Los sistemas y operaciones cotidianas de una organización tienen muchas partes móviles: cada una de ellas es tan crucial para el éxito de un negocio o proyecto como la siguiente. Sin las herramientas y técnicas adecuadas, puede ser difícil realizar un seguimiento de todos los detalles importantes que conllevan estos complejos esquemas. Aquí es donde entra en juego el diagrama de flujo de datos o DFD.
Preparamos un curso intensivo para ayudarte a dominar esta poderosa herramienta de gestión y aplicarla a tus propios planes y estrategias. Desde los diferentes tipos de diagramas hasta sus diseños, símbolos y funciones. Esta breve guía te guiará para que puedas crear tus propios diagramas en un abrir y cerrar de ojos.
Puedes crear tu propio DFDs con el Creador de Diagramas de Venngage aunque no tengas experiencia en diseño. Nuestras plantillas personalizables están hechas por expertos y diseñadas para principiantes que no son profesionales en el diseño gráfico.
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- ¿Qué es un diagrama de flujo de datos (DFD)?
- What’s in a data flow diagram (DFD)?
- ¿Qué hay en un diagrama de flujo de datos (DFD)?
- ¿Para qué sirven los diagramas de flujo de datos (DFD)?
- ¿Cómo crear diagramas de flujos de datos?
- 3 ejemplos de diagrama de flujo de datos (DFD)
- ¿Por qué un diagrama de flujo de datos es esencial en los procesos empresariales?
- Preguntas frecuentes sobre los diagramas de flujo de datos
¿Qué es un diagrama de flujo de datos (DFD)?
Un diagrama de flujo de datos es una herramienta de visualización que se utiliza para ilustrar el flujo de procesos en una empresa o en un proyecto específico dentro de esta. Destaca el movimiento de la información, así como la secuencia de pasos o eventos necesarios para completar una tarea de trabajo.
Los DFD pueden variar en diseño y complejidad, de acuerdo al proceso que representen. Pueden ir desde un simple esquema de un sistema general o un esbozo más granular de un procedimiento de varios niveles, como el siguiente ejemplo.
Al diseccionar visualmente estos conceptos, que de otro modo serían abstractos, los DFD permiten a los equipos y a los directivos comprender mejor el funcionamiento de un sistema, así como identificar y solucionar posibles problemas para mejorar su eficacia.
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¿Qué hay en un diagrama de flujo de datos (DFD)?
Un diagrama de flujo de datos suele organizarse de forma jerárquica, mostrando todo el sistema en un nivel, seguido de los principales subsistemas en el siguiente. Por último, se muestran los detalles de cada subsistema primario, y los componentes se identifican en último lugar.
He aquí un ejemplo que detalla el flujo de datos de los clientes a través de las diferentes capas de una transacción comercial.
A cada uno de los elementos del diagrama se le asigna una forma o símbolo específico para destacar su papel en el proceso. Más adelante hablaremos de esos símbolos.
Proceso del diagrama de flujo de datos
El proceso del diagrama de flujo de datos consta de cuatro componentes principales:
- Entidades externas – Organismos o sistemas externos que alimentan o reciben la información que se transmite dentro del proceso diagramado.
- Procesos – Una serie de pasos que conforman un procedimiento que transforma las entradas o la información (por ejemplo, mediante cálculos, lógica o cambiando su dirección) a medida que fluye por el sistema.
- Almacenamiento de datos – Un receptáculo de información que se utilizará o procesará en un momento posterior (es decir, una base de datos). Las entradas de datos o los datos entrantes fluyen a través de un proceso y luego a través del almacenamiento de datos. Por otro lado, las salidas de datos o los datos salientes fluyen desde el almacenamiento de datos a través de un proceso.
- Flujo de datos – El curso que siguen las entradas de datos o información a través de un sistema hasta que se produce la salida.
Símbolos y funciones del diagrama de flujo de datos
Un diagrama de flujo de datos utiliza símbolos estandarizados para representar los diferentes componentes y funciones que conforman un sistema o proceso.
Hay cuatro convenciones comunes de símbolos en la diagramación del flujo de datos.
