Una empresa es tan buena como su personal. Así que, tanto si vas a incorporar personal nuevo como si vas a cambiar a alguien a un nuevo puesto o a mejorar la cualificación de los profesionales en su trabajo actual, merece la pena contar con planes de formación eficaces.
Aunque invertir en formación puede ser caro, no asegurarte de que tus empleados tienen las habilidades que necesitan es aún más costoso: desde el riesgo de cometer errores hasta simplemente quedarte atrás respecto a tu competencia.
Pero puedes ahorrar tiempo y dinero desarrollando estos programas empezando con una plantilla de plan de formación. Sigue leyendo para conocer consejos y plantillas que te ayudarán a proporcionar a tu equipo la formación que necesita para triunfar.
Haz clic para avanzar:
- ¿Qué es un plan de entrenamiento?
- ¿Qué es una plantilla de plan de entrenamiento?
- ¿Qué debe incluir un plan de entrenamiento?
- ¿Cómo se crea un plan de entrenamiento?
- Plan de formación para nuevos empleados
- Plan de formación de nuevos directivos
- Plan de desarrollo de los empleados
- Evaluación de las necesidades de formación
- Plan de entrenamiento individual
¿Qué es un plan de entrenamiento?
Un plan de formación es un documento organizado visualmente en el que se detallan los pasos y recursos necesarios para enseñar a un trabajador un nuevo conjunto de habilidades, tareas o políticas. Existen muchos tipos de planes de formación, en función de las necesidades específicas de la empresa y del trabajador.
Los planes de formación son útiles no sólo para organizar los recursos destinados a los trabajadores, sino que los empresarios también pueden utilizarlos para seguir la evolución del rendimiento y ver de un vistazo dónde pueden estar las mayores deficiencias de aptitudes de sus equipos.
Los directivos también pueden utilizar los planes de formación (y su conocimiento de lo bien que les ha ido a los trabajadores con ellos) a la hora de tomar decisiones sobre ascensos.
Más información sobre cómo crear un programa de formación y desarrollo de empleados basado en la comunicación visual.
¿Qué es una plantilla de plan de entrenamiento?
Una plantilla de plan de formación es un documento existente en blanco que los directivos pueden rellenar para describir el camino necesario para formar a un trabajador en una nueva tarea, conseguir que un nuevo empleado esté listo para rodar o garantizar de otro modo que un empleado pueda alcanzar su potencial.
Las plantillas de planes de formación son ideales para las empresas que necesitan desarrollar muchos planes de formación para distintos tipos de trabajadores o procesos, ya que esto puede acelerar el tiempo de creación e implementación (lo que también acelera el proceso de formación en general).
¿Qué debe incluir un plan de entrenamiento?
El contenido exacto y la configuración de un plan de entrenamiento varían en función del objetivo final, pero aquí tienes una visión general de lo que debe incluir tu plan de entrenamiento:
- Lista y/o descripción de objetivos específicos
- Plazo en el que se espera que el empleado alcance el objetivo
- Lista de hitos a completar hacia el objetivo
- Clases, certificaciones o materiales específicos necesarios para lograr el objetivo (depende del propósito del plan de entrenamiento)
- Método para marcar o indicar de otro modo que se han cumplido los hitos y el objetivo final
¿Cómo se crea un plan de entrenamiento?
Por supuesto, crear todos estos elementos es más fácil decirlo que hacerlo. Incluso si trabajas con una plantilla existente (como la que encontrarás en esta página), como gestor o propietario de una empresa, tendrás que considerar detenidamente las necesidades de tu organización.
Piensa en lo siguiente:
- ¿Cuál es tu objetivo final? Podría ser cubrir un puesto concreto y quieres ver cuál de tres empleados es el más adecuado. O puede que quieras asegurarte de que todos tus trabajadores están formados en un nuevo sistema informático. O tal vez quieras mejorar tu cuenta de resultados aumentando la eficacia y sincronizando las habilidades de todos para conseguirlo.
- ¿Cuál es el plazo? Una vez más, el tiempo puede variar, pero es útil considerar dónde empieza tu equipo y dónde necesita llegar antes de establecer un plazo. Por ejemplo, ¿todos parten de cero conocimientos sobre un nuevo software que se va a instalar? Si es un software difícil de aprender o no tienen mucho tiempo extra para aprenderlo, probablemente lo mejor sea un plazo largo.
- ¿Qué recursos vas a proporcionar? ¿Está la empresa en condiciones de inscribir a los empleados en un curso de certificación, o programar un retiro de formación para todos? ¿O se espera que los trabajadores adquieran las habilidades que necesitan en el curso normal de su trabajo?
- ¿Quién necesita la formación? Saber adónde quieres llegar y dónde empieza tu equipo te ayudará a responder a esta pregunta, a menos que, por supuesto, la formación se aplique a todos.
