Inducción de personal: Cómo mejorar el proceso de onboarding

¿Cuántos nuevos empleados pueden sentirse tan emocionados por ir a su primer día de trabajo como lo estarían por abrir la caja de su nuevo iPhone?

El proceso de onboarding o inducción de personal generalmente es ignorado por los empleadores.

Así como un niño necesita educarse para poder tomar mejores decisiones en su vida futura, un nuevo empleado debe tener una gran experiencia de inducción que le ayude a tener la confianza e impulso suficiente para lograr su mejor rendimiento.

Como empleador, nunca perderás al realizar un esfuerzo extra, por el contrario, aumentarás el rendimiento de tus empleados.

Hemos incluido nuestras mejores plantillas para inducción de personal para que puedas empezar ahora.

Aquí tienes nuestros mejores consejos para la incorporación de personal. Haz clic para ir a cada sección.

¿Qué es un onboarding?
¿Por qué es importante tener un manual de inducción eficiente?
Pasos en el proceso de inducción de personal
Cómo puedes mejorar tu proceso de onboarding
Inducción de trabajadores a distancia
Extra: Candidate Journey

¿Qué es un onboarding?

Onboarding es más que dejar una pila de papeles para firmar el día en que empiezan a trabajar, se trata de planificar por adelantado y pensar desde la perspectiva de tu nuevo empleado.

La inducción de personal comienza desde el proceso de contratación hasta que este puede establecerse por completo en su nuevo rol. El primer día de trabajo es tan solo una pequeña muestra de cuán exitoso será el proceso de incorporación de personal.

Cada año, el 25% de la población de los Estados Unidos experimenta algún tipo de transición laboral.

¿Cuáles son los pasos en el proceso de inducción de personal?

Preparar al nuevo empleado antes del día inicial.
Capacitar al nuevo empleado en cualquiera de las herramientas que se utilizan.
Una orientación por toda la oficina.
Reunir y conectar con el equipo.
Evaluación de la experiencia de inducción por parte de los nuevos empleados.

Antes de comenzar a poner en marcha tu proceso de inducción de personal, hazte algunas de estas preguntas para descubrir exactamente cómo visualizas tu inducción de personal:

¿Cuándo empezará la inducción de personal y cuánto durará?
¿Qué tipo de impresión quieres dejarle a tus nuevos empleados en su primer día?
¿Qué rol jugarán las diferentes personas en la inducción de personal?
¿Cuáles son las metas deseas establecer a tu nuevo empleado?
¿Qué es importante que el nuevo empleado sepa acerca de la cultura laboral?
¿Qué información vital debe conocer el nuevo empleado y cuándo?

Tu proceso de inducción de personal también debe reflejar la cultura de la empresa.

Consejo Profesional: Si quieres evitar la sobrecarga de información, podrías planificar tu proceso de inducción de personal, definiendo lo que él o ella necesita saber y cuándo. ¡Así no tendrás que darles toda la información de una vez y evitarás abrumarlos. Una infografía de línea de tiempo puede ayudarte a comunicar esto.

¿Por qué es importante tener un manual de inducción de personal eficiente?

Los empleados que tienen una mejor experiencia en la inducción de personal comprenden mejor la cultura de la empresa, haciendo que estén más alineados con esta, especialmente al momento de tomar decisiones. Esto también les ayuda a crear conexiones más fuertes con otras personas dentro de la organización y les permite ubicarse más cómodamente en su nuevo rol.

Cuando la inducción de personal se hace correctamente, tiene una gran cantidad de beneficios, como: mayor satisfacción laboral, compromiso con la organización, tasa más baja de rotación, altos niveles de rendimiento y menos estrés.

Cuanto más preparado se sienta un nuevo empleado, más estará motivado a hacerlo bien, y desarrollará confianza en sí mismo. Estudios muestran que los empleados que experimentan un mejor proceso de inducción de personal se desempeñan dos veces más rápido que aquellos empleados que realizan un proceso de inducción de personal más tradicional.

