8 plantillas que te ayudarán en la transición al trabajo remoto

Como muchas empresas durante la crisis, tu organización puede estar experimentando importantes transiciones.

Como profesional de Recursos Humanos, la presión está a su máximo nivel. Tus empleados están impacientes y a la expectativa de los nuevos cambios que se realizarán próximamente.

¿Qué tan preparado estás para estos cambios repentinos?

Debido a los cambios recientes que la mayoría de lugares de trabajo han experimentado en las últimas semanas, hemos reunido nuestros mejores recursos para ayudarte a que la transición al trabajo remoto de tu equipo sea más fácil:

Mira: Consejos para la comunicación de equipos remotos

Estos son algunos excelentes recursos que el equipo de Venngage ha recolectado para darte una mano en este proceso:

1. Plantilla para política de trabajo desde casa

El primer paso para hacer la transición al trabajo remoto es tener una política. Cerca del 57% de las empresas no tienen políticas de trabajo desde casa.

¿Por qué debes tener una política de trabajo desde casa?

Sin una política de trabajo desde casa, es difícil que logres gestionar a tus trabajadores remotos. Es necesario que consigas crear parámetros y expectativas para que todos estén sincronizados, lo que evitará la ausencia de comunicación.

Puedes trabajar con tu equipo remoto de forma colaborativa en diseñar la política de trabajo desde casa. Esta política de trabajo desde casa tiene que ser clara y debe incluir las horas de trabajo y los métodos de comunicación que usarán. También debes compartir la nueva política para asegúrate que toda la organización esté de acuerdo con ella:

Algunas cosas que debes considerar al crear tu política de trabajo desde casa:

Establecer expectativas claras
Monitorear el progreso en las tareas
Comunicación
Comentarios

2. Checklist del proceso de implementación al trabajo remoto

Disponer de un proceso de iniciación es muy importante para que logres integrar a tus nuevos empleados. Procura que el proceso de implementación se haga lo mejor posible para que sea más probable que tu empleado tenga éxito a largo plazo.

En el caso del personal remoto, el proceso es algo diferente y es necesario que realices ciertos cambios. Aquí tienes unas cuantas pautas y consejos para el proceso de iniciación:

Las expectativas y objetivos deben ser tan claros como sea posible para tus trabajadores que trabajan desde casa
En cuanto a la comunicación con tus nuevos trabajadores remotos, puedes realizarla diariamente por medio de softwares de comunicación como Slack
Consigue que tus empleados remotos experimenten la cultura del trabajo, con una constante comunicación en línea
Fomenta la tutoría entre los colegas para que los nuevos empleados tengan a quién acudir si tienen algún problema
Haz que tus nuevos empleados remotos se sientan bienvenidos. Esto es muy importante al momento de integrarlos a un nuevo equipo de trabajo remoto. Cuanto más amigable sea el equipo, es más probable que el nuevo empleado realice una exitosa transición al trabajo remoto.

Una vez que hayas establecido tus pautas, es importante que definas los pasos para la implementación y logres mantener las cosas en orden:

Luego de definir tu proceso de implementación, puedes utilizar una plantilla de lista de verificación para mantenerte organizado y transmitir la información a tus nuevos empleados:

Tendrás que escribir un nuevo manual de implementación porque el mundo ha cambiado.

Trabajar completamente en línea y de forma remota es la nueva norma de trabajar ahora, así que tu proceso de iniciación debe reflejar dichos cambios:

Tu empresa aún podría estar contratando mientras es totalmente remota, así que esta guía es un excelente recordatorio de lo que debes darle a tus nuevos empleados en su primer día:

3. Nueva plantilla para poster del proceso de recursos humanos

Es muy fácil que ciertas cosas se pierdan en la transición al trabajo remoto. Si notas que el tono de los mensajes se vuelve amargo, entonces cambia y usa el teléfono o el video para que no se pierda nada en la comunicación por mensajes.

Elaborar un poster claro del proceso de recursos humanos te ayudará a evitar muchos problemas potenciales de comunicación, especialmente con tus empleados remotos:

Hacer una plantilla de proceso podría tomarte algo más de tiempo, pero a la larga, te ayudará a reducir el número de preguntas y la confusión en tu equipo remoto.

4. Plantilla de checklist de salud y bienestar en el trabajo remoto

Dependiendo de cómo lo manejes, trabajar desde casa puede ser una bendición o una maldición. Las distracciones en casa suelen ser infinitas. Pese a todas las ventajas y los beneficios, puede haber desventajas e inconvenientes.

Cuando trabajas desde casa es necesario que estés enfocado y logres ser estratégico para sacar el mejor provecho de la experiencia.

Desafíos de trabajar desde casa

Tus empleados deben ser conscientes de los desafíos potenciales a los que pueden enfrentarse al trabajar desde casa.

Las personas que trabajan desde casa tienen probabilidades de sentirse más agotados que las personas que no lo hacen.

La soledad es el mayor desafío de los trabajos virtuales. Los gerentes tienen que estar contactando a sus empleados frecuentemente para ver cómo están manejando la situación.

Las distracciones son interminables, es complicado tratar de concentrarse en casa. No porque estés frente a tu laptop significa que estás siendo productivo.

Es por eso que es importante que compartas consejos con tu equipo sobre cómo adaptarse mentalmente a trabajar desde casa, para reducir la sensación de aislamiento:

Aquí tienes algunos ejemplos de cómo tu equipo remoto puede implementar fácilmente algunas de nuestras sugerencias:

Utiliza Google Hangouts para hacer una sesión de entrenamiento nocturno o en un receso durante el almuerzo:

2. En Venngage, iniciamos la semana de trabajo desde casa compartiendo fotos de cómo luce nuestra oficina en casa. Crear un espacio de trabajo adecuado evitará que permanezcas en cama todo el día.