- Yourdon y DeMarco:
- Los círculos representan procesos
- Los cuadrados o rectángulos denotan las entidades externas
- Las líneas horizontales paralelas simbolizan el almacenamiento de datos
- Las flechas indican el flujo de datos
- Gane y Sarson:
- Los rombos representan procesos
- Los cuadrados o rectángulos denotan las entidades externas
- Los rectángulos abiertos simbolizan el almacenamiento de datos
- Las flechas indican el flujo de datos
- Método de análisis y diseño de sistemas estructurados (SSADM):
- Los cuadrados o rectángulos representan procesos
- Los óvalos denotan entidades externas
- Los rectángulos abiertos simbolizan el almacenamiento de datos
- Las flechas indican el flujo de datos
- Unificado:
- Los cuadrados marcados con “Proceso” representan procesos
- Las figuritas de palo (humanos) denotan entidades externas
- Los rectángulos con la etiqueta “Entidad” simbolizan el almacenamiento
- Las flechas indican el flujo de datos
Puedes elegir cualquiera de estas convenciones para tus DFD, pero ten en cuenta ser claro/a y coherente con las formas que utilices. Incluso, si necesitas incluir más detalles sobre cada proceso, puedes utilizar gráficos de burbujas para desglosarlos.
Diseño del diagrama de flujo de datos
Ahora que conoces los componentes y símbolos clave utilizados en los diagramas de flujo de datos, es momento de ver cómo organizar estos elementos en un diseño cohesivo.
Como los DFD representan un proceso cronológico, sus partes suelen organizarse de arriba a abajo, de izquierda a derecha. Aquí tienes un rápido esquema para que te hagas una idea más clara del orden de los elementos de un DFD:
Entidad externa → Entrada de datos → Proceso → Salida de datos → Almacenamiento de datos → Entidad externa
Esto ilustra cómo una entidad externa alimenta los datos o la información que pasa por un proceso que los transforma en salida. A menos que se utilice inmediatamente, la salida puede pasar por el almacenamiento de datos, donde se guarda hasta que se necesite.
Un ejemplo de la vida real sería el sistema de reservas de los clientes de un establecimiento de comida, como el ejemplo siguiente.
El cliente (entidad externa) introduce su solicitud de reserva en el sistema (entrada de datos), que a continuación ejecuta un proceso para encontrar al cliente una mesa en su horario preferido (salida de datos).
El sistema puede programarse para conservar la información del cliente en una base de datos (almacenamiento de datos) para facilitar el acceso la próxima vez que el mismo cliente reserve una mesa en el establecimiento. Mientras tanto, el cliente (entidad externa) recibe los detalles de su reserva actual (salida de datos).
Algunos procesos también pueden representarse en valores o porcentajes para mostrar la cantidad de un producto o servicio que puede entregarse en un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, el sistema de reservas puede mostrar el volumen de huéspedes esperado en una fecha determinada para que el anfitrión pueda hacer recomendaciones informadas al huésped.
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¿Cuáles son los tipos de diagramas de flujo de datos (DFD)?
Existen dos tipos de diagramas de flujo de datos: el diagrama de flujo de datos lógico (LFD) y el diagrama de flujo de datos físico (PFD).
Diagrama de flujo de datos lógicos
Un DFD lógico muestra el flujo conceptual de la información a través de un proceso, centrándose en el tipo de datos necesarios, su origen, el destino y la transformación deseada del proceso. He aquí un ejemplo.
Este tipo de DFD suele utilizarse en las primeras fases del diseño de sistemas o procesos, cuando se determinan los requisitos. En el mundo del diseño de sistemas de información, es cuando los desarrolladores realizan un análisis estructurado de los sistemas.
Diagrama de flujo de datos físicos
Por otro lado, un DFD físico visualiza cómo se ejecutará el plan del sistema, incluyendo las herramientas específicas, el hardware o los actores necesarios para hacerlo funcionar. Como en este ejemplo.
En el diseño de sistemas de información, los DFD físicos muestran cómo funciona un sistema una vez que se han finalizado sus requisitos y se ha pasado a la producción total.
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¿Para qué sirven los diagramas de flujo de datos (DFD)?