Plan de formación para nuevos empleados
Quizá ningún plan de formación sea más importante que el que se crea para las nuevas contrataciones. Una mala contratación es una perspectiva increíblemente costosa para cualquier empresa, y para una pequeña empresa es especialmente problemática. Esto se debe a que una pequeña empresa tiene menos margen de maniobra en la cuenta de resultados.
Según Business News Daily, una mala incorporación es una de las principales causas de rotación, ya que cuesta a la empresa hasta el 300% del salario de la persona por la formación infructuosa y el eventual proceso de contratación para cubrir su puesto.
Veamos algunos planes de formación para la orientación e incorporación de nuevos empleados para evitar que esto le ocurra a tu equipo:
Una lista de comprobación del plan de formación para nuevos empleados es una forma perfecta de que el nuevo empleado y su supervisor estén de acuerdo. Además, garantiza que los nuevos empleados reciban toda la información crucial que necesitan al principio de su carrera. Personaliza esta plantilla con las políticas y procedimientos propios de tu empresa.
Las listas de control de incorporación pueden ayudar tanto a los aprendices como a los jefes a llevar un registro de todas las tareas que hay que hacer cuando una persona nueva se une al equipo. Y controlando cuántas casillas se marcan, es fácil ver dónde te estás quedando corto.
Si lo piensas bien, un nuevo trabajo comienza el día de la contratación, no en el momento en que la nueva persona empieza a trabajar. Aprovecha la oportunidad de asegurarte de que tus procesos internos están al día incluso antes de que la persona entre por la puerta con esta plantilla de lista de comprobación del proceso de orientación.
Con Venngage para empresas, puedes personalizar fácilmente una lista de control de RRHH para la incorporación de nuevos empleados (como la que se muestra a continuación) para añadir documentos relevantes de la empresa. Por ejemplo, puede que tu nuevo empleado deba tener ciertas licencias o cualificaciones; añádelas a la sección de papeleo del nuevo empleado para que tu departamento de RRHH esté contento (¡y cumpla la ley!).
Haz que la incorporación sea divertida utilizando los principios del microaprendizaje, que puede ayudar a que las tareas abrumadoras parezcan manejables. Mantén organizados los materiales importantes para que los nuevos miembros de tu equipo obtengan todos los conocimientos que necesitan en un formato accesible.
Plan de formación de nuevos directivos
Un estudio tras otro lo ha confirmado: los malos jefes -no los salarios bajos ni la pesada carga de trabajo- son la razón número uno por la que la gente deja el trabajo. De hecho, Gallup ha descubierto que alrededor del 70% de la variación en las puntuaciones de compromiso de los empleados puede atribuirse a la calidad del supervisor directo de la persona.
Por eso es tan importante asegurarse de que, de arriba abajo, tu estructura directiva está llena de personas que tienen el temperamento y el conjunto de habilidades adecuados para sacar lo mejor de cada miembro del equipo. Aquí tienes algunos materiales de formación para nuevos directivos que pueden poner tu liderazgo en el buen camino:
El hecho de que ya sean directivos no significa que los miembros de tu equipo no tengan más objetivos. Siéntate con ellos y habla de lo que quieren conseguir, y luego ayúdales a visualizar cómo conseguirlo con esta hoja de ruta profesional.
¿No estás seguro de utilizar contenidos visuales en la formación? Deja que te convenzamos.
Céntrate en el aspecto del equipo con tus planes de formación de nuevos directivos haciéndoles crear un mapa mental como éste. Pídeles que lo rellenen con sus objetivos para los distintos aspectos de su creciente papel en la empresa.
Una de las partes más difíciles de dirigir una empresa es identificar a las personas que tienen potencial directivo. Utiliza este cuadro para ayudarte a comprender la diferencia entre quienes serían buenos directivos de primera línea y quienes podrían tener potencial ejecutivo.
Aunque esta plantilla se creó para complementar una revisión anual del rendimiento, también es una herramienta eficaz para formar a un nuevo directivo.
Pídeles que tracen en una matriz dónde se perciben a sí mismos (personalízala fácilmente actualizando el texto) y luego añade tu opinión. A partir de ahí, podéis discutir qué cambios deben hacer para situarse en el cuadrante ideal.
Plan de desarrollo de los empleados
Los planes de desarrollo de los empleados tienen una amplia gama de usos, desde conseguir que los miembros del equipo con bajo rendimiento mejoren lo que hacen hasta ayudar a los trabajadores a añadir habilidades a su arsenal. Pueden centrarse en los individuos (añadiendo habilidades) o en el equipo (mejorando el rendimiento), o en ambos.
Puede que pienses que es contraproducente que los miembros de tu equipo añadan habilidades que no se alinean totalmente con tus objetivos empresariales. Pero recuerda: es más probable que los empleados permanezcan en una empresa si ésta invierte en sus carreras, según LinkedIn.