Inicia la inducción de personal durante la fase de contratación

Hay una línea estrecha entre el proceso de inducción de personal y el proceso de contratación. Con un buen proceso de inducción de personal, se difuminan las líneas entre ambos.

Los nuevos empleados deberán tener una muy buena impresión de tu empresa o negocio durante la fase de contratación. Por lo tanto, tendrás que asegurarte que sea perfecta y cómoda para ellos, ya que esto será una pequeña muestra de cómo será trabajar en tu organización.

Ser considerado y amable en esta etapa te garantizará atraer a los mejores talentos a tu empresa. Cuando te tomas el tiempo de hacer que esta fase sea lo más fácil posible, tu proceso de inducción de personal será mejor, la contratación es el punto de partida de la inducción de personal.

Aquí tienes una publicación de blog con más detalles y consejos de expertos sobre la contratación.

Necesidades de los nuevos empleados

La socialización de tu nuevo empleado es importante, esta reúne múltiples niveles. Las 4 C:

Cumplimiento — Muestra a tus nuevos empleados los conceptos básicos y reglas
Clarificación — Asegúrate que tus nuevos empleados entiendan las expectativas de su trabajo
Cultura — Ofrece un sentido de las normas de cultura de la empresa
Conexión — Muéstrales ejemplos de las relaciones que tus nuevos empleados deben formar con otros

Usar estos 4 principios te permitirá empezar a crear una base sólida sobre la cual construir. Estos son los objetivos que debes tratar de alcanzar en tu inducción de personal, y siempre comenzará con las necesidades de tu nuevo empleado.

Cuanto más te centres en las 4 C en tu proceso de inducción de personal, mejor será tu proceso de inducción.

Pasos en el proceso de inducción de personal

El primer paso para la inducción de personal es preparar a ambas partes en cuanto a lo que deben esperar el primer día. Esto ayudará a tranquilizar a tus nuevos empleados porque sabrán exactamente qué esperar, sin sorpresas o confusiones. Esto puede comenzar con un manual de inducción al personal:

1. Envía un correo electrónico o un mensaje de Slack a toda la organización dándole la bienvenida tu nuevo empleado a la empresa.

Puedes pedirle al nuevo empleado que responda algunas preguntas divertidas sobre sí mismo para que la bienvenida sea más agradable.

2. Configura una nueva computadora/laptop junto con las guías de los nuevos softwares para que puedan aprenderlos.

3. Crea y prepara tarjetas de presentación.

Tener tarjetas de presentación listas para tu nuevo empleado ayudará a que se sienta preparado para representarse a sí mismo fuera del lugar de trabajo y le añadirá algo de emoción. También hará que su nuevo rol se sienta más oficial.

4. Ten un espacio de trabajo designado con el nombre de tu nuevo empleado en el escritorio.

Esto es algo parecido a poner la mesa antes de que lleguen tus invitados. ¡Esto hará que tu nuevo empleado sepa que lo estabas esperando! Además le ayudará a identificar dónde sentarse y le dará una pista a los demás empleados de que hay alguien nuevo y ese es su puesto de trabajo.

Planes de inducción de personal

Luego de haber definido cómo será tu proceso de inducción, tener un plan directo de inducción de personal, te ayudará a organizarte. Aquí tienes ejemplos de planes de inducción de personal/checklists:

Cómo mejorar tu proceso de inducción de personal

Haz que los nuevos empleados firmen de forma electrónica cualquier documento importante antes de su primer día

Quita del medio todo el papeleo molesto —eso le dará a Recursos Humanos más tiempo para procesar la información. También se sentirá menos hostigado/a y aligerará su primer día para tener mayor contacto humano y reuniones —una experiencia más positiva para todos los involucrados.

Carta de bienvenida y mensajes para el primer día

Comenzar en un nuevo trabajo puede ser algo estresante. Es responsabilidad del empleador hacer que el nuevo empleado se sienta tan bienvenido como sea posible. Una carta de bienvenida debe transmitir entusiasmo y calidez. Además de una inducción de personal sobre las expectativas.

