todo el mundo lo entienda. Una de las mejores maneras de aplicar una estrategia de comunicación a las personas remotas es hacerla simple, clara y explícita. Las estrategias deben tener una visión, misión, valor, proceso y tácticas claras. Las personas deben ser capaces de entender lo que una empresa quiere lograr y cómo va a lograrlo”.

— Rahul Vij, CEO de WebSpero Solutions

Muestra empatía en tu comunicación con los miembros del equipo

“Hay dos cosas que fueron importantes para el tono de las conversaciones con mis empleados a lo largo de los últimos meses:

Confianza: Estos fueron tiempos muy difíciles, pero fue vital no permitir que el pánico se apoderara de nuestro trabajo del día a día.

Empatía: Además de ser tiempos difíciles para la empresa, estos fueron tiempos extraordinarios para todos nosotros. Fue importante tener los consejos prácticos de investigación de nuestro personal de RRHH para que nuestra gente superará esta pandemia de forma segura”.

— Kuba Koziej, Vicepresidente Sénior y Especialista de Crecimiento en Zety

“Siempre me aseguro de preguntarle a mis empleados cómo les va antes de ordenarles instrucciones o darles nuevos protocolos. Es mejor saber y evaluar el estado mental de tu personal antes de darles piezas de información nuevamente. En la comunicación, siempre coloco mis emociones en un bolso y nunca me las llevo, sabiendo que como jefe, debería ser más comprensivo a toda costa y observar la imagen completa de las cosas”.

— Willie Greer, Fundador de The Product Analyst

Tómate el tiempo de verificar que te han comprendido

“Cuando comuniques tu estrategia, siempre debes asegurarte que te han entendido.

Por ejemplo dando las instrucciones antes de jugar un juego, haciendo preguntas de verificación comprensiva. También puedes detenerte y preguntar ¿Eso tiene sentido? Y esperar a escuchar un sí o un no, lo cual te ayudará a dividir tu comunicación en trozos digeribles.

Algunas personas aprenden de forma auditiva, mientras que otras personas son más visuales. Por lo tanto, resulta de gran utilidad usar diferentes plataformas para comunicar tu estrategia. Asana es

una herramienta útil para aquellas personas que les gusta ver todo por escrito. Puedes usar Loom para grabar y enviar videos tuyos, explicando cosas para las personas que son más auditivas”.

— Siva Mahesh, CEO de Dreamshala

“Una gran parte de lograr una estrategia de comunicación exitosa es entender que no todas las personas toman la información de la misma forma, y es por eso que pienso que la repetición es clave. Cuando presentes tu estrategia a tus clientes o un equipo, ofrece la estrategia en una gran variedad de formas diferentes – como: presentaciones, gráficos, documentos escritos, archivos de audio y mucho más”.

— Jase Rodley, Fundador/CEO en JaseRodley.com

“Creo en la importancia de una fuerte comunicación con los empleados. Es vital comunicar frecuentemente la dirección de la empresa, los objetivos, el compromiso con los accionistas y las oportunidades. Creo que es importante compartir la estrategia y los mensajes con el equipo, así todo el grupo se estará moviendo en la misma dirección y estarán comprometidos con el éxito general del negocio”.

— Deborah Sweeney, CEO en MyCorporation.com

Crea procesos en torno a la comunicación

“Generalmente en Klint hacemos mucho entrenamiento en casa. En estos momentos no solo es más difícil sentarse con los clientes, sino que además estamos abrumados por superar tantas reglas nuevas asociadas al COVID-19 y al espacio personal.

Esto ha dado lugar a más oportunidades de trabajo remoto, en general. La realidad es que la retención de información es baja aún cuando es una explicación totalmente personalizada y en persona. Estamos obteniendo mayores magnitudes de “pérdida de comunicación” una vez que pasamos a las explicaciones digitales en vivo a través de Google Hangout o de Zoom. La distracción está a tan solo una pestaña de distancia y si eres alguien como yo – tengo 1000 de ellas abiertas justo ahora.

En realidad, el resultado de este caos es que mi comunicación se ha vuelto muchísimo más estructurada. Ahora mi escritura es más concisa y una gran parte de mi trabajo viene acompañado de una explicación en video. Todo debe ser organizado de esta forma, desde nuestros proyectos para los clientes de marketing digital hasta nuestros manuales internos de estrategia de crecimiento.

Si no estás usando Google Sheets, Airtable, One Drive, etc; no sé cómo mantienes el control de ninguno de tus procesos”.

— Taylor Ryan, CEO de Klint y ArchitectureQuote

“Hemos creado nuevos procedimientos para poder asegurarnos que nuestros equipos remotos y presenciales puedan colaborar de forma efectiva y que los miembros del equipo puedan tener un acceso rápido a la información que necesitan. La crisis actual nos ha enseñado que las comunicaciones internas son el pilar de cualquier estrategia de resiliencia empresarial.

Nuestra prioridad es crear un marco de trabajo para asegurarnos que los miembros de nuestro equipo se sientan constantemente valorados, actualizados y comprometidos. Enviar las comunicaciones en tiempo real segmentando los mensajes a diferentes audiencias es una parte fundamental de este

marco de trabajo. Nos aseguramos que los miembros de nuestro equipo permanezcan comprometidos y conectados y que

sean proactivos para ofrecer guía y apoyo a aquellos que lo necesitan”.

— Matt Bertram, CEO y estratega de CEO de EWR Digital

“Para poder mantenerme en la estrategia, trato de establecer el tono desde el comienzo con una regla: cuando haya dudas sobre algo primero comunicarse enviando correos electrónicos y haciendo videoconferencias. Si las líneas de comunicación están abiertas y todas las personas hacen un esfuerzo por escuchar y ser escuchadas, entonces la colaboración se dará de forma natural y la información podrá fluir también. Cambiar a reuniones/seminarios web en línea es una forma productiva e inteligente en la que las empresas pueden seguir teniendo conversaciones que educan/informan, al igual que se siguen construyendo relaciones y se avanza durante esta crisis. Cuando los grupos pequeños quieren hablar acerca de temas específicos (el manejo de la ansiedad/ los niños / los padres), han sido de gran utilidad las reuniones virtuales de café en línea”.

— Paige Arnof-Fenn, Fundadora y CEO en Mavens & Moguls

Más guías de comunicación visual:

Cómo puedes Usar la Comunicación Visual: Definición, Ejemplos y Plantillas

Visual_Communication_Blog_Header (1)

Checklist de una Estrategia de Crecimiento: Planifica tus Objetivos de Negocios con Estas 5 Plantillas

Growth Strategy Blog Header

About Sara McGuire

Sara McGuire es la Directora de Marketing de Contenidos de Venngage. Cuando no está escribiendo contenido orientado hacia la investigación, ella disfruta de la música y llegar al último lugar culinario de moda en su ciudad natal, Toronto. Síguela en Twitter @sara_mcguire