3. Crear tareas específicas y programarlas en tu calendario con bloques de tiempo, te ayudará a monitorear tu progreso. Podrías utilizar aplicaciones como RescueTime para monitorear tu productividad y hacer que seas más responsable.

5. Plantilla para cronograma de trabajo remoto

Planificar todas las actividades que debes hacer durante la semana, con tantos ajustes nuevos puede ser realmente abrumador.

Y al no tener contacto cara a cara con tu equipo remoto, es importante poder elaborar un cronograma que las personas consulten si se sienten perdidos.

Puedes usar esta plantilla de cronograma de horarios para que planifiques de forma visual tu día, mes o semana con tu equipo:

Un cronograma semanal te ayudará a prepararte para la semana y a mantenerte organizado. Además podrías reutilizar estos ejemplos de cronogramas para ayudar a tu equipo remoto a mantenerse alineado:

Tener un cronograma diario te permitirá a conocer tus propios periodos de trabajo personal. Es probable que tus empleados o tú tengan que reservar una o dos horas al medio día para el espacio familiar.

Ser transparente con tu equipo remoto respecto a tu horario de trabajo, facilitará en gran medida la comunicación:

6. Checklist del plan de comunicación de crisis

Dar una respuesta ante una crisis puede ser intimidante. Los primeros 15 minutos de tu reacción tienen el poder de fortalecer o destruir a toda una empresa.

Es por eso que es importante prepararse con antelación. Es probable que nunca sepas la situación que tendrás que enfrentar, pero tener un plan y unas pautas para trabajar desde casa, te hará evaluar qué tan preparado estás como organización.

Si no tienes una lista de verificación de respuesta ante la crisis, hemos creado una para ti. Aquí tienes una checklist para que estés un paso adelante de cualquier crisis:

7. Nueva plantilla de membrete dirigida al trabajo remoto

Usar una plantilla de membrete para mostrar los diferentes cambios de la política de tu empresa o negocio, hará que el proceso sea mucho más fácil.

Los membretes harán que tu marca sea más reconocible en todas las comunicaciones de tu negocio. Al agregar tu logo harás que tu marca resalte y sea reconocible en el membrete.

Puedes crear tu propio membrete personalizable en muy poco tiempo:

8. Plantilla para poster de evento virtual

Los eventos en línea son más baratos de realizar y funcionan perfectamente para quienes trabajamos de forma remota.

Así como hay muchas ventajas al trabajar de forma remota, también existen muchas maneras de realizar un evento virtual.

No está limitado por una cantidad de personas, como pasaría en un lugar físico. Incluso puedes tener más interacción usando chats en vivo, los cuales son más confiables y ecológicos.

Crear un equipo virtual es una excelente forma de reunir a tu equipo remoto en torno a alguna actividad. Hay muchas ideas de donde elegir para que realices tu evento virtual:

Charlas de café
Juegos de equipo remoto
Trivia + Desafíos
Debates de temas de populares
Talleres virtuales

La primera etapa para realizar un evento virtual consiste en diseñar un poster de tu evento virtual y hacer que luzca genial:

Después de definir el tema, fecha y hora de tu evento, es momento de planificar aún más. Es la oportunidad de asociarte con otras empresas e influencers y crear buenas conexiones.

Asegúrate de promocionar anticipadamente el evento virtual con tu audiencia para que puedan tenerlo en mente y darle prioridad. Un buen marco de tiempo podría ser de 2 a 3 semanas.

Es importante comprender los desafíos que surgen al trabajar desde casa. Pero lo más importante es saber cómo evitarlos para no llegar a perder la confianza de tu equipo remoto.

Es importante que cuando elijas tener empleados remotos, tengas un grupo de recursos humanos listo para actuar. Comienza creando una política para implementarla, y asegúrate que las necesidades de tus empleados sean satisfechas, permitiendo que los procedimientos correctos guíen el proceso.

Si te preparas bien usando este grupo de plantillas, tu empresa conseguirá implementar con éxito su estrategia de trabajo desde casa.

Preguntas frecuentes sobre la política de trabajo desde casa:

¿Qué significa trabajar desde casa?

Trabajar desde casa es esencialmente, hacer lo que harías en tu espacio de trabajo de la oficina, pero en tu hogar. Un trabajador remoto es aquella persona que trabaja fuera de la oficina tradicional para hacerlo desde su hogar.

¿Trabajar desde casa realmente funciona?

Con la disciplina adecuada, trabajar desde casa puede ser tan productivo como hacerlo desde la oficina, con la ventaja de ahorrar tiempo de desplazamiento. Asegurarse de tener el horario adecuado y cumplirlo es la clave para tener éxito como trabajador a distancia.

¿Cómo crear una política de trabajo desde casa?

Una política de trabajo desde casa es aquella que define claramente las expectativas y responsabilidades del empleador al empleado. Esta política hace que sea más fácil gestionar y monitorear a los empleados, garantizando que todo esté definido con exactitud. Puedes crear una política de trabajo desde casa usando esta plantilla.

Cosas importantes que debes recordar:

Establecer un propósito
Resaltar las expectativas (para la comunicación y para la capacidad de respuesta)

¿Cómo gestionar un equipo remoto?

Crear un espacio de trabajo digital con diferentes herramientas de comunicación y colaboración es una excelente forma de llevar a cabo la gestión de tu equipo remoto.

Ejemplos de algunas herramientas que puedes utilizar:

Slack
Zoom
Trello

Otros factores importantes a implementar en tu equipo remoto son la planificación de reuniones frecuentes y definir expectativas claras. team.

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