Guía de Cómo Hacer una Presentación: Resumir Información para Presentaciones

By Edialys Brizuela, Aug 28, 2018

cómo hacer una presentación

Presentaciones malas. Todos hemos tenido que sentarnos a observarlas.

Rayos, probablemente todos hayamos dado una o dos. Se que yo sí..

Ya sabes de qué tipo son: se toman el doble de tiempo de lo que necesitan, diapositivas repletas de texto, sin imágenes a la vista.

Sorprendentemente aburridas y penosas de ver.

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¿Cómo te aseguras de no ser una posible víctima de estos errores de las presentaciones al diseñar tu próxima presentación de diapositivas?

Incluye más imágenes y menos texto en el diseño de tu presentación

De acuerdo con la encuesta de presentación anual de David Paradi, las 3 cosas que más disgustan al público sobre las presentaciones son:

  1. Presentador leyendo sus diapositivas
  2. Diapositivas llenas de bloques de texto
  3. Texto que es demasiado pequeño para leer.

El denominador común que reúnen todas estas molestias de la presentación es el texto. Las audiencias son muy exigentes con el texto que se encuentra en los grupos de diapositivas de la presentación .

En mis experiencias hablando en eventos en los últimos años, las audiencias responden mucho más positivamente a las presentaciones cuando usan imágenes en lugar de texto.

La audiencia se siente más atraída, hacen más preguntas y encuentran mis charlas más interesantes cuando incluyo muchas ejemplos visuales en mis presentaciones de diapositivas.

No soy la única que ha descubierto esto. Actualmente encuestamos a casi 400 oradores de conferencias sobre los diseños de sus presentaciones y descubrimos que el 84.3% crea presentaciones que son altamente visuales.

Un gran ejemplo de una gran presentación altamente visual es el icónico diseño de la presentación ante inversores  de AirBnB, que no incluye más de 40 palabras por diapositiva. En lugar de repetir el guión del hablante en las diapositivas, tiene un impacto con palabras claves, números grandes e íconos:

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Para apoyarte a llevar tus presentaciones al próximo nivel, me encantaría compartir mi proceso para crear una presentación como la de arriba, enfocada en elementos visuales.

Te voy a entregar mis mejores consejos sobre cómo hacer una presentación, que he aprendido durante años de presentaciones frente a innumerables compañeros, colegas y desconocidos.

Cubriremos los pasos más relevantes para reducir el texto extenso en un formato de presentación amigable. Luego, vamos tocar algunos consejos para el diseño de presentaciones para ayudarte a ser más visual con tu presentación de diapositivas.

Cómo reducir (y organizar) la información para las presentaciones

1. Identifica un mensaje central para enfocar el diseño de tu presentación

Ya sabemos, mediante la encuesta de David Paradi que las audiencias se ven fácilmente abrumadas con una gran cantidad de texto y datos, especialmente cuando las presentaciones son demasiado extensas.

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Por lo tanto, a diferencia de un informe técnico , reporte o ensayo, no puedes esperar abordar muchas ideas complejas en una sola presentación.

Eso sería una receta para un desastre.

En su lugar, identifica un único mensaje central que te gustaría comunicar a tu audiencia. Luego construye la presentación alrededor de ese mensaje central.

Al identificar el mensaje central, puedes asegurarte de que todo lo que incluyas en la presentación apoya el objetivo de la presentación.

Como se observa a continuación, una gran presentación dice exactamente lo que vas a aprender (el mensaje central), luego se dirige a los hechos (la información de apoyo).

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Para garantizar que has creado un recurso que es claro, conciso, impactante y fácil de seguir, diseña tu presentación en torno a un solo mensaje central.

2. Elimina cualquier información que no apoye el mensaje central

A continuación, usa el mensaje central para identificar todo lo que no pertenece a la presentación.

Procura eliminar todo lo que no sea inmediatamente relevante para el tema en cuestión, y todo lo que sea remotamente redundante. Corta toda información que no sea absolutamente esencial para comprender el mensaje central.

Al suspender estos detalles adicionales, puedes transformar las olvidables diapositivas cargadas de texto:

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En diapositivas memorables con un mínimo de texto:

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Aquí hay una lista de verificación rápida para ayudarte a recortar cualquier detalle adicional:

Deshazte de:

  • Descripciones detalladas
  • Información de fondo
  • Trivialidades
  • Oraciones redundantes
  • Explicaciones de conocimiento común

Manten:

  • Hechos y cifras persuasivos
  • Ejemplos ilustrativos
  • Frases impactantes

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El siguiente paso puede parecer obvio, pero cuando estás presentando un tema que te apasiona, es fácil dejarse llevar por los detalles inútiles. Usa las recomendaciones anteriores para mantener tu texto bajo control.

3. Utilizar texto para reforzar, no repetir, lo que estás diciendo

De acuerdo con Nancy Duarte (una gurú de las presentaciones), tu audiencia debería ser capaz de discernir el significado de tus diapositivas en 6 segundos o menos.

