Un buen diseño de informe abarca una maquetación visualmente atractiva y bien estructurada que comunique eficazmente la información. Implica una organización clara y lógica con encabezamientos y secciones, elementos de marca coherentes, tipografía legible y una jerarquía visual para destacar los puntos clave.
La visualización eficaz de los datos, el uso adecuado de los elementos visuales y un amplio espacio en blanco contribuyen a un diseño profesional y atractivo. También son cruciales un formato coherente, una elección de colores adecuada y consideraciones para dispositivos móviles.
En última instancia, un buen diseño de informe combina la estética con la funcionalidad, garantizando que la información se presenta de forma rápida y clara al público al que va dirigida. Un buen diseño de informe va más allá de la estética y abarca elementos estratégicos que facilitan la comunicación eficaz de la información. Esto incluye la aplicación de diseños visualmente atractivos y bien estructurados, respaldados por la utilización de plantillas de informes cuidadosamente seleccionadas.
Organizando el contenido con encabezamientos y secciones claros, manteniendo elementos de marca coherentes y empleando una tipografía legible, se consigue un diseño cohesionado y profesional. Una jerarquía visual bien pensada, reforzada mediante una visualización eficaz de los datos y un uso adecuado de los elementos visuales, enfatiza aún más los puntos clave.
Un amplio espacio en blanco, junto con un formato coherente, la elección de colores apropiados y consideraciones para dispositivos móviles, contribuyen al éxito general del diseño del informe. En última instancia, la combinación de estos elementos garantiza que la información se presente de forma eficaz y clara al público al que va dirigida.
Cómo diseñar un informe:
- Equilibra el texto con elementos visuales para que tu información sea fácil de digerir.
- Utiliza un único color de realce para llamar la atención sobre la información clave.
- Crea una jerarquía de texto clara para que tu informe sea fácil de navegar.
- Incorpora tu marca para un diseño de informe cohesivo.
- Visualiza tus datos con gráficos de barras, de líneas, de burbujas y circulares.
- Utiliza un diseño a 2 columnas para una legibilidad óptima.
- Deja mucho espacio en blanco en el diseño de tu informe.
- Aplica motivos coherentes en todas las páginas del diseño de tu informe.
- Utiliza bloques de color para agrupar información relacionada.
- Incluye un apéndice con tablas y gráficos detallados.
Hoy voy a darte una introducción sobre cómo hacer informes que sean tan bonitos como funcionales. Cubriremos las 10 mejores prácticas de diseño de informes que necesitas conocer e ideas de diseño de informes.
Cuando redactes un informe con muchos datos, debes utilizar el formato IMRaD. IMRaD es un acrónimo que significa Introducción – Método – Resultados – y – Discusión.
Si tu informe tiene más texto que datos, como si estuvieras creando un informe anual o un informe sin ánimo de lucro sobre un programa de actividades, también deberías seguir en líneas generales el formato IMRaD. Aunque haciendo menos hincapié en la sección “método”. En su lugar, céntrate en mostrar los resultados de tu trabajo.
Observa: Cómo crear un informe anual
Una vez que te sientas seguro e inspirado, puedes saltar a nuestra página de plantillas de informes para empezar a diseñar tu propio informe personalizado. Sigue leyendo para ver algunas ideas de diseño de informes.
1. Equilibra el texto con los elementos visuales para un diseño de informe digerible
Como humanos, captamos mucho mejor la información presentada en forma de imágenes que de texto escrito. Así que, cuando diseñes un informe con mucho texto, busca oportunidades de resumir la información transformando el texto en elementos visuales para que tu información sea más atractiva y fácil de digerir.
No utilices palabras si la misma información puede presentarse visualmente.
Intenta conseguir al menos un equilibrio del 50/50 entre texto e imágenes. Al menos la mitad de cada página debe dedicarse a elementos visuales como gráficos, diagramas e imágenes útiles.
Como en el diseño sencillo del informe anterior, cada trozo de texto del informe debe ir acompañado de un elemento visual representativo. La imagen debe comunicar la mayor parte de la información, y el texto que la acompaña debe enumerar las principales conclusiones.
