7 herramientas de gestión del cambio para simplificar procesos y manejar el cambio de forma efectiva

By Monica Alarcon, Jun 20, 2021

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Incluso a los gerentes de cambio de mayor experiencia puede costarles hacerle seguimiento de cada detalle. Un proceso de gestión del cambio exitoso requiere de un liderazgo continuo, entrenamiento efectivo y materiales de apoyo, planificación exhaustiva de las tareas y recursos, y finalmente, de herramientas de gestión del cambio para la colaboración y la comunicación.

Como dice el refrán, un trabajador es tan bueno como sus herramientas. Usar los recursos equivocados puede conducir al caos y la confusión. Por otro lado, usar las herramientas correctas puede guiarte a ti y a tu organización hacia el éxito. Cuando estás liderando un cambio organizacional, invertir en las mejores herramientas de gestión del cambio organizacional hace la diferencia.

¿Qué clase de herramientas de gestión del cambio necesitas?

Aunque las necesidades de las compañías individuales pueden diferir, hay algunas herramientas de control de cambio comunes que necesitarás para dirigir tu iniciativa de cambio; y que hacen parte importante de cualquier kit de herramientas de gestión del cambio. Para liderar efectivamente, deberás tener un software que te ayude a:

  • Crear guías y manuales
  • Informar sobre tu proyecto
  • Planificar y monitorear tu proyecto
  • Ofrecer capacitación y soporte
  • Compartir y colaborar en documentos

Hay una gran variedad de opciones de software para gestión del cambio; por lo que podría ser difícil saber cuál herramienta elegir. De hecho, algunas organizaciones saltan de un software a otro durante su proceso de gestión de cambios, complicando aún más su plan y afectando sus posibilidades de éxito.

Cómo elegir las herramientas de gestión del cambio correctas

Cuando evalúes tus herramientas de gestión de cambios, debes considerar con cuidado a cada producto potencial para evitar tomar una decisión equivocada. Deberías preguntarte:

  • ¿Qué necesitas que haga este producto?
  • ¿Cuáles son los beneficios que tiene cada producto?
  • ¿Vale la pena invertir en el producto?
  • ¿Esta herramienta puede hacer lo que necesito?
  • ¿Qué necesitaré comprar para poder hacer lo que esta herramienta no puede?
  • ¿Este producto puede crecer con mi organización?
  • ¿Qué ofrece esta empresa como soporte?
  • ¿Qué plataformas puedo usar con esta herramienta?

A continuación tienes una lista de herramientas de gestión del cambio diseñadas para que tu iniciativa de cambio tenga éxito:

Cada uno de estos productos puede escalarse para cubrir las necesidades de tanto individuos como empresas, incluyendo desde planes gratis hasta soluciones de nivel empresarial. Sigue avanzando para ver el desglose completo de cada una de estas herramientas.

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Lista de herramientas de gestión del cambio (haz clic para ir a cada sección):

 

Venngage

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Mejor paraVisualizar procesos de gestión de cambios

Qué es: Venngage es una solución de diseño para que puedas crear infografías profesionales. Bien sea que necesites hacer manuales, procesos, líneas de tiempo o planes de gestión del cambio, Venngage tiene plantillas para ayudarte a crear gráficos de gran calidad muy fácilmente.

Beneficios clave: Venngage es perfecto para todas tus necesidades de comunicación de gestión de cambios, ya que te ofrece los siguientes beneficios:

  • No es necesario tener experiencia en diseño
  • Kit de marca para usuarios del Plan Empresas
  • Miles de plantillas personalizables
  • Fácil interfaz con funciones de arrastrar y soltar
  • Puedes publicar diseños en la página de la comunidad de Venngage
  • Comparte sin problemas usando un enlace público

Precios: Venngage ofrece un plan gratis para los usuarios con libre acceso a más de 1.400 hermosas plantillas y 3 millones de fotos de stock.

Si quieres crear más infografías y disponer de mayor almacenamiento de tamaño para tus gráficos, puedes cambiarte al plan Premium, por un costo de 19 USD/mes o 16 USD/mes si tomas una suscripción anual. Para los negocios, Venngage ofrece un plan de negocios extenso por 49 USD/mes o por 39 USD/mes si tomas una suscripción anual.


