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Cómo hacer un job aid [+20 plantillas personalizables]

By Bronwyn Kienapple, Sep 20, 2023

como hacer un job aid

Una gran ayuda para el trabajo es inestimable para guiar a los empleados en sus tareas cotidianas.

Pero, ¿cómo se puede hacer una “gran” ayuda para el trabajo? (¿Y qué es -y qué no es- una ayuda para el trabajo?)

Aunque proporcionan un enorme retorno de la inversión (ROI), las ayudas para el trabajo son una herramienta ampliamente infrautilizada e incomprendida.

Las verdaderas ayudas para el trabajo requieren la participación de los directivos, la aportación de los empleados un diseño atractivo y fácil de usar. Sólo entonces formarán parte de un sistema sólido de apoyo al rendimiento que ofrezca resultados.

Como en Venngage somos expertos en diseño, te enseñaremos a producir ayudas para el trabajo potentes y eficaces que enganchen a los empleados y que además tengan un aspecto estupendo, aunque no seas diseñador.

Haz clic para avanzar:

¿Prefieres verlo? Echa un vistazo a este vídeo para ver un resumen, además de plantillas, consejos de diseño y mucho más:

¿Qué son los job aids?

Los job aids o las ayudas para el trabajo son instrucciones sencillas y claras sobre cómo realizar una tarea laboral. Evitan errores en el lugar de trabajo y recuerdan a los empleados cómo realizar una tarea de la forma correcta.

Las ayudas para el trabajo también se conocen como ayudas de trabajo, hojas de trabajo, listas de comprobación, paginadores únicos, hojas de trucos o refrescadores de memoria.

Plantilla de publicación de Twitter de ayuda laboral
Proporcionar definiciones de términos técnicos (como en este ejemplo) puede formar parte de una ayuda para el trabajo.

La mayoría de las veces, las ayudas para el trabajo son documentos impresos. Pero también pueden ser digitales, como un archivo PDF o una imagen guardada en un ordenador, un vídeo o una aplicación para smartphone. A menudo son paginables.

A continuación tienes un ejemplo de ayuda paso a paso:

Instrucción Plantilla de ayuda laboral para el proceso de incorporación de clientes

¿Qué no es una ayuda para el trabajo?

“Ayuda” significa asistencia. Una ayuda de trabajo hace accesible la información para una tarea específica y sirve para recordar a los empleados la forma correcta de completar una tarea.

Esto significa que si el documento se utiliza para enseñar a alguien a hacer algo que no sabía, no es una ayuda para el trabajo y es una forma de formación.

Las ayudas para el trabajo no son formaciónLas ayudas para el trabajo ayudan a la formación y se utilizan cuando surge la necesidad.

Las ayudas para el trabajo no son herramientas. Tu silla de oficina ergonómica no es una herramienta de trabajo.

Las ayudas para el trabajo apoyan el trabajo en el puesto. Simplifican la información y los procesos para ayudar a guiar a los empleados en el momento.

¿Te preguntas cuáles son las diferencias entre ayudas para el trabajo, instrucciones de trabajo y procedimientos normalizados de trabajo? Consulta este post.

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Cómo las ayudas para el trabajo mejoran el rendimiento de los empleados

Los profesionales del aprendizaje y el desarrollo pueden utilizar ayudas en el trabajo para mejorar el rendimiento de los empleados.

No, en serio. Peregrine Performance Group descubrió que la competencia de los empleados aumentó un 50% cuando redujeron un curso de formación de una semana a un día añadieron una ayuda para el trabajo de ocho páginas.

Competencia en ayuda laboral

Las ayudas para el trabajo pueden ayudar a los empleados:

  1. Recordar cómo hacer algo después del entrenamiento
  2. Resuelve un problema complejo en el momento
  3. Prueba nuevos flujos de trabajo o adáptate a otros cambios

Relacionado: Cómo crear un exitoso programa de formación y desarrollo de empleados utilizando elementos visuales

Para hacerlo con eficacia, las ayudas para el trabajo deben ser:

  1. Simple
  2. Altamente relevante para la tarea en cuestión
  3. Bien diseñado, es decir, fácil de usar

Obviamente, una ayuda para el trabajo mal diseñada, confusa, mal redactada o incompleta perjudicará más que ayudará.

Estamos aquí para enseñarte a crear ayudas para el trabajo atractivas y útiles. Empecemos.

