Microlearning: Una guía hacia la retención efectiva de la capacitación y el cambio conductual

By Monica Alarcon, Mar 02, 2021

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Los módulos de microlearning cuidadosamente diseñados hacen que la información sea más fácil de digerir y apoyan el cambio conductual del empleado con el paso del tiempo. 

Incluso pueden gamificarse para mejorar el compromiso de estos y la construcción de la comunidad. 

Sin embargo, diseñar un módulo de microlearning es más que dividir materiales en trozos pequeños. Los módulos de microlearning efectivos requieren de diseños y procesos sistemáticos.

Este artículo te ayudará a explorar los factores que impactan el aprendizaje, las mejores prácticas del microlearning, los componentes claves de los módulos de microlearning y las formas en las que puedes gamificar el microlearning – todo esto basado en mis décadas de investigación y práctica de consultoría en el diseño del aprendizaje. 

También me he asociado con Venngage, la sencilla herramienta de diseño para la comunicación empresarial, para ofrecerte plantillas con las que puedas crear muy fácilmente tus propios módulos de microlearning.

¿Qué afecta al aprendizaje?

La capacitación en su esencia, no es únicamente un cambio cognitivo, sino que además es un cambio conductual. 

El proceso de aprendizaje se simplifica en estos tres pasos:

  1. Los alumnos adquieren información sensorial a través de varios sentidos: como la vista y el oído.
  2. Estos procesan la información sensorial en su memoria de trabajo o memoria a corto plazo.
  3. En diversas ocasiones para poder darle sentido a la información aprendida, practicarla en varios contextos e identificar patrones; los alumnos codificarán dicha información en la memoria a largo plazo para aprender esta información realmente.

Information Processing Model for microlearning

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Factores cómo: la memoria de trabajo limitada, la “curva del olvido” y la corta capacidad de atención, afectan el aprendizaje.

La capacitación, así como: los seminarios web, los talleres y los módulos e-learning, suelen enfocarse en el procesamiento sensorial y a corto plazo. Este sesgo obliga a que los alumnos acumulen la mayor cantidad de información en el corto plazo o en la memoria de trabajo.

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A diferencia de la memoria a largo plazo, la cual tiene una capacidad casi ilimitada, la memoria a corto plazo o memoria de trabajo es limitada. Cuando la información va más allá de su capacidad, los alumnos se sobrecargan cognitivamente y como resultado se reduce la efectividad de la capacitación.

Las investigaciones han demostrado que la efectividad del aprendizaje halla su nivel máximo en los primeros cinco minutos y se reduce de forma dramática luego de 15 minutos (Burns, 1985). Es decir, que en un video de 16 minutos, los participantes sólo podrán procesar la información de los primeros tres minutos (Guo, Kim & Rubin, 2014).

Además de la limitación de la memoria de trabajo, el aprendizaje también es afectado por la “curva del olvido” y la corta capacidad de atención. Después de haber aprendido algo nuevo, ¿cuánto piensas que podrás recordar mañana? ¿La mayoría? Es probable que no. 

Hermann Ebbinghaus, un psicólogo alemán, descubrió que usualmente recordamos el 20 por ciento al día siguiente. Él lo nombró  la “curva del olvido”.

forgetting curve - microlearning

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De hecho, ahora tenemos una capacidad de atención mucho más corta. La duración promedio de una canción en el Billboard Hot 100, actualmente es de unos 3,5 minutos. Algunas canciones exitosas son incluso más cortas, de unos 2,5 minutos. 

En un aula de clases tradicional, la capacidad de atención de un alumno adulto es de un máximo de 18 minutos (Murphy, 2008). En un ambiente de aprendizaje en línea, la capacidad de atención puede ser incluso mucho más corta debido a las distracciones y la multitarea (Rothman, 2016). Podríamos sintonizar una sesión ya grabada o darle un vistazo a un artículo, mientras buscamos algún sitio web, trotamos, cocinamos o estamos esperando en la fila.

El microlearning es un enfoque moderno para poder superar todos estos desafíos.