Dado que tu audiencia va a tender a leer cada palabra que colocas en cada diapositiva, debes mantener tu texto en un mínimo absoluto. El texto en tus diapositivas debe brindar apoyo a lo que dices, sin distraer.

Nunca escribas, palabra por palabra, lo que vas a decir en la conferencia.

En cambio, utiliza el texto para reforzar lo que estás diciendo.

Al igual que el siguiente diseño de presentación, parafrasea párrafos largos en listas u oraciones cortas con viñetas, mediante la eliminación de adjetivos y artículos (como “el” y “un”).

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Extrae frases y números importantes, y conviértelos en un foco de cada diapositiva.

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4. Diseña tu presentación con una moraleja principal por diapositiva

Tal como lo mencioné anteriormente, la audiencia se abruma cuando se presenta demasiada información en una sola diapositiva.

Para asegurarte de no fatigar a tu audiencia con demasiada información, separa tu contenido para mostrar una moraleja principal por diapositiva.

Al limitar cada diapositiva a una sola oración simple, enfocas la atención de tu audiencia hacia el tema tratado.

Mi forma predilecta de hacer esto es seleccionar el mensaje central de lo que estoy hablando y expresarlo con algunas palabras claves, como se ve en la siguiente presentación de diapositiva.

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Esto ayuda a garantizar que todas las imágenes sigan siendo el enfoque de la diapositiva.

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Usar el texto de esta manera, va a simplificar el estado de un solo hecho por diapositiva, es una forma más infalible de lograr un impacto en tu presentación.

Otra alternativa es, sacar una estadística significativa que quieras meter en las mentes de tu audiencia y convertirla en un foco visual de la diapositiva, como se ve en esta popular presentación de Officevibe .

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Esto podría implicar que has terminado con una presentación de diapositivas con un montón de diapositivas. ¡Pero eso está totalmente bien!

He conversado con muchos profesionales que están presionados por sus equipos de supervisores para crear presentaciones con un número específico de diapositivas (generalmente tan solo 10 o 15 diapositivas para una presentación de 30 minutos).

Si me preguntas, este enfoque es completamente erróneo. En mi opinión, mientras más tiempo pase fijo en una sola diapositiva, es más probable que pierda el interés de mi audiencia.

Una excelente regla general es tener tantas diapositivas como minutos tengas en tu presentación.

Utiliza tantas diapositivas como necesites, siempre y cuando presentes un solo mensaje en cada diapositiva (como se ve en la siguiente, extensa plantilla para presentación).

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5. Utiliza imágenes para resaltar el mensaje central en cada diapositiva

Tan importante como tener una moraleja principal por cada diapositiva es contar con elementos visuales que puedan resaltar la moraleja principal de cada diapositiva.

Las imágenes únicas te ayudarán a lograr que tu mensaje sea memorable.

Los imágenes son también una gran forma de eliminar texto adicional.

Puedes añadir imágenes agrupando e integrando información en marcos visuales como líneas de tiempo :

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O en diagramas de flujo y embudos:

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O simbolizando conceptos simples con iconos, como se ve en el moderno diseño de presentación a continuación. Utilizar el mismo color para cada icono ayuda a crear un aspecto refinado.

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De forma similar, cada vez que tengas estadísticas o tendencias importantes que deseas recordar a tu audiencia, considera usar una tabla o visualización de datos para aclarar tu punto. Estas visualizaciones verdaderamente pueden tener un impacto, animando a tu audiencia a tomar acción de acuerdo a tu mensaje.

Una de mis presentaciones preferidas (creada por un diseñador profesional) lleva este concepto de “mensaje clave más una imágen” al extremo, lo que da como consecuencia una presentación de diapositivas que es absolutamente irresistible.

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Al emplear este concepto, no caigas en el error de usar malas fotos . Las imágenes irrelevantes o escogidas pobremente pueden lastimarte tanto como lo que pueden ayudarte.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo utilizar fotos almacenadas de forma efectiva. Ellas son más temáticas que literales, y están personalizadas con iconos divertidos y brillantes que crean un tono alegre.

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Para resumir, aquí están las 5 cosas más importantes sobre cómo hacer una presentación con contenido resumido en una presentación de diapositivas:

  1. Identifica el mensaje central para enfocar el diseño de tu presentación entorno a ello.
  2. Elimina cualquier tipo de información que no apoye inmediatamente el mensaje central
  3. Utiliza el texto para reforzar, no repetir, lo que estás diciendo
  4. Diseña tu presentación con una leyenda principal por diapositiva
  5. Utiliza imágenes para poder resaltar el mensaje clave en cada diapositiva

Recomendaciones sobre cómo hacer una presentación que sea una impresionante presentación de diapositivas

El contenido y el diseño visual de una presentación deben ser completos.