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Cómo crear una ayuda de trabajo

Un texto y unos elementos visuales sólidos son fundamentales a la hora de crear una ayuda para el empleo. Dicho esto, sólo son una parte del proceso.

Una ayuda para el trabajo realmente buena debe tener un resultado específico y la aprobación de los directivos. Una vez creada, se prueba y se revisa hasta que sea perfecta.

En esta sección, te enseñaremos a planificar, crear y probar tus ayudas de trabajo. Y como Venngage es una solución de diseño sencilla para las comunicaciones empresariales, te daremos un montón de consejos fáciles y prácticos (¡y plantillas de ayudas de trabajo!) para que tus ayudas de trabajo tengan un aspecto estupendo y funcionen aún mejor.

Cómo crear una plantilla de infografía de pasos de ayuda laboral
Una ayuda de trabajo sobre cómo crear una ayuda de trabajo. No se puede ser más meta que eso.

1. Recopilar información y conseguir apoyo

En primer lugar, piensa para quién vas a crear la ayuda para el puesto. Una ayuda para el trabajo eficaz es la que está hecha específicamente para su público objetivo. ¿La ayuda para el puesto es para ejecutivos de nivel C, para empleados de nivel básico o para un papel intermedio?

Asegúrate de que estás comunicando el mensaje correcto entrevistando a un experto en la materia o incluso a empleados individuales. Investigar al público en Internet es útil, pero respáldalo siempre con entrevistas personales.

Centra tu análisis de necesidades en lo que tu público ya sabe y en lo que necesita aprender de una ayuda para el trabajo. Deja que los empleados te digan lo que quieren aprender. 360Learning tiene una guía estupenda sobre el enfoque ascendente del análisis de necesidades.

Análisis de Necesidades 360Aprendizaje

Fuente

Una vez hayas completado el análisis de necesidades, consigue la aprobación de los directivos. Habla con los directivos sobre cómo presentarás la ayuda para el trabajo a los empleados y quién se asegurará de que la utilicen. Define las expectativas de los empleados: cómo y cuándo deben utilizar la ayuda para el trabajo y cómo recibirán los comentarios.

Asegúrate de que tu estrategia de ayuda en el trabajo está alineada con los directivos que la aplicarán. Conseguir la alineación desde el principio aumenta las posibilidades de que tu ayuda en el trabajo sea realmente eficaz.

2. Elige un formato de ayuda para el trabajo

El formato adecuado para tu ayuda en el trabajo depende en gran medida de la tarea que tengas entre manos. ¿Se trata de un proceso sencillo paso a paso o el trabajador tiene que tomar decisiones sobre la marcha? ¿La ayuda para el trabajo debe tener un formato, por ejemplo, una lista de comprobación o un diagrama de flujo, o una combinación de ambos?

También puedes considerar los medios para tu ayuda en el trabajo: un póster, un vídeo, un audio, una aplicación o un folleto.

En Venngage, nos centramos en infografías y documentos: diagramas paso a paso, listas de comprobación, diagramas de flujo, hojas de trabajo y mucho más. Así que te guiaremos en el proceso de creación de gráficos de ayuda para el trabajo que puedes utilizar en solitario, o añadir a tus carteles, vídeos o aplicaciones.

Aquí he incluido un ejemplo para cada formato de ayuda para el trabajo – para editar la plantilla o leer más información sobre ella, sólo tienes que hacer clic en la plantilla. Para saber cuándo puedes utilizar cada formato de ayuda para el trabajo y cuál es la mejor forma de editarlo – haz clic en el enlace del formato:

Ayudas de trabajo paso a paso

La plantilla de ayuda en el trabajo de 10 pasos que aparece a continuación es un ejemplo excelente de cómo puedes utilizar infografías para visualizar los pasos de una tarea relacionada con el trabajo:

Ayuda laboral con capturas de pantalla

Ayudas de trabajo con organigramas

Este es un ejemplo de ayuda a la venta, en forma de diagrama de flujo:

Diagrama de flujo de ventas

Lista de control de ayudas de trabajo

Para ver más listas de comprobación de trabajo estándar como la siguiente, haz clic en el enlace anterior para saltar a la sección de listas de comprobación de ayuda para el trabajo.