¿Qué es el microlearning? Una definición

El microlearning brinda piezas de contenido cortas y enfocadas en varios intervalos de días, semanas o meses. Esta repetición espaciada supera con efectividad la pérdida de memoria originada por la “curva del olvido”.

projected forgetting curves - microlearning

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Los gerentes usualmente prefieren el microlearning porque ofrece información y capacitación a demanda de forma actualizada. 

El microlearning efectivo siempre se adapta bien al flujo de trabajo diario y anima a las personas a participar voluntariamente. Básicamente, moldea la manera en la que piensan y actúan las personas (Dolasinski & Reynolds, 2020).

Mejores prácticas del microlearning

Una unidad de microlearning efectiva usualmente no dura más de tres a cinco minutos (Fox, 2016; Dolasinski & Reynolds, 2020) y se adapta naturalmente al flujo de trabajo diario. También motiva a los empleados a comprometerse voluntariamente, y adapta el contenido de manera progresiva para respaldar el cambio conductual de estos que afecta los resultados específicos del negocio. 

Cada módulo de microlearning suele ser utilizado en combinación con otra serie de módulos de microlearning en un período de tiempo para respaldar un objetivo de capacitación más largo (Kapp & Defelice, 2019). 

Puedes usar cada módulo de microlearning:

  • Antes del evento principal de capacitación para preparar a los empleados gradualmente.
  • Después del evento de capacitación para respaldar la práctica y el desempeño continuo.
  • Para facilitar las reflexiones profundas o persuadirlos para que adopten una idea o forma de pensar.

Los departamentos de capacitación también pueden usar las estrategias de gestión del conocimiento para etiquetar, indexar y almacenar módulos de microlearning en sistemas de gestión de aprendizaje, para el acceso, la actualización y la referencia de los usuarios a pedido. 

Debes asegurarte de darle el título correcto a cada módulo en temas específicos. Utilizando títulos precisos y sistemas de etiquetado, podrás acceder a cada módulo de microlearning en cuanto surjan necesidades críticas para apoyar el desempeño a largo plazo.

Elementos claves de un módulo de microlearning

Un módulo de microlearning generalmente consta de cuatro elementos claves: Objetivos del microlearning (MLO), Contenido del microlearning (MLC), Entrega del microlearning (MLD) y Evaluación del microlearning (MLE).

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1. Objetivos del microlearning (MLO)

Los objetivos del microlearning (MLO) tienen que ser simples, directos y específicos. 

Por ejemplo, si estás creando una microunidad para capacitarlos en identificar y evaluar riesgos. En lugar de colocar “Capacitación en Seguridad”, puedes especificar el módulo como “Capacitación en seguridad – Evaluación de Riesgos”. 

Por medio de títulos específicos y objetivos de microlearning, puedes ayudar a que los alumnos distraídos se enfoquen en sus lugares de trabajo en menos tiempo. Así como indexar con precisión temas de microlearning para las futuras capacitaciones que surjan.

2. Contenido del microlearning (MLC)

El contenido de microlearning (MLC) contiene la información y actividades básicas de la capacitación. Debes tratar de enfocarte en una idea clave y en tres subtemas de apoyo para cada microunidad. 

Por ejemplo, “Capacitación en Seguridad – Evaluación de Riesgos – Identificar los Riesgos” puede ser la idea central. Tres pasos principales para identificar los riesgos son los subtemas de apoyo.   

Recuerda que nuestra memoria de trabajo solo puede procesar información limitada a la vez. Al enfocarte en una sola idea con puntos de apoyo ayudarás a que el cerebro procese e integre mejor la formación.

3. Entrega del microlearning (MLD)

Diferentes contenidos demandan diferentes formatos de medios (Karvounidis, et al., 2014).  

Además de los artículos y las presentaciones de PowerPoint, los videos son el método de entrega más popular en la actualidad.

  • Un video tutorial es más efectivo si quieres capacitarlos sobre un proceso en particular o enseñarles una serie de pasos para completar una tarea.
  • Un video de capacitación a menudo involucra a personas reales para capacitarlos acerca de habilidades sociales en el lugar de trabajo, como: el cumplimiento, el acoso o la comunicación.
  • Un video de screencast es usado a menudo para comunicar una idea rápida o responder a una pregunta específica.
  • Una video conferencia, como las charlas TED se utilizan para compartir conocimientos generales a una gran audiencia.