 

Viima

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Mejor para: Desarrollar estrategias de cambio en pequeñas y medianas empresas.

Qué es: Viima es una plataforma en línea de bajo costo para la gestión de la innovación y la colaboración. Con Viima, puedes fomentar un espíritu de innovación y creatividad al mostrarle a tus empleados cada paso del proceso de gestión del cambio — desde la formación de la idea hasta su culminación. Cuando todos se comunican y se sienten cómodos compartiendo sus ideas, el cambio no es complicado.

Beneficios clave:

  • Facilita la innovación y colaboración
  • Herramientas de visualización poderosas
  • Motor de evaluación flexible
  • Paneles para mostrar el estado del esfuerzo del cambio
  • Análisis de comentarios de compradores y clientes

Precios:

Puedes registrarte con una cuenta básica gratis para disfrutar de las funciones básicas de Viima con una cantidad ilimitada de usuarios y un panel. Por 5 USD usuario/mes, puedes tener una cantidad de Paneles ilimitados con las funciones de la versión Premium. ¿Quieres tableros ilimitados, usuarios ilimitados y las funciones de la versión Premium? Entonces querrás tener una cuenta ilimitada por 1,799 USD/mes.

 

Wrike

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Mejor para: Planificación y monitoreo de proyectos.

Qué es: Wrike es una poderosa herramienta de gestión del cambio que desglosa, almacena y mejora la colaboración, ofreciendo una visibilidad 360° del proceso de gestión de cambios. Esta herramienta es útil para que puedas planificar estrategias de gestión del cambio, establecer líneas de tiempo y presupuestos, monitorear el  progreso hacia los objetivos y compartir los logros que vas teniendo en el camino.

Beneficios clave: Ayudarte a organizar y monitorear proyectos en tu organización. Las versiones pagas de Wrike ofrecen:

  • Plantillas de flujo de trabajo pre-diseñadas y orientadas a objetivos
  • Tableros Kanban para equipos ágiles
  • Diagramas de Gantt para ilustrar líneas de tiempo y dependencias
  • Calendario de equipos
  • Monitoreo de tiempo
  • Tableros personalizables
  • Integraciones con más de 400 otras herramientas

Precios: Wrike ofrece planes gratis para monitorear las tareas simples, o puedes registrarte en uno de sus planes pagos. Su plan Profesional tiene un costo de 9.80 USD por usuario/mes y su plan Empresas tiene un costo de 24.80 USD por usuario/mes. También ofrecen planes especializados para cubrir las necesidades de organizaciones individuales.

 

Whatfix

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Mejor para: Ofrecer capacitación continua a empleados y obtener nuevos ingresos.

Qué es: Whatfix es una plataforma de adopción digital interactiva diseñada para ayudar a las organizaciones a cambiar a un software nuevo. Con esta herramienta, los gerentes de cambio pueden crear muy fácilmente la incorporación y la capacitación de los empleados para guiarlos en el uso de la nueva tecnología.

Beneficios clave: Whatfix es una poderosa aplicación de gestión del cambio con las siguientes ventajas:

  • Whatfix se integra con importantes Sistemas de Manejo de Aprendizaje (también conocidas como LMS, por sus siglas en inglés) compatibles con SCORM
  • Las guías pueden ser insertadas en múltiples formato
  • Soporte 24/7
  • Analíticas para monitorear el progreso de la implementación del cambio
  • Fácil para principiantes
  • No se requiere codificar

Precios: Para obtener un presupuesto personalizado debes comunicarte directamente con Whatfix.

 

Gensuite

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Mejor para: Gestionar cambios regulatorios y monitorear el cumplimiento

Qué es: Gensuite es un software de gestión de cambios que va mucho más allá de la gestión de tareas y de recursos. Este producto es ideal para gestionar los cambios regulatorios y monitorear el cumplimiento de los estándares profesionales y de seguridad, al igual que identificar y documentar los riesgos potenciales.