Lista de verificación de capacitación para nuevos empleados

Ayudas para la toma de decisiones

Como su nombre indica, la tabla de decisiones ayuda a comparar información y orienta tus decisiones. Puedes utilizar esta ayuda de trabajo de la tabla de decisiones cuando asesores a tus clientes sobre planes de salud, por ejemplo:

Plantilla infográfica de comparación de planes de asistencia médica

Guía de referencia ayudas de trabajo

La más general de todas, las ayudas de trabajo de guía de referencia ayudan a los empleados a completar una tarea en la que el orden específico de los pasos no es la máxima prioridad:

Plantilla de ayuda laboral sobre accesibilidad a la atención médica

3. Redacta la ayuda de trabajo

Las ayudas para el trabajo son instrucciones, así que utiliza frases cortas que empiecen con un verbo de acción.

Debes indicar al empleado exactamente lo que debe hacer. Sé directo.

Por ejemplo:

  • Introduce la dirección de correo electrónico y la contraseña de tu empresa.
  • Haz clic en “Tiempo libre” en la barra de navegación izquierda.
  • Pulsa “5” cuando se te pida.
  • Limpia tu escritorio caliente con las toallitas desinfectadas que se proporcionan al final de la jornada.
  • Imprime el registro de llamadas anteriores.

Sé coherente con tus verbos de acción. Si escribes “introduce tu nombre de usuario/contraseña/datos” no escribas después “introduce tu nombre de usuario/contraseña/datos”. Es demasiado confuso. Quédate con “introduce”.

4. Pon a prueba tu ayuda para el trabajo en el mundo real

Antes de lanzar tu ayuda al trabajo, prueba un prototipo. Incluye sólo el texto y un diseño sencillo. Entrégaselo a algunas personas que realmente lo utilizarían en el trabajo. Si es posible, observa cómo lo utilizan. Obtén opiniones.

Revisa la ayuda para el trabajo hasta que sea lo más eficaz posible.

Puedes hacer una encuesta para obtener opiniones. Algunos ejemplos de preguntas son

  • ¿Había algún paso poco claro?
  • ¿No estabas seguro de algo?
  • ¿Hubo algún paso fuera de lugar?
  • ¿Eran fáciles de seguir los pasos?
  • ¿Necesitaste más información en algún momento?
  • ¿Hubo demasiada información en algún momento?
  • ¿Quedó algo sin cubrir?

Después, presenta tus conclusiones a tu equipo o a los responsables de la toma de decisiones utilizando una infografía como ésta:

Resultados de la encuesta de empleados

Asegúrate también de obtener la aprobación de los jefes u otras partes interesadas. Su aprobación garantizará que tu ayuda para el trabajo se utilice realmente de la forma prevista.

Trabaja con ellos para determinar el soporte de la ayuda en el trabajo -digital o impreso- y cómo debe distribuirse. Especifica cómo deben utilizarla los empleados: impresa y colocada en una carpeta específica, guardada como imagen en su escritorio, etc.

Esto es un poco meta, pero puedes utilizar una infografía para explicar cómo deben utilizar los trabajadores tu infografía de ayuda en el trabajo. Edita esta plantilla en Venngage y conviértela en “6 consejos para utilizar tu nueva ayuda en el trabajo”. Elimina las secciones que necesites y luego compártela o descárgala.

Plantilla de ayuda laboral sobre accesibilidad a la atención médica

¿Cómo demuestras la eficacia de tu ayuda en el trabajo? Aquí tienes algunos indicadores:

  • Mejoran las puntuaciones de satisfacción del cliente.
  • Las tareas se completan con más precisión.
  • Los directivos reciben menos preguntas repetitivas de los empleados.
  • Los empleados informan en las encuestas de un aumento significativo de sus conocimientos y habilidades.
  • Mide las acciones para determinar los aumentos de productividad.

Relacionado: 12+ Ejemplos de planes de desarrollo de empleados para empresas

Plasma tus resultados en un informe sencillo y fácil de digerir. Utiliza esta plantilla y envíala por correo electrónico o mensajería instantánea, o añádela a una presentación u otro documento existente.

Informe moderno

Sobre todo, no se trata sólo de los númerosTienes que contar una historia: el problema, los objetivos de la ayuda al trabajo, los éxitos y lo que hay que hacer a continuación.

Por eso las infografías son estupendas para informar: combinan datos y narración en un formato atractivo y fácil de entender.