Las infografías y los podcasts son formatos de entrega muy comunes en los módulos de microlearning. 

Las infografías, particularmente, pueden mejorar el atractivo, el entendimiento y la retención del aprendizaje. Puedes visualizar los procesos y guiar discusiones o prácticas de retroalimentación entre los alumnos (Ott, et al., 2014; Vanichvasin, 2013; Nuhoğlu, 2017).

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Aparte de las opciones de medios, puedes presentar la información en términos de preguntas o mezclarla en formas inesperadas para llamar la atención de los alumnos y mejorar la retención. 

Además, es importante considerar el entorno cuando alguien está haciendo un microlearning (Gottfredson y Mosher, 2011). ¿Las personas aprenderán cuando estén estresadas? ¿Aprenderán cuando estén haciendo otras cosas? 

Para hacer que nuestros alumnos se involucren en un ambiente de aprendizaje óptimo, podemos añadir algunos tips. Por ejemplo, prueba mirar esta microlección en un lugar cálido y tranquilo, con una cantidad mínima de distracciones y algo de música relajante.

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4. Evaluación de microlearning (MLE)

La pieza final es la evaluación. El objetivo final de una unidad de microlearning es el cambio conductual. La actividad, el contexto y la retroalimentación son claves para este propósito. 

Por ejemplo, estás creando actividades para “Capacitación en Seguridad – Evaluación de Riesgos”. El objetivo de estas actividades es permitirles aprender a identificar y evaluar los riesgos y decidir si vale la pena o no ir a lo más seguro. 

Una actividad simple es brindarles un escenario de trabajo y luego pedirles que escriban cuál piensan que es la mejor decisión y el por qué de esta. Más tarde, podrán generar una retroalimentación en términos del proceso de decisión. 

Puedes ofrecerles otro escenario de trabajo común e ir al proceso de práctica y retroalimentación nuevamente. 

Teniendo múltiples comentarios provenientes de varios escenarios comunes, las personas podrán mejorar su desempeño en la toma de decisiones, basándose en los riesgos. Con el fin de ofrecer una retroalimentación efectiva, las rúbricas son esenciales. 

Idealmente, los datos del alumno, el facilitador, los participantes y el supervisor u observadores pueden ser mezclados y analizados. Estos datos incluyen la cantidad de tiempo que ha pasado desde el microlearning hasta la demostración de la acción, cuán bien se implementan las nuevas micro habilidades, los desafíos continuos, etc. 

Todos ellos ayudarán a determinar la efectividad de los módulos de microlearning e identificar las modificaciones que se podrán realizar en el futuro.

Tendencias de Microlearning : cómo puedes gamificar el microlearning

Gamificar un módulo de microlearning es usar los atributos del juego (Bedwell, et al., 2012; Landers, 2014) para mejorar el comportamiento o las actitudes objetivo. 

Algunos atributos claves del juego son: la narrativa, las reglas, los objetivos y el progreso, la interacción, la evaluación, el conflicto, el control y la colaboración.

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La narrativa se refiere a la historia global. La historia ofrece un trasfondo general del escenario del juego en aspectos como: quién es el personaje principal, en dónde está él o ella, cuál es el principal desafío y cuál es la solución potencial para superar el desafío. 

Las reglas especifican lo que debe hacerse y lo que no, y cómo hacerlo. 

Los objetivos indican el propósito final y ofrecen información sobre el progreso hacia los objetivos. 

La interacción se refiere a la capacidad que tienen los participantes para ejecutar tareas específicas en la plataforma de aprendizaje. 

La evaluación es la manera de hacerle seguimiento al progreso y a los logros. La evaluación más común es la utilización de puntos. 

El conflicto habla de los desafíos y competencias que aparecen a lo largo del camino. 

El control trata de la capacidad que tiene un participante para cambiar la dirección en el camino. Por ejemplo, si el participante realiza una tarea o toma una decisión en particular, él o ella tendrá apoyo adicional para la siguiente tarea. 