Aunque tu informe requiera un enfoque más centrado en el texto, intenta esparcir elementos visuales entre los párrafos de texto más largos. Alternar texto con elementos visuales ayudará a mantener el interés de tus lectores de una página a otra, como en esta idea de diseño de informe:
Recuerda que la funcionalidad debe ser siempre lo primero. Los elementos visuales deben utilizarse para mejorar la comprensión -para categorizar, resaltar y enfatizar la información-, no sólo para romper el texto. Elige elementos visuales que faciliten la comprensión de tu contenido.
Nuestras plantillas de informes de progreso son ideales para que empresas y asesores muestren los datos correctos e ignoren todas las minucias del proceso.
Nuestras plantillas de informes de consultoría son otro buen recurso.
2. Utiliza un único color de realce para llamar la atención sobre la información clave
El color es uno de los elementos más importantes de cualquier diseño.
Además de desempeñar un papel en el aspecto general de un diseño, el color puede utilizarse incluso para controlar hacia dónde miran nuestros lectores. Podemos utilizar acentos de color llamativos para atraer la atención de nuestros lectores hacia cualquier dato o cifra clave que consideremos especialmente importante.
Como se muestra en el moderno diseño de informe que aparece a continuación, el color es una poderosa herramienta para resaltar puntos de datos significativos y llamar la atención sobre los encabezados de los informes.
Sólo asegúrate de utilizar los colores de realce con moderación. Muchos colores brillantes y contrastados competirán entre sí y abrumarán los sentidos, distrayendo del mensaje que intentas comunicar.
Si te ciñes a un único color de resaltado, mejorarás la comprensión de tus lectores, e incluso ayudarás a cohesionar el documento.
3. Crea una jerarquía de texto clara para un diseño de informe fácil de navegar
Del mismo modo que podemos utilizar el color para decir a nuestros lectores qué mirar primero, podemos utilizar el tamaño del texto para decir a nuestros lectores qué leer primero.
En esto consiste la jerarquía tipográfica: en dimensionar y estilizar el texto para que los lectores puedan navegar fácilmente por nuestros informes con un simple vistazo.
Todo informe debe tener al menos tres niveles de jerarquía de texto, y esta jerarquía debe aplicarse a todo el documento.
Tu jerarquía textual debe contener, como mínimo:
- Texto de cabecera
- Texto del subtítulo
- Texto del párrafo
Como se ve en el diseño del informe de abajo, los encabezamientos deben ser grandes y lo bastante llamativos para captar la atención del lector, y un poco estilizados. Los subtítulos deben ser un poco más pequeños y menos estilizados. El texto de los párrafos debe tener un estilo más minimalista y ser muy legible.
Consulta nuestra guía sobre la elección de fuentes para obtener más información sobre la creación de jerarquías de texto.
4. Incorpora tu marca para un diseño de informe cohesionado
Suele ser una buena idea tener en cuenta la marca de tu empresa al crear tus informes.
Utilizar los elementos de tu marca te ayudará a ceñirte a un único tema visual de principio a fin, lo que es fundamental para crear un diseño de informe que parezca un documento cohesionado.
Como se ve en este ejemplo de IPG Media a continuación, la aplicación coherente de los colores de la marca de la empresa puede tener un efecto espectacular.
Pero no tengas miedo de añadir tu toque personal. Que tu diseño sea coherente con la marca de tu empresa no significa que no tengas libertad creativa.
Puedes inspirarte en los elementos principales de la marca de tu empresa para crear un diseño divertido que siga cumpliendo las instrucciones. Este diseño de informe de Turismo de Maine mezcla algunos colores secundarios con los colores básicos de la marca para dar al informe un toque único.
Si aún no lo has hecho, echa un vistazo al Kit Mi Marca de Venngage. Hemos facilitado aún más la aplicación de los colores, fuentes y logotipos de la marca de tu empresa a todas nuestras plantillas de informes.
Sólo tienes que subir el logotipo de tu empresa y añadir los tipos de letra y colores de tu marca, ¡y generar plantillas de informes de marca con un solo clic!
Una vez que estés satisfecho con el diseño de tu informe, utiliza la Cuenta de Empresa Venngage para invitar a tu equipo a comentar tu diseño y obtener buenos comentarios. Incluso puedes guardar tu informe anual como plantilla para utilizarlo el año que viene.