Ahora vamos a ver más de cerca los distintos tipos de formatos de ayuda para el trabajo que puedes utilizar. Para cada formato, también habrá ejemplos de ayuda para el trabajo y plantillas que puedes editar.

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Ayudas de trabajo paso a paso

Las ayudas de trabajo paso a paso visualizan instrucciones e información en una secuencia.

Debes utilizar un formato de ayuda para el trabajo paso a paso si la tarea:

  1. Es lineal sin caminos alternativos.
  2. No requiere toma de decisiones.
  3. Debe hacerse en un orden concreto.

Cómo diseñar con éxito una ayuda de trabajo paso a paso:

  1. Añade sólo los pasos más relevantes para completar la tarea.
  2. Utiliza iconos o ilustraciones como recordatorio visual rápido de cada paso.
  3. Utiliza el mismo estilo de icono/ilustración en toda la ayuda para el trabajo para mantener la coherencia visual.
  4. Utiliza una cabecera o fondo de color diferente para cada paso.
  5. Utiliza verbos al principio de cada subtítulo, por ejemplo: fijar objetivos, crear contenidos.

Plantilla de instrucciones paso a paso

Las infografías paso a paso son estupendas para explicar un proceso de forma sencilla y fácil. Crea primero un esquema de texto. Organiza los pasos, escribe los encabezados y el texto explicativo. Después, ¡ya puedes empezar a diseñar!

¿Te intimida hacer tu propio diseño? Las plantillas ya preparadas, como la que aparece a continuación, eliminan las conjeturas a la hora de crear una ayuda para el trabajo. Elige una plantilla con la estructura que te guste y luego personaliza los colores, las ilustraciones y el texto.

Infografía del proceso de reclutamiento interno

Plantilla de procedimiento paso a paso

Utiliza una introducción (¡breve!) en tu ayuda de trabajo para proporcionar antecedentes o directrices. Esto es especialmente útil en conversaciones o situaciones difíciles.

Por ejemplo, el servicio de atención al cliente puede tener que responder a las opiniones negativas de los clientes, como en la plantilla de ayuda para el trabajo del procedimiento paso a paso que aparece a continuación.

La introducción deja claro que los representantes deben responder en un plazo de 24 horasespecialmente si la reseña es negativa.

Plantilla de ayuda laboral para el proceso de respuesta de atención al cliente

Hemos mencionado que las ayudas para el trabajo ayudan a la formación en el puesto de trabajo, pero puedes utilizar totalmente este ejemplo como plantilla de formación en el puesto de trabajo para tus equipos de atención al cliente.

Las ayudas de trabajo paso a paso suelen seguir un formato de una sola columna, de arriba abajo. Esto crea un flujo de información natural que guía al lector fácilmente de un paso a otro.

La información también debe organizarse en la dirección en que leemos de forma natural, que es de izquierda a derecha en la mayoría de los casos.

Aun así, puedes mezclarlo alternando los pasos numerados a la derecha o a la izquierda, como en el ejemplo siguiente. Las ilustraciones ayudan a guiar el ojo del lector de un paso a otro.

Plantilla infográfica del proceso de reserva en línea

Plantilla paso a paso a dos columnas

A veces, un formato lineal de una columna no funciona para tu ayuda paso a paso.

Utiliza un formato a dos columnas para comparar y contrastar. Utiliza colores contrastados para ayudar a los empleados a asimilar mejor la información. La plantilla de incorporación de nuevos usuarios de abajo utiliza azul y naranja, tanto en la cabecera como en las dos columnas.

Plantilla infográfica de ayuda laboral sobre lo que se debe y no se debe hacer para la incorporación de nuevos usuarios

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Ayudas de trabajo con organigramas

Las ayudas para el trabajo con organigramas ayudan a los empleados a tomar decisiones en el trabajo y a terminar las tareas, con ciertas condiciones.

  1. Requiere varias decisiones de sí o no.
  2. Necesita que las decisiones se tomen en secuencia.
  3. Se completará de diferentes maneras en función de cada decisión.

Cómo diseñar con éxito una ayuda de trabajo paso a paso:

  1. Incluye una breve introducción para contextualizar, pero sólo si es esencial.
  2. Utiliza frases cortas y palabras cortas.
  3. Asegúrate de que haya mucho espacio en blanco.
  4. Contrasta caminos alternativos con colores diferentes.
  5. Utiliza viñetas para condensar las instrucciones dentro de un nodo.