La colaboración se centra en la oportunidad que tienen los participantes para trabajar juntos y reportar el progreso. 

Idealmente, para gamificar cualquier módulo de microlearning, se requieren plataformas de tecnología de apoyo. Probablemente necesites usar múltiples módulos de microlearning de forma secuencial para construir el proceso.

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Gamificación del Microlearning : un ejemplo

Por ejemplo, si queremos convertir la “Capacitación en Seguridad – Evaluación de Riesgos” en un módulo de microlearning gamificado, podemos emplear ciertos atributos como: la narrativa, las reglas, los objetivos y el progreso, la interacción, la evaluación, el conflicto, el control y la colaboración.

  1. Para la narrativa, podríamos ofrecer una historia de fondo acerca de un héroe o una heroína que trabaja en una fábrica de máscaras y que nota que el tiempo de producción de la fábrica se está haciendo más largo y empieza a tener serios retrasos. Ese retraso ha ocasionado una gran escasez en el mercado durante el tiempo del COVID, y ha dejado a millones de personas enfrentando riesgos que ponen en riesgo su vida.
  2. Su objetivo es identificar las causas y hacer que mejore el tiempo de producción para que más personas puedan protegerse.
  3. La regla dice que él o ella debe encontrar las causas sin exponer a los trabajadores a un entorno inseguro. El tiempo permitido es limitado.
  4. El progreso consta de 5 módulos de microlearning. Podría tener una barra visual indicando el progreso del alumno/participante.
  5. Una interacción simple puede ser un grupo de quizzes. El alumno/participante puede recibir y analizar la información y cargar las respuestas para cada quiz.
  6. En cuanto a la evaluación, cada vez que el alumno/participante realice un cuestionario, él o ella recibirá ciertos puntos. El sistema mantendrá el registro de esos puntos.
  7. Puedes elevar el nivel de dificultad o desafío haciendo la situación más complicada con quizzes más difíciles a medida que avancen a través de los módulos.
  8. Para el control, cuando el alumno/participante pueda desbloquear cada módulo de microlearning, él o ella recibirá ayuda o apoyo extra en los módulos, como por ejemplo: recibir más pistas.
  9. El alumno/participante podrá colaborar con los compañeros de trabajo para analizar y resolver juntos los problemas.
  10. Para el módulo final, él o ella deberá completar el quiz final. Los resultados indicarán si él o ella ha completado o no la misión exitosamente.

En resumen: Elige la estrategia de microlearning correcta para tus objetivos de aprendizaje

La próxima vez que quieras crear un módulo de microlearning, hazte estas preguntas para guiar tu proceso de diseño e implementación:

1. ¿Qué propósito debe lograr el módulo de microlearning?

  • ¿Prepararte para un evento de capacitación importante?
  • ¿Para mejorar el cambio en el rendimiento luego de una capacitación importante?
  • ¿Para facilitar la reflexión?
  • ¿Para persuadir acerca de una idea?

2. ¿Cuántos módulos de microlearning planeas crear? ¿En cuántos días, semanas, meses planeas separarlos?

3. ¿Cómo quieres diseñar cada módulo de microlearning?

¿Cuáles son los objetivos de microlearning (MLO), el contenido de microlearning (MLC), el entregable del microlearning (MLD) y la evaluación del microlearning (MLE)?

4. ¿Planeas gamificar los módulos de microlearning?

  • ¿Cuál es la capacidad tecnológica con la que cuentas?
  • ¿Cómo planeas integrar los diversos elementos del juego: narrativa, reglas, metas y el progreso, interacción,  evaluación, conflicto, control y colaboración?

5. ¿Planeas crear una biblioteca para almacenar todos los módulos de microlearning?

  • ¿Cuál es tu estrategia para los títulos? ¿Cómo planeas organizarlos e indexarlos?
  • ¿Cómo podrán encontrarlos a demanda en el futuro, cuando surja la necesidad?

Para resumir, el microlearning es una excelente solución de diseño de aprendizaje para que los gerentes de capacitación ofrezcan capacitación a demanda por un período de tiempo, para mejorar la retención de la capacitación, facilitar el cambio conductual y apoyar el desempeño del empleado a largo plazo. 

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