Beneficios clave: Gensuite es una excelente herramienta de control de cambios, que reúne los siguientes beneficios clave:

  • Plataforma auto configurable para analizar riesgos
  • Capacidad para elaborar un proceso de solicitud de cambio estandarizado
  • Integración opcional con estándares, como la gestión de la seguridad de procesos de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA, por sus siglas en inglés) o con las revisiones de seguridad previas al lanzamiento (PSSR, por sus siglas en inglés)
  • Procedimiento de bloqueo etiquetado y monitoreo de equipos
  • Fichas de Datos de Seguridad Integrada (SDS)

Precios: Para obtener un presupuesto, debes comunicarte directamente con Gensuite.

 

Remedy Change Management 9

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Mejor para: Colaborar y compartir documentos

Qué es: Remedy Change Management 9 es una poderosa herramienta de control de cambios para ayudar a la gestión de cambios de las organizaciones de servicios de TI, por medio de los KPIs y funciones de informes basados en datos. Con esta herramienta, puedes automatizar y monitorear las solicitudes y  aprobaciones, haciendo que sea más fácil revisar el estatus a simple vista.

Beneficios clave: Remedy Change Management 9 facilita el cambio al ofrecer:

  • Capacidad para aprobaciones cerradas multi nivel
  • Análisis de datos para mejorar la visibilidad de las personas, procesos y productos
  • Monitoreo del cumplimiento para asegurar que la organización cumpla con los estándares y regulaciones de la industria
  • Monitoreo continuo de las solicitudes
  • Roles de usuario personalizables
  • Integración profunda con otros productos BMC
  • Aplicación de autoservicio

Precio: Para obtener un presupuesto, debes comunicarte directamente con BMC Software.

 

Freshservice

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Mejor para: Colaborar y compartir documentos.

Qué es: Freshservice es un producto muy completo usado por las organizaciones y empresas para dirigir y gestionar el cambio. Permite monitorear muchos elementos esenciales de la estrategia de gestión del cambio, desde el inventario hasta los flujos de trabajo. Se puede acceder fácilmente por medio de computadoras de escritorio o dispositivos móviles. Freshservice brinda a los líderes del cambio toda la información crítica que necesitan a simple vista, y dondequiera que estén.

Beneficios clave: Freshservice brinda una solución personalizable ideal para organizaciones de TI y las que no son de TI. La aplicación gestiona los recursos de gestión de cambios con:

  • Monitoreo de recursos e inventario
  • Gestión de proyectos desde la planificación hasta la iteración
  • Monitoreo de tareas de multinivel
  • Automatización de tareas claves, como: emails, respuestas y acciones de edición condicional
  • Gestión de incidentes
  • Automatización del flujo de trabajo
  • Disponible en computadoras de escritorio, tabletas y dispositivos móviles

Precio: Para obtener un presupuesto, debes comunicarte directamente con BMC Software.

 

En resumen: Debes invertir en las herramientas de gestión del cambio correctas para poder tener éxito

El cambio es algo difícil y el cambio organizacional es aún más difícil. Debes gestionar a tanto personas, procesos y flujos de trabajo; con un ojo puesto en el presupuesto, las líneas de tiempo y los entregables.

Con las aplicaciones para gestión del cambio correctas, puedes crear presentaciones y guías de alto impacto, automatizar los procesos repetitivos, monitorear el inventario y los KPIs, analizar el rendimiento y el riesgo, e incluso hacer amigos e influenciar a las personas.

La comunicación efectiva es crucial durante el cambio, así que elegir la herramienta correcta para tu trabajo puede ahorrarte un sinfín de dolores de cabeza y ayudarte a crear una transición continua. Venngage para Ejecutivos es ideal para crear gráficos efectivos y comunicar todo lo que deben saber tus accionistas, desde los procedimientos hasta las pautas y planes de comunicación.

¿No tienes experiencia en diseño? No te preocupes. Las plantillas sencillas de Venngage te permiten arrastrar y soltar tus propios gráficos y contenido para que crear un gráfico con calidad profesional.