5. Visualiza tus datos con gráficos de barras, de líneas, de burbujas y circulares
Las visualizaciones de datos en un informe largo no tienen por qué ser extravagantes. De hecho, ¡más sencillo suele ser mejor!
Por eso, conocer los fundamentos del diseño de gráficos puede cambiar las reglas del juego en el diseño de tus informes.
Si utilizas gráficos más sencillos, como gráficos de líneas, de barras, de burbujas y de números grandes, no correrás el riesgo de confundir a tus lectores y no tendrán que esforzarse para interpretar tus gráficos.
Estos gráficos básicos pueden ser incluso bastante atractivos si se incorporan con inteligencia a tu diseño general. Echa un vistazo a este diseño de informe anual de la Fundación de la Familia Hall, que utiliza técnicas muy básicas de visualización de datos (grandes gráficos numéricos y gráficos de barras) con gran efecto.
Asegúrate de que utilizas gráficos adecuados al tipo de datos que tienes y al mensaje que intentas transmitir.
Aquí tienes algunas pautas para elegir el tipo de gráfico adecuado:
- Utiliza gráficos de líneas para resaltar las tendencias a lo largo del tiempo
- Utiliza gráficos de barras y de burbujas para mostrar las diferencias entre categorías
- Utiliza grandes gráficos numéricos para resaltar los indicadores clave de rendimiento
Observa: Cómo elegir el gráfico adecuado para tus datos
Un último consejo para visualizar los datos en los informes: incluye descripciones de todos los gráficos o tablas para añadir contexto a los lectores. Como se ve a continuación, cada gráfico debe ir acompañado de un texto (un encabezamiento, como mínimo) que aclare y explique las tendencias importantes.
Si no estás seguro de cuál es la mejor forma de visualizar tus datos, busca inspiración en nuestras infografías estadísticas. Muchas de las mismas técnicas de visualización utilizadas en las infografías con muchos datos funcionan sorprendentemente bien también en el diseño de informes.
6. Utiliza un diseño a 2 columnas para una legibilidad óptima
Los informes desordenados y desorganizados no sólo tienen un aspecto poco profesional, ¡sino que pueden ser confusos!
Mantén tus informes organizados construyéndolos sobre una cuadrícula -idealmente, una cuadrícula de 2 columnas, como se ve en este diseño de informe del Fondo Mundial para la Infancia-. Una cuadrícula proporciona a un informe cierta estructura visual, evita el desorden visual y crea una satisfactoria sensación de ritmo en el diseño.
Diseñar en una cuadrícula de 2 columnas también evitará que tus párrafos sean demasiado anchos. La longitud de línea óptima para la legibilidad es de unos 60-70 caracteres por línea, lo que suele ser correcto en la mayoría de los diseños a 2 columnas.
7. Deja muchos espacios en blanco en el diseño de tu informe
El espacio en blanco, el espacio vacío alrededor de cada contenido de una página, es un elemento esencial de un buen diseño.
La cantidad perfecta de espacio en blanco hace que un diseño resulte equilibrado y agradable, mientras que la falta de espacio en blanco hace que un diseño resulte estrecho e inacabado. Fíjate en la diferencia que marca un poco de espacio en blanco en un diseño sencillo:
Este informe de Samsung Fire & Marine Insurance es un ejemplo un poco extremo de espacio en blanco en la práctica, pero se entiende. El espacio en blanco alrededor del texto, los números y las imágenes ayuda a que un diseño parezca ligero, pulido y equilibrado:
A la hora de añadir espacios en blanco a tus informes, ten en cuenta que los lectores pueden desanimarse cuando se enfrentan a grandes muros de texto. Intenta resumir la información, divide el texto en secciones más pequeñas y espacia esas secciones para evitar que las páginas queden demasiado recargadas.
El espacio en blanco es especialmente importante en los informes con mucha información, que pueden parecer fácilmente pesados y abrumadores en la página. Dejando márgenes generosos alrededor de las secciones de texto y los gráficos, podemos evitar que nuestros informes parezcan demasiado formidables.
8. Aplica los mismos motivos visuales en todas las páginas del diseño del informe
La coherencia es crucial para un buen diseño de informe. Puesto que el texto y los elementos visuales cambian de una página a otra, para que las páginas de un informe parezcan ir juntas, deben tener elementos de diseño similares que sean coherentes de una página a otra.
