Cuando los proyectos descarrilan, a menudo se debe a una falta de organización. La mayoría de las empresas y gestores de proyectos confían en los plazos de los proyectos. Desgraciadamente, las plantillas de cronograma de proyectos de muchas herramientas ofimáticas comunes pueden limitar la creatividad y el compromiso del equipo. Un cronograma en blanco puede ser una herramienta esencial para la planificación de proyectos, permitiendo a los usuarios esbozar las actividades y visualizar el calendario.
Pero los usuarios de Venngage pueden tener lo mejor de todos los mundos creando atractivas plantillas de cronogramas de proyectos e infografías que pueden exportar y utilizar en otros programas como Microsoft Office Word y PowerPoint.
Con Venngage para empresas, los usuarios pueden colaborar en tiempo real con otros miembros del equipo y exportar archivos de imagen para PowerPoint y Word. Y nuestra nueva función inteligente de nuestro creador de línea de tiempo puede ayudarte a ahorrar aún más tiempo ajustando automáticamente el contenido cuando hagas cambios.
Veamos algunos consejos para crear un calendario del proyecto y compartamos inspiración de diseño para hacer fluir tu creatividad.
¿Qué es un cronograma de proyecto?
Un cronograma de proyecto es una herramienta que detalla las actividades, tareas y plazos necesarios para completar un proyecto de manera efectiva. Actúa como un mapa que guía a los equipos a través de cada fase del proyecto, asegurando que todos estén alineados con los objetivos y tiempos establecidos.
Un cronograma de proyecto efectivo debe contar con varios elementos clave para garantizar una planificación y seguimiento óptimos. A continuación, se describen los elementos esenciales:
- Actividades: Deben estar claramente definidas y desglosadas en tareas específicas para facilitar el seguimiento.
- Fechas de inicio y finalización: Cada actividad debe tener asignadas fechas que indiquen cuándo comienza y cuándo debe completarse, lo que ayuda a establecer plazos claros.
- Responsables: Es crucial asignar un responsable a cada tarea, lo que fomenta la rendición de cuentas y asegura que todos sepan sus responsabilidades.
- Duración: Incluir estimaciones de tiempo para cada actividad permite planificar adecuadamente los recursos.
- Estado de las tareas: Un indicador actualizado del progreso de cada actividad, como “pendiente”, “en progreso” o “completado”, facilita la evaluación continua del proyecto.
- Hitos: Identificar hitos importantes en el cronograma ayuda a medir el éxito del avance del proyecto y a celebrar logros clave.
- Recursos: Una lista de recursos necesarios, incluyendo tanto humanos como materiales, optimiza la gestión y la asignación de capacidades. Aunque usar una hoja de cálculo para crear cronogramas de proyectos es accesible y fácil de usar, su efectividad depende del conocimiento del usuario sobre reglas y fórmulas, lo que puede limitar su uso para un grupo selecto de personas.
Utilizar un gráfico como este facilita la visualización del progreso del proyecto, ayuda a identificar cuellos de botella y asegura que los plazos se cumplan. Con un buen cronograma, los equipos pueden colaborar más eficazmente y reducir el riesgo de retrasos o malentendidos durante la ejecución del proyecto.
Veamos algunos consejos para crear un calendario del proyecto y compartamos inspiración de diseño para hacer fluir tu creatividad.
Haz clic para avanzar:
- ¿Cómo se elabora el calendario de un proyecto?
- ¿Qué es una plantilla de cronograma de proyecto?
- Ejemplos de plazos de proyectos
- Ejemplos de cronología en PowerPoint
- Plantillas de cronograma de proyectos para PowerPoint
- Ejemplo de línea de tiempo
- Plantillas de cronograma de proyectos para Word
- Plantillas de plazos para la gestión de proyectos
- Plantillas de hitos del proyecto
- Plantillas sencillas de cronograma de proyectos
- Plantillas de plazos de construcción
- Plantillas de calendario
¿Cómo se elabora el calendario de un proyecto?
En los proyectos grandes y pequeños, resolver el calendario suele ser el primer trabajo y el más importante. Si el equipo no conoce el plazo o cuándo deben realizarse determinadas tareas del proyecto, hay pocas posibilidades de que lo terminen a tiempo o dentro del presupuesto.
No hay una única forma de hacer un cronograma de un proyecto, pero los dos métodos más comunes son ir de principio a fin o trabajar hacia atrás. ¿Cuál es la diferencia?
- De principio a fin: Si sabes cuánto tiempo llevará cada paso del proyecto pero no tienes un plazo, calcula los plazos de las tareas en función del tiempo que llevará cada paso. Trabaja hasta el final del proyecto, y tendrás un cronograma del proyecto completo.
