Asegurarse de que todos los miembros de tu equipo saben exactamente cómo realizar las tareas necesarias para su trabajo es más fácil decirlo que hacerlo. Al fin y al cabo, no vivimos en “Matrix”, donde puedes descargar instrucciones directamente a tu cerebro, al menos no todavía. Elegir el negocio adecuado es crucial, y una guía paso a paso puede ser de gran ayuda en este proceso.
Ahí es donde entran en juego las guías paso a paso. Estos materiales de formación y desarrollo pueden proporcionar instrucciones claras sobre cómo realizar una tarea, un proyecto, un flujo de trabajo o cualquier otra cosa.
Utiliza la inspiración y la orientación que aquí te ofrecemos para poner en marcha tu próxima idea, o empieza algo desde cero con Venngage.
Haz clic para avanzar:
- ¿Qué es una guía paso a paso?
- ¿Cómo se prepara una guía?
- ¿Qué debe incluir una guía de “cómo hacerlo”?
- Crear una guía paso a paso
- Herramientas para crear una guía paso a paso
- Implementación y seguimiento de una guía
- Beneficios de utilizar una guía
- Mejores prácticas de tener una guía
¿Qué es una guía paso a paso?
Una guía paso a paso (también llamada guía de instrucciones paso a paso) describe los pasos necesarios para completar una tarea concreta. He aquí un ejemplo sencillo:
Si alguna vez has montado un mueble -digamos, de una tienda que también vende albóndigas- te habrás encontrado con una guía paso a paso. Aunque no todas las guías que crearás para tu equipo son tan detalladas como un conjunto de instrucciones de Ikea, su función es exactamente la misma: garantizar que una tarea se realiza correctamente.
(Por cierto, si lo tuyo son los pasos… Echa un vistazo a las instrucciones del Halcón Milenario de LEGO. Los 104 pasos te muestran cómo montar las más de 7.000 piezas de la famosa nave de Han Solo).
En el lugar de trabajo, puedes utilizar guías paso a paso para formar a nuevos empleados sobre un nuevo programa informático o una actualización de los procedimientos operativos estándar, y son un buen complemento para el paquete de incorporación de un nuevo empleado. Ten en cuenta que, además de proporcionar instrucciones detalladas para las tareas, estas guías prácticas también pueden ayudar a resolver problemas técnicos o explicar los entresijos de la creación de un plan de empresa.
Esta guía paso a paso, por ejemplo, explica a los trabajadores de la hostelería cómo reservan los viajeros sus paquetes de vacaciones. Además de proporcionar detalles que quizá desconozcan sobre el funcionamiento de este proceso, los elementos gráficos y los números grandes guían a los trabajadores por la página a través de cada nuevo paso.
¿Por qué utilizar una guía paso a paso para tu empresa?
Además de garantizar que las cosas se hacen correctamente, desglosar un proceso complejo en las acciones que lo componen indica a tu equipo que es realmente factible. Piensa en montar un puzzle; ves la imagen de la caja y todas las piezas que hay dentro y es fácil sentirse abrumado. Pero yendo paso a paso, al final, la tarea está hecha.
Por ejemplo, echa un vistazo a esta eficaz guía práctica:
Esta ayuda para el trabajo paso a paso ayuda a descomponer una tarea desalentadora -la gestión de las críticas negativas- en algo que cualquier nuevo empleado considerará mucho más manejable. Una plantilla como ésta es perfecta para procesos que tienen muchas partes móviles, dado que lo que haga exactamente la persona dependerá en gran medida de cómo responda el cliente.
Además, documentar los procesos como instrucciones paso a paso también garantiza una transición de conocimientos más fluida entre los miembros del equipo, especialmente para los nuevos empleados. Al seguir creando guías paso a paso para tus empleados, también contribuyes a la base de conocimientos interna de la empresa y ayudas a evitar que los conocimientos se pierdan a medida que los empleados van y vienen. Estas guías también pueden incluir estrategias de prevención para evitar errores y mejorar la seguridad en el entorno de trabajo.
¿Aún no estás convencido de que crear contenidos visuales para la formación sea una buena idea? Tenemos la investigación que podría hacerte cambiar de opinión.
¿Cómo se prepara una guía?
Entender lo que debe incluir tu guía paso a paso y montarla realmente son, por supuesto, dos perspectivas totalmente distintas. La razón principal es que crear una guía paso a paso eficaz implica necesariamente ser muy detallista y granular.