Estos elementos de diseño coherentes (o motivos) pueden ser imágenes, ilustraciones, iconos, ¡o incluso sólo formas!
Echa un vistazo al siguiente diseño de informe anual. La sencilla banda a lo largo del lado derecho de la página crea esa consistencia visual esencial para unir el diseño.
Para añadir motivos a tus diseños de informes en Venngage, dirígete a nuestra Biblioteca de Iconos en el panel izquierdo del editor. Puedes explorar la biblioteca por categorías:
O busca iconos específicos por palabra clave con nuestra barra de búsqueda. Cuando utilices la búsqueda, ¡puedes incluso filtrarla para encontrar iconos multicolores o iconos de un solo color (que pueden personalizarse con cualquier color)!
9. Utiliza bloques de color para agrupar información relacionada
La presentación y el diseño de un informe deben ayudar a los lectores a comprender la información que contiene.
Por ejemplo, podemos utilizar elementos de diseño básicos (como bloques de color, líneas y bordes) para indicar qué información va junta, facilitando a nuestros lectores la rápida interpretación de esa información.
Veamos cómo esto puede ayudarnos a diseñar las páginas con muchos datos de nuestros informes.
Las páginas con muchos datos pueden resultar visualmente abrumadoras, con un montón de puntos de datos, líneas y barras compitiendo por nuestra atención. Dividiendo estas páginas en secciones definidas, podemos crear un diseño de informe al estilo de un tablero de mandos, mucho más fácil de asimilar:
¡Nunca subestimes el poder de un bloque de color!
10. Incluye un apéndice con tablas y gráficos detallados
Para evitar abrumar a los lectores con demasiada información a la vez, las tablas y gráficos detallados deben dejarse fuera del cuerpo principal del informe e incluirse en su lugar en un apéndice.
Esto da a los lectores interesados la oportunidad de explorar tu contenido en mayor profundidad, al tiempo que mantienes tu informe principal breve y dulce.
Al crear tablas para tus apéndices, debes tener en cuenta algunos consejos de diseño:
- Utiliza un color brillante para distinguir claramente las filas de la cabecera de las del cuerpo.
- Alterna el color de las filas del cuerpo entre el blanco y el gris claro para que la tabla sea fácil de escanear.
- Utiliza recuadros de colores vivos para llamar la atención sobre los valores importantes de la tabla.
Diseñar un informe eficaz consiste en incluir la cantidad adecuada de información. Tu objetivo en el cuerpo del informe debe ser exponer las conclusiones clave y respaldarlas con imágenes de apoyo. Toda la información que vaya más allá debe relegarse a un apéndice.
Bonus: Añade una cubierta atractiva
“No juzgues un libro por su portada” puede ser un buen consejo en tu vida cotidiana, pero lo cierto es que la gente sigue haciéndolo, y tienes que tenerlo en cuenta si quieres que la gente se lleve una impresión positiva de tu informe.
Para los documentos impresos, considera la posibilidad de utilizar una portada de informe o de libro con una foto, ilustración u otro diseño atractivo. Asegúrate de que sea una imagen que exprese la voz de la marca o el tema asociado al informe. También querrás algo que coincida con el tono general del informe; si es optimista, aleccionador o conflictivo, elige una imagen que ayude a transmitir esos sentimientos.
Incluso si la portada de tu informe adopta un enfoque bastante minimalista (con un diseño compuesto por poco más que el título del informe), eso sigue añadiendo mucha más profesionalidad de la que habría sin portada alguna.
PD: Si eres un profesional de RRHH, puedes utilizar nuestras plantillas de informes de RRHH para crear cualquier cosa, desde informes de incidencias hasta revisiones del rendimiento.
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Conclusión
Aunque el contenido de tu informe sea árido, su diseño no tiene por qué serlo. Con estas buenas prácticas de diseño de informes en mente, puedes crear documentos que hagan que la información que contienen sea fácil de digerir y un placer de leer.
Adelántate a tus próximas ideas de diseño de informes con una de nuestras muchas plantillas de informes y nuestro creador de informes fácil de usar.
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