Utiliza esta plantilla de objetivos SMART para establecer objetivos, plazos y métodos para mejorar las habilidades de tus empleados. Personalízala según tus necesidades actualizando los colores y añadiendo nuevos elementos a cada columna.
Se ha demostrado que la visualización de datos ayuda a retener la información, y además queda muy bien. Utiliza gráficos circulares como éstos para ayudar a tus empleados a visualizar en una escala del 1% al 100% lo bien que lo están haciendo en diversas tareas. Y utiliza la segunda página para ampliar en qué podrían mejorar.
Trabaja con tu empleado para establecer las áreas en las que necesita o quiere aprender más y enumera los pasos concretos para conseguirlo utilizando esta plantilla. O utilízala para fijar los objetivos que quieren alcanzar como parte de su plan de desarrollo como empleados.
Evaluación de las necesidades de formación
Comprender dónde están las deficiencias es una parte importante de cualquier plan de desarrollo de los empleados, y es útil para ayudar a los miembros de tu equipo a establecer sus propios objetivos profesionales. Aquí tienes varias plantillas de evaluación de las necesidades de formación que puedes utilizar en tu empresa hoy mismo:
Utiliza esta evaluación de las necesidades de formación para ver a todo tu equipo de un vistazo. Actualiza las columnas y filas con tus necesidades específicas y observa dónde pueden estar quedándose cortos (¡o sobresaliendo!) tus equipos.
Adapta esta lista de comprobación de habilidades a tus necesidades y pide a los miembros de tu equipo que rellenen una ellos mismos. Utilizar un método como éste puede ayudarte a comprender mejor cómo se sienten tus empleados respecto a su contribución al equipo, y en qué aspectos pueden mejorar.
Antes de ascender a un empleado a un nuevo puesto o incluso de elevarlo a directivo, evalúa sus aspectos positivos y negativos utilizando esta plantilla de lista de comprobación de preparación.
Esta plantilla de evaluación de varias páginas puede ayudarte a profundizar en las habilidades y competencias que esperas que tengan los miembros de tu equipo. Aunque es larga, sigue siendo accesible gracias a su clara organización y codificación por colores.
Utiliza este cuestionario, desarrollado para un entorno sanitario, para saber más sobre cómo se valoran a sí mismos tus empleados.
Lo singular e interesante de esta plantilla es que pide a los trabajadores que valoren tanto su éxito en cada tarea como la importancia de esa tarea para su éxito laboral, lo que también puede ayudarte a comprender si tus prioridades coinciden con las suyas.
Plan de entrenamiento individual
Ningún trabajador quiere sentirse como uno más. Pero crear un plan de entrenamiento verdaderamente individual significa sentarse con tu equipo y comprender dónde están, y dónde necesitan estar. Una vez que lo hayas hecho, aquí tienes algunos planes de entrenamiento individual que podéis crear juntos:
Esta plantilla de plan de formación individual es ideal para los empleados que necesitan trabajar en su rendimiento antes de que caigan en la categoría de bajo rendimiento. Tener a mano plantillas como ésta puede ayudarte a pasar de ser un directivo reactivo a uno proactivo. En otras palabras, puedes prevenir problemas menores antes de que se conviertan en problemas mayores.
Trabaja con tu empleado para determinar su posición en esta matriz. Haz un cuadrante para cada uno de sus conjuntos de habilidades críticas, determinando si el trabajo en cuestión se está haciendo bien y lo importante que es para el éxito del empleado y de la empresa.
He aquí otra alternativa a un plan de formación individual. Esta plantilla puede ayudar a los empleados a hacer un poco de introspección y determinar qué quieren obtener de su trabajo y cómo podrían trazar su futuro en tu empresa.
Aunque esta plantilla de evaluación de empleados está orientada a una autoevaluación anual, también puede ser útil como base para un plan de formación individual. Trabaja con un solo miembro del equipo, o haz que cada persona de tu equipo rellene una de ellas. Después, trabaja con el grupo para abordar las necesidades y el potencial de cada individuo.
Cualquier cadena es tan fuerte como su eslabón más débil; los planes de entrenamiento individuales pueden ayudar a fortalecer a todo tu equipo
Utiliza las plantillas que has visto aquí, o considéralas un punto de partida para subir de nivel las habilidades que cada individuo aporta a tu equipo.
Y recuerda que puedes personalizar cualquiera de estas plantillas de planes de entrenamiento para adaptarlas a tus necesidades.
Con el sencillo editor de arrastrar y soltar de Venngage, puedes editar el texto, los colores, los iconos, las imágenes, la marca y mucho más, ¡e impresionar a los alumnos con tu profesionalidad y capacidad de organización!