Asegurarse de que todos los miembros de tu equipo saben exactamente cómo realizar las tareas necesarias para su trabajo es más fácil decirlo que hacerlo. Al fin y al cabo, no vivimos en “Matrix”, donde puedes descargar instrucciones directamente a tu cerebro, al menos no todavía.
Ahí es donde entran en juego las guías paso a paso. Estos materiales de formación y desarrollo pueden proporcionar instrucciones claras sobre cómo realizar una tarea, un proyecto, un flujo de trabajo o cualquier otra cosa.
Utiliza la inspiración y la orientación que aquí te ofrecemos para poner en marcha tu próxima idea, o empieza algo desde cero con Venngage.
Haz clic para avanzar:
- ¿Qué es una guía paso a paso?
- ¿Qué debe incluir una guía de “cómo hacerlo”?
- ¿Cómo se prepara una guía?
- ¿Cómo se crea una plantilla de guía?
¿Qué es una guía paso a paso?
Una guía paso a paso (también llamada guía de instrucciones paso a paso) describe los pasos necesarios para completar una tarea concreta. He aquí un ejemplo sencillo:
Si alguna vez has montado un mueble -digamos, de una tienda que también vende albóndigas- te habrás encontrado con una guía paso a paso. Aunque no todas las guías que crearás para tu equipo son tan detalladas como un conjunto de instrucciones de Ikea, su función es exactamente la misma: garantizar que una tarea se realiza correctamente.
(Por cierto, si lo tuyo son los pasos… Echa un vistazo a las instrucciones del Halcón Milenario de LEGO. Los 104 pasos te muestran cómo montar las más de 7.000 piezas de la famosa nave de Han Solo).
En el lugar de trabajo, puedes utilizar guías paso a paso para formar a nuevos empleados sobre un nuevo programa informático o una actualización de los procedimientos operativos estándar, y son un buen complemento para el paquete de incorporación de un nuevo empleado. Ten en cuenta que, además de proporcionar instrucciones detalladas para las tareas, estas guías prácticas también pueden ayudar a resolver problemas técnicos o explicar los entresijos de la creación de un plan de empresa.
Esta guía paso a paso, por ejemplo, explica a los trabajadores de la hostelería cómo reservan los viajeros sus paquetes de vacaciones. Además de proporcionar detalles que quizá desconozcan sobre el funcionamiento de este proceso, los elementos gráficos y los números grandes guían a los trabajadores por la página a través de cada nuevo paso.
¿Por qué utilizar una guía paso a paso para tu empresa?
Además de garantizar que las cosas se hacen correctamente, desglosar un proceso complejo en las acciones que lo componen indica a tu equipo que es realmente factible. Piensa en montar un puzzle; ves la imagen de la caja y todas las piezas que hay dentro y es fácil sentirse abrumado. Pero yendo paso a paso, al final, la tarea está hecha.
Por ejemplo, echa un vistazo a esta eficaz guía práctica:
Esta ayuda para el trabajo paso a paso ayuda a descomponer una tarea desalentadora -la gestión de las críticas negativas- en algo que cualquier nuevo empleado considerará mucho más manejable. Una plantilla como ésta es perfecta para procesos que tienen muchas partes móviles, dado que lo que haga exactamente la persona dependerá en gran medida de cómo responda el cliente.
Además, documentar los procesos como instrucciones paso a paso también garantiza una transición de conocimientos más fluida entre los miembros del equipo, especialmente para los nuevos empleados. Al seguir creando guías paso a paso para tus empleados, también contribuyes a la base de conocimientos interna de la empresa y ayudas a evitar que los conocimientos se pierdan a medida que los empleados van y vienen.
¿Aún no estás convencido de que crear contenidos visuales para la formación sea una buena idea? Tenemos la investigación que podría hacerte cambiar de opinión.
¿Qué debe incluir una guía de “cómo hacerlo”?
Puede que sea demasiado meta decir esto, pero si quieres crear una guía paso a paso que puedas utilizar como un “cómo hacerlo”, puede que te ayude tener una guía paso a paso. Vaya, ahora me siento como en “Inception”. De todos modos, esto es lo que debe incluir una guía “cómo hacerlo” o una guía paso a paso:
- Nombre de la tarea o trabajo. Puede ser algo específico (cómo descargar una aplicación) o puede ser bastante amplio (cómo hacer marketing de afiliación).
- Número de pasos
- Explicación de lo que ocurre en cada paso
Más allá de esos tres elementos básicos, el cielo es el límite en cuanto a lo que puedes incluir en tu guía práctica o paso a paso, y hay formas prácticamente infinitas de dar vida a tus temas con Venngage para empresas.
Por ejemplo, esta plantilla de guía paso a paso utiliza capturas de pantalla para ilustrar lo que el usuario debe hacer en distintos momentos:
Esto puede ser extremadamente útil para la documentación de procesos técnicos, como cuando estás integrando una nueva tecnología o software. Permitir que la gente no sólo visualice los pasos por sí misma, sino que comprenda cómo deben ser las cosas en cada paso, puede ayudar a garantizar que todos los pasos se siguen al pie de la letra.
Otra decisión importante que debes tomar es si tu guía necesitará ser impresa y, en caso afirmativo, cómo cobrará vida. Plantéate estas preguntas:
- ¿Lo imprimirás en las impresoras de tu oficina, o lo enviarás a una imprenta? Si vas a imprimirlo internamente, es una buena idea utilizar un diseño con tonos grises, ya que así ahorrarás tinta, y debes pensar en el papel del que dispones.
- ¿Puedes imprimir en gran formato o tiene que ser tamaño carta o A4?
Utiliza esta plantilla de ayuda paso a paso para empezar con una sencilla guía de procesos en cinco pasos que puedes imprimir en una impresora de oficina estándar. Sólo tienes que actualizar los iconos y el texto y estarás listo.
Utiliza esta plantilla de ayuda para el trabajo paso a paso para ponerte manos a la obra con una sencilla guía del proceso en cinco pasos que puedes imprimir en una impresora de oficina estándar. Sólo tienes que actualizar los iconos y el texto y estarás listo para empezar.
Esta infografía del proceso es un punto de partida ideal para tu guía paso a paso, sobre todo si necesitas imprimirla en una impresora de consumo estándar, especialmente porque la mayor parte está en tonos grises, lo que podría ayudarte a ahorrar tinta. Pero aunque está en un formato estándar imprimible, hay espacio de sobra para explicar detalladamente cada uno de tus pasos.
¿Cómo se prepara una guía?
Entender lo que debe incluir tu guía paso a paso y montarla realmente son, por supuesto, dos perspectivas totalmente distintas. La razón principal es que crear una guía paso a paso eficaz implica necesariamente ser muy detallista y granular.
Aquí tienes un sencillo desglose de los pasos que debes dar para crear una guía práctica (es la última vez que nos ponemos tan meta, lo prometo):
- Paso 1: Nombra el proceso o tarea
- Paso 2: Establece las personas o departamentos responsables de llevar a cabo el proceso, y determina quién es responsable en la organización de supervisar y mejorar el proceso, si es necesario.
- Paso 3: Identifica los pasos ideales para completar el proceso o la tarea con éxito. Entrevista a los miembros del equipo si es necesario.
- Paso 4: Documenta los pasos con todos los detalles necesarios. Piensa en tu público objetivo cuando escribas los pasos: asegúrate de utilizar un lenguaje con el que puedan identificarse. Considera también la posibilidad de utilizar elementos visuales, como diagramas de flujo, listas de comprobación y procedimientos normalizados de trabajo, entre otros.
- Paso 5: Determina si alguna vez es apropiado desviarse del proceso, o cuándo, y, en caso afirmativo, describe los escenarios en los que podría ocurrir.
- Paso 6: Pon en práctica el proceso y controla su éxito o fracaso; considera qué medidas pueden tomarse para mejorarlo y ponlas en práctica, revisando de nuevo su éxito.
Incluso en el ejemplo anterior de una amplia guía práctica, digamos, para hacer marketing de afiliación, sigue siendo necesario dar un paso atrás (valga el juego de palabras) para ver las cosas desde una perspectiva holística. El siguiente paso es enumerar mentalmente o en papel esas acciones, lo que te permitirá ver si has pasado por alto algo importante.
Una vez que tengas los pasos enumerados y estén completos (y en el orden correcto), utiliza aquí una plantilla o crea un diseño desde cero, e intenta pensar las cosas desde la perspectiva de alguien que no haya hecho esta tarea antes. ¿Tendrán lo que necesitan para empezar (en el caso de una guía amplia paso a paso) o para completar totalmente una tarea específica (en el caso de una guía práctica con un enfoque limitado)?
Como muestra esta guía paso a paso, es importante que los detalles de cada paso sean lo más breves posible. Si te encuentras escribiendo un libro sobre cada paso, es una buena señal de que probablemente el paso debería dividirse en al menos dos pasos.
Y como con cualquier formación o educación que hagas para tus empleados, intenta obtener su opinión. ¿Les resultó útil la guía paso a paso? ¿Cómo podría mejorarse para utilizarla en el futuro?
Quieres que cualquier material de formación que crees sea útil, así que considera empezar con una plantilla como ésta que reduce el contenido al mínimo. Esto te permitirá proporcionar más orientación durante la formación o cuando los miembros del equipo estén completando tareas por su cuenta.
¿Cómo se crea una plantilla de guía?
Lo más probable es que necesites guías paso a paso para varias tareas o procesos de tu empresa, por eso siempre recomiendo hacer plantillas de tu trabajo.
Si estás creando guías prácticas directamente en Venngage, sólo tienes que elegir una plantilla, editarla y elegir “Hacer una copia” o “Guardar como plantilla”:
Si eres un usuario de Empresa, también puedes compartir tu plantilla de guía paso a paso con los miembros de tu equipo y colaborar con ellos en tiempo real:
Pero si no estás creando guías prácticas en Venngage, aquí tienes algunas formas de crear plantillas de guías para utilizarlas en el futuro.
Una vez que hayas completado una guía que tenga éxito y que tus empleados consideren útil, vuelve a ella y sustituye el contenido real por texto de reserva (aquí tienes un buen generador de lorem ipsum) para no tener que preocuparte de que el contenido obsoleto o inapropiado se cuele en futuras guías.
Utilizando esta infografía paso a paso, por ejemplo, sustituye los encabezados, los iconos y el texto para que puedas añadir rápidamente los pasos de cualquier nuevo proceso y reducir el tiempo necesario para crear tu nueva guía paso a paso.
Depende de ti, por supuesto, pero yo suelo dejar las imágenes antiguas como recordatorio de dónde tenía material gráfico anteriormente. Esto es útil en caso de que quiera que mi nueva guía se parezca a la antigua, e incluso si no es así, es bueno recordar lo que he hecho anteriormente.
Así que, si yo convirtiera esta infografía del proceso paso a paso en una plantilla de guía, sustituiría el texto por texto lorem ipsum de marcador de posición, pero dejaría las imágenes de las personas en su sitio para recordar lo que funcionó (o no) la última vez. Saber lo que funcionó o no es especialmente importante en un contexto de aprendizaje y desarrollo, así que asegúrate de pedir a tu equipo su opinión.
En resumen: Tu empresa sólo puede tener éxito si los miembros de tu equipo están bien formados; desglosa para ellos los conceptos complejos con guías paso a paso.
Las guías paso a paso son increíblemente útiles, tanto si estás creando un paquete de incorporación como si estás describiendo un nuevo proceso o dándole vueltas a un proyecto importante. La buena noticia es que son superfáciles de crear con Venngage. ¡Probarlo es gratis!