Aquí tienes un sencillo desglose de los pasos que debes dar para crear una guía práctica (es la última vez que nos ponemos tan meta, lo prometo):
- Paso 1: Nombra el proceso o tarea
- Paso 2: Establece las personas o departamentos responsables de llevar a cabo el proceso, y determina quién es responsable en la organización de supervisar y mejorar el proceso, si es necesario.
- Paso 3: Identifica los pasos ideales para completar el proceso o la tarea con éxito. Entrevista a los miembros del equipo si es necesario.
- Paso 4: Documenta los pasos con todos los detalles necesarios. Piensa en tu público objetivo cuando escribas los pasos: asegúrate de utilizar un lenguaje con el que puedan identificarse. Considera también la posibilidad de utilizar elementos visuales, como diagramas de flujo, listas de comprobación y procedimientos normalizados de trabajo, entre otros.
- Paso 5: Determina si alguna vez es apropiado desviarse del proceso, o cuándo, y, en caso afirmativo, describe los escenarios en los que podría ocurrir.
- Paso 6: Pon en práctica el proceso y controla su éxito o fracaso; considera qué medidas pueden tomarse para mejorarlo y ponlas en práctica, revisando de nuevo su éxito.
Incluso en el ejemplo anterior de una amplia guía práctica, digamos, para hacer marketing de afiliación, sigue siendo necesario dar un paso atrás (valga el juego de palabras) para ver las cosas desde una perspectiva holística. El siguiente paso es enumerar mentalmente o en papel esas acciones, lo que te permitirá ver si has pasado por alto algo importante.
Una vez que tengas los pasos enumerados y estén completos (y en el orden correcto), utiliza aquí una plantilla o crea un diseño desde cero, e intenta pensar las cosas desde la perspectiva de alguien que no haya hecho esta tarea antes. ¿Tendrán lo que necesitan para empezar (en el caso de una guía amplia paso a paso) o para completar totalmente una tarea específica (en el caso de una guía práctica con un enfoque limitado)?
Como muestra esta guía paso a paso, es importante que los detalles de cada paso sean lo más breves posible. Si te encuentras escribiendo un libro sobre cada paso, es una buena señal de que probablemente el paso debería dividirse en al menos dos pasos.
Y como con cualquier formación o educación que hagas para tus empleados, intenta obtener su opinión. ¿Les resultó útil la guía paso a paso? ¿Cómo podría mejorarse para utilizarla en el futuro?
Quieres que cualquier material de formación que crees sea útil, así que considera empezar con una plantilla como ésta que reduce el contenido al mínimo. Esto te permitirá proporcionar más orientación durante la formación o cuando los miembros del equipo estén completando tareas por su cuenta.
¿Qué debe incluir una guía de “cómo hacerlo”?
Puede que sea demasiado meta decir esto, pero si quieres crear una guía paso a paso que puedas utilizar como un “cómo hacerlo”, puede que te ayude tener una guía paso a paso. Vaya, ahora me siento como en “Inception”. De todos modos, esto es lo que debe incluir una guía “cómo hacerlo” o una guía paso a paso:
- Nombre de la tarea o trabajo. Puede ser algo específico (cómo descargar una aplicación) o puede ser bastante amplio (cómo hacer marketing de afiliación).
- Número de pasos
- Explicación de lo que ocurre en cada paso
Más allá de esos tres elementos básicos, el cielo es el límite en cuanto a lo que puedes incluir en tu guía práctica o paso a paso, y hay formas prácticamente infinitas de dar vida a tus temas con Venngage para empresas.
Por ejemplo, esta plantilla de guía paso a paso utiliza capturas de pantalla para ilustrar lo que el usuario debe hacer en distintos momentos:
Esto puede ser extremadamente útil para la documentación de procesos técnicos, como cuando estás integrando una nueva tecnología o software. Permitir que la gente no sólo visualice los pasos por sí misma, sino que comprenda cómo deben ser las cosas en cada paso, puede ayudar a garantizar que todos los pasos se siguen al pie de la letra.
Otra decisión importante que debes tomar es si tu guía necesitará ser impresa y, en caso afirmativo, cómo cobrará vida. Plantéate estas preguntas:
- ¿Lo imprimirás en las impresoras de tu oficina, o lo enviarás a una imprenta? Si vas a imprimirlo internamente, es una buena idea utilizar un diseño con tonos grises, ya que así ahorrarás tinta, y debes pensar en el papel del que dispones.
- ¿Puedes imprimir en gran formato o tiene que ser tamaño carta o A4?
Utiliza esta plantilla de ayuda paso a paso para empezar con una sencilla guía de procesos en cinco pasos que puedes imprimir en una impresora de oficina estándar. Sólo tienes que actualizar los iconos y el texto y estarás listo.