- Trabaja hacia atrás: Si el plazo ya está establecido, empieza por ahí y ve retrocediendo para averiguar cuándo hay que hacer cada tarea para cumplir ese plazo.
Este calendario del proyecto, por ejemplo, no se creó con un plazo concreto en mente.
En su lugar, cada segmento del proyecto incluye una estimación de cuánto tiempo se ha asignado para su finalización. La adición de una sencilla visualización de datos ayuda a todos los implicados a ver claramente las tareas que requerirán la mayor parte del tiempo.
Independientemente de cómo crees el calendario de tu proyecto, debes intentar que se parezca al ejemplo anterior, aunque, como verás, no es la única forma de hacerlo. También puedes utilizar plantillas de cronogramas en Excel para la planificación estratégica, lo que facilita la organización de tareas, hitos y objetivos de proyectos.
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¿Qué es una plantilla de cronograma de proyecto?
Una vez que hayas conseguido que un proyecto se desarrolle sin problemas y con éxito con la ayuda de un cronograma de proyecto, deberías plantearte crear una plantilla a partir de él.
La forma más sencilla de hacerlo es abrir la línea de tiempo en Venngage o en la herramienta que estés utilizando y eliminar las fechas y tareas relevantes. Luego vuelve a guardar el archivo, asegurándote de ponerle un nombre relacionado con “plantilla”.
O mejor aún, tienes la opción de guardar un diseño que te guste como plantilla cuando pases a Business:
De ese modo, sólo tienes que añadir las nuevas fechas y reutilizar la línea de tiempo del proyecto una y otra vez. Así tendrás una biblioteca de plantillas de cronogramas que te han funcionado y podrás decidir qué tipo utilizar para cada nuevo proyecto.
Esta sencilla plantilla de cronograma abarca un total de nueve semanas, pero puedes modificarla fácilmente para aplicarla a los plazos más habituales en tus proyectos. Actualiza rápidamente el contenido y los iconos para que se adapte a tu sector.
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Ejemplos de plazos de proyectos
Veamos un par de ejemplos de plazos de proyectos para ver cómo pueden aplicarse a distintos tipos de proyectos, tanto largos como cortos.
Esta línea de tiempo del proyecto cubre todo un año de hitos importantes. ¿No necesitas 12 meses completos de entradas? Sólo tienes que modificar el diseño para adaptarlo al calendario de tus proyectos.
Dividir las grandes tareas en trozos más pequeños puede evitar que la gente se agobie. Es un método llamado microproductividad, y si tu equipo se enfrenta a una tarea enorme, utiliza un calendario de proyecto como éste para ayudarles a mantener los ojos en la pelota.
Ejemplos de cronología en PowerPoint
PowerPoint sigue siendo la herramienta de presentación más común en la mayoría de los lugares de trabajo. Pero las líneas de tiempo, las hojas de ruta y los elementos visuales relacionados no son precisamente el fuerte de PowerPoint.
Este ejemplo de plantilla de cronograma de PowerPoint muestra lo sencillas que son las herramientas visuales integradas en el programa. Aunque funcional, es difícil decir que este cronograma de proyecto sea muy atractivo.
Este plazo de tres meses del proyecto es otro ejemplo de hasta qué punto PowerPoint lucha cuando se trata de proporcionar herramientas sólidas para crear imágenes emocionantes y visualmente atractivas.
Plantillas de cronograma de proyectos para PowerPoint
Un usuario de pago de Venngage tiene la opción de descargar el diseño de su línea de tiempo del proyecto en PNG o PNG HD, que puede añadir a sus diapositivas de PowerPoint como una imagen.
Una vez que te hayas actualizado a Venngage para empresas, podrás descargar tus plantillas de cronograma de proyectos en formato PowerPoint, que podrás abrir, editar y presentar a través de PowerPoint. Si prefieres editar las líneas de tiempo de tus proyectos en Venngage, siempre puedes volver atrás, editarlas y exportarlas de nuevo como archivo .pptx.
Ten en cuenta la orientación de las diapositivas de las plantillas de PowerPoint que tenga tu empresa. El programa tiene por defecto una vista horizontal, pero también es posible cambiar a un diseño vertical.
Esta plantilla de línea de tiempo horizontal es ideal para la mayoría de las presentaciones de PowerPoint. Si el estilo de presentación en PowerPoint de tu empresa incluye alguna marca incorporada, como un logotipo u otro material en cada página, basta con que quites la barra de la parte inferior para que quede perfecta.
Aunque esta plantilla de línea de tiempo vertical puede resultar un poco alta aunque cambies la orientación de las diapositivas, es fácil imaginar cómo un diseño de línea de tiempo como éste puede ayudar a que tu información destaque.