Los diagramas de flujo de datos pueden utilizarse para documentar y analizar procesos y sistemas tanto en entornos virtuales como reales. En la ingeniería de software, donde los DFD se dieron a conocer por primera vez, pueden proporcionar una orientación técnica exhaustiva antes de codificar programas o aplicaciones digitales.
Mientras tanto, en la gestión empresarial y de proyectos, pueden ayudar a los directivos y a sus equipos a dominar los procesos internos o externos de los que depende el éxito de los proyectos o la satisfacción de los clientes.
En ambos casos, los DFD pueden señalar posibles problemas o cuellos de botella al desglosar procedimientos complejos y descubrir hasta el último detalle que los compone. De este modo, los DFD garantizan la eficacia de un plan o estrategia.
Aquí puedes ver algunos ejemplos empleados con fines específicos:
Application data flow diagrams
Estos DFD muestran el flujo de información a través de los marcos de una aplicación. Visualizan cómo se mueve un usuario a través de una aplicación, como un sistema de punto de venta o un portal de e-commerce, basándose en los datos que introduce y el proceso por el que pasan estos datos hasta que llega el momento de la salida.
Este diagrama puede utilizarse cuando se determinan los requisitos de la aplicación durante su diseño.
El ejemplo de DFD que se muestra a continuación detalla el proceso que podría seguir un comprador al realizar sus compras a través de la aplicación móvil de un supermercado.
Estos DFD ilustran cómo se trabaja con las entradas para producir una salida. Para representar esta transformación, los elementos de un DFD del sistema se conectan para mostrar lo que ocurre con los datos y a dónde van cuando se realiza una acción específica sobre ellos.
Por ejemplo, este DFD del sistema para el programa de control de crucero de un automóvil muestra cómo responde el programa cuando un usuario decide (acción) ir rápido o lento.
Diagramas de flujo del proceso de la base de datos
Estos DFD trazan el flujo de información desde el almacenamiento de datos a través de un proceso hacia un punto final, como un usuario o un cliente, como en el ejemplo siguiente.
Este tipo de diagrama no ilustra controles o decisiones externas. Como tal, se suele utilizar cuando se han limado los requisitos de la aplicación o el sistema, se determinan y abordan los cuellos de botella de rendimiento o se combinan las interfaces y la lógica del sistema en un solo proceso.
Diagramas de flujo de la interfaz de usuario
Los diagramas de flujo de la interfaz de usuario ilustran cómo los usuarios navegan por un sistema o el proceso real que sigue un usuario para completar una tarea. Mira este ejemplo.
Este tipo de DFD es especialmente útil durante las primeras fases del diseño del sistema o de la aplicación, cuando se está mapeando y afinando la experiencia del usuario.
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¿Cómo crear diagramas de flujo de datos?
Ahora combina todo lo que sabes hasta ahora sobre los diagramas de flujo de datos, sus símbolos, sus componentes y diseños para hacer el tuyo. Aquí tienes algunos pasos que te ayudarán a simplificar y seguir el proceso:
Paso 1: Identifica los resultados de tu sistema o proceso, o lo que quieres que logre tu diagrama
El paso cero es, por supuesto, determinar el sistema o proceso que quieres analizar. Una vez que lo hayas identificado, debes deliberar y planificar los resultados que quieres conseguir a través de este ejercicio de visualización.
¿Es para encontrar una posible causa de cuellos de botella en tu aplicación? ¿Para perfeccionar tus procesos internos? ¿O simplemente para ayudar a los miembros de tu equipo a entender mejor cómo funcionan las cosas?
Paso 2: Clasifica los elementos de tu sistema o proceso según los componentes de un DFD
Identifica qué elementos de la metodología elegida son tus entidades externas, las entradas y salidas de datos, el almacenamiento de datos y los pasos del proceso.
Una forma de hacerlo es localizar las principales entradas y salidas de tu proceso, lo que te dará una buena visión general de tu sistema y de lo que quieres conseguir. A partir de ahí, podrás rellenar fácilmente el espacio intermedio.
Paso 3: Crea un diagrama de contexto
Un diagrama de contexto es un DFD de nivel 0. Básicamente es un esquema de alto nivel diseñado para ser sencillo y que representa un único proceso.
He aquí un ejemplo.