Plantilla de ayuda para la toma de decisiones

Definitivamente, primero hay que planificar los organigramas. Esboza el número de pasos y decide lo complejo que quieres que sea.

Empieza con un lienzo en blanco o elige la plantilla que mejor refleje el proceso que quieres visualizar. Elijas lo que elijas, comienza el flujo en la esquina superior izquierda, ya que es así como suele leer la gente.

Esta plantilla de diagrama de flujo de ayuda en el trabajo (que también puede servir como plantilla de formación en el trabajo) tiene un diseño lineal bastante sencillo:

Plantilla de diagrama de flujo del proceso disciplinario financiero

Haz que el diagrama de flujo sea sencillo Incluye sólo los puntos esenciales para que los empleados puedan seguir el flujo con facilidad. Utiliza colores contrastados para diferenciar los flujos, como la combinación de colores azul y amarillo de arriba.

Plantillas de organigramas de toma de decisiones

Las señales visuales son muy importantes para que los organigramas sean fáciles de seguir. Coloca las etapas paralelas en los mismos niveles. En el ejemplo siguiente, los puntos de la izquierda están alineados con las opciones paralelas de la derecha.

Utiliza diferentes formas y colores para obtener distintas opciones.

“Empieza aquí” está en un rectángulo más pequeño y oscuro para que los trabajadores sepan inmediatamente dónde empezar el flujo.

Las opciones “Sí/No” son círculos oscuros. Las instrucciones son rectángulos verdes y los puntos finales de “Llamada cerrada” son rectángulos naranjas más pequeños. Muy fácil de entender.

Plantilla de diagrama de flujo del proceso de escalamiento verde azulado

Si prefieres que el empleado siga un determinado camino en el diagrama de flujo, ponlo en un color diferente, más brillante. Por ejemplo, el flujo menos preferido podría estar en gris, mientras que el preferido es de un verde brillante.

También puedes sustituir ciertas partes del diagrama de flujo por iconos para añadirle más pistas visuales. Esta plantilla de ayuda de trabajo de diagrama de flujo utiliza iconos para expresar las opciones “Sí/No”:

Diagrama de flujo del proceso de ventas en línea

Si la tarea en cuestión requiere varias entradas de distintos departamentos, puedes crear un diagrama de flujo de líneas de natación. He aquí un ejemplo:

Flujo de proceso de carril

Plantillas de ayuda para el diagrama de flujo de procesos

No todos los organigramas de ayuda al trabajo son organigramas Sí/No o de toma de decisiones. Si necesitas ilustrar un proceso, también puedes utilizar un diagrama de flujo para hacerlo.

Esta breve plantilla de ayuda para el trabajo muestra el proceso de contratación de un médico:

Diagrama de flujo del proceso de contratación de médicos

Para un proceso que contenga más pasos o si necesitas más espacio para detallar los pasos, puedes utilizar esta plantilla de diagrama de flujo de ayuda al trabajo de formación:

Diagrama de flujo del proceso de gestión de datos clínicos

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Lista de control de ayudas de trabajo

Las ayudas de trabajo con listas de comprobación recuerdan a los empleados cómo realizar la tarea correctamente, con determinadas condiciones.

Debes utilizar un formato de lista de comprobación de ayuda para el trabajo si la tarea:

  1. No es necesario completarlo en un orden determinado.
  2. Se refiere a planificar, inspeccionar u observar.
  3. Debe realizarse siempre de la misma manera.

Cómo diseñar con éxito una lista de control de ayuda al trabajo:

  1. Utiliza un verbo o palabra de acción al principio de cada elemento de la lista de control.
  2. Agrupa las distintas fases de un proceso por colores.
  3. O separa las listas de control en tablas diferentes.
  4. Omite las palabras largas o la jerga, a menos que sean relevantes.
  5. (Opcional) Añade una breve introducción, con la información más importante al principio y al final.

Plantillas de listas de control de trabajo

Una lista de comprobación de ayuda en el trabajo puede ser una visión generalizada de un proceso largo o más detallada. El formato y la elección del color ayudarán a mantener las cosas organizadas.

Prueba con un formato de una sola columna para los resúmenes de nivel superior. Puedes añadir fechas u organizar por etapas, como en la plantilla de lista de control de ayuda en el trabajo que aparece a continuación. La codificación por colores ayuda a organizar las etapas visualmente.