Ir a contracorriente suele ser útil, ya que rompe las expectativas de la gente y puede hacer que tu información sea más memorable.
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Ejemplos de línea del tiempo
El programa hermano de PowerPoint, Microsoft Word, es una herramienta aún peor para crear gráficos. No es culpa de Word; al fin y al cabo, es un programa de tratamiento de textos, no una herramienta de diseño gráfico. Aún así, es técnicamente posible crear una línea de tiempo del proyecto en Word.
Esta plantilla de cronograma de proyecto para Word hace que los ejemplos de PowerPoint que compartimos parezcan algo que debería estar colgado en el Louvre. En realidad, ni Word ni PowerPoint son herramientas de diseño gráfico, y por eso utilizarlas para crear elementos visuales emocionantes y atractivos es una tontería en muchos casos.
Plantillas de cronograma de proyectos para Word
Aunque desaconsejamos el uso de Word como herramienta de diseño o presentación, muchas organizaciones lo utilizan para redactar resúmenes de proyectos o incluso para redactar contratos. Por estas razones, suele ser útil incluir un calendario del proyecto en un documento de Word.
El Creador de cronogramas de Venngage ofrece muchas plantillas de cronogramas de proyectos que pueden utilizarse para Word. Sólo tienes que entrar en Venngage, crear una línea de tiempo del proyecto y guardarla como una imagen que luego puedes cargar en tu documento de Word.
El tamaño de documento por defecto de Word es carta, es decir, 8,5 por 11 pulgadas. Al igual que con PowerPoint, es posible cambiarlo, pero la mayoría de las empresas que utilizan Word se quedan con la orientación carta estándar.
Con un margen estándar de 2,5 cm en todos los lados, eso significa que una plantilla de cronograma de proyecto para Word tendría un máximo de 624 por 864 píxeles, o 6,5 por 9 pulgadas.
Esta sencilla plantilla de cronograma de proyecto para Word quedaría muy bien en una página completa de un contrato, una propuesta u otros documentos corporativos. Añade fechas para asegurarte de que todos los miembros del equipo conocen los plazos clave.
Esta plantilla de cronograma de proyecto para Word ocuparía aproximadamente media página estándar, lo que significa que tendrías espacio para contenido adicional si lo necesitas. Eso puede ser útil si la línea de tiempo incluye elementos que necesitan una explicación más detallada.
Plantillas de plazos para la gestión de proyectos
Los gestores de proyectos deben mantener todos los platos girando, ya que se aseguran de que no quede ningún detalle sin contar al final de un proyecto. Por eso las plantillas de cronogramas de gestión de proyectos deben abarcar desde el nivel más alto hasta el más detallado.
Utiliza una plantilla de cronograma de proyecto como la anterior al principio de las fases de planificación de un proyecto. El enfoque amplio y general de este calendario puede ayudar a todos los miembros del equipo a comprender el alcance del proyecto.
Y es especialmente útil en los casos en que el proyecto implique a un equipo externo, como un cliente, para que puedas establecer expectativas claras.
Las plantillas de cronograma de gestión de proyectos también son útiles por ser extremadamente detalladas. No todas las personas implicadas en el proyecto necesitan ver cada pequeño hito a lo largo del camino, pero para el gestor del proyecto, visualizar los pasos en un método como la línea temporal anterior es útil.
Plantillas de hitos del proyecto
Tanto si las utilizas para PowerPoint, Word u otro programa, como si las utilizas solas, las plantillas de hitos del proyecto son herramientas útiles que debes tener a mano. Pueden ayudar a los equipos a comprender cómo se dividen los proyectos en segmentos manejables.
Considera la posibilidad de crear una plantilla de hitos del proyecto sin fechas ni plazos específicos para cada segmento durante la fase de planificación de un proyecto.
Son útiles sobre todo cuando se trata de nuevos miembros del equipo o de incorporar a un nuevo cliente que aún no ha pasado por el proceso de planificación del proyecto.
Añade un elemento de tiempo sin proporcionar fechas o plazos concretos con un calendario de hitos del proyecto que se desglose por semanas, como hace éste. Si eso no se aplica a tu proyecto, divídelo en días, meses, trimestres o cualquier otra división temporal que te funcione.
Plantillas sencillas de cronograma de proyectos
Muchos de los ejemplos de plantillas de cronogramas de proyectos que hemos compartido se inclinan hacia lo más detallado y complejo. Pero los calendarios de proyectos útiles también pueden ser bastante sencillos; a menudo, cuanto más sencillo es el diseño, más eficaz resulta.
Este sencillo cronograma de proyecto es ideal cuando tienes amplios intervalos de tiempo en los que se completarán las tareas. Aunque se creó para servir como una especie de plan de estudios, es fácil ver cómo podría personalizarse para tu proyecto.