Utiliza esta plantilla de ayuda para el trabajo paso a paso para ponerte manos a la obra con una sencilla guía del proceso en cinco pasos que puedes imprimir en una impresora de oficina estándar. Sólo tienes que actualizar los iconos y el texto y estarás listo para empezar.
Esta infografía del proceso es un punto de partida ideal para tu guía paso a paso, sobre todo si necesitas imprimirla en una impresora de consumo estándar, especialmente porque la mayor parte está en tonos grises, lo que podría ayudarte a ahorrar tinta. Pero aunque está en un formato estándar imprimible, hay espacio de sobra para explicar detalladamente cada uno de tus pasos.
Características y elementos clave de las guías paso a paso eficaces
Para que una guía paso a paso sea realmente eficaz, debe contar con ciertas características y elementos clave que aseguren su utilidad y claridad. Aquí te presentamos algunos de los más importantes:
- Claridad y concisión: Una guía debe ser clara y directa en su contenido. Evita la ambigüedad y la confusión utilizando un lenguaje sencillo y preciso. Cada paso debe ser fácil de entender y seguir.
- Estructura lógica: La estructura de la guía debe ser lógica y fácil de seguir. Organiza los pasos de manera secuencial y numéralos para que los usuarios puedan seguir el proceso sin perderse.
- Información relevante: Proporciona solo la información necesaria para completar la tarea. Evita incluir detalles innecesarios que puedan distraer o confundir al usuario.
- Imágenes y diagramas: La inclusión de elementos visuales como imágenes y diagramas puede hacer que la guía sea más comprensible. Estos recursos ayudan a ilustrar los pasos y proporcionan una referencia visual que facilita la comprensión.
- Actualización regular: Es crucial mantener la guía actualizada. Los procesos y procedimientos pueden cambiar con el tiempo, por lo que es importante revisar y actualizar la guía regularmente para asegurarse de que sigue siendo relevante y precisa.
Crear una guía paso a paso
Lo más probable es que necesites guías paso a paso para varias tareas o procesos de tu empresa, por eso siempre recomiendo hacer plantillas de tu trabajo.
Si estás creando guías prácticas directamente en Venngage, sólo tienes que elegir una plantilla, editarla y elegir “Hacer una copia” o “Guardar como plantilla”:
Si eres un usuario de Empresa, también puedes compartir tu plantilla de guía paso a paso con los miembros de tu equipo y colaborar con ellos en tiempo real:
Pero si no estás creando guías prácticas en Venngage, aquí tienes algunas formas de crear plantillas de guías para utilizarlas en el futuro.
Una vez que hayas completado una guía que tenga éxito y que tus empleados consideren útil, vuelve a ella y sustituye el contenido real por texto de reserva (aquí tienes un buen generador de lorem ipsum) para no tener que preocuparte de que el contenido obsoleto o inapropiado se cuele en futuras guías.
Utilizando esta infografía paso a paso, por ejemplo, sustituye los encabezados, los iconos y el texto para que puedas añadir rápidamente los pasos de cualquier nuevo proceso y reducir el tiempo necesario para crear tu nueva guía paso a paso.
Depende de ti, por supuesto, pero yo suelo dejar las imágenes antiguas como recordatorio de dónde tenía material gráfico anteriormente. Esto es útil en caso de que quiera que mi nueva guía se parezca a la antigua, e incluso si no es así, es bueno recordar lo que he hecho anteriormente.
Así que, si yo convirtiera esta infografía del proceso paso a paso en una plantilla de guía, sustituiría el texto por texto lorem ipsum de marcador de posición, pero dejaría las imágenes de las personas en su sitio para recordar lo que funcionó (o no) la última vez. Saber lo que funcionó o no es especialmente importante en un contexto de aprendizaje y desarrollo, así que asegúrate de pedir a tu equipo su opinión.
Herramientas para crear guías paso a paso
Crear guías paso a paso puede ser una tarea sencilla si cuentas con las herramientas adecuadas. Aquí te presentamos algunas de las más populares y efectivas:
- Venngage: Esta plataforma de creación de contenido visual es ideal para diseñar guías paso a paso. Ofrece una amplia variedad de plantillas y herramientas que facilitan la creación de documentos visualmente atractivos y fáciles de seguir.
- Microsoft Word: Un clásico procesador de texto que permite crear guías con texto e imágenes. Su interfaz familiar y sus funciones de edición hacen que sea una opción accesible para muchos usuarios.