Plantilla de lista de verificación del proceso de auditoría operativa de DACS

De hecho, la mayoría de las listas de control de ayuda para el trabajo deberán dividirse en trozos. Y cada sección debe contener sólo los pasos más importantes.

Recuerda que una lista de comprobación no puede hacer el trabajo de un empleado por él. No estás dando instrucciones; estás dando la visión de conjunto.

Haz que cada paso sea breve y sucinto, es decir, fácil de entender de un vistazo. La plantilla de lista de comprobación de trabajo estándar que aparece a continuación se basa en frases cortas y mucho espacio en blanco. Las barras de color definen claramente cada sección. Un fondo blanco y limpio mantiene la atención en las tareas.

Plantilla de lista de verificación de recursos humanos para la incorporación de nuevos empleados

Relacionado14+ Plantillas editables de listas de control de incorporación para empresas en 2021

Si vas a crear una lista de comprobación para un proceso complicado, como la auditoría anual de cumplimiento de RRHH, puede que necesites más de una página. Aquí tienes un ejemplo de lista de comprobación de ayuda al trabajo de varias páginas que puedes editar e imprimir para tu propia auditoría:

Lista de verificación de cumplimiento de recursos humanos PDF

Relacionado:

Plantilla de lista de control de prácticas laborales seguras

Agrupar las tareas es aún más útil en listas de comprobación más detalladas, como en la ayuda para el trabajo de la lista de comprobación de limpieza que aparece a continuación. Los empleados no se sentirán tan abrumados; se sienten capacitados para reaccionar ante una (corta) lista cada vez.

Esto es especialmente clave para las listas de comprobación de prácticas laborales seguras en las que está en juego la salud de los trabajadores. La precisión es especialmente crítica, así que puede que tengas que rechazar nuestra regla de “breve y dulce” y dar instrucciones más detalladas para asegurarte de que los trabajadores no se pierden nada.

Plantilla de lista de verificación de ayuda para el trabajo de limpieza

Especialmente en el caso de las tareas que se realizan a diario, como los procesos de limpieza, querrás recibir comentarios lo antes posible y revisar la lista de comprobación según sea necesario.

Las listas de control del trabajo deben ser documentos vivos, que respiren. 

Pide opiniones y actualiza la lista de inmediato para conseguir una lista de comprobación de trabajo estándar más eficaz que cuente con la aprobación de las personas que realmente la utilizan.

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Ayudas para la toma de decisiones

Las ayudas de trabajo con tablas de decisión ayudan a los empleados a tomar decisiones, con ciertas condiciones.

Debes utilizar un formato de ayuda para el trabajo de tabla de decisiones si la tarea:

  1. Tiene varias variables.
  2. No es necesario completarlo en un orden determinado.
  3. Tiene un número moderado de opciones vinculadas a cada variable.

Cómo diseñar con éxito una ayuda de trabajo de mesa de decisiones:

  1. Limítate sólo a la información esencial. Sólo los hechos, señora.
  2. Utiliza viñetas con palabras y frases cortas.
  3. Añade iconos a cada sección como referencia visual rápida.
  4. Incluye un encabezado en negrita y con letra grande.
  5. Utiliza separadores de filas de distintos colores para separar las secciones.

Tabla de riesgos para la toma de decisiones médicas

El color es clave para resaltar el riesgo en una tabla de decisiones. Un gradiente de verde (poco riesgo) a rojo (alto riesgo) transmite el mensaje.

Los iconos ayudan a apoyar el mensaje. Podrías intercambiar los iconos para simbolizar la categoría o identificar el tipo de riesgo implicado.

Plantilla de tabla de decisiones sobre principios clave de riesgos médicos

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Guía de referencia ayudas de trabajo

Las guías de referencia de ayuda para el trabajo proporcionan la información que los empleados necesitan para terminar una tarea.

Debes utilizar un formato de guía de referencia de ayuda para el trabajo si la tarea:

  1. No es necesario hacerlo en un orden determinado.
  2. Implica datos que un empleado necesita consultar.

Cómo diseñar con éxito una guía de referencia de ayuda al trabajo:

  1. Utiliza iconos o ilustraciones sencillas como viñetas.
  2. Utiliza el mismo estilo de gráficos en todas partes.
  3. Utiliza el espacio en blanco para evitar abrumar al lector con información.
  4. Divide la información en trozos fáciles de digerir.
  5. Utiliza frases cortas y palabras cortas.