Información y tareas del primer día

Dale a los nuevos empleados toda la información que puedas acerca de su primer día de trabajo. Iniciar un nuevo trabajo suele ser de por sí algo estresante, así que es muy útil tratar de eliminar tanto como puedas todo lo “desconocido” acerca de su nuevo entorno. Incluye información que necesiten como: hora de llegada, una agenda de su primer día (qué harán, con quién se deberán reunir y porqué), cómo pueden vestir, cómo funciona la hora de la comida, etc.

Copia virtual del manual del empleado

El manual del empleado incluye todo lo que tus empleados necesitan saber acerca del trabajo en la empresa. Y es un recurso muy útil que debes entregarle a tu nuevo empleado, de modo que tenga tiempo de revisar, entender la empresa y sus valores antes de su llegada. Una comprensión general de su nuevo espacio le ayudará a mejorar su desempeño desde el primer día de trabajo.

Detalles del departamento y responsabilidades en el trabajo

Esto podría contener algunas cosas como: organigramas, una copia de su descripción del trabajo, un manual de estrategias del departamento —básicamente cualquier tipo de información sobre cómo opera su departamento, con quién trabaja, sus procesos/procedimientos, quién están en el departamento y cómo trabajan todos juntos hacia los objetivos comunes. Además, a quién se debe acudir en una situación específica.

Espacio de trabajo

Todos desean sentirse cómodos y relajados en su nuevo entorno. Siempre es mejor preguntarle a tus nuevos empleados acerca del espacio de trabajo que necesitan para hacer mejor su trabajo. Esto podría ser un cuarto de meditación, aclarar algunas restricciones de alimentos, etc. Tener en cuenta esto desde el principio asegurará que ambas partes estén listas para una buena relación.

Recorrido por la oficina

Las oficinas son grandes, están llenas de gente y muchas cosas, así que recomiendo que siempre comiences el primer día con un recorrido por la oficina. Muéstrales dónde se van a sentar, dónde están las salas de reuniones (cómo se llaman y cómo identificarlos), dónde obtener los suministros, dónde están sentados los compañeros claves con los que van a trabajar (y se los presentas), dónde están los baños, los refrigerios, etc. Esta persona debería sentirse cómoda para moverse por el nuevo espacio y saber dónde encontrar las cosas que necesita.

Primer día de comida en equipo

Esta es la oportunidad de generar una gran experiencia para que tu nuevo empleado pueda crear vínculos con el equipo y romper el hielo el primer día. Algo beneficioso para todos, ya que los alejará del entorno de la oficina para interactuar en un plano diferente. Lo que a su vez les dará la oportunidad de aprender un poco sobre cada uno y comenzar a crear lazos de compañerismo.

Reporte de un mes

Los reportes de un mes son importantes para asegurar que tu nuevo empleado tenga una buena transición en el trabajo. La retroalimentación reflexiva es importante para que tengan una base sólida sobre la cual construir. Tus nuevos empleados también podrían aprovechar esta oportunidad para crear relaciones de asesoría con las personas de la empresa.

Opiniones

Pídele a tus nuevos empleados qué opinan en todo momento (sin incomodarlos). Bien sea a través de conversaciones con un café o por medio de formularios con preguntas de encuestas, esto ayudará a que los empleadores mejoren continuamente sus procesos.

Fomentar reuniones

Asígnale a tu nuevo empleado un “compañero de inducción” que lo ayude a manejar las normas culturales de su nueva oficina. Esta persona puede ser alguien que también sea relativamente nuevo (pueden empatizar con la integración a la empresa en una etapa similar) y que no se encuentre en su departamento. Haz que el nuevo empleado se reúna también con otros departamentos o con otros equipos con los que pueda interactuar. ¡Contribuye a que rompa el hielo con otros!

Inducción de trabajadores a distancia

El 43% de los estadounidenses algunas veces trabajan de forma remota. Esto significa que tu proceso de inducción de personal debe atender a tus trabajadores remotos, bien sean empleados remotos a tiempo completo o no.