- Google Docs: Esta herramienta en línea permite la colaboración en tiempo real, lo que es perfecto para equipos que necesitan trabajar juntos en la creación de guías. Además, es fácil de usar y accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
- Adobe InDesign: Si buscas un diseño más profesional, Adobe InDesign es una excelente opción. Este software de diseño gráfico permite crear guías paso a paso con un acabado profesional, ideal para documentos que requieren un alto nivel de detalle y estética.
Implementación y seguimiento de la guía
Una vez que la guía paso a paso está redactada y estructurada, el siguiente paso es su implementación efectiva en el entorno de trabajo. Es crucial compartir el documento con todos los miembros del equipo y asegurarse de que entiendan su contenido y propósito. Puedes organizar una sesión de presentación donde se explique detalladamente cada sección de la guía y se resuelvan dudas que puedan surgir.
Es recomendable fomentar una cultura de feedback donde los empleados se sientan cómodos sugiriendo mejoras y ajustes en el documento, ya que su experiencia práctica puede aportar información valiosa.
Cómo seguir y evaluar el progreso de la guía
El seguimiento y evaluación del progreso son esenciales para asegurar la efectividad de la guía y alcanzar los objetivos. Se recomienda definir indicadores clave de rendimiento (KPI) alineados con los objetivos, realizar un seguimiento regular y organizar reuniones periódicas para discutir el progreso.
Es crucial retroalimentar y ajustar el contenido de la guía según las observaciones recogidas, garantizando así su relevancia y eficacia. Esta metodología no solo mejora la implementación de la guía, sino que también fomenta una cultura de mejora continua en el equipo.
Beneficios de la documentación con guías paso a paso
La documentación con guías paso a paso ofrece numerosos beneficios tanto para las empresas como para los equipos de trabajo. Aquí te presentamos algunos de los más destacados:
- Mejora la eficiencia: Las guías paso a paso ayudan a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar tareas y procesos. Al proporcionar instrucciones claras y detalladas, los empleados pueden realizar sus tareas de manera más rápida y eficiente.
- Reduce errores: Una documentación clara y concisa puede ayudar a minimizar errores y mejorar la precisión en la ejecución de tareas. Al seguir una guía bien estructurada, los empleados tienen menos probabilidades de cometer errores.
- Mejora la comunicación: Las guías paso a paso facilitan la comunicación entre los miembros del equipo y con los clientes. Al tener un documento de referencia claro, todos pueden estar en la misma página y entender los procesos de la misma manera.
- Facilita la capacitación: Las guías paso a paso son herramientas valiosas para la capacitación de nuevos empleados. Proporcionan una referencia clara y detallada que los nuevos miembros del equipo pueden seguir para aprender rápidamente los procesos y procedimientos de la empresa.
- Mejora la documentación: La creación de guías paso a paso contribuye a una mejor documentación de los procesos y procedimientos de la empresa. Esto no solo facilita la formación y la comunicación, sino que también ayuda a mantener un registro claro y organizado de cómo se deben realizar las tareas.
En resumen, las guías paso a paso son una herramienta esencial para cualquier empresa que busque mejorar la eficiencia, reducir errores y facilitar la capacitación y la comunicación dentro del equipo.
Consejos y mejores prácticas para crear una guía paso a paso
Al crear una guía paso a paso, seguir ciertas mejores prácticas puede mejorar notablemente su efectividad y utilidad. En primer lugar, utiliza un lenguaje claro y directo que sea accesible para todos los miembros del equipo, evitando la jerga técnica innecesaria. Al describir cada paso, emplea verbos activos y estructuras concisas para facilitar la comprensión.
Además, incorpora elementos visuales, como capturas de pantalla o diagramas, que complementen el texto y ofrezcan una referencia visual. Esto resulta especialmente útil en procesos complejos, ya que ayuda a los usuarios a seguir las instrucciones con mayor facilidad.
Otra práctica recomendable es descomponer las tareas en pasos más pequeños cuando sea necesario. Esto no solo hace que el proceso sea más manejable, sino que también permite a los usuarios sentirse más seguros al completar cada fase.
Por último, recuerda revisar y actualizar la guía con regularidad para reflejar cambios en los procesos o lecciones aprendidas, asegurando así que siga siendo una herramienta relevante y efectiva para todos.
En resumen: Tu empresa sólo puede tener éxito si los miembros de tu equipo están bien formados; desglosa para ellos los conceptos complejos con guías paso a paso.
Las guías paso a paso son increíblemente útiles, tanto si estás creando un paquete de incorporación como si estás describiendo un nuevo proceso o dándole vueltas a un proyecto importante. La buena noticia es que son superfáciles de crear con Venngage. ¡Probarlo es gratis!