Plantilla de guía de referencia rápida

Las infografías brillan realmente como guías de referencia. Son claras, visuales y fáciles de seguir.

He aquí cómo no descarrilar con tu diseño: mantén la coherencia de todos los elementos, ya sean formas o fuentes de encabezado o estilos de icono.

Mantén iguales los tipos de letra del encabezamiento, subencabezamiento y cuerpo. Si utilizas ilustraciones, todas deben tener el mismo estilo y colores. Utiliza las mismas formas: cuadrados para los fondos y círculos para los números, como en el ejemplo siguiente.

Plantilla infográfica de ayuda laboral de guía de referencia para empleados

La ayuda de trabajo anterior es clara y estéticamente agradable porque:

  • Las ilustraciones son todas del mismo estilo, tamaño y colores.
  • Los cuadrados de fondo gris tienen todos la misma forma y están alineados como en una cuadrícula.
  • La combinación de colores, el tamaño y el tipo de letra del texto son coherentes en todo el texto.
  • Hay mucho espacio en blanco en el fondo para evitar que el diseño parezca recargado.
  • El esquema de colores es sencillo, con el verde azulado utilizado como color de acento para resaltar la información importante.

No te preocupes por añadir demasiado “estilo” a tu ayuda para el trabajo. Céntrate en repetir los elementos de diseño y mantenerlos alineados y coherentes. Es la mejor forma de hacer que tu ayuda para el trabajo sea accesible y eficaz.

Infografía de seguridad

De nuevo, la ayuda de trabajo de la guía de referencia anterior está perfectamente alineada, los estilos de los iconos son coherentes y hay mucho espacio en blanco alrededor de cada punto.

¿Te pone nervioso crear una alineación perfecta? Las plantillas Venngage lo hacen por ti. Nuestra función de sustitución de iconos realineará los elementos por ti automáticamente. También hay guías inteligentes que te muestran cómo se alinea cada elemento con los objetos cercanos.

Otro consejo: los iconos ayudan a la comprensión y el compromiso y hacen que tus ayudas para el trabajo sean más accesibles. Los símbolos ayudan a las personas con diferentes estilos de aprendizaje a comprender mejor tu ayuda para el trabajo.

RelacionadoCómo crear diseños accesibles

Guía rápida del software técnico

También sobre el tema de la accesibilidad, asegúrate de que cualquier texto tenga un nivel de lectura de sexto grado. Y mantén los tipos de letra legibles. Mantén el tamaño de letra lo más grande posible, evita las fuentes con “florituras” (fuentes con serifa) y evita los fondos estampados para mantener la legibilidad del texto.

La siguiente guía rápida de usuario del software tiene un fondo gris sencillo y utiliza siempre el mismo tipo de letra sencillo.

Plantilla infográfica de guía rápida del usuario de Tech Software

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Crear una ayuda de trabajo con Venngage

Venngage es una plataforma de diseño sencilla pero potente para hacer infografías y otros elementos visuales para empresas.

Como has visto, tenemos plantillas específicas de ayuda para el trabajo que puedes personalizar en nuestro sencillo editor en línea y luego descargar a tu ordenador. También puedes empezar con un lienzo en blanco.

1. Elige una plantilla de ayuda para el trabajo

Las plantillas ayudan a inspirarse en el diseño. Tú decides si te quedas con el diseño o lo cambias radicalmente.

Elige el diseño que más te guste para tu ayuda de trabajo. No te preocupes por elegir una plantilla con los colores, imágenes, fuentes, etc. adecuados. Todo esto se puede cambiar más tarde.

Puedes buscar “ayuda para el trabajo” en nuestra página de plantillas o cualquier otra cosa como “servicio al cliente”, “plantilla paso a paso”, etc. O consulta las plantillas en esta entrada del blog.