Trabajar de forma remota puede reducir la comunicación y la conexión entre los empleados. Es usual la sensación de soledad y de aislamiento. Algunos problemas comunes en los trabajadores remotos están asociados a la responsabilidad y productividad.

Es importante que te asegures de equipar a tus empleados remotos con las herramientas correctas para que consigan el éxito durante el proceso de inducción digital de personal. Es difícil comprender la cultura de la empresa cuando trabajas de forma remota, no se puede apreciar tan fácilmente.

Aquí tienes algunos consejos rápidos para hacer que el trabajo desde casa sea menos inquietante cuando tu empresa o negocio contrata trabajadores remotos:

Realiza una reunión virtual de bienvenida con el empleado donde puedas presentarlo a la empresa.
Haz que el nuevo empleado remoto tenga un entrenamiento en persona de 2 semanas. Esto hará que realmente conozca a la gente de la empresa y pueda interactuar en persona.
Utiliza herramientas para la comunicación: hay muchas de ellas: Slack, Chanty, NuovoTeam PTT App, Fleep y 15Five.
Ofrece entrenamiento en software colaborativo, con herramientas como GanttPro, Trello o Wrike.

Con el proceso de inducción de personal adecuado, tu nuevo empleado se sentirá muy adaptado a tu negocio. ¡Lo habrás preparado para el éxito, lo cual beneficiará a largo plazo, tanto a tu empresa como a tu equipo!

Contenido extra: Candidate Journey

Prepararse para el éxito de un candidato comienza desde el reclutamiento, según Conzuelo Pi, anteriormente Senior Recruiter en McKinsey & Company y ahora Managing Partner & Founder de Who&CO en Chile.

El proceso de inducción, aunque muy importante, es solo uno de los muchos pasos por los que puede pasar el nuevo miembro de tu equipo. Pero, si son muchas alternativas, ¿por qué no planear estrategicamente tu respuesta a cada una de las situaciones?

Es aquí cuando te sería útil, incluso mucho antes de una contratación o a partir de la misma, elaborar un Candidate Journey para la posición que estás buscando llenar.

Pero, ¿qué es un Candidate Journey?

Un Candidate Journey es una adaptación al entorno de Recursos Humanos a lo que tradicionalmente en Marketing se le llama Customer Journey o Customer Journey Map.

En esta trayectoria del candidato, defines todas las etapas por la que pasaría tu candidato y cómo podrías asegurar la mejor experiencia posible en cada una de ellas, o dónde aplicarías los filtros de selección.

Considera elaborar un Candidate Journey para tus futuras contrataciones y así desarrollar estrategicamente la experiencia de tu candidato, tal cual como un marketer lo haría de su cliente o consumidor para aumentar las posibilidades de éxito.

Mira este ejemplo de un Candidate Journey de TalentLyft:

La etapa de la contratación

Aquí la trayectoria del candidato termina en la contratación, pero depende de tu planificación cuándo deseas que termine.

En entornos de inducción complejos en los que un proceso de selección y entrenamiento puede llevar hasta 8 meses, es importante preparar el Candidate Journey de manera eficiente desde la primera entrevista, y así asegurar un control adecuado de la experiencia del candidado y su evolución.

Según Conzuelo Pi, el 85% de los clientes de las consultorías de reclutamiento no salen a entrevistar a sus prospectos. Esto se podría ver como una oportunidad perdida tanto para el candidato como para el cliente, de conocer y enriquecer una primera introducción al ambiente laboral entre ambas partes.

El diseño de un Candidate Jorney podría incorporar cuidadosamente este tipo de introducciones, que aportarían tanto a la introducción del candidato o candidata a sus futuros jefes como a la sincronía entre un consultor y su cliente, y así asegurar una mejor contratación.

Crea tu propio Candidate Journey y visualiza tu plan a partir de nuestras plantillas para Customer Journey, solo tendrías que personalizar tus etapas y fácilmente adaptar la plantilla a tus necesidades:

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