Para crear uno, conecta tus principales entradas y salidas a tus entidades externas. Esto ilustra el camino más general que recorren los datos desde la entrada hasta la salida.
Paso 4: Amplía tu diagrama de contexto a un DFD de nivel 1, 2 o 3
Tendrás que desglosar tu diagrama de contexto para revelar los detalles de tus sistemas principales. Un DFD de nivel 1, 2 o 3 hará precisamente eso, como el ejemplo siguiente.
Para ello, basta con añadir y conectar elementos a tus subprocesos y sistemas. Hazlo de un nivel o sección a la vez, asegurándote de añadir más almacenamiento de datos y flujos cuando y donde sea necesario.
Paso 5: Verifica la exactitud de tu DFD
Una vez hayas trazado cada detalle, asegúrate que tu diagrama final sea preciso y esté correcto. Revísalo recorriendo cada nivel y cada paso, prestando mucha atención al movimiento de la información. Comprueba que el flujo de datos tenga sentido y que todos los componentes que se requieren estén donde se necesita.
Asegúrate de que tu diagrama pueda ser fácilmente comprendido por personas externas. Para ello, puedes pasarle tu DFD a un colega o miembro del equipo para comprobar si son capaces de comprender el proceso y la transformación de datos que deseas ilustrar a través de él.
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3 ejemplos de diagrama de flujo de datos (DFD)
Veamos algunos ejemplos de DFD y cómo se usan en las empresas.
Este diagrama utiliza el sistema de símbolos de Gane y Sarson para crear una clara jerarquía y distinción entre sus componentes. La variedad y el uso organizado de las figuras facilitan a quienes leen o utilizan este diagrama la identificación de las entradas y salidas de datos, el almacenamiento y el proceso.
En el siguiente ejemplo, los elementos están dispuestos de izquierda a derecha, creando una imagen limpia, fácil de leer y comprender.
Los colores también pueden mejorar el aspecto de tu DFD. Asigna tonos específicos a cada componente para destacar la importancia de sus funciones en el proceso o sistema.
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¿Por qué un diagrama de flujo de datos es esencial en los procesos empresariales?
Las empresas necesitan todo un universo de sistemas y procesos para ser eficaces. Estos, a su vez, deben ser gestionados adecuadamente para lograr los resultados y objetivos previstos.
Los diagramas de flujo de datos pueden ayudar a los gestores y equipos empresariales a llevar a cabo planes y tareas de forma competente, ya que proporcionan una guía visual sencilla pero atractiva sobre —metodologías de varios niveles —y, por lo demás, complicadas. Además, son fáciles de ver.
Los DFD también pueden ayudar a los equipos a identificar los posibles obstáculos que pueden hacer que un proyecto o programa no funcione bien o, peor aún, que no cumpla las expectativas. Si se solucionan estos problemas en los flujos de datos, las organizaciones pueden reducir eficazmente los costes y mejorar su productividad general.
Además, los diagramas de flujo pueden ayudar a los ejecutivos en las auditorías externas y a apoyar a las organizaciones a la hora de obtener y mantener las certificaciones ISO.
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Preguntas frecuentes sobre diagrama de flujo de datos
¿Qué incluye un diagrama de flujo de datos?
Un diagrama de flujo de datos consta de cuatro componentes esenciales: entidades externas, proceso, flujo de datos y almacenamiento de datos. Utiliza símbolos estandarizados (es decir, formas y figuras) para denotar el papel de cada uno de estos elementos en un sistema o proceso determinado.
¿Cuál es la diferencia entre un diagrama de flujo y un DFD?
Un diagrama de flujo de datos detalla el proceso por el que los datos fluyen y se transforman a través de un sistema. Por su parte, un diagrama de flujo ilustra una secuencia de pasos que deben seguirse para realizar una tarea o resolver un problema.
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Un diagrama de flujo de datos es una poderosa herramienta que las empresas pueden utilizar para asegurar la implementación efectiva de un sistema o proceso.
Al proporcionar una representación visual de las metodologías implicadas en un proceso empresarial, puedes ayudar a los directivos y a tus equipos a desarrollar una comprensión más profunda y completa de las estrategias y técnicas necesarias para que un proyecto tenga éxito.
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