Crear una ayuda de trabajo con Venngage

2. Personaliza tu plantilla de ayuda para el trabajo

Aquí tienes algunas formas rápidas de personalizar una plantilla de ayuda para el trabajo en Venngage:

  1. Haz clic para editar cualquier texto (y estilo de texto).
  2. Cambia el color de fondo o añade un patrón/gradiente.
  3. Añade o elimina secciones. Cambia el tamaño de tu lienzo manualmente o utiliza Magic Resize para los usuarios del plan Business.
  4. Añade los colores de tu marca y aplícalos a cualquier plantilla automáticamente con Mi Kit de Marca para usuarios del plan Empresa.
  5. Sube tu logotipo.
  6. Accede a nuestra biblioteca de miles de iconos e ilustraciones gratuitos.
  7. Añade tablas o gráficos y edita los datos y el estilo fácilmente.
Sustituir un icono en Venngage utilizando nuestro menú de sustitución.
Añadir colores de marca a tu ayuda de trabajo utilizando Mi Kit de Marca.

RelacionadoCómo personalizar tu plantilla infográfica en Venngage

3. Invita a tu equipo a Venngage y colabora en tu ayuda para el trabajo 

Invita a gente a tu equipo Venngage con Venngage para empresas. Editad juntos en tiempo real. Añade comentarios, envía enlaces privados y organiza tus diseños en carpetas.

Colaborar con los miembros del equipo en Venngage en tiempo real.

4. Descarga tu ayuda de trabajo en tu ordenador

Los usuarios gratuitos pueden compartir sus diseños mediante un enlace. Los usuarios de pago pueden descargar diseños en formato PDF, PDF interactivo, PNG, PNG HD o PowerPoint.

Descarga tu diseño Venngage a tu ordenador.

Recurso relacionado: Únete al director general de Venngage, Eugene Woo, en este seminario web gratuito y echa un vistazo a su proceso fácil de seguir para crear infografías memorables, impactantes y fáciles de digerir.

seminario web de clase magistral de infografía

Preguntas frecuentes sobre ayudas para el trabajo

¿Ayuda en el trabajo o Ayuda en el trabajo?

Ayuda en el trabajo es la respuesta correcta.

Tanto “ayuda” como “ayudante” se refieren al concepto de ayudar. Pero “ayudante” sólo puede referirse a una persona, es decir, a un asistente. Esto significa que puedes utilizar “ayudante de trabajo” para describir a alguien que te ayuda con tus tareas, pero no puedes utilizarlo para describir objetos como instrucciones de trabajo -o, ayudas de trabajo.

¿Cuándo no debes utilizar una ayuda para el trabajo?

Hay ciertas situaciones en las que no debes utilizar una ayuda para el trabajo. Entre ellas están

  • Tareas sensibles al tiempo que exigen toda la atención del trabajador. Algunos ejemplos son el manejo de maquinaria o procedimientos delicados (por ejemplo, cirugía médica) en los que el ejecutor de la tarea debe saber exactamente cómo completarla a tiempo y sin distracciones.
  • Sustitución de la formación. Las ayudas para el trabajo pueden ayudar, pero no sustituir a la formación.
  • Tareas que cambian constantemente. Si una tarea cambia demasiadas veces en poco tiempo, crear y editar la ayuda para el trabajo puede convertirse en una tarea pesada. Puedes trabajar primero en perfeccionar el procedimiento antes de condensarlo en una ayuda de trabajo.
  • El uso de ayudas para el trabajo puede reducir la credibilidad del usuario. Si sigues haciendo referencia a las hojas de trucos, puedes parecer incompetente, sobre todo cuando se supone que eres un experto en la materia. Por supuesto, esto no significa que debas fingir que sabes lo que hay que hacer cuando en realidad no lo sabes. Lo que significa es que debes esforzarte por memorizar la tarea y recurrir a las ayudas para el trabajo sólo si es necesario.

¿Cuál es la diferencia entre una ayuda de trabajo y una instrucción de trabajo?

Todas las instrucciones de trabajo son ayudas para el trabajo, pero no todas las ayudas para el trabajo son instrucciones de trabajo.

Mientras que las ayudas para el trabajo ayudan a los empleados a realizar una tarea, las instrucciones de trabajo describen la forma correcta y exacta de realizar esa tarea. Por esta razón, las instrucciones de trabajo suelen aparecer como una guía paso a paso y pueden considerarse una categoría dentro de las ayudas para el trabajo.

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Bronwyn Kienapple es Marketer de Contenido en Venngage. También es un ratón de biblioteca, una viajera del mundo, una chica de gatos y una entusiasta de la comida callejera Mexicana. Agrégala en LinkedIn.