Las líneas de tiempo sencillas de un proyecto también pueden proporcionar una visión general de alto nivel del flujo de trabajo que se va a producir. En este caso, no se incluyen fechas ni siquiera intervalos de tiempo, aunque eso podría añadirse fácilmente con unos pocos clics una vez que estés en el editor de Venngage.
Plantillas de plazos de construcción
Incluso los pequeños proyectos de reformas domésticas pueden ser una pesadilla de planificación, y los grandes proyectos de construcción son enormes desafíos logísticos. No es de extrañar que el sector de la construcción sea uno de los mayores usuarios de plantillas de plazos.
El enorme volumen de piezas móviles en un proyecto de construcción es asombroso. Por eso, ser increíblemente detallista y prescriptivo en cuanto al tiempo que llevará cada tarea puede hacer que te des cuenta de la necesidad de realizar las tareas dentro de esas restricciones de tiempo.
Las plantillas de cronogramas de construcción también son útiles cuando adoptan una visión a 10.000 pies. Este ejemplo sería ideal para conversaciones con la dirección interna y externa, para que puedan ver cómo encaja el trabajo actual con la planificación a largo plazo.
Plantillas de calendario
Si tu proyecto requiere una planificación detallada, hasta la fecha y hora en que algo debe suceder, considera la posibilidad de utilizar una plantilla de calendario cronológico. Son especialmente útiles en la planificación de eventos, ya que pueden ayudar a los organizadores y participantes a visualizar los acontecimientos importantes.
Organiza todos los aspectos de tu evento con una plantilla de calendario cronológico. Aunque esta plantilla tiene en mente una convención, puedes utilizar algo así semanalmente para poner al día al equipo sobre lo que se está haciendo en todo el proyecto.
Las plantillas de calendario pueden ayudarte a ser extremadamente detallado, incluso hasta la hora. De nuevo, aunque este ejemplo se creó para un único evento, es fácilmente editable para cualquier proyecto o propósito de planificación de eventos.
Mejores prácticas para crear un cronograma de actividades efectivo
Para garantizar que tu cronograma de actividades cumpla su propósito de manera efectiva, es fundamental seguir ciertas mejores prácticas que optimicen su utilidad. Aquí te compartimos algunas recomendaciones valiosas:
Al crear el cronograma, asegúrate de incluir a los miembros del equipo. Su perspectiva en la estimación de tareas y plazos es invaluable y fomenta un fuerte sentido de compromiso. Ahora es momento de revisar y ajustar, recuerda que un cronograma no es un documento estático. Es crucial revisarlo regularmente y ajustarlo según el progreso del proyecto, asegurándote de que todos estén al tanto de cualquier cambio.
Es importante que priorices actividades, para ello, identifica las tareas más críticas y ordénalas por prioridad. Esto te permitirá concentrarte en lo que realmente impulsa el avance del proyecto. Además, ante todo establece tiempos realistas, para ello sé honesto con las estimaciones de tiempo. Sobreestimar la capacidad del equipo puede llevar a incumplimientos y frustraciones.
No olvides utilizar herramientas digitales que hay en el mercado. Estas pueden facilitar la creación, seguimiento y ajustes del cronograma, además de fomentar la colaboración entre los miembros del equipo. En vez de depender de los hilos de correo electrónico para hacer seguimiento del progreso, es más eficaz usar pizarras digitales que permiten actualizaciones en tiempo real y acceso centralizado a la información del proyecto.
Finalmente, para que tu cronograma sea efectivo no olvides comunicar claramente, asegúrate de que todos comprendan el cronograma, sus responsabilidades y los plazos. Una comunicación efectiva minimiza malentendidos y promueve un ambiente de trabajo cohesivo.
Siguiendo estas mejores prácticas, podrás crear un cronograma de actividades que no solo sea efectivo, sino que también contribuya de manera significativa al éxito general de tus proyectos.
En resumen: Pon orden en el caos con plantillas de cronogramas de proyectos atractivas y eficaces para PowerPoint y Word
Las capacidades integradas de PowerPoint y Word no están a la altura del importante y difícil trabajo de la gestión de proyectos. Pero los usuarios de Venngage pueden tener lo mejor de ambos mundos creando hermosas líneas de tiempo para utilizarlas en sus programas favoritos.
Puedes crear una cuenta en Venngage de forma gratuita, y probar las plantillas anteriores para ver cuánto mejor son en comparación con las líneas de tiempo creadas en PowerPoint y Word.
Junto con nuestro editor de arrastrar y soltar, crear una línea de tiempo del proyecto utilizando Venngage es pan comido, incluso si no tienes experiencia en diseño.