Guía para crear un proceso efectivo de offboarding + Plantillas personalizables

By Jennifer Gaskin, Dec 16, 2021

offboarding

Incluso las buenas relaciones laborales pueden terminar eventualmente, y como dice el dicho, “El show debe continuar”. Para mantener a un negocio próspero y exitoso, se necesita crear un proceso de offboarding que sea robusto, ya que los empleados van a ir y venir de algún modo.

El proceso de offboarding cubre todo, desde la separación del empleado hasta el reclutamiento y la contratación; y las empresas inteligentes trabajan para crear una escalera de éxito, así cuando un empleado se va, la persona que le sigue en la línea  ya está lista para el trabajo.

Muchas herramientas visuales pueden ayudar en el proceso de offboarding y en otras necesidades de comunicación de los empleados, y Venngage para Empresas es la mejor forma para  asegurarte que tu empresa pueda manejar la rotación de personal efectivamente.

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¿Qué significa el offboarding de un empleado?

El offboarding describe el proceso para la gestión de rotación de los empleados. Es más expansivo que la separación del empleado, puesto que una parte crítica del proceso de offboarding es llenar el puesto vacante que ha dejado el empleado anterior.

Una empresa que haga el proceso de offboarding de un empleado será capaz de continuar con las operaciones normales sin perder el ritmo, así como mejorar las operaciones de la empresa o el compromiso del empleado, mediante opiniones y mitigar la seguridad o el riesgo de la cuenta, haciendo cosas como cambiar las contraseñas.

Algunos procesos de offboarding podría tomar semanas, en especial los casos de empleados ejecutivos o aquellos que tienen alta responsabilidad. Otros pueden realizarse con bastante rapidez, lo que a menudo es el caso de las empresas que promueven internamente.

¿Por qué es importante el offboarding?

El offboarding es un proceso práctico y experimental, tanto como para empleado como empleador.

Un aspecto del offboarding es asegurarse de que un empleado disgustado ya no tenga acceso a los sistemas o a las cuentas que son importantes. Esa es la parte práctica.

La parte experiencial aparece cuando los empleadores son capaces de hacer el mejor uso del proceso de offboarding y entender por qué los empleados se están yendo y dónde pueden mejorar la experiencia, tanto para los empleados actuales como para los futuros empleados.

¿Es lo mismo offboarding que la separación del empleado?

La separación del empleado dispara un proceso de offboarding, pero no es justo decir que el proceso de offboarding y la separación del empleado son lo mismo. Sin importar las circunstancias que llevaron a que un empleado deje su trabajo, existen muchas otras tareas que están involucradas en su offboarding.

El offboarding podría ser una experiencia positiva o negativa para tu empresa. Es muy probable que los ex empleados que sienten que fueron tratados con dignidad en el tiempo que estuvieron en tu empresa, incluyendo cuando su tiempo terminó, hablen de forma favorable sobre ti.

Si el proceso de offboarding es realizado mal y los ex empleados mantienen el acceso a los sistemas críticos, las empresas podrían enfrentar consecuencias muy serias, una de las cuales podría ser violaciones de seguridad. 

En el año 2021, Tesla presentó una demanda contra un ex empleado que fue acusado de exportar datos privados e incluso hacer cambios en el código fuente.

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Tener una política clara sobre la separación y el offboarding de un empleado puede ayudar a mitigar los riesgos que pueden originarse por un proceso de offboarding negativo.

De hecho, cuando existe cierto riesgo de una violación de datos o de una pérdida financiera, si hay fallas en crear un proceso de offboarding adecuado, podrías perder la oportunidad de implementar observaciones organizacionales que te ayuden a mejorar toda la empresa.

Si quieres ver más información sobre el proceso de separación de empleados, revisa nuestra publicación: Guía completa para el proceso de separación de empleados [+ Plantillas]

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¿Cuál es la diferencia entre onboarding y offboarding?

El onboarding se refiere al proceso involucrado en la contratación y el entrenamiento de un nuevo empleado, mientras que el offboarding se refiere a las formas de separarse exitosamente de un empleado y llenar su puesto vacante. Sin embargo, aunque estos procesos están separados, se recomienda considerarlos como partes de un ciclo.
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Una entrevista de salida es tan solo una parte del proceso de offboarding, pero es un paso crucial. Los comentarios de aquellas personas que se están yendo en buenos términos pueden ayudar a que tu empresa sea mejor.

Un buen procedimiento de offboarding puede hacer que el proceso de onboarding sea más efectivo y viceversa. ¿Cómo? Aquí te presentamos solo dos de los muchos ejemplos posibles:

  • Tu equipo de RRHH tiene una entrevista de salida en donde el miembro del equipo dice que nunca se sintió parte de la cultura de la empresa. Entonces, el departamento en cuestión toma nota de los comentarios para implementar ejercicios de formación de equipos para mejorar el compromiso y la experiencia de los empleados.
  • Tu equipo de RRHH identifica el desarrollo del empleado como un valor interno crítico y sólo considera a aquellos candidatos que tienen un deseo de superación personal. Cuando un empleado senior se va, hay una fila de candidatos calificados en la organización que están listos para empezar porque estuvieron receptivos al aprendizaje y al desarrollo.

Tema relacionado: Cómo crear un programa de orientación e incorporación llamativo nuevos empleados

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¿Qué implica el proceso de offboarding del empleado?

Los procedimientos de offboarding pueden variar dependiendo del trabajo. Y eso es porque para ciertos roles, vas a querer contratar internamente, aunque eso no es posible para todos los trabajos. Las formas pueden variar, pero en general, aquí te presentamos los pasos involucrados en un proceso de offboarding:
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1. El empleado da la notificación

En los casos donde una persona es despedida, usualmente no hay una notificación para el empleado, pero probablemente sus gerentes y el departamento de RR.HH. ya tengan conocimiento de que se está presentando esta situación. Por tanto, pueden hacer planes para reemplazarlos antes de que la persona sea despedida.

2. La empresa promociona el trabajo y recluta a los candidatos

El departamento de RRHH, el supervisor del empleado o el jefe de departamento coloca anuncios para el puesto vacante o considera si podría ser posible promocionarlo internamente. En muchas empresas, incluso si un candidato interno es identificado, la vacante debe publicarse para los candidatos externos.
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Para obtener más ejemplos de anuncios de contratación o folletos de contratación, revisa nuestra publicación: 30+ folletos de contratación que puedes personalizar para publicar tu trabajo

3. El último día del empleado

Dependiendo de las circunstancias de su separación, el empleado que está saliendo podría ser el que entrene al nuevo empleado, pero hablaremos de eso más adelante.

Por lo general, el período de notificación es un momento en el que el empleado que está saliendo transfiere cualquier archivo importante o coloca sus proyectos en un estado de pasar a otra persona (lo cual se conoce como el proceso de transferencia de conocimientos).

Las empresas también suelen planificar una fiesta para agradecer al empleado por sus servicios, en especial si la separación es porque se están jubilando.
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Si quieres más ejemplos de correos electrónicos de despedida, revisa las plantillas en esta publicación: Guía completa para el proceso de separación de empleados.

En su último día, a los ex empleados se les va a solicitar que devuelvan recursos de la empresa, entre otros como: llaves, tarjetas de acceso o cualquier otro equipo que tengan y pertenezca a la empresa. También se debe desconectar su correo electrónico y cambiar las contraseñas de todas las cuentas importantes a las que puedan acceder.

4. Entrevista de salida

La mayoría de las empresas hacen entrevistas de salida, sin importar la forma en la que se va la persona. Lo cual puede hacerse a los días o semanas posteriores a su último día. Y aunque puede ser inteligente ser reservado, es bueno que las empresas se tomen seriamente los comentarios de los empleados que se están yendo. No es necesario implementar todas sus observaciones, pero su testimonio debería tener peso y ser tomado en consideración.

5. Se contrata a la nueva persona

Este paso suele ocurrir mucho antes del último día del empleado que está saliendo, pero también puede ser el último paso en el proceso de offboarding.

Aquí es donde el proceso de offboarding y de onboarding podrían solaparse un poco, debido a que un buen proceso de offboarding va a identificar a los candidatos que se van a beneficiar del proceso de onboarding de la empresa. O la persona nueva puede necesitar algo o nada del proceso de onboarding, lo cual es algo común en el caso de las promociones internas. Sin embargo, una vez que el proceso de rotación se completa, empieza el proceso de onboarding y finaliza el proceso de offboarding.

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¿Qué es una checklist de un proceso de offboarding de empleados?

Las checklists de un proceso de offboarding de empleado ayudan a que las empresas puedan monitorear los pasos involucrados en el offboarding, y son particularmente útiles en cargos en donde los empleados tienen acceso a cuentas financieras, cuentas administrativas de sitios web o equipos sensibles.

Revisemos los diferentes tipos de checklists de un proceso de offboarding que puedes crear para realizar un proceso de offboarding que sea fácil para los empleados y la empresa.

Plantillas para checklist de offboarding de empleados

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Esta checklist general para un proceso de offboarding de empleados divide las tareas entre el supervisor, el empleado y los recursos que deben ser regresados a la empresa, haciendo que todos los involucrados en el proceso puedan monitorear fácilmente lo que debe ser completado.
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Por otro lado, esta simple checklist de offboarding está reservada para que Recursos Humanos haga un monitoreo de lo que deben hacer o solicitarle al empleado que complete algo durante el proceso de terminación.
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Además de pedirle a los empleados que devuelvan sus llaves o las tarjetas magnéticas, también deberías revocar cualquier acceso a los sistemas o a los pases de estacionamiento que podrían estar vigentes. Incluso tus necesidades específicas podrían variar cuando se trata de acceso físico. 

A continuación, puedes personalizar esta plantilla para garantizar que todos los recursos de la empresa sean recuperados de los empleados que están saliendo, de forma apropiada.

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Una checklist de offboarding también puede ayudarte a determinar si es posible reemplazar al empleado que está saliendo, con alguna persona que ya está en tu empresa. Por ejemplo, las checklists de preparación de liderazgo, pueden identificar empleados con un potencial ejecutivo.

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Preguntas Frecuentes sobre el proceso de offboarding de empleados

¿Tienes más preguntas sobre el proceso de offboarding? Tenemos las respuestas.

¿Cómo hacerle offboarding a una persona?

Para aplicar offboarding a un empleado de forma exitosa, debes determinar su último día, cómo vas a llenar su puesto, retirarle su acceso a los sistemas o a las cuentas importantes y hacerle una entrevista de salida.

¿Qué significa el proceso de offboarding?

El proceso de offboarding incluye los pasos involucrados en la gestión de separación de un empleado, bien sea a través del despido, la renuncia o la jubilación. Este proceso cubre la salida del empleado, al igual que el reemplazo de su puesto.

En resumen: El offboarding es un proceso complejo pero importante que puede ser más fácil usando elementos visuales

Decide quién va a llenar las vacantes, monitorea los recursos de la empresa e implementa los comentarios obtenidos de las entrevistas de salida, usando elementos visuales llamativos e inteligentes como: checklists, manuales y acuerdos de offboarding de empleados.

Puedes empezar a personalizar todas las plantillas de esta publicación, solo registrándote para crear una cuenta gratis de Venngage. No necesitas tener experiencia en diseño.