Jamás debería parecer que tu texto y tus imágenes se despliegan en una plantilla. El formato y el diseño de las diapositivas debe ayudar y apoyar a la comprensión del contenido por parte del público.

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Aquí hay algunas formas simples de cómo hacer una presentación de diapositivas que sea más efectiva.

1. Utiliza diapositivas de andamios para orientar a tu audiencia y mantenerlos interesados

Es factible que la audiencia pueda perderse durante las presentaciones largas, principalmente si tiene muchas diapositivas. Y las audiencias se desconectan cuando se pierden.

Para ayudar a reorientar a tu audiencia de vez en cuando, puedes utilizar algo que me gusta llamar diapositivas de andamios. Las diapositivas de andamios aparecen a lo largo de una presentación para mostrar el inicio y el final de las secciones principales.

La diapositiva de andamio central es la diapositiva de agenda, que debe aparecer después de la introducción o de la diapositiva del título. Describe las secciones principales de la presentación.

Al inicio de cada sección, debes mostrar nuevamente esa agenda pero resaltar el título de la sección relevante, como se ve a continuación.

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Esto le da a la audiencia la sensación de que está avanzando a lo largo de la presentación y le ayuda a mantenerlos anclados e interesados.

De forma alternativa, puedes lograr un efecto similar enumerando tus secciones y mostrando ese número en cada diapositiva. O utilizando una barra de progreso en la parte inferior de cada diapositiva para mostrar qué tan avanzado estás en tu presentación. Solo asegúrate de que no distraiga del contenido principal de las diapositivas.

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2. Utiliza el tamaño, el color y el peso del texto para enfatizar

Cada diapositiva debe poseer un punto focal visual. Algo que inmediatamente llama la atención a primera vista.

Ese punto focal podría ser lo que sea más significativo en esa diapositiva, ya sea una palabra clave, un número importante o simplemente el título de la diapositiva.

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Podemos crear puntos focales visuales transformando el tamaño, el color y el peso de cada elemento en la diapositiva. Los elementos más grandes, brillantes y en negrita llamarán la atención de la audiencia, mientras que los elementos más pequeños y ligeros tenderán a desvanecerse en el fondo.

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Como se observó anteriormente, esta técnica puede ser esencialmente útil para llamar la atención de palabras importantes, dentro de un largo fragmento de texto. Considera utilizar esta técnica cada vez que tengas más de 5 palabras en una diapositiva.

Y si verdaderamente deseas que tu audiencia preste atención, utiliza un  esquema de colores de alto contraste como el que se muestra a continuación.

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Al elegir fuentes para tu presentación, ten presente esta técnica. Elige una fuente que tenga una notable diferencia entre la letra de la fuente “negrita” y la letra de la fuente “normal”. Las fuentes Sans Pro, Times New Roman, Montserrat, Arvo, Roboto y Open Sans son buenas opciones.

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Lo último que debes recordar al utilizar el tamaño, el color y el peso para hacer énfasis en una diapositiva es que: no intentes enfatizar demasiadas cosas en una diapositiva.

Si todo está resaltado, no se resalta nada.

3. Aplicar las elecciones de diseño consistentemente para evitar la distracción

La audiencia es rápida para encontrar y enfocarse en cualquier inconsistencia en tu diseño. Como resultado, las presentaciones de diapositivas desordenadas e inconsistentes llevarán a una audiencia distraída y desinteresada.

Las elecciones de diseño (especialmente las fuentes y colores) se deben aplicar consistentemente en una presentación de diapositivas. Lo último que deseas es que tu audiencia preste atención a tus elecciones de diseño en lugar de tu contenido.

Para lograr tener tu diseño bajo control, puede ser útil crear una paleta de colores y algún tipo de jerarquía, antes de empezar a crear tu presentación, y resumirlo en una guía de estilo básica como esta:

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Sé que a veces puede ser tentador jugar con el tamaño del texto para que abarquen trozos más extensos de texto en una diapositiva, ¡pero no lo hagas! Si el texto es demasiado extenso para entrar en una diapositiva, de todos modos debe dividirse en varias diapositivas.

Y recuerda, que hacer una presentación con un diseño consistente no es precisamente aburrido. Esta presentación de marketing en redes sociales aplica un esquema de colores brillantes, para una variedad de diseños de 3 y 2 columnas, equilibrando la creatividad y la consistencia.

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Conclusión

La audiencia no quiere mirar presentaciones con diapositivas llenas de texto. Las diapositivas con texto pesado solo dañan el interés y la comprensión de la audiencia.

Al resumir nuestro texto y organizar diapositivas con un enfoque visual, podemos ofrecer presentaciones más emocionantes, notables e impactantes.

Prueba con una de nuestras populares plantillas para presentación:

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¿Te gustarían más consejos sobre cómo hacer una presentación? Este artículo podría ayudarte a empezar:

Las +101 Mejores Ideas Para Presentación, Consejos De Diseño